河南省疾控系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀調(diào)查

李鳳勤

摘 要：調(diào)查得出了河南省疾控系統(tǒng)檔案管理“以女性為主，年齡結(jié)構(gòu)合理，職稱任職時間短，兼職多，更換頻繁，高學歷，非本專業(yè)，少有專業(yè)技術職稱。部分單位主要檔案制度不落實。檔案門類多樣，保管相對分散，家底不清。既按件整理，也按卷整理是適合疾控系統(tǒng)單位整理檔案的方式；年度-組織機構(gòu)組卷法是使用最多的組卷方式。業(yè)務檔案與單位職能相關度最高，利用率最高，基本能夠滿足日常利用需要”的結(jié)論。并有針對性地提出了建議。

關鍵詞：河南??；疾病預防控制；檔案管理；調(diào)查

為了解河南省疾病預防控制系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀，2015年7月～10月，筆者對省內(nèi)部分市、縣、區(qū)疾病預防控制中心的檔案工作者和負責檔案工作的同志，進行了一次問卷調(diào)查。問卷共設計參加調(diào)查者的基本情況、人員配置與制度情況、保管條件、室藏檔案情況、檔案整理方法5類26個問題。下面是此次調(diào)查的情況及分析。

1 基本情況

1.1 參加調(diào)查者的基本情況

1.疾控系統(tǒng)檔案工作者中女性多于男性。77名參加調(diào)查者中，女性46人，占59.74%；男性31人，占40.26%。女性比男性多將近20%。

2.疾控系統(tǒng)檔案工作者的年齡結(jié)構(gòu)合理，31～40歲組是主力。77名參加調(diào)查者中，沒有〈20歲的；21～30歲組21人，占27.27%；31～40歲組28人，占36.36%；41～50歲組23人，占29.87%；51～60歲組5人，占6.49%。整體看，30歲以下、30～40歲、40歲以上人員比例大致各占三分之一。

3.多數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者在本單位工作時間超過十年。77名參加調(diào)查者中，在本單位工作時間不到2年的7人，占9.09%；3～5年的19人，占24.68%；6～10年的8人，占10.39%；11～20年的23人，占29.87%；21～30年的17人，占22.08%；30年以上的3人，占3.9%。10年以上的較10年以下的多10%。

4.多數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者中從事檔案工作時間不足5年。77名參加調(diào)查者中，從事檔案工作時間不到2年21人，占27.27%；3～5年25人，占32.47%；6～10年的15人，占19.48%；11～20年的11人，占14.29%；21～30年的4人，占5.19%；30年以上的1人，占1.3%。從事檔案工作5年以下的46人，占59.74%，比10年以上的多近30%，其中2年21人，占近30%。

5. 90%以上的疾控系統(tǒng)檔案工作者具有大專以上學歷。77名參加調(diào)查者中，研究生1人，占1.3%；本科34人，占44.16%；專科35人，占45.45%；高中以下7人，占9.09%。

6.絕大多數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者來自非檔案專業(yè)。77名參加調(diào)查者中，檔案專業(yè)的3人，占3.9%；非檔案專業(yè)74人，占96.1%。

7.疾控系統(tǒng)檔案工作者所學專業(yè)相對集中。77名參加調(diào)查者中，檔案管理專業(yè)1人，占1.3%；檔案相關專業(yè)（圖書、情報、文秘、中文、管理）5人，占6.49%；疾控及相關專業(yè)30人，占38.96%；計算機及信息技術相關專業(yè)5人，占6.49%；其他專業(yè)36人，占46.75%。近55%的同志所學專業(yè)是檔案及相關專業(yè)、疾控及相關專業(yè)、計算機及信息技術相關專業(yè)。

8.半數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者沒有專業(yè)技術職稱，有檔案專業(yè)技術職稱的只占20%。77名參加調(diào)查者中，有專業(yè)技術職稱的38人，占49.35%。其中檔案專業(yè)技術職稱16人，占20.78%（副研究館員2人，占2.6%；館員5人，占6.49%；助理館員6人，占7.79%；管理員3人，占3.9%）。其他系列（請?zhí)顚懀?2人，占28.57%。沒有職稱39人，占50.65%。

