圖書館檔案管理探討

□文/龍珍付 譚曉霞

（遵義師范學(xué)院圖書館 貴州·遵義）

圖書館檔案是在圖書館工作過程中形成的、具有一定保存價(jià)值的原始記錄，和圖書資料一樣，是一種寶貴的信息資源，其所蘊(yùn)藏的許多信息對(duì)圖書館今后的工作有著重要的借鑒價(jià)值。尤其是圖書館的業(yè)務(wù)檔案，它客觀真實(shí)地記錄各部門不同時(shí)期工作的情況、工作成果、工作經(jīng)驗(yàn)和工作教訓(xùn)，是管理者第一手的參考資料，為圖書館的發(fā)展和完善提供重要的參考依據(jù)，對(duì)加強(qiáng)圖書館管理和提高圖書館工作效率、提升圖書館服務(wù)質(zhì)量有著重要意義。本文結(jié)合筆者此次對(duì)本校圖書館檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的諸多問題以及造成這些問題的原因進(jìn)行分析，從而提出解決這些問題的措施，希望能對(duì)今后的圖書館檔案管理有所借鑒和幫助。

一、圖書館檔案存在的問題及其原因分析

（一）圖書館檔案存在的問題。上級(jí)有關(guān)部門根據(jù)《關(guān)于開展2014年度檔案工作行政執(zhí)法檢查的通知》（黔檔（志）通［2014］4號(hào)）要求，于2014年4月至11月對(duì)貴州省各高校檔案建設(shè)情況進(jìn)行了執(zhí)法檢查。為了迎接這次檢查，筆者所在的遵義師范學(xué)院圖書館從2013年11月起對(duì)本館所有檔案作了一次徹底的清查和整理。在清查整理過程中發(fā)現(xiàn)圖書館檔案存在著許多問題，概括起來主要包括以下幾個(gè)方面：（1）沒有明確的檔案管理制度；（2）圖書館檔案以紙質(zhì)為主，沒有電子目錄電子文檔，唯一電子形式存在的則是金盤系統(tǒng)中存儲(chǔ)的一些數(shù)據(jù)；（3）檔案存放混亂、沒有統(tǒng)一管理；（4）檔案材料沒有經(jīng)過整理、篩選和剔除；（5）歸檔不及時(shí)，2006年之后的材料只是放入文件盒中、沒有分類、標(biāo)引、缺乏系統(tǒng)性和完整性；（6）檔案里的一些數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確；（7）檔案的安全性薄弱，尤其是金盤系統(tǒng)一些數(shù)據(jù)原始記錄性、安全性存在很大的隱患。

（二）造成圖書館檔案問題的原因分析。長(zhǎng)期以來，由于檔案管理意識(shí)不夠，圖書館檔案管理工作沒能當(dāng)作一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓，故在管理過程中存在許多問題。就其原因概括起來主要有以下幾個(gè)方面：

1、沒有規(guī)范化的檔案管理制度，科學(xué)管理力度低。由于檔案管理意識(shí)薄弱，本校圖書館至今都沒有建立一套適合自己發(fā)展的檔案管理制度，圖書館檔案的工作職責(zé)、文件材料歸檔制度、檔案鑒定與銷毀制度、檔案保管與保密制度、檔案借閱制度、安全制度等檔案管理制度不健全，圖書館檔案的收進(jìn)、移出、鑒定、整理、保管、利用情況等沒有記載，致使許多信息資料不能及時(shí)搜集、整理、完善、入檔、甚至丟失，致使檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)不盡完整、合理，甚至出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)前后不一致的現(xiàn)象。比如圖書館年鑒里的一些內(nèi)容、數(shù)據(jù)自相矛盾、相去甚遠(yuǎn)：如表1、表2兩表中同一表格不同的年限所統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容也不一樣，表1中1987年、2007年的藏書利用率的計(jì)算不準(zhǔn)確，表2中館藏文獻(xiàn)總量一欄中顯示的圖書總量與表1中顯示的館藏圖書總量數(shù)值相差非常大。（表1、表2）正因沒有嚴(yán)格的管理制度、致使管理不到位、不科學(xué)，致使這些珍貴的數(shù)據(jù)出入較大、無(wú)法借鑒，嚴(yán)重影響檔案的利用價(jià)值。

