檔案管理工作探討

王賀

在日益迅速發(fā)展的市場經(jīng)濟中，檔案工作已成為各個企事業(yè)單位的重要組成部分，它在一定程度上推動并維護著各企事業(yè)單位的發(fā)展。本文從完善各項規(guī)章制度、提高信息化管理水平和提高管理人員素質等方面來闡述如何在新形勢下更新理念，促進檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

1 當前檔案管理工作的現(xiàn)狀

近年來，隨著信息化的發(fā)展，檔案收集整理管理工作遇到了前所未有的挑戰(zhàn)，集中表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案管理制度不健全。近幾年，管理基層制定了一些檔案管理制度，但是從檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價值；二是因保管制度不健全、基礎設施不完善等原因造成檔案損毀和檔案遺失現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應有的價值。這些都極大地影響了對檔案的研究和利用。

1.2 信息化水平低。隨著計算機和網(wǎng)絡技術的應用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質載體發(fā)展為紙質、電子等多種載體共存的局面。然而通過調查發(fā)現(xiàn)，不少高校企業(yè)信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。

1.3 檔案管理人員素質不高。一是缺乏專門的檔案管理人才，不少單位的檔案管理人員是兼職人員，缺乏檔案管理的專業(yè)知識；二是對檔案工作重要性認識不夠，只把檔案工作當作一件附屬的工作，缺乏積極性和主動性；三是計算機應用水平不高和實際操作能力低，不能適應現(xiàn)代化檔案管理工作的要求。

2 檔案管理的創(chuàng)新措施

2.1建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術標準

建立統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理技術標準，并完善相關的法律法規(guī)，能有效的對知識產(chǎn)權進行保護，極大的促進了檔案管理工作的順利進行。檔案的標準化、規(guī)范化能很好的適應信息時代檔案資料管理工作的需要。由于現(xiàn)階段的檔案包含范圍越來越廣泛、復雜，所以檔案管理部門必須嚴格遵守檔案的標準化、規(guī)范化原則，對檔案的收集、整理、編制、檢索及防霉防蟲等基礎工作都應嚴格按照有關的規(guī)范標準進行。還應按照國家規(guī)定的一系列標準，進行對檔案的標準化、規(guī)范化、信息化管理，從而為檔案管理工作的開展奠定堅實的基礎。

2.2 提高檔案管理人員的水平與素養(yǎng)

2.2.1 檔案的管理人員必須具備較高的管理水平與政治素養(yǎng)，若是政治素養(yǎng)與水平較低就會對檔案管理工作的開展帶來阻礙。因此，應加強提高檔案管理人員管理水平與政治素養(yǎng)，認真學習先進思想，著力提高管理水平，從而與檔案管理工作實際相結合為檔案事業(yè)發(fā)展奠定堅實基礎。

2.2.2 檔案的管理人員必須具備良好的職業(yè)道德，培養(yǎng)和樹立愛崗敬業(yè)、樂于奉獻的工作精神，堅持遵守自身的職業(yè)道德規(guī)范來約束自身的各項行為，從而提高檔案管理水平和為社會服務的質量。檔案管理人員應認真對待工作，做到尊重檔案、尊重歷史，堅持立檔和用檔的真實可靠性，并恪盡職守，努力強化自身的保密觀念，以便保證檔案安全。

2.2.3 檔案的管理人員必須具備專業(yè)的管理知識水平，有扎實的基礎，熟悉并掌握檔案管理工作的方法與規(guī)律，并在了解檔案管理工作的基礎上，與時俱進，通過利用計算機來不斷豐富自身知識，從而實現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)方式向信息化的轉變。

2.2.4 檔案的管理人員必須具備優(yōu)秀的創(chuàng)新意識，不斷開拓創(chuàng)新。只有不斷的創(chuàng)新才能帶來足夠的動力，從而不斷推進檔案管理工作向前發(fā)展。檔案的管理人員應注重新事物的發(fā)現(xiàn)，并在基于對新問題、新方法的研究分析上進行創(chuàng)新，努力推進檔案管理工作的發(fā)展。

