參照ISO 9001條款構建期刊質量管理體系提升編校質量思考

畢 麗 宣艷艷 李菲菲 朱躍敏

參照ISO 9001條款構建期刊質量管理體系提升編校質量思考

畢 麗 宣艷艷 李菲菲 朱躍敏

期刊質量管理體系應以流程化管理為基礎，圍繞產品實現制定程序，可記錄、評審后加以改進，消除不合格項。各項管理應體現適宜性、有效性、充分性，這正切合ISO 9001質量管理體系的總要求。該文參照ISO 9001：2008中條款建設適合期刊的質量管理體系，主要針對提高編校質量這一重點環節進行歸納策劃，制定管理實施流程，并參照程序記錄相關數據，從測量分析數據進行評審，再制訂改進措施，以期達到降低編校質量差錯率的目的。

質量管理體系； 國際標準化組織； 標準認證； 編校質量

[作 者]畢麗、宣艷艷、李菲菲、朱躍敏，《現代醫藥衛生》編輯部。

ISO 9001：2008是由國際標準化組織根據全球約100萬個認證企業通過多年實踐經驗制定的國際化標準，是認證企業質量管理體系的“金標準”。它將體系中管理、生產、顧客三個基礎流程有計劃地串聯在一起，為各企業的質量管理提供完善的規則。標準可適用于各種類型、不同規模和提供不同產品的組織[1]。

無論是學術期刊還是科技期刊，編校質量都是期刊的生命。在期刊質量管理體系中，更應將提高編校質量作為重點，使實施過程受控并能進行評審。本文參照ISO 9001標準中的條款，制定符合本期刊的編校程序，以期通過程序記錄、數據測量分析，發現不合格項，制定改進措施，達到降低差錯率、提升編校質量的目的。

一、參照ISO 9001標準條款制訂編校相關質量控制程序

（一）制定質量方針和目標

參照ISO 9001：2008條款5管理職責：首先應制定質量目標及質量方針，所有程序制定開展都應圍繞這兩點進行[2]。管理者應結合期刊實際情況，在內部得到溝通和理解，制定符合期刊自身特點的目標和方針。以“規范內部管理，提高工作效率，提升期刊質量，促進期刊持續發展”為質量方針[3]，選擇“提升期刊編校質量”為總體質量目標。

（二）制定編校相關質量控制程序

參照ISO 9001：2008條款7產品實現：首先應組織策劃和開發產品實現所需的過程。出刊雜志即期刊的產品，期刊社應圍繞總體質量目標，制定好與作者（顧客）有關且類似產品合同的稿約，按照由期刊編制的審稿、編校、質量控制程序，逐步實現雜志合格出刊，并保存相關記錄。

1.稿約制定。結合期刊社自身特點，從投稿范圍、篇幅、欄目要求出發制定稿約，也是約束作者所投稿件符合期刊質量要求的約定。

（1）欄目設置。結合雜志的收稿范圍，主要針對醫藥衛生行業，確定固定欄目和非固定欄目。固定欄目除了滿足基本要求外，還需要具備特色[4-5]，體現期刊的主要組織結構，是每期的必備項。非固定欄目偏向于專題及技術性指導，可以在任一期出現或全面不出現，比較靈活。稿約中的欄目設置，與作者形成約定，讓其根據自己文章的性質來選擇投稿。

（2）投稿要求。①研究內容應具創新性、科學性和邏輯性。②來稿要求研究資料真實、字跡清楚、圖表清晰、數據可靠、論點明確、結構嚴謹、文字通順規范。

（3）論文撰寫要求[6]。設定論文格式模板，使作者所投稿件滿足雜志的要求，降低返修率。分別從篇幅（根據欄目不同文章字符數有所限定）、題名（力求簡明、醒目，反映出文章的主題）、作者署名及簡介（主要包含第一作者的基本信息，對通訊作者標注）、摘（提）要（根據欄目不同設定，可分為“四要素”摘要或文字敘述式提要，限定字符數）、關鍵詞[使用美國國立醫學圖書館編輯最新版Index Medicus中醫學主題詞表（MeSH）中所列的主題詞，根據欄目不同限定個數]、前言（目的是向讀者說明本研究的目的、背景，不宜過多介紹研究成果，字符數作一定要求）、正文格式（即體例：根據欄目作不同要求，主要包括研究的資料、方法及結果）、圖或表（主要采用“三線表”和清晰度及對比度良好的圖片）、醫學名詞及縮寫（以全國自然科學名詞審定委員會審定、公布的科技名詞為準）、統計學方法（規定文章的統計學方法表述格式，符合科學性）、參考文獻著錄（參照標準，規范著錄格式，也為后面的編校工作節約時間）方面提出要求。

（4）其他。與作者約定投稿方式（官方網站在線投稿）、要求作者提供授權書，告知作者錄用情況、費用繳納方式、稿酬支付方式等，另行規定加急審稿、排期注意事項。這部分內容缺一不可，且需讓作者清楚明了。