9.參加調(diào)查單位的層級情況。77名參加調(diào)查者中，屬市級疾控機構(gòu)的13人，占16.88%；屬縣級疾控機構(gòu)的44人，占57.14%；屬區(qū)級疾控機構(gòu)的20人，占25.97%。

1.2 人員配置與制度情況

10.大多數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者沒有參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓。77名參加調(diào)查者中，參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓的28人，占36.36%；沒有參加過的49人，占63.64%。

11.疾控系統(tǒng)檔案工作者中多為兼職。77名參加調(diào)查者中，專職檔案員16人，占20.78%；兼職檔案員38人，占49.35%；都不是23人，占29.87%。

12.參加調(diào)查者認為本單位檔案工作者多為兼職。77名參加調(diào)查者中，認為本單位檔案工作者為專職的人23人，占29.87%；兼職的人49人，占63.64%；不知道的5人，占6.49%。兼職占比最高，與上題相同。

13.疾控系統(tǒng)半數(shù)單位的檔案實行了集中統(tǒng)一管理。77名參加調(diào)查者中，回答所在單位的檔案實行了集中統(tǒng)一管理40人，占51.95%；沒有的35人，占45.45%；不清楚的2人，占2.6%。

14.疾控系統(tǒng)多數(shù)單位建立有檔案管理制度。77名參加調(diào)查者中，回答單位建立有檔案管理制度的51人，占66.23%；否的19人，占24.68%；不清楚的7人，占9.09%。

15.疾控系統(tǒng)多數(shù)單位建有綜合檔案室。77名參加調(diào)查者中，回答所在單位建有綜合檔案室的47人，占61.04%；否的27人，占35.06%；不清楚的3人，占3.9%。

1.3 保管條件

16.疾控系統(tǒng)多數(shù)單位檔案管理沒有做到辦公、借閱、庫房三分開。77名參加調(diào)查者中，表示單位做到三分開的有29人，占37.66%；表示沒有做到的45人，占58.44%；表示不清楚的3人，占3.9%。

17.疾控系統(tǒng)半數(shù)以上單位檔案庫房的面積小于30平方米。77名參加調(diào)查者中，所在單位檔案庫房的面積10㎡18人，占23.38%；10㎡～30㎡24人，占31.17%；30㎡～50㎡18人，占23.38%；50㎡～100㎡15人，占19.48%；100㎡2人，占2.6%。

18.疾控系統(tǒng)大多數(shù)單位檔案庫房配備有消防滅火設施，少數(shù)單位還配備有多種消防滅火設施。77名參加調(diào)查者中，單位檔案庫房配備有人工滅火器的66人，占85.71%；自動滅火器的1人，占1.3%；自動噴淋的8人，占10.39%；高壓水霧的1人，占1.3%；氣體的1人，占1.3%；其他的8人，占10.39%。但仍然有9人表示單位檔案室沒有消防滅火設施，占11.69%。

19.多數(shù)疾控系統(tǒng)單位檔案庫房溫濕度調(diào)節(jié)仍然使用自然調(diào)節(jié)的方法。77名參加調(diào)查者中，選擇自然通風降濕的54人，占70.13%；空調(diào)29人，占37.66%；去濕機8人，占10.39%；其他8人，占10.39%。

20.疾控系統(tǒng)單位檔案專用設備種類多樣，框架以鐵柜為主。77名參加調(diào)查者中，表示單位配備密集架18人，占23.38%；鐵柜72人，占93.51%；木柜22人，占28.57%；檢索柜10人，占12.99%；空調(diào)30人，占38.96%；電腦36人，占46.75%；打印機27人，占35.06%；照相機15人，占19.48%；復印機17人，占22.08%；裝訂機34人，占44.16%；縫紉機11人，占14.29%；除濕機8人，占10.39%；消毒滅菌機5人，占6.49%。

21.疾控系統(tǒng)單位檔案庫房“五防”措施全落實比率不足40%，1/4的單位完全沒有。77名參加調(diào)查者中，表示單位檔案庫房“五防”措施落實防火53人，占68.83%；防盜47人，占61.04%；防潮42人，占54.55%；防蟲29人，占37.66%；防光30人，占38.96%；無20人，占25.97%。