2、缺乏系統(tǒng)化的管理模式，安全隱患突出。由于圖書館檔案管理制度不健全，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與管理模式，加上管理上的混亂以及工作人員的疏忽，致使圖書館檔案不能完好地收集、完整地保存，及時(shí)地分類編目、標(biāo)注等。即使是已收集和保存的檔案也全都是紙質(zhì)檔案。諸如各類文件；年鑒、工作計(jì)劃、總結(jié)、各種申請(qǐng)報(bào)告；圖書、期刊及電子資源的采購(gòu)合同、服務(wù)合同、驗(yàn)收清單等；考勤、物品購(gòu)買領(lǐng)取登記、勤工助學(xué)等材料；評(píng)優(yōu)評(píng)先及考核材料；學(xué)術(shù)講座、讀者調(diào)查、讀者意見、讀書征文、“世界讀書日”等活動(dòng)材料；論著發(fā)表、課題結(jié)項(xiàng)、繼續(xù)教育培訓(xùn)等科研學(xué)術(shù)材料等等都是以紙質(zhì)形式存在，甚至這些檔案材料的目錄也只有紙質(zhì)的而沒有保存電子版，即使有少量的電子版也是存放在各類統(tǒng)計(jì)人員的手中，沒有發(fā)給檔案管理人員統(tǒng)一保管或編制電子目錄，給查找和利用帶來極大的不便（直到2013年為應(yīng)對(duì)2014年檔案工作行政執(zhí)法檢查才起建電子目錄），而這些檔案中文書檔案居多，保存較完整；業(yè)務(wù)檔案相對(duì)較少；比如每年的讀者咨詢、閱讀推廣、圖書漂流等工作是做了不少，然而卻沒有記載、總結(jié)和存檔；唯一以電子形式存在的“檔案”為金盤系統(tǒng)里的一些有關(guān)典藏、流通等數(shù)據(jù)，且這些關(guān)于圖書及讀者的相關(guān)數(shù)據(jù)的保留也極不科學(xué)、出入較大，安全隱患嚴(yán)重。如金盤系統(tǒng)中的休眠讀者只有累加數(shù)據(jù)，如2007年休眠讀者姓名可查到2008～2015年的讀者，換句話說金盤系統(tǒng)中的休眠是混雜的、數(shù)據(jù)極不準(zhǔn)確，就2014年正常休眠讀者賬戶統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)為17，116個(gè)，2015年休眠讀者賬戶統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來說有18，305個(gè)，而2015年底全校所有正常持證讀者也只有145，517個(gè)。總之，本校圖書館檔案結(jié)構(gòu)不合理、管理不到位給圖書館檔案建設(shè)造成一定的安全隱患，部分檔案數(shù)據(jù)的不可靠性給圖書館檔案的查找和利用帶來極大的不便。

表1 1986～2012年讀者外借冊(cè)次表

表2 1986～2012年館藏文獻(xiàn)總量統(tǒng)計(jì)

3、沒有專業(yè)化的專職管理人員，管理水平不高。本校圖書館檔案大部分存放在圖書館辦公室內(nèi)，無(wú)專業(yè)化專職人員管理。所有的紙質(zhì)檔案材料都是由辦公室搜集、整理、存放，而辦公室工作人員從來沒有經(jīng)過任何“檔案管理”的相關(guān)培訓(xùn)，不具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，只是簡(jiǎn)單地針對(duì)學(xué)校的各種檢查來做好搜集、登記、保管等一般性的工作，對(duì)這些檔案材料的核對(duì)、價(jià)值鑒定、期限保管、標(biāo)引、組卷、編排頁(yè)號(hào)和件號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄、裝訂入檔等工作做得很不到位，檔案的存放也很混亂；也正因如此，許多存檔材料不經(jīng)過科學(xué)的鑒定和篩選，沒有剔除重復(fù)內(nèi)容、內(nèi)容十分雜亂、不管有無(wú)保存價(jià)值都一律放進(jìn)檔案盒中，比如存放十幾年的請(qǐng)假條、考勤簿；再如讀者調(diào)查：每年的上百份問卷統(tǒng)統(tǒng)存入檔案之中，而對(duì)問卷調(diào)查結(jié)果未作任何統(tǒng)計(jì)、對(duì)存在的問題未看到有任何整改措施。這樣的存檔不僅使檔案本身失去了它的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，還徙增了后期資料的查找和管理難度。

二、規(guī)范圖書館檔案管理、提升圖書館服務(wù)質(zhì)量的措施

（一）建立健全管理制度，規(guī)范檔案管理工作。正如瓦洛說：“檔案就是人類記憶、文化和文明的金子。”檔案這種“金子”是人類社會(huì)連續(xù)性發(fā)展的橋梁，是人類社會(huì)歷史的濃縮，透過檔案我們能夠觸摸到人類社會(huì)綿延不斷的“脈搏”。圖書館檔案濃縮了圖書館發(fā)展歷史，透過圖書館檔案我們能夠看到圖書館發(fā)展軌跡。為使高校圖書館發(fā)展軌跡得到真實(shí)有效的記錄，使圖書館工作人員從事的服務(wù)工作及圖書館組織的各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種珍貴材料得到保存，圖書館有必要嚴(yán)格按照國(guó)家《圖書館檔案處理辦法》并結(jié)合本館的實(shí)際情況建立健全圖書館檔案的管理制度，比如檔案管理人員的崗位職責(zé)、檔案收集制度、鑒定制度、保管制度、保密制度、借閱制度、銷毀制度等等一系列的檔案管理制度；明確歸檔范圍，比如業(yè)務(wù)檔案的收集范圍、收集內(nèi)容、鑒別和加工、分類依據(jù)、標(biāo)引規(guī)則等；明確歸檔時(shí)間、檔案編目標(biāo)準(zhǔn)、保管期限、檔案交接程序等等。要搞好圖書館檔案工作，須嚴(yán)格遵守檔案統(tǒng)計(jì)制度，認(rèn)真抓好每個(gè)環(huán)節(jié)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化。促進(jìn)圖書館檔案工作得以規(guī)范且有序進(jìn)行、確保有保存價(jià)值的文件以及其他有關(guān)材料不被遺失，使得圖書館檔案在圖書館今后的工作中充分發(fā)揮作用，為圖書館的建設(shè)和管理提供重要的參考價(jià)值，為日后圖書館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量提供可靠的保障。

