知識(shí)管理在實(shí)際工作中的應(yīng)用研究

◎北京航天自動(dòng)控制研究所 常春 張?jiān)骑w 劉迦明 周平

知識(shí)管理在實(shí)際工作中的應(yīng)用研究

◎北京航天自動(dòng)控制研究所 常春 張?jiān)骑w 劉迦明 周平

隨著型號(hào)任務(wù)的不斷擴(kuò)展與深入，效率與質(zhì)量逐漸成為制約組織發(fā)展的難題，向管理要效益，提高組織的綜合管理能力已成為航天各基層單位的重要研究方向。為充分利用組織中大量有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)、成果，促進(jìn)組織中資訊與知識(shí)的學(xué)習(xí)和共享，創(chuàng)新管理體制，北京航天自動(dòng)控制研究所系統(tǒng)軟件工程研究室自行研發(fā)了一套獨(dú)立的基層單位綜合管理平臺(tái)一一知識(shí)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)是將管理思想和IT技術(shù)相融合，將組織中通過(guò)學(xué)習(xí)、實(shí)踐所獲得的認(rèn)知、經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行分類整理，集知識(shí)庫(kù)管理、知識(shí)發(fā)布與積累、組織文化管理、投票選舉于一體的知識(shí)管理系統(tǒng)，通過(guò)“分類存儲(chǔ)、組織管理、學(xué)習(xí)/共享、再利用/創(chuàng)新”4個(gè)步驟實(shí)現(xiàn)知識(shí)的有效利用；將組織中大量離散的知識(shí)資產(chǎn)歸納整理成為集“個(gè)人、班組、科室”3個(gè)層級(jí)及“標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、知識(shí)、產(chǎn)品化”4個(gè)方面的管理模式，由最初的靜態(tài)管理過(guò)渡為動(dòng)態(tài)管理，促進(jìn)了知識(shí)的積累、共享與應(yīng)用，提高了員工的工作效率。知識(shí)管理系統(tǒng)的核心部分就是知識(shí)的再利用與創(chuàng)新，通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)，大量的知識(shí)進(jìn)入組織資產(chǎn)庫(kù)，促進(jìn)了知識(shí)的再利用，同時(shí)知識(shí)的積累與提煉加速了知識(shí)轉(zhuǎn)化。

一、系統(tǒng)建設(shè)

1.總體思路

以現(xiàn)代知識(shí)管理為理論依據(jù)，以信息化手段為實(shí)現(xiàn)方式，北京航天自動(dòng)控制研究所分析并構(gòu)建了知識(shí)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)目前主要面向系統(tǒng)軟件工程研究室，組織中包含軟件研制標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量分析報(bào)告、專業(yè)開(kāi)發(fā)小組、科研成果分享等大量知識(shí)資產(chǎn)，涉及從個(gè)人到科室、從科研成果到日常管理等多個(gè)維度。因此，系統(tǒng)設(shè)有標(biāo)準(zhǔn)/范例、質(zhì)量管理、知識(shí)管理、組織管理、綜合管理、軟件產(chǎn)品化及問(wèn)題交流7個(gè)版塊，用戶可以在首頁(yè)登錄并獲得相應(yīng)的查看和管理權(quán)限。

2.實(shí)施方案

項(xiàng)目以實(shí)際應(yīng)用為著眼點(diǎn)，根據(jù)目前系統(tǒng)軟件工程研究室的管理需求并結(jié)合已有的管理系統(tǒng)應(yīng)用，研究所提出了知識(shí)管理的4個(gè)階段（見(jiàn)圖1）。目前，系統(tǒng)軟件工程研究室已經(jīng)達(dá)到第二階段。

圖1 知識(shí)管理的4個(gè)發(fā)展階段

靜態(tài)知識(shí)管理系統(tǒng)。這個(gè)階段是知識(shí)管理的初級(jí)階段，主要用于組織中大量標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)章制度、文件檔案、科研資料等各類文檔的管理，實(shí)現(xiàn)分類存儲(chǔ)及數(shù)據(jù)共享，以方便員工查找相關(guān)的資料。此階段的常見(jiàn)應(yīng)用如文檔管理系統(tǒng)等。

動(dòng)態(tài)知識(shí)管理系統(tǒng)。這個(gè)階段是知識(shí)管理的發(fā)展階段，主要的研究工作是如何動(dòng)態(tài)解決工作中大量文檔資料的版本控制、如何快速發(fā)布與反饋知識(shí)資源等，通過(guò)對(duì)知識(shí)體系的動(dòng)態(tài)管理完成對(duì)組織知識(shí)資產(chǎn)的快速積累、共享及應(yīng)用，更好地提高員工工作效率。此階段的常見(jiàn)應(yīng)用如知識(shí)管理系統(tǒng)等。