22.疾控系統(tǒng)單位檔案規(guī)范化管理水平不到1/4。77名參加調(diào)查者中，表示單位規(guī)范化管理達到國家一級1人，占1.3%；國家二級5人，占6.49%；省一級4人，占5.19%；省二級4人，占5.19%；省三級1人，占1.3%；市級5人，占6.49%。沒有規(guī)范化達標57人，高達74.03%。

1.4 室藏檔案情況

23.疾控系統(tǒng)單位檔案室保存檔案門類多樣，以文書檔案、業(yè)務檔案、榮譽檔案為主。77名參加調(diào)查者中，表示單位保存有多種檔案的占比很高，但由于劃分標準與依據(jù)的不同，表示（以占比從多到少排序）存有文書檔案的59人，占76.62%；業(yè)務檔案的56人，占72.73%；榮譽檔案的42人，占54.55%；會計檔案的36人，占46.75%；績效考核檔案的36人，占46.75%；照片檔案的30人，占38.96%；人事檔案的25人，占32.47%；音像檔案的22人，占28.57%；儀器設備檔案的20人，占25.97%；實物檔案的17人，占22.08%；其他的12人，占15.58%；科技檔案的11人，占14.29%。

24.疾控系統(tǒng)單位業(yè)務檔案分別保存在業(yè)務部門和綜合檔案室。77名參加調(diào)查者中，表示單位業(yè)務檔案保存在業(yè)務部門的38人，占49.35%；保存在綜合檔案室35人，占45.45%；表示不清楚4人，占5.19%。

1.5 檔案整理方法

25.疾控系統(tǒng)單位整理檔案的方式以既按件整理，也按卷整理為主。77名參加調(diào)查者中，表示單位整理檔案是按件整理的16人，占20.78%；按卷整理的14人，占18.18%；既按件整理，也按卷整理的36人，占46.75%；不清楚的11人，占14.29%。

26.疾控系統(tǒng)單位在按卷整理檔案時，使用最多的組卷方式是年度-組織機構(gòu)組卷法。77名參加調(diào)查者中，年度-組織機構(gòu)組卷法28人，占36.36%；年度-組織機構(gòu)-問題（事由）組卷法25人，占32.47%；年度-問題（事由）組卷法20人，占25.97%；其他（請說明）13人，占16.88%。

2 分析與結(jié)論

（一）在人員構(gòu)成方面：以女性為主，年齡結(jié)構(gòu)合理，任職時間短，更換頻繁，高學歷，非本專業(yè)，少有專業(yè)技術職稱。

從性別上看，疾控系統(tǒng)檔案工作者中女性多于男性，以女性為主。從年齡結(jié)構(gòu)上看，30歲以下、30～40歲、40歲以上人員比例大致各占三分之一，結(jié)構(gòu)基本合理，其中31歲～40歲組占比最高（36.36%），是主要力量。從在本單位工作時間上看，超過十年的占55.04%，多于不足十年的10%左右。但從事檔案工作10年以下卻占了59.74%，比10年以上的多近20%。多數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者中從事檔案工作時間不足5年，其中2年21人，占近30%。任職時間短，更換頻繁是不爭的事實。從學歷與專業(yè)上看，疾控系統(tǒng)檔案工作者90%以上具有大專以上學歷，但檔案專業(yè)只占3.9%；非檔案專業(yè)高達96.1%。但專業(yè)相對集中，近55%的同志所學專業(yè)是檔案及相關專業(yè)、疾控及相關專業(yè)、計算機及信息技術相關專業(yè)。高學歷非本專業(yè)亦是特點之一。從專業(yè)技術職稱上看，有檔案專業(yè)技術職稱的只占20%，其他系列的占28.57%，沒有專業(yè)技術職稱的占50.65%。

（二）在人員配置與制度方面：多沒有經(jīng)過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓，兼職為主，至少有三分之一的單位主要檔案制度不落實。

