高校檔案與校園文化互建模式探究

曹玉蘭

檔案作為高校的一項基礎工作，在高等教育中占據重要地位。高等學校檔案事業的發展現狀，將直接影響到政府的信息采用、項目決策、現行文件、基礎數據、教育政策等信息參考的力度。如今，在信息化、數字化、網絡化快速發展進程中，如何應對高等教育的迅速發展給檔案工作帶來的新挑戰，如何處理高校檔案與校園文化建設二者關系，以及如何順應校園文化由精英文化向大眾文化轉變，以便更好地為高等教育和當地經濟建設服務，是高校檔案部門亟待思考和解決的問題。

1 以校園文化建設為平臺，充實館藏資源

校園文化是以大學生為文化主體，以完善文化設施、豐富文化活動、優化校園文化環境為依托，以塑造校園精神、凈化校園文化意境、培養完善主體人格為目標的特殊文化，各類檔案原始材料的展示、校史圖片及文字說明，是學校歷史發展中的一個真實記錄，是校園文化的一個組成部分，與師生們的學習、生活息息相關，具有很強的說服力和感染性，往往會產生不可低估的潛移默化的作用。

1.1 以精神文明創建為契機，開發檔案信息資源。精神文明是社會進步和發展的根本性標志，加強精神文明建設是深入貫徹科學發展觀的必然要求。科學發展觀強調以人為本、全面協調可持續發展，要求經濟發展、社會發展和人的全面發展相統一，物質文明建設、政治文明建設和精神文明建設相統一。校園是學校精神、學術和文化的載體，是創建文明校園的具體落實，是貫徹落實科學發展觀的具體體現，也是和諧校園建設的重要內容。校園文明代表了一所學校的形象，反映一所學校的風氣，體現一所學校的辦學水平，影響著學校的綜合競爭力。

檔案材料，是學校文明創建的重要組成部分。首先，在表現形式上，它是學校在發展過程中的具體體現，如學校過去獲得各類獎項的文件和實物，二級學院檔案材料的整理驗收，以及反映學校精神文明建設的專題音像資料，等等；在制度建設方面，高校檔案全面記載了學校辦學思想、辦學理念及校訓、校風、校歌的形成過程，它真實地記錄了學校辦學的宗旨、任務和未來發展的方向。其次，在教學管理中，學生的各類學籍檔案和教師的業務檔案，真實記錄著師生在校期間立志成才、學習成長、科學研究的足跡。高校檔案，是把學校文明單位創建活動與校園文化建設結合起來的一個紐帶，豐富廣大師生精神文化生活，陶冶情操，愉悅身心，促進和諧。以學術講座為平臺，以各類活動為載體，以學生參與為動力，弘揚主流文化，促進校園文化建設內涵不斷提升。

1.2 積極參與學校文化評估，充實檔案信息資源。評估是國家對高等教育的教學科研、人才培養、文化建設、藝術設計等各方面進行的綜合考評，是促進高校改善校園建設、師資配備、儀器設備等教學條件，提高辦學水平的重要舉措。具有原始真實性的檔案材料，是各類評估專家檢查的重要憑證和參考依據，如高等教育統計報表、建筑土地證件、圖書數量、規章制度匯編，等等，從這些支撐材料中，專家可以了解一所高校的辦學水平及辦學特色。另外，專家組成員還會通過走訪校園、座談、聽課、問卷等形式，了解校園文化建設，從學校的一草一木、一山一石中感受學校的文化底蘊和辦學特色。

另一方面，高校在迎接各類評估過程中，形成了很多檔案館以往沒有收集到的檔案材料，如迎評方案、領導匯報、專家反饋意見、特色專業材料匯編，等等，這些在學校發展史上獨有的材料歸入檔案館，充實了館藏資源，提高了文件歸檔率，對檔案管理水平和案卷質量都有了促進作用。

1.3 利用檔案資源，打造特色校園文化。在我國未來高等教育的發展中，由于報考人數的逐年下降，高校之間的生源競爭不可避免。高校的競爭，其實就是文化軟實力的競爭，而一所高校校園文化軟實力，就主要體現在校園文化特色上，具體就是指辦學特色。辦學特色就是指某一所高校在其辦學的具體過程中逐步形成的獨特的穩定的并且得到社會認可的風格、風貌和特質，是區別其他高校的綜合形象。打造辦學特色，就要以檔案為基礎，充分挖掘自身發展的歷史和文化傳統，悠久的辦學歷史，豐富的歷史文化積淀，傳統的辦學理念，特色學科的培養，等等，這些都體現在卷卷檔案中。