2.審稿程序。嚴格遵循“三審”制度，即初審、專審、終審制。

（1）初審。先由系統核查文章復制比，在重復率達標（30%以內）的基礎上初審編輯審核題目，通讀全文內容，判斷文章立題準確性、邏輯是否正確，簡單修改文字，包括錯別字、規范用字用詞等，簡單的數據核算，按稿約要求調整文章體例，初步劃分欄目。問題較多的稿件需通知作者返修，不符合稿約要求且重復率嚴重超標的稿件予以退稿。

（2）專審。經初審通過后由初審編輯將稿件劃分給相應領域專家，并設定專審時間，實時跟蹤。專家對稿件的立題、內容、邏輯性進行專業性判斷和深層次審核。

（3）終審。主編對專審通過后的稿件進行最終審定，結合雜志稿約、專家意見查漏補缺，對稿件進行最后的修改，最終決定劃分欄目或予以退稿。稿件通過三審后即由編務進行核價，發放錄用通知。在線審稿系統中均保留文章審稿流程和審稿意見記錄，以便追溯查找。

3.編校程序。實行“電子稿修改+三校+通讀+審讀+終校”，每一次校對按程序應完成相應的工作，填寫記錄表。

（1）電子稿修改。責任編輯在編務處接受當期電子稿件，并對稿件數進行核對后在排期表上簽字，排期表一式兩份，編務和責任編輯各保留一份，以便出刊核對。責任編輯獨立完成電子稿修改，文章體例按照欄目設置要求，仔細閱讀全文內容，修改包括題目、作者姓名及單位信息錄入格式、基金項目及通訊作者標號，文章體例序號合理正確，文字內容流暢通順，方法邏輯性正確，結果數據表達、圖表表述準確，消滅錯別字、數據核算、關鍵詞制作、文獻核查。稿件問題反饋給作者，要求作者在規定時間內返修回來，差錯率控制在30%左右。

（2）三次輪校。①第一次輪校，由責任編輯將照排好的稿件平均分發給輪校編輯。各位編輯輪校內容包括：題目、作者姓名及單位信息錄入格式、基金項目及通訊作者標號，文章體例序號合理正確，精讀全文，文字內容流暢通順，方法邏輯性正確，結果數據表達、圖表表述準確，消滅錯別字、數據核算、關鍵詞核對、文獻著錄格式核對。差錯率應縮小10%。②第二次輪校，責任編輯先對照排修改后的稿件進行對紅，保留一校完成后未解決的問題并標注。責任編輯再次將稿件平均分發給輪校編輯。輪校內容除開數據核算，在一校步驟的基礎上通讀全文，差錯率應再次縮小10%。③第三次輪校，由責任編輯獨立完成。此時需將制作好的清樣發給每位作者進行校對，并解決所有需要作者核實的問題。在對紅的基礎上，輪校內容與上一校相同，但應通讀全文并仔細核對。差錯率應縮小5%。

（3）通讀。由責任編輯獨立完成。通讀全文，注意文章細節差錯，包括作者信息著錄、作者簡介、基金項目及通訊作者的標注，處理作者核對清樣后返修回來并解決的問題。差錯率應縮小5%。通讀完的全期文章交由照排進行接排處理，編制當期頁碼，制作目錄，對超出版面的文章進行轉期處理，并由編務、照排、當期責任編輯、轉期責任編輯同時核對并在轉期表上簽字。

（4）審讀。當期責任編輯從接排好的整期文章中精選前60頁交由編輯部主任，再由編輯部主任從60頁文章中隨機抽選30頁進行審讀。審讀內容包括題目、作者信息、文字、詞語、語法、標點符號、數據、量和單位、版面格式、其他內容邏輯性等。最終以審讀結果作為本期差錯率核算依據。

（5）終校。責任編輯利用黑馬軟件通掃全期文章后，將全期文章包括封面、目錄交由上期責任編輯進行終校。終校內容包括題目格式、作者信息著錄格式、文章內容版式、數字序號、圖表順序版式及文獻著錄格式、序號等。由相應責任人簽署終校流程表。

4.質量控制程序。即對差錯率的控制，參照呂悅[7]研究中的期刊質量問題及控制點設立表格，并進行按條比對執行。編輯在編校過程中起到最關鍵的作用[8]，編輯工作的每一步，完成每一個程序的成果都會影響到差錯率，以致影響期刊的編校質量。差錯問題主要包括題目目錄差錯、語言邏輯差錯、文字差錯、體例格式差錯、圖表差錯、參考文獻差錯以及硬傷性差錯（正斜體、序號、大小寫、單位、數據等），各位編輯應針對以上差錯問題的每一項，在編校過程中每一個程序環節完成后簽署相應的程序記錄表，以此控制該項程序的質量。

