哈佛大學檔案館的多元角色研究

明月

摘要：在檔案館的生態環境中，高校檔案館往往同時扮演著不同的角色，哈佛大學檔案館就是一個很好的范例。除了最基本的檔案保管者身份外，哈佛大學檔案館還成功扮演著許多其他角色，其中最重要的三個角色分別為：哈佛記憶的傳承者、哈佛學術研究的助推者以及行政工作的輔助者。解構哈佛大學檔案館的多元角色，我們得以進一步了解這些角色的特點以及它們是如何進行實踐的，希望給我國高校檔案館角色定位研究帶來啟示。

關鍵詞：哈佛大學檔案館；高校檔案館；角色

在檔案館的生態環境中，高校檔案館往往同時扮演著不同的角色，隨著時代的發展，公眾早已不滿足于其最初單一的高校檔案保管者的角色期待，高校檔案館的角色定位逐漸變得多元。誕生于一六三六年的哈佛大學是美國少數設有獨立檔案館的大學之一。哈佛大學檔案館除了最基本的檔案保管者身份外，還成功扮演著許多其他角色，其中最重要的三個角色分別為：哈佛記憶的傳承者、哈佛學術研究的助推者以及行政工作的輔助者。解構哈佛大學檔案館的多元角色，我們得以進一步了解這些角色的特點以及它們是如何進行實踐的，以期給我國高校檔案館角色定位研究帶來啟示。

1 哈佛記憶的傳承者

哈佛大學檔案館的收集范圍主要可以分為八個方面：哈佛集團檔案；哈佛出版物；個人和教師檔案；文章和論文；校友及相關組織的記錄；照片和其他視覺材料；哈佛歷史相關的額外收藏；地方史資源。哈佛大學檔案館全面而廣泛的檔案收集，已不局限于基礎的檔案保管，進階到了哈佛記憶網絡構建的層面，成為完整哈佛記憶的傳承者。

1.1 哈佛大學檔案館的館藏特點。

（1）行政與個人并重。哈佛大學檔案館保存了哈佛建校以來800多個行政部門、學院、研究所近四個世紀一系列的行政檔案和出版物。[1]除了完整保存建校以來的所有行政檔案，哈佛大學檔案館也注重對個人檔案的收集與保存。從17世紀至今，“哈佛大學檔案館在人事檔案管理方面收集了超過1500個活躍在哈佛校園的、曾和哈佛大學有重大關系的個人產生的論文和手稿等檔案。這些檔案包括但不僅局限于教師、高層管理人員、學生、校友以及和學校密切關聯的家庭所產生的所有形式的檔案”，[2]日記本、未發表的論文或著作的手稿、剪貼簿、回憶錄等都在他們的收集范圍之內。

（2）整體與細節共舉。在利用行政檔案構建哈佛大學歷史大框架的同時，也不忘為哈佛歷史增添鮮活細節。哈佛大學檔案館在收集學生或教師的學術性著作、研究性文件時，也一并收集他們的信件、日記、剪貼簿等。收集行政部門業務過程中創建的文件同時，也收集大學出版物以及校園活動中的宣傳材料，如：期刊、報紙、學生主辦的網站和博客、海報、明信片、公告、門票、節目單、傳單、別針、獎牌等。

（3）全面與特色共存。哈佛大學檔案館收集的檔案類目眾多但“不同館藏室各有側重，具有鮮明的特色，比如：有專門收藏著名校友檔案室、有富蘭克林手稿檔案室，以及美國天主教教會檔案室等”。[3]

1.2 哈佛大學檔案館的捐贈體系。除了校內各部門的檔案移交外，企業、教會、個人的檔案捐贈構成了哈佛大學檔案館檔案來源的一大途徑，并在館藏建設中發揮著不可或缺的獨特作用。哈佛大學檔案館在其網站首頁上也開設了捐贈專欄，并對如何預約咨詢、稅收優惠和評估、捐贈政策以及具體的聯系方式進行了詳細介紹。例如：西奧多·懷特，費正清在哈佛大學的第一位弟子，二戰期間美國《時代》周刊駐重慶的首席記者，是重慶國民政府歷史的重要見證者和記錄者，其死后家人根據遺囑將其全部個人檔案捐贈給哈佛大學檔案館，以供后人研究之用。

哈佛大學檔案館對教職工、學生甚至他們的家人以及朋友的檔案資料都非常關注，因為他們認為哈佛大學的重要歷史隱藏在各種各樣的地方，許多記錄了哈佛重要歷史的檔案并不在校方可強制規定收集的范圍之內，只能依靠檔案的產生者主動捐贈。正是這些來自社會各個不同階層、不同職業的捐贈，哈佛大學檔案館記錄了哈佛大學、哈佛個人和團體隨著時間推移不斷發生的變化，從而展現了一個多元的哈佛大學。[4]因此，哈佛大學檔案館的捐贈策略一定程度上彌補了官方收集政策未能顧及的歷史細節，成為構建哈佛大學完整記憶不可或缺的一個環節。然而，現實中大多數的高校檔案館都未利用這一策略，尤其是我國一些建校歷史久遠、知名度極高的高校，實在可惜。