學校在發展過程中每一階段的制度匯編、建筑圖紙等，都記錄了學校不同歷史時期形成的學科建設、課程設計、教學管理以及各類建筑設計風格等，這些往往都具有特殊性、獨有性和不可替代性，具有很強的生命力和競爭力，檔案部門通過對這些館藏文獻的宣傳，更好地引導全校師生對學校辦學特色產生認同感。高校才能不斷凝練校園文化特色，不斷思考、研究、討論、完善，使其特色逐步凸顯，逐步提升自身的競爭優勢。

1.4 開展校史教育，宣傳校園文化。校史，是一所高校的精神文脈和歷史積淀，是承前啟后、繼往開來的連接，容易激發校友和師生員工的認同感和歸屬感。校史反映學校創立、發展過程中的重要文獻資料，它所展示的是反映學校各個時期風貌的照片、音像、出版物、教材講義和具有標志性辦學成就的實物等。剛剛入校的大學生通過觀看校史圖片展覽和校史教育，對學校的發展有一種崇高感和自豪感，會產生一種對學校負責、為歷史著想的責任感和使命感。

2 高校檔案發揮特色優勢，全方位、多角度服務于校園文化建設

2.1 為校友開展貼心服務。校友資源是學校發展的珍貴物質資源。目前，各級學歷、學位認證、出國留學、招聘考試等各類人才管理正走向規范化、系統化、網絡化，學校各類畢業生的在校表現、學籍、鑒定、錄取審批等各類檔案，在個人職稱評定、職位升遷、出國深造等方面，直接牽涉到校友的切身利益，各級上級主管部門都會要求畢業生回原就讀高校出具原始學籍檔案，并加蓋檔案部門印章。因此，高校檔案部門實際上成了為校友服務的一個窗口，檔案工作人員的一個微笑，或細致耐心的查詢，都會給校友留下對母校的眷戀和愛戴，為母校的發展獻計獻策。

2.2 建好檔案網站，優化服務窗口。高校檔案網站作為高等學校向社會公眾提供檔案信息資源服務的一個窗口，通過多途徑、多方位的展示介紹，例如，學校歷屆畢業生照片，國家領導人到校指導檢查工作照片及題詞等，以及遠程訪問客戶端，相關院校鏈接，等等，及時更新檔案網站板塊內容，建立信息發布平臺、全文檢索平臺、系統管理平臺等，協同學校辦公系統、教學管理系統等電子政務，吸引校友利用學校檔案，關注母校發展，進行多渠道宣傳母校。目前，大多數高校都已經建立了自己的檔案館網站，并做到了網站欄目組織有序，網站內容及時更新。

2.3 利用檔案信息資源管理系統，提供多角度檢索方式。檔案軟件管理系統通過對紙質檔案的掃描、加工等數字化處理，實現了對文書、基建、設備、照片、聲像、會計等檔案的收集、歸檔、接收、整理、出入庫、查詢、利用、統計等諸多功能的集中、統一、有效、動態管理。系統通過信息化手段，可以為用戶提供多種檢索方式，包括一體化檢索、基本檢索、專題檢索和全文檢索，提高查全率和查準率。為解決用戶的查閱檔案的時間、距離限制要求，檔案管理系統可在網上實行預約電子全文查詢，包括借閱、審批、歸還和催還等，借閱方式上利用者可以檢索出要借閱的條目，提出借閱申請，由審批人員進行審批，也可以只填寫借閱說明，由高校檔案管理員進行代查。通過快捷、準確的檔案查詢，高校畢業生會對自己的母校由衷地產生自豪感，增強自信心和凝聚力。

2.4 以智慧檔案館為目標，為畢業生提供遠程服務。隨著信息技術的不斷發展，數字檔案理論研究的不斷深入，高校檔案館結合國家檔案局提出的以人為本、服務為先、安全第一的“三大戰略”以及檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全體系的“三大體系”建設要求，應樹立智慧型數字檔案館的建設理念。它將整合智慧地球、大數據、云計算、物聯網等技術形態，打造檔案信息雙向互動模式，實現以人為本的可持續創新平臺，為高校畢業生提供安全、智能、快捷的檔案利用服務。

實力決定地位，能力決定價值，發展決定空間。高校檔案部門根據師生對檔案需求的新形式、新要求，及時調整、完善檔案服務功能；及時改變傳統館藏模式，盡快加速數字化進程，實現信息的公開查詢，多渠道、多方位拓展高校檔案館的文化功能；利用檔案網絡信息平臺，增強深層文化含量，增強綜合信息內容，增強能力和創新精神培養，形成“傳播、審美、創造”三位一體的新模式，進行宣傳學校，教育學生，以便推動校園文化多角度、多渠道地健康發展。