知識(shí)應(yīng)用整合門戶。這個(gè)階段對(duì)知識(shí)的動(dòng)態(tài)管理進(jìn)行了進(jìn)一步的細(xì)化，并實(shí)現(xiàn)了動(dòng)態(tài)知識(shí)管理系統(tǒng)與門戶網(wǎng)站的對(duì)接，達(dá)到了知識(shí)資產(chǎn)在流程執(zhí)行過(guò)程中的關(guān)聯(lián)和沉淀，形成了更加全面系統(tǒng)的知識(shí)管理應(yīng)用。此階段的常見(jiàn)應(yīng)用如知識(shí)門戶系統(tǒng)等。

智力資產(chǎn)管理系統(tǒng)。這個(gè)階段是知識(shí)管理的升華階段，將知識(shí)當(dāng)作第四大資產(chǎn)進(jìn)行全生命周期的管理，實(shí)現(xiàn)人力資本、組織資本、關(guān)系資本、知識(shí)資本的統(tǒng)一管理、評(píng)估與優(yōu)化。

3.具體內(nèi)容

知識(shí)管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)上采用分層結(jié)構(gòu)，由數(shù)據(jù)層、服務(wù)層及應(yīng)用層三部分組成，其中數(shù)據(jù)層為知識(shí)管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理層，負(fù)責(zé)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、訪問(wèn)及控制，并向上一層提供服務(wù)接口；服務(wù)層提供知識(shí)管理系統(tǒng)核心服務(wù)構(gòu)件，如資產(chǎn)管理、內(nèi)容檢索等；應(yīng)用層完成具體功能項(xiàng)的實(shí)現(xiàn)，并形成統(tǒng)一風(fēng)格的界面展現(xiàn)。

目前，系統(tǒng)軟件工程研究室知識(shí)管理系統(tǒng)主要包括7個(gè)功能模塊，如圖2所示。

圖2 知識(shí)管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

通過(guò)“分類存儲(chǔ)、組織管理、學(xué)習(xí)/共享、再利用/創(chuàng)新”4個(gè)步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的有效利用，由最初的靜態(tài)管理逐步轉(zhuǎn)向動(dòng)態(tài)管理，加速知識(shí)的沉淀、共享與應(yīng)用，提高員工的工作效率。

分類存儲(chǔ)。知識(shí)管理系統(tǒng)收納、規(guī)整了組織中大量離散的知識(shí)、資產(chǎn)信息，如質(zhì)量問(wèn)題管理、科研成果管理、技術(shù)資料管理等。通過(guò)分類存儲(chǔ)將其歸納整理成為3個(gè)層級(jí)4個(gè)方面的管理模式，集個(gè)人、班組、科室管理于一體，囊括標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量、知識(shí)、產(chǎn)品化工作。

組織管理。將黨政工團(tuán)及型號(hào)項(xiàng)目隊(duì)伍、班組、興趣小組等各類組織納入知識(shí)管理系統(tǒng)的組織管理模塊，實(shí)現(xiàn)組織信息、規(guī)章制度的共享，會(huì)議紀(jì)要、活動(dòng)策劃的在線編制以及新聞宣傳、黨費(fèi)收繳的實(shí)時(shí)處理。

學(xué)習(xí)/共享。用戶注冊(cè)并登錄后即可在終端進(jìn)行瀏覽、下載與上傳，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的學(xué)習(xí)與共享，使組織資源得到有效的利用。以標(biāo)準(zhǔn)/范例板塊為例，其分為軟件生命周期、軟件過(guò)程改進(jìn)、軟件產(chǎn)品化3個(gè)標(biāo)準(zhǔn)查詢系統(tǒng)，可按照生命周期模型、過(guò)程改進(jìn)階段等多種模式查詢相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，下載組織中的優(yōu)秀案例。同時(shí)，為提高基層員工培訓(xùn)及會(huì)議的有效性，系統(tǒng)提供了會(huì)議室預(yù)定、培訓(xùn)資料共享、培訓(xùn)考核、培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)等功能，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)績(jī)效全程追蹤。

再利用/創(chuàng)新。知識(shí)的再利用與創(chuàng)新是知識(shí)管理系統(tǒng)的核心部分。通過(guò)知識(shí)管理系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)運(yùn)轉(zhuǎn)，大量的知識(shí)進(jìn)入組織資產(chǎn)庫(kù)，促進(jìn)了知識(shí)的再利用；同時(shí)，知識(shí)的積累與提煉加速了知識(shí)轉(zhuǎn)化，為創(chuàng)新提供了有力的資源保證，降低了組織運(yùn)營(yíng)成本，強(qiáng)化了核心競(jìng)爭(zhēng)力。

二、應(yīng)用成果

1.標(biāo)準(zhǔn)/范例與質(zhì)量管理

從軟件研制過(guò)程的角度，把各個(gè)階段所需要的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范羅列出來(lái)。一方面方便查找，另一方面具有針對(duì)性，可以提高對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行和使用程度，利于標(biāo)準(zhǔn)的有效實(shí)施與改進(jìn)。尤其是便于新員工學(xué)習(xí)，點(diǎn)開(kāi)一個(gè)研制過(guò)程就有對(duì)應(yīng)的研制標(biāo)準(zhǔn)和優(yōu)秀案例可以參照?qǐng)?zhí)行。