從專業(yè)背景上看多數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者來自非檔案專業(yè)，且大多數(shù)疾控系統(tǒng)檔案工作者沒有參加過檔案專業(yè)（繼續(xù)）教育培訓，占63.64%。從工作的專屬性上看，疾控系統(tǒng)檔案工作者中專職檔案員只占20.78%，兼職占49.35%，沒有明確但從事這一工作的占29.87%。從工作制度落實上看，只有半數(shù)單位的檔案實行了集中統(tǒng)一管理，近七成單位建立有檔案管理制度，六成單位建有綜合檔案室。

（三）從保管條件看，近三分之二的單位“三分開”不落實，庫房面積小，10%左右的單位沒有消防滅火設施，溫濕度調(diào)節(jié)手段落后，框架以鐵柜為主；庫房“五防”措施落實比率不足四成；沒有規(guī)范化達標高達74.03%。

從辦公條件上看，有62.38%單位檔案管理沒有做到辦公、借閱、庫房三分開；半數(shù)以上單位檔案庫房的面積小于30平方米；從設施設備上看，大多數(shù)單位檔案庫房配備有消防滅火設施，少數(shù)單位還配備有多種消防滅火設施；多數(shù)單位檔案庫房溫濕度調(diào)節(jié)仍然使用自然調(diào)節(jié)的方法；檔案專用設備種類多樣，框架以鐵柜為主；檔案庫房“五防”措施全落實比率不足40%，1/4的單位完全沒有實施檔案規(guī)范化管理。

（四）從室藏檔案情況看，門類多樣，主要保存在業(yè)務部門和綜合檔案室。

從檔案的門類看，疾控系統(tǒng)單位檔案室保存檔案門類多樣，以文書檔案、業(yè)務檔案、榮譽檔案為主。從保管機構(gòu)的類型看，疾控系統(tǒng)單位業(yè)務檔案分別保管在業(yè)務部門（49.35%）和綜合檔案室（45.45%）。

（五）從檔案整理方法上看，既按件整理，也按卷整理是適合疾控系統(tǒng)單位整理檔案的方式；年度-組織機構(gòu)組卷法是使用最多的組卷方式。

從檔案整理方法上看，疾控系統(tǒng)單位整理檔案的方式以既按件整理，也按卷整理占主流地位（46.75%），明顯高于單獨按件整理，或單獨按卷整理。從組卷方式看，使用最多的組卷方式是年度-組織機構(gòu)組卷法（36.36%）及其變種年度-組織機構(gòu)-問題（事由）組卷法（32.47%）。

3 結(jié)語

綜上，河南省疾控系統(tǒng)檔案工作的整體情況是有喜有憂，應當在如下方面加大工作力度：

（一）下氣力解決任職時間短，更換頻繁的問題，穩(wěn)定檔案工作隊伍。檔案工作是一個專業(yè)性很強的工作，且對持續(xù)性與聯(lián)繼性要求高。任職時間短，更換頻繁非常不利于檔案工作者職業(yè)素養(yǎng)的養(yǎng)成、專業(yè)技能的掌握和專業(yè)知識的積累。

（二）加大檔案專業(yè)職業(yè)教育與繼續(xù)教育，提高檔案工作者的專業(yè)技術水平，鼓勵檔案工作者參加檔案專業(yè)技術職稱的評定。通過這些方式和渠道來解決檔案工作者隊伍高學歷，非本專業(yè)，少有專業(yè)技術職稱的問題。

（三）加大庫房等檔案基礎設施建設，認真落實“三分開”、庫房“五防”等措施。加強庫房消防滅火設施建設，消滅消防滅火設施死角。加大檔案室及檔案庫房溫度濕度調(diào)節(jié)設備的升級換代。推進檔案室規(guī)范化建設。

（四）摸清家底，將工作重心放在業(yè)務檔案、文書檔案等主要檔案部類上。適時合理地推進檔案集中保管問題的解決。加強檔案移交，避免斷檔現(xiàn)象的發(fā)生。同時加強與檔案行政管理機構(gòu)的溝通聯(lián)絡，爭取獲得同級檔案行政管理部門的業(yè)務指導。

（五）從實際出發(fā)，在整個疾控系統(tǒng)推行既按件整理，也按卷整理的檔案整理方式。組卷方式推薦使用年度-組織機構(gòu)組卷法，或年度-組織機構(gòu)-問題（事由）組卷法。