淺談企業建設中檔案管理的重要性

溫云鳳

【摘要】本文從作者結合自身工作實際對檔案在企業建設中起到的重要性進行論述。

【關鍵詞】企業建設；檔案管理；重要性

企業檔案是指企業在各項生產、經營活動中形成的對國家、社會和本企業具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。現代企業管理和建設與企業檔案管理關系密切，因其所具有的真實性、多元性和潛在的創造性，為弘揚企業精神，塑造企業形象起到積極的作用，所以，企業檔案管理是現代企業管理和建設中的重要組成部分。

一、企業管理中企業檔案是企業的寶貴財富

1、維護企業經濟利益和合法權益還歷史真相。檔案真實記錄著企業的各項活動，積累著歷史的數據，安全的保管著檔案，就是歷史的真實記錄，就能見證企業的昨天和今天，是后人了解過去的最重要途徑。在處理是非和各種糾紛中，檔案是最有說服力的證據。

2、提高企業管理水平。企業領導在作出某項決策前，都要查閱大量的資料，從中找出決策的依據，正確指揮生產經營，更要靠有關的經濟法規、統計數字和市場信息，而這些文件和資料很多都保存在檔案里，它是企業各級管理干部加強企業管理的重要參謀。所以說檔案就是本企業的一座金礦，一定要妥善管理，充分發揮其作用。

3、企業科技發展的催化劑。企業的科技檔案是科學技術最重要的物質外殼，科技發明離不開企業的科技檔案，通過檔案的借鑒和應用，實現革新、發明、創造；企業的科技檔案是科技發展的中介流，所以說檔案是科技生產活動和科技管理活動的依據；檔案是科技儲備的主要形式；檔案是進行科技交流的工具。

4、企業員工的珍貴歷史記錄。企業的人事檔案是在人們的工作生活中可以證明一個人從學校到各個工作崗位不同時期的人生軌跡，是工作經歷的記錄。對職工個人而言，人事檔案管理部門可以根據檔案確定退休年齡，根據檔案中從事有毒、有害工作的年限推算提前退休年齡，代為繳納職工的養老保險、醫療保險、出具與人事檔案有關的證明材料等等。所以說企業的職工檔案統一管理，有利于維護職工個人利益，促進勞動力合理有序流動，建設科學、規范的勞動力市場。

5、企業安全生產和設備管理的真實記載。企業的安全生產檔案是安全生產工作中形成的記錄。安全檔案對每一次與安全有關的生產管理均記錄在案，便于檢查和保存，有效督促安全生產。設備檔案是在生產過程中一臺設備從訂購、安裝調試、維修改造等設備管理過程中形成的具有保存價值的各種形式的文件材料，每一臺設備從選購到報廢均有詳細的記錄，使每臺設備能飽和的為生產服務，將企業的生產成本降到最低點。

6、企業文化的重要部分。企業檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。檔案屬于文化范疇，企業文化當然包括企業檔案，企業要成功，離不開企業的經營管理等。這些都是重要的企業文化，離不開企業檔案的工作保障。

二、企業管理中檔案管理工作的意義

隨著社會的發展和時間的推移，一方面檔案的數量和成分在日益增加和不斷豐富，另一方面檔案又處在不斷損毀的過程中。對于不斷形成和增加的檔案，通過加強檔案的收集工作來解決這一矛盾，而對于不斷損毀的檔案則有許多問題急待解決，比如：紙張老化、字跡褪色模糊，紙張變黃發脆等已到了不能再用的程度；蟲害也影響檔案的保存，檔案保管處所條件得不到改善，庫房建筑不合檔案保護標準等都影響著檔案的保存“壽命”。總之檔案工作的實踐，向我們提出了一個很尖銳的問題：一方面為了維護集體和個人歷史真實面貌要求我們把檔案長期保管下去，另一方面檔案的“壽命”是有限的。為了解決這些急迫的問題，必須加強檔案的保管工作，無論對于現在還是將來的事業，都是一件任重道遠的工作。維護檔案的完整與安全，既是整個檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項業務環節的共同任務。從一定意義上講，維護檔案的完整與安全，更是檔案管理工作的中心任務，這是因為檔案管理工作這個環節，是實現維護完整和安全的重點環節和主要手段。從實質上來講，檔案管理工作也是人們向一切可能損毀檔案的社會的、自然的不利因素作斗爭的工作過程。簡言之，檔案管理工作也應該做到四不：不散（不使檔案分散）、不亂（不使檔案互相混亂）、不丟（不使檔案丟失、泄密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。

三、企業管理中檔案管理的重要性

在對檔案管理工作的認識上很多人存在一個誤區，那就是檔案管理工作可有可無，或認為是個人私有資料可不統一歸檔管理，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。根據《檔案法》第十六條規定：“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善管理”，這就是說，企業的檔案管理具有社會性，并不是“私人行為”，也不是可有可無的，而是要受到檔案法律法規的約束，應遵守《檔案法》的有關規定。做好檔案工作不僅是權利，也是義務，是自身發展的客觀需要，是長期受益之事。其實，檔案管理工作對企業的發展起著至關重要的作用，做好檔案管理工作是一個企業健康發展的需要，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護企業真實面貌的一項重要工作。企業檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。如何做好檔案管理工作的目的是立足于我國現代企業管理的現狀，吸收和借鑒優秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，指導我國的檔案管理工作，達到逐步培養檔案管理工作人員的歷史責任感和使命感，進而激發廣大檔案管理工作人員工作熱情的目的。因此，做好企業的檔案管理工作對于促進企業的全面發展、不斷提升企業在市場經濟中的競爭力具有重要意義。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》1996年全國人民代表大會常務委員會頒布.

[2]《企業檔案工作規范》國家檔案局2009年11月2日發布，2010年1月1日實施.