淺析高校會計電算化后財務檔案管理工作

徐偉

【摘要】隨著我國會計電算化事業的不斷發展，會計業務執行主體發生了變化，使得會計檔案的管理工作也發生了變化，手工會計所采用的檔案管理辦法已不適應電算化會計的需要。因此，必須加強會計電算化系統的檔案建設，以適應新時期會計電算化提出的要求，建好用好電子財務檔案，提高財務檔案管理工作水平和財務管理工作效率，更好的服務于高等學校發展建設。

【關鍵詞】財務檔案；電算化；檔案管理；信息化

所謂會計電算化，是指計算機技術在會計工作中的應用，會計電算化后，提高了會計核算與物資管理的準確性、規范性和工作效率，減輕財會人員的勞動強度，使其更好地參與高校的發展決策，加強財務管理。

一、會計電算化特點

1、數據處理方式發生了變化

在傳統手工會計工作環境下，科目匯總表、資產負債表等財務報表分析均需要人工匯總計算。會計電算化后，只需錄入原始數據或通過外部系統轉入機制憑證并在計算機財務軟件的指導下進行會計分錄，通過憑證的審核、修改、確認由計算機自動完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成，同時可以根據需要生成會計報表，這大大降低了財務人員的工作量，也避免了計算加總等工作出現的錯誤。

2、數據記錄方式和保存介質發生了變化 手工會計方式下，數據記錄主要依靠工作人員的手工記錄，出現記錄錯誤的可能性大，而且同一類數據可能會重復多次記錄。數據保存介質是“紙”，保存這些介質需要占用很大的空間，還需進行防火、防盜等工作。會計電算化后，數據保存介質是“磁盤”，磁性介質。磁性介質的采用節約了數據的保存空間，也使數據存取方便，同時通過數據拷貝、轉入等方法避免了手工記錄中的重復記錄。磁性介質的保存除了需要紙介質保存工作外，還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性，需要對磁盤進行備份工作。

二、會計電算化會計檔案的特點

高校實行會計電算化后，由于產生了許多依附于計算機磁性介質上的數據與文件，會計檔案賦予了許多新的特點。第一、較之傳統的財務檔案，會計電算化檔案存儲的范圍和領域擴大了。第二、傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可使用。 第三、會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統意義上的紙張，更主要的是磁性介質或光盤。第四、電子財務檔案便于計算、分析，快捷獲得所需結果。達到了檔案信息資源共享，節約了辦公成本，便于檔案資源的統一整合，極大地提高了工作效率。 第五、電子財務檔案易于修正、拷貝和重臵，便于糾錯、攜帶和傳遞。如上所述，財務檔案信息化有很多優點，但也有不足。如具有系統依賴性，即需要一定的軟硬件環境支持，不具備傳統檔案的直接可視性，還具有易遭毀損、難查痕跡的特點，同時它們又受載體質量、存放環境、存儲信息的有效期等條件的影響。因此，即使實現了財務檔案管理的信息化，在歸檔中也需要將同一份檔案的紙質版和電子版同時歸檔。

三、如何做好電算化會計檔案工作

加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續進行的保證，是電算化會計信息系統內數據安全完整的保證，是電算化會計信息系統正常運行的保證。

1、加強高校財務檔案管理的基礎設施建設

軟硬件基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發利用和信息技術應用的基礎，而其核心是檔案信息網絡。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。

2、做好電算化會計檔案的收集

電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內，把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。

3、做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應進行數據備份，以防止意外情況引起的會計電算化系統的毀滅。

4、做好電算化會計檔案的整理和利用

電算化會計檔案通過整理有著與傳統意義上的會計檔案所無法比擬的優勢。通過整理可以利用歷年的數據對本校、本部門進行歷史會計數據的比較與分析，從而為高校或部門的決策者提供可靠的依據。

5、提高財務檔案管理人員的信息化素質

財務檔案管理信息化是不斷完善的過程，始終要依賴于檔案人員素質的提高。財務部門要補充具有計算機學歷背景的技術人員，滿足信息化建設工作的需要。

四、電算化會計檔案應注意的問題

1、實行會計電算化之后，存貯在硬盤上的會計數據必須建立軟盤備份。

備份次數每月不得少于一次；用做備份的軟盤必須妥善保管；備份軟盤應裝在保護封條和包裝盒內，并定期進行轉貯；兩套備份軟盤應存放在不同的地點保管。

2、會計電算化系統數據執行主體和保存介質存在安全隱患。

會計電算化系統數據執行主體是計算機。計算機系統由硬件和軟件構成。一旦硬件系統出現故障或其他非人為原因，將導致會計工作不能進行。會計數據主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中，一旦磁介質出現損壞，保存的會計數據將會丟失。所以我們還應對整個計算機系統的安全性、穩定性做一定的工作。

3、電算會計檔案要有專人管理。

會計電算化系統的實施主體是“人”，無論軟件質量如何優良，規章制度如何完善，作為電算化會計系統實施主體的“人”不能發揮作用，有制度而不去執行，惡意地修改軟件程序、數據庫中的數據，都是不行的。因此，高校管理者應當增強檔案工作人員的職業道德水準和業務水平，達到電算會計檔案管理系統的主體誠信。

4、加強會計電算化系統網絡環境的管理與維護。

網絡安全性的指標主要包括數據保密、訪問控制、身份識別等。采用密碼管理和登陸制度控制網上財務數據的讀取；起用防火墻，隔離會計電算化系統與外部訪問區之間的聯系；采用數據加密等技術手段進行網絡管理以防止由于遮蔭問題、設備故障導致數據丟失以及不法分子非法攔截盜用財務數據信息等安全隱患，保障會計電算化系統網絡環境的安全運行。