1.3 哈佛記憶共同體的構建。所謂共同體，即“一個基于共同目標和自主認同、能夠讓成員體驗到歸屬感的人的群體”。[5]哈佛大學檔案館建館150多年來，收集范圍之廣泛、主題之豐富、細節之全面，已無形中為其構建出一個“哈佛記憶共同體”。在這個記憶共同體里，哈佛校園是記憶共同體的“核心領導”，其產生的行政檔案、人事檔案、校園生活記錄等是哈佛記憶的主要構成部分；哈佛周邊社區則是記憶共同體的次核心，其社區檔案在無意中記錄了哈佛歷史的變遷；哈佛教職工以及學生的家人或朋友，都與哈佛有著千絲萬縷的聯系，其構成了記憶共同體一個個“散落點”。最終，哈佛大學檔案館作為“哈佛記憶共同體”的總部，集中保管著所有相關檔案。哈佛大學記憶的傳承是多維的、非平面的，而這一切都離不開哈佛大學檔案館對其記憶傳承者角色的全面貫徹。在筆者看來，這正是哈佛大學檔案館優于大多數高校檔案館的關鍵之處：不甘于做一個簡單的檔案保管者。高校檔案館因其自身主體的獨特性，一所高校往往不僅承載著無數師生的歷史記憶，更是歷史發展之路上的推動者。一所高校的歷史記憶并不是簡單的行政檔案就可代表的，它是一個復雜多層次的關系網，是一個“共同體”，哈佛大學檔案館完成得出色。

2 哈佛學術研究的助推者

哈佛大學檔案館工作的核心就是為學術研究服務，其豐富的館藏資源不僅服務了本校的學術研究活動，更為全球的學術研究做出了貢獻。

2.1 對校內師生的學術支持。哈佛大學檔案館十分注重發揮檔案的教育功能，在新生入學后，檔案館工作人員組織新生參觀檔案館，在入學初期就將檔案意識根植于學生的日常學習與生活之中，為以后檔案工作的推行鋪平道路。哈佛大學檔案館“相關的檔案工作人員時刻準備著與教師協作，支持創新、互動。通過親自指導檔案收集，進行特色項目數字化，并且召開介紹性研究會議”。[6]在哈佛大學檔案館的捐贈政策中，便鼓勵捐贈者轉讓可公開檔案的版權，其出發點則是為了幫助研究人員更好地引用檔案集合中包含的文件。特殊、罕見的檔案且對學校進行的歷史項目研究有所幫助的，哈佛大學檔案館甚至會不惜重金購買相關檔案，Richard Theodore Greener的個人檔案便是哈佛大學檔案館的最新收購項目。有學術支持需求的學生或教職工要做的只是發送一份郵件至檔案館研究服務人員的郵箱。

哈佛大學檔案館在高度配合學生和教職工的學術研究的同時，了解研究者的興趣、收集并系統整理資料，建立檔案文獻專題。此外，哈佛大學檔案館還會不定期進行特色檔案項目的開發并將成果發布在網站上。例如：2015年10月29日，哈佛大學檔案館在其檔案網站上發布了“打開新世界：北美殖民項目”的研究成果。該項目歷時多年，完成后將向世界提供哈佛大學檔案館十七至十八世紀數字化的圖像檔案和手稿資料，主題包括：教育、貿易、金融、政治、革命、戰爭，等等。除了反映美國的起源，這些數字化材料也記錄了當時英國、法國、加拿大等地區的工作和生活。[7]類似這樣的項目還有很多，不同于大多數高校檔案館空守著“寶藏”不懂挖掘，哈佛大學檔案館非常擅長開發自己的館藏資源造福師生。筆者認為，除了技術問題，思想觀念才是關鍵，沒有一顆為“學術研究服務”的心，有再多的“寶藏”也只能任其埋在地下見不到天日。

2.2 對校外學者的研究助力。哈佛大學檔案館歷來有為世界各地的學者提供可利用檔案的開放意識，據哈佛大學檔案館館長所言，“每年約有一萬八千人次來館利用檔案。此外，每年約有一萬人打電話來查詢檔案文件所記載的某項問題。檔案館對所有來借閱或查詢問題的人，都要盡可能滿足，可以代制縮微膠卷、復制檔案，或口頭答復所詢問的問題。在上述來借閱或查詢問題的人數中，約有百分之七十是使用行政性檔案。國外也可以通過來信或來電話利用檔案，外國人利用檔案的手續與美國公民相同”。[8]哈佛大學檔案館的學術支持并不局限于本校，對校外人士的研究助力也是他們的服務內容之一。例如：哈佛大學檔案館在1980年率先開放之前從未公開過的俄國政治家托洛茨基的17500封書信，它包括了托洛茨基政治生涯中所有意義重大的文件資料，[9]而這對所有利用者都無任何條件限制。哈佛大學檔案館豐富的檔案館藏以及簡單便捷的利用手續，吸引了美國國內乃至全球著名的學者不遠萬里來到這里尋找有價值的檔案資料，開展學術研究，校內與校外的學術互動，將哈佛大學檔案館變成了名副其實的學術研究中心，其學術研究助推者的身份也得到了最佳的實踐。