在質(zhì)量管理板塊提供了全部質(zhì)量問(wèn)題的查詢，防止別人的錯(cuò)誤重犯，起到交流和舉一反三的作用。將研究室與研究所內(nèi)外跟軟件研制有關(guān)系的問(wèn)題報(bào)告按照缺陷分類錄入系統(tǒng)中，為設(shè)計(jì)人員提供前車之鑒，對(duì)系統(tǒng)普通使用者提供按照型號(hào)、問(wèn)題類別方式統(tǒng)計(jì)的信息，并可生成柱狀圖或餅狀圖，對(duì)研究室管理者額外提供可按人員的查詢方式，為管理者決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。軟硬件庫(kù)的建設(shè)提供了軟硬件調(diào)試、驗(yàn)證、測(cè)試環(huán)境等，既可統(tǒng)一資源，減少重復(fù)的需求，又可避免重復(fù)性的建設(shè)。

2.知識(shí)管理板塊

該板塊分為技術(shù)資料、科研成果、交流精華、圖書(shū)管理、常用術(shù)語(yǔ)、固定資產(chǎn)投資和專業(yè)開(kāi)發(fā)小組7個(gè)部分。技術(shù)資料部分是軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中使用到的技術(shù)方面（設(shè)計(jì)、研發(fā)、歷史研發(fā)情況、前沿開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)等）的展示；科研成果部分主要包括承擔(dān)課題、專題研究和成果交流等；交流精華部分用于收集內(nèi)部的技術(shù)、管理方面的會(huì)議和學(xué)習(xí)材料，提供給員工一個(gè)信息化的交流平臺(tái)；圖書(shū)管理部分收錄了系統(tǒng)軟件工程研究室近200本公用圖書(shū)，不僅方便大家瀏覽、借閱圖書(shū)，同時(shí)還有每本書(shū)的借閱記錄，方便看過(guò)同一本書(shū)的人進(jìn)行討論和交流；常用術(shù)語(yǔ)部分展示了經(jīng)常使用和相關(guān)聯(lián)的術(shù)語(yǔ)，可以幫助理解達(dá)成統(tǒng)一意見(jiàn)，同時(shí)也利于專業(yè)領(lǐng)域的擴(kuò)展；固定資產(chǎn)投資部分提供了一個(gè)固定資產(chǎn)建設(shè)、申報(bào)、實(shí)現(xiàn)情況的收集、展示平臺(tái)，避免重復(fù)性申報(bào)，利于交流和借鑒，更好地把固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目運(yùn)用到型號(hào)中；專業(yè)開(kāi)發(fā)小組部分主要是將前端、關(guān)鍵技術(shù)、高攻關(guān)的技術(shù)開(kāi)發(fā)小組成果和進(jìn)展情況作展示。

3.組織、綜合管理與軟件產(chǎn)品化板塊

組織管理板塊主要從黨政工團(tuán)、人力資源角度進(jìn)行管理，包含了黨政知識(shí)介紹、班組建設(shè)、組成、制度、活動(dòng)幾個(gè)方面的展示，方便員工進(jìn)行查看和交流。

綜合管理板塊包含了規(guī)章制度、培訓(xùn)管理、行保管理、會(huì)議管理、設(shè)備管理、下載中心和投票7個(gè)部分，囊括了規(guī)章制度、培訓(xùn)教材、職業(yè)健康、會(huì)議管理及會(huì)議紀(jì)要等方面內(nèi)容。

軟件產(chǎn)品化板塊提供了現(xiàn)有的軟件復(fù)用構(gòu)件的評(píng)價(jià)和下載，將可靠性、易用性、通用性用直觀的形式進(jìn)行展示。

三、效果與展望

在中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院進(jìn)行二次創(chuàng)業(yè)、市場(chǎng)化轉(zhuǎn)型的大環(huán)境下，效率和質(zhì)量顯得尤為重要。北京航天自動(dòng)控制研究所基于基層研究室的實(shí)際需求，著眼于航天行業(yè)特點(diǎn)，提出了一套獨(dú)立的知識(shí)管理系統(tǒng)，并在系統(tǒng)軟件工程研究室上線運(yùn)行已3年，運(yùn)行效果良好。

通過(guò)更好地組織信息、分享信息、使用信息，員工可以非常便利地在最合適的時(shí)間找到最合適的文檔，并能找到擁有某種核心能力的最合適人員，使知識(shí)與信息的傳達(dá)交流更有效，提升了基層單位的綜合管理能力。未來(lái)，隨著使用的不斷深入，系統(tǒng)也將不斷完善，新一版的知識(shí)管理系統(tǒng)即將上線，同時(shí)研究所也將著力推動(dòng)知識(shí)管理激勵(lì)機(jī)制的研究與構(gòu)建，將知識(shí)管理的運(yùn)營(yíng)模式深入推廣，為其它基層科研單位提供借鑒。