2.3 信息化服務創(chuàng)新

隨著信息化建設的不斷加深，傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不再適應信息時代檔案資料管理工作的需要，檔案管理信息化已成必然趨勢。信息化檔案管理在內容、服務方式、創(chuàng)意方面都較過去傳統(tǒng)的檔案管理工作有著天差地別。信息化檔案管理將給檔案管理工作提供巨大的發(fā)展空間和創(chuàng)新空間。信息系統(tǒng)的低門檻和便捷，使得用戶群越來越多，相對的信息服務的要求也越廣。因此，檔案管理人員必須對信息化檔案管理有充分的了解，并正確的樹立信息服務的理念。隨著檔案管理的信息化，在信息服務方式上也應不斷創(chuàng)新，充分考慮用戶對信息利用的需求，從而在信息服務上增加新的理念和要求，為用戶提供一個全面的滿足其需求的信息利用平臺，不僅能更好的滿足用戶的需求，突出用戶的權益，提供信息服務效率，更能充分體現(xiàn)出信息服務的人性化、主動性及重要性。

2.4加強檔案管理標準化建設

2.4.1 應建立明確的檔案歸檔制度。檔案屬于檔案局所有，所有建立檔案并進行保護是局工作人員應盡的義務。建立檔案應對其進行仔細分類并定期進行歸檔，而后妥善保管。建立明確的檔案歸檔制度后，對制度的實際執(zhí)行情況，檔案管理人員必須積極跟蹤督辦，并要求相關人員積極配合，從而確保檔案歸檔制度貫徹落實。

2.4.2 嚴格遵循檔案管理流程。檔案的管理流程主要包括有管理單位、文件點收和整理、檔案分類、檔案名稱與編號、歸檔與檔案清理、保存期限、檔案清理、調卷程序、調卷管理等。作為檔案管理人員必須熟悉并掌握流程，并嚴格遵循檔案管理流程，從而確保檔案管理工作的順利進行。

2.4.3 建立并完善檔案管理制度。在進行建立并完善檔案管理制度時應充分結合實際工作情況進行，不同地方的局有不同的制度。其主要包括檔案人員責任制、檔案統(tǒng)計制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案保管制度、文件材料立卷歸檔制度等。

2.4.4 建立健全管理制度，全面提高檔案管理工作的規(guī)范化。一是要嚴格做好文件的收集、整理、歸檔工作。按照上級有關檔案管理規(guī)定，結合本單位辦部門實際，進一步細化規(guī)定，制定檔案管理工作有關程序的工作流程，確保“檔案資料收集全、整理規(guī)范、歸檔全面”。二是要建立檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度；建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，保證檔案管理規(guī)范有序。同時，在建立健全有關管理制度時，必須準手以下幾個原則：一是合理科學。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位實際，以適應單位檔案管理工作需要為出發(fā)點和落腳點。二是簡明實用。各項管理制度必須以具有可操作性為前提，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，更好地發(fā)揮各項管理制度的指導和規(guī)范作用。三是堅持制度約束的雙向性。既約束領導又約束職工。四是嚴肅性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權威性。

3 結束語

檔案業(yè)務是檔案工作者圍繞檔案，利用科學的原則和方法管理檔案，為單位內部和外部服務的工作，是一個單位整體工作的組成部分，是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。隨著各項事業(yè)的快速發(fā)展，各單位意識逐步提高，檔案管理水平也日趨成熟。可以說，檔案信息作為一種人文資源，以其原始性、真實性、無可替代性的特點，在推動工作發(fā)展中正彰現(xiàn)其積極的促進作用。隨著計算機技術的快速發(fā)展和網(wǎng)絡信息技術的普遍應用，以及我國高等教育改革的日益深化，高校檔案管理工作發(fā)生了巨大變化。為適應新形勢，更好地發(fā)揮檔案的作用，跟上時代發(fā)展的步伐，高校檔案管理工作必須更新理念，在完善各項規(guī)章制度，提高信息化管理水平和提高人員素質等方面狠下功夫。