3 哈佛行政工作的輔助者

哈佛大學檔案館建立之初的目的就是服務大學的行政工作、校史編纂、學術研究，其對行政檔案的管理以及對行政工作的輔助由來已久，哈佛大學行政工作輔助者的角色在實踐工作中也得到了最好的演繹。

3.1 輔助者角色的歷史由來。哈佛大學檔案館在校內有著崇高的地位，而這并非一蹴而就，兩個重大的歷史事件為其奠定了行政工作輔助的基石。

其一，哈佛大學成立批準書與校長換屆的歷史傳統。1650年，由當時受英國國王委派的殖民地總督簽署的成立哈佛學院（哈佛大學前身）的批準書，現依舊被作為校史最珍貴的文件保存在檔案館中。每當校長換屆，卸任的校長都要在典禮上出示1650年哈佛大學的成立書，并交接給新任校長，傳統延續至今。

其二，哈佛校訓“真理”事件。“VERITAS”（真理）并沒有從一開始就成為哈佛大學的校訓。十九世紀初期，哈佛大學守舊氣氛濃厚，西昆教授接任哈佛校長后著手變革現狀。他在哈佛大學1643年的檔案中找到了印有拉丁詞Veritas，即“真理”的哈佛印章設計圖紙，有書面記載，并且經過了學校董事會決議通過。最終，這份材料成為西昆教授改革哈佛的重要武器。在1843年，哈佛董事會決定正式采用VERITAS為校訓，完整地呈現了“以柏拉圖為友，以亞里士多德為友，更要以真理為友”的大學精神。[10]

3.2 行政輔助工作的具體實施。除了獨有的歷史傳統，哈佛大學檔案館對行政工作的全力配合也是造就其行政工作輔助者角色不可缺少的一環。“哈佛大學檔案館的工作人員可以提供咨詢、協助行政人員的部門工作以及機構的決策、部門的歷史、特殊事件、紀念日和展覽。”[11]在哈佛大學檔案館網站上，為歷史行政研究專門開設了資源導航：霍利斯檔案合集、哈佛拉德克利夫年度報告、哈佛大學新聞與公共事務辦公室存庫的照片等。

哈佛大學檔案館認為“檔案是大學最有價值的資產。檔案支持決策、證明合法性，記錄大學的歷史，最為重要的是，能夠使我們做我們的工作”。[12]其檔案管理服務致力于協助學校各單位和部門控制成本，提高效率，通過高素質的檔案管理措施滿足規范義務，確保永久的檔案被轉移。哈佛大學檔案館提供的具體服務主要包括以下幾個方面：與需要檔案管理指導的大學辦公室或部門進行協商；進行檔案管理項目合作；提供準則和最佳做法以及進行員工培訓；提供存儲、文件保存、電子文件管理的建議。完善的行政檔案管理以及對日常行政工作的支持構成了哈佛大學檔案館行政輔助者角色的基本功能。行政輔助者角色的正確演繹也為日后的檔案收集保管打下堅實的基礎，檔案保管者與行政輔助者兩種身份交相呼應，相輔相成。

4 結語

2008年9月1日起我國施行的《高等學校檔案管理辦法》對高校檔案館的設立條件進一步放寬，不僅刪除了原辦法中“高等學校設立檔案館須經主管部門批準，并報所在地檔案行政管理部門備案”，[13]并且將高校檔案館設立的四個條件簡化為三個“建校歷史在50年以上；全日制在校生規模在1萬人以上；已集中保管的檔案、資料在3萬卷（長度300延長米）以上”。[14]然而現實并不容樂觀，符合條件的高校未按要求設立檔案館，即使建立了高校檔案館，其角色定位也并不明確，有些甚至還停留在單一的檔案保管者層面。哈佛大學檔案館的多元角色構建十分成功，每個角色的特點、功能在經歷了長時間的實踐后已非常成熟，是我國高校檔案館角色定位研究可借鑒的最佳范例之一。

參考文獻：

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[10] 別敦榮，賈杰靜.哈佛大學的發展歷程、教育理念及啟示[J].大學教育科學，2011（6）：76～81.

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[12]Managing University Records [EB/OL].[2015-11-29].

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[13] 《普通高等學校檔案管理辦法》，國家教育委員會第6號令，1989-10-10.

[14]《高等學校檔案管理辦法》，中華人民共和國教育部、國家檔案局第27號令，2008-08-20.