二、參照ISO 9001標準條款對編輯相關質量控制程序進行評審

參照ISO 9001標準條款8測量、分析和改進：對顧客滿意度、內部審核、過程及產品、不合格品進行監測；對于期刊社，則從與作者進行清樣校對、內部交叉審核（每項程序完成情況及雜志順利出刊步驟）、刊前審讀差錯率較高的雜志這幾項進行監測，對不合格品（差錯率較高的雜志）數據進行分析，找出以上編校相關質量控制程序中不合格項提出改進、糾正、預防措施，設立刊后審讀對不合格品糾正后進行驗證。

（一）清樣校對

這一步是與作者（顧客）進行溝通。責任編輯在二次校對完成后，將制作好的清樣發給作者并告知校對內容，規定時間要求作者回復返修。清樣返回后由責任編輯進行記錄，逐條核對問題是否解決，并將作者校對出的差錯進行修改，以滿足期刊質量要求。對未返回清樣也要進行標記，標注問題以便轉期時復制，不會出現交接差錯。

（二）內部交叉審核

從編輯部內部指派一名非當期責任編輯（或輪轉）進行內部審核，查閱該期的所有文章是否遵循三審制，是否完成編校、審讀、核對各項對應記錄。查漏補缺，對缺少的記錄進行原因查找，補齊記錄并簽字，責任編輯有義務保持所有程序記錄的完整

（三）數據分析以查找不合格程序

由專人對刊前審讀差錯率數據進行分析，查找導致高差錯率的不合格程序。選取近幾期刊前審讀差錯率較高的責任期，如差錯性質是屬于哪種、文字性差錯共出現幾次[9]，針對數據分析找出是在哪個程序應避免的差錯，并定義這個程序為不合格程序。

（四）針對不合格程序提出改進措施

包括持續改進、糾正措施、預防措施三方面。具體的措施應根據每期出現的差錯而決定，首先對出現的差錯進行糾正（通過修改使之正確），然后針對不合格程序提出改進，減少發生類似差錯的環節，由分析人員提出預防方案。

（五）設立刊后審讀

對之前這幾期差錯率較高的責任期刊進行刊后審讀，計算刊后差錯率以驗證錯誤是否得到糾正。

（六）改進措施實施后對比

在實踐性方面，選取改進措施后近幾期責任期刊差錯率數據與之前進行對比，驗證改進的有效性。

三、ISO 9001對完善期刊質量管理體系的指導作用

針對以上提出的改進措施，在建立完整的計劃過程中，借助科學的管理理念、極致細化的管理模式和完備的質量管理，圍繞正確的質量方針[9]，不斷完善細節內容，分條實施，最終將順利達成質量目標。本研究小組計劃，首先只參照ISO 9001體系的三個主要條款，并結合期刊特別是醫學科技期刊的實際情況，制定理論上的編校質量控制程序，并希望通過以上程序的具體實踐后，以實際成果證明ISO 9001在提高期刊編校質量方面有所成效[10]。本研究已完成理論上的編校質量控制程序制定，實踐部分會以差錯率數據變化為研究的主題，采用驗證的方式說明程序實踐的有效性，將在后續的研究中進行。在上述研究基礎上，本研究小組將擴大結合范圍，將其他條款逐步滲透進來，體現出ISO 9001的指導作用，真正做到利用ISO 9001來構建期刊質量管理體系，也正是本研究組最終研究的目的。[本文系重慶市高校期刊研究會科研項目（項目編號：CQXK2016-7）]

[1]中華人民共和國國家質量監督檢驗檢疫總局，中國國家標準化管理委員會.GB/T 19001-2008/ISO 9001：2008質量管理體系要求[S].北京：中國標準出版社，2009.

[2]李小蘭，閻磊.科技期刊刊社實施質量管理體系的體會[J].科技編輯研究，2006（3）：11-15.

[3]曹兵，佟建國.科技期刊全面質量管理體系的內涵及構建[J].寧夏大學學報（人文社會科學版），2009（1）：189-192.

[4]邱穎慧.醫學期刊欄目設置的現狀與思考[J].長江大學學報：社科版，2014（8）：34-36.

[5]陳開紅，周麗.醫學期刊欄目策劃[J].國際檢驗醫學雜志，2014（16）：2269-2270.

[6]董凱，張春軍.醫學科技論文撰寫的規范化要求[J].牡丹江醫學院學報，2012（1）：83-85.

[7]呂悅.科技期刊編輯出版質量管理體系建設[C]//第七屆（2009）全國核心期刊與期刊國際化、網絡化研討會論文集：264-267.

[8]彭敏寧.提高醫學期刊質量的幾點思考[J].南華大學學報：社會科學版，2001（1）：88-90.

[9]趙帆，潘鵬.科技期刊導入ISO9001的幾點認識與體會[J].今傳媒，2015（5）：111-112.

[10]林善水.淺談ISO 9001質量管理體系對期刊出版的管理作用[J].福建質量技術監督，2008（3）：39-40.