（二）構(gòu)建紙質(zhì)檔案與電子檔案共存互補(bǔ)的檔案管理體系。隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，要做好圖書館檔案的管理工作，必須構(gòu)建一個(gè)全面的規(guī)范化的檔案管理體系。嚴(yán)格按照《普通高等學(xué)校圖書館評(píng)估體系》的要求并結(jié)合本校圖書館的實(shí)際，設(shè)計(jì)一套較為符合本館實(shí)際的電子檔案與紙質(zhì)檔案、文書檔案與業(yè)務(wù)檔案結(jié)構(gòu)合理的檔案管理分類體系。比如一些比較重要的業(yè)務(wù)檔案資料，可以建立一套與之對(duì)應(yīng)的電子檔案，而電子系統(tǒng)中的一些重要數(shù)據(jù)經(jīng)過整理后都存一份紙質(zhì)檔案確保數(shù)據(jù)的萬(wàn)無(wú)一失，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案雙重備份，并在檔案目錄的“備注”欄中標(biāo)明相應(yīng)的電子檔案存址，同樣在電子檔案目錄“備注”欄中標(biāo)明紙質(zhì)檔案的檔案號(hào)。而對(duì)于一些一般性材料只需保留紙質(zhì)的就無(wú)需保留電子版，只需保留電子版的就無(wú)需保留紙質(zhì)版；逐步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案共存互補(bǔ)，適應(yīng)檔案管理多元化方式的要求，同時(shí)建立一個(gè)完整的電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，這樣既有利于圖書館檔案內(nèi)容信息的保護(hù)，也方便檔案的查詢與利用。

（三）提高圖書館檔案管理人員的素質(zhì)，提升檔案管理水平。圖書館檔案管理的好壞與圖書館檔案管理人員的素質(zhì)水平有很大的關(guān)系，本校圖書館沒有專業(yè)的專職的管理人員，所有檔案都是交由辦公室工作人員搜集、整理和保管，由于缺乏管理意識(shí)和管理知識(shí)，一些珍貴的業(yè)務(wù)資料直到工作中需要時(shí)才發(fā)現(xiàn)隨著領(lǐng)導(dǎo)班子或工作人員的更換已經(jīng)遺失，這時(shí)只好要求各部門再次上報(bào)材料，給工作帶來極大的不便，影響了圖書館檔案所應(yīng)有的價(jià)值。要提高圖書館檔案的管理水平，必須加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，或引進(jìn)高素質(zhì)的檔案專業(yè)管理人才，以達(dá)到提高圖書館檔案管理人員的管理意識(shí)、知識(shí)水平和管理能力，從而達(dá)到提高圖書館檔案管理水平的目的。

（四）部門搜集與集中管理相結(jié)合，提高檔案管理質(zhì)量。由于圖書館檔案沒有專業(yè)化專職人員管理，很多檔案材料都未經(jīng)過鑒定和整理，辦公室工作人員為應(yīng)付各種檢查，今天從這個(gè)科室把材料拿過來放入文件盒A中，完事之后還回去，或者就放在辦公室里文件盒B里以應(yīng)付另一項(xiàng)檢查，也就是說圖書館檔案是根據(jù)各種檢查需要將它們臨時(shí)保存起來，資料這樣沒有整理和裝訂，長(zhǎng)期積壓，亦或是在頻繁的轉(zhuǎn)移過程中，造成檔案材料的遺失、造成檔案資料不齊全、不完整。長(zhǎng)此下去，非常不利于開發(fā)文獻(xiàn)資料，檔案工作就不能保證質(zhì)量。

要提高圖書館檔案管理質(zhì)量，僅靠一個(gè)人獨(dú)立完成檔案的收集、整理、入檔是有困難的，需要各部門的通力協(xié)作，圖書館各部門應(yīng)將本部門檔案相關(guān)材料認(rèn)真搜集整理，并確保各種材料、各種數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確無(wú)誤，然后交由檔案專職管理人員進(jìn)行科學(xué)鑒定、篩選、歸類、編目、最后歸檔，繼而做好檔案的保管、檔案的統(tǒng)計(jì)、檔案的檢索等工作，即“化零散為系統(tǒng)”，這樣使得檔案由無(wú)序狀態(tài)轉(zhuǎn)化為有序狀態(tài)，更便于保管和利用。

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