全面推進企業內部招標管理的實踐

◎北京航天控制儀器研究所 李自梅

全面推進企業內部招標管理的實踐

◎北京航天控制儀器研究所 李自梅

企業為了在激烈的市場競爭中生存并保持優勢，必須合理有效地控制資金使用，在經營生產的起始環節就要充分利用外部資源降低經營成本，提高經濟效益，以全面提高競爭力。實踐證明，實施招標管理是降低采購成本的一項重要措施。

北京航天控制儀器研究所承擔的航天技術應用產品目前仍處于初期階段，形成產業經濟規模的產品種類較少，核心技術競爭力還不夠突出，有時為了拓展市場、獲取訂單，甚至采取主動降低報價的方式。2006年，研究所在基建工程維修改造等業務領域實施了內部招標管理。2014年初，為進一步強化經營管理監督，研究所將型號科研任務物資采購、生產外協等全部納入內部招標范圍，將招標起點額度由30萬元降到5萬元，組建了招標管理辦公室，并在較短時間內組織完成了制度修訂、業務流程優化、理念宣貫和人員培訓等。2年多來，在研究所領導的支持推動和各業務部門的密切配合下，通過內部招標，特別是與中標單位的進一步商務談判，累計節約采購成本近千萬元，有效提高了經營利潤，降低了資金風險。在此，筆者對研究所近年來組織開展內部招標管理的實踐體會進行了總結提煉，以期與同行進行深入交流與探討。

一、實施內部招標管理的過程

1.明確招標方式和途徑

將物資和設備采購、對外協作等納入招標范圍，既要確保各項任務順利進行，又要妥善解決與以往長期合作供應商的關系。為了平衡各方關系，盡量提前將需要采購的物資和設備技術指標、質量要求、數量以及外協要求等進行梳理分類。對于市場上較為通用、標準化的物資和設備采購、對外協作等，均可以通過招標方式確定供應商；對于具有航天技術產品研制特殊性，或是涉及核心技術、關鍵技術產品的物資和設備采購，可以選定1～2家備選供應商，并將重點集中到商務談判。

重復采購的項目可以組織框架協議內部招標。由于單項、小額項目采購對供應商的吸引力不大，采購單位也不容易在價格和服務上獲得更多優惠，而框架協議招標不僅簡化了重復采購的招標手續，而且通過簽署長期合作協議、建立友好合作關系的方式也拉近了供需雙方的距離。

整包發標、分包中標的方式適用于一次性采購多種類別、不同規格和技術指標要求的物資及設備等，既簡化、規范了招標，又可以從不同供應商分別選購到質優價廉的產品。

2.規范編制招標文件和評標標準

明確采購項目需要、合理提出產品性能和技術指標要求，有利于編制完整、準確的招標文件，合理制定評標標準。內容完整、表述準確的招標文件，不僅可以傳遞出采購單位的需要，也可以為投標單位設定了統一的報價標準，為專家評標提供依據。后續，談判人員還可以通過投標文件的對比審核，為商務談判尋找充分的技術和報價支撐。

3.擇優選定供應商

市場調研既是采購單位豐富和了解采購物資與設備、對外協作等有關內容及價格信息的過程，同時也是對供應商資質和能力等進行綜合考量、尋找可以有效參與競標供應商的過程。只有在供應商之間形成真正有效的競爭，破解供應商之間的圍標、串標行為，采購單位才有可能以相對公平、合理的價格獲得優質的產品和滿意的服務。無論通過什么樣的方式確定供應商，都要對其產品交付情況、價格、質量保證和售后服務等進行定期化、定量化和常態化的考核，督促其不斷進行質量改進、降本增效。

4.做好談判預案

價格談判是內部招標過程中的關鍵環節，也是雙方利益博弈、再分配的重要環節。首先，在招標文件約定評標前進行二次報價，中標后進行商討談判；其次，采購與談判人員之間充分的信息溝通和配合、談判技巧的靈活運用等，均有助于獲得預期的談判效果。采購成本下降、性能指標提高、設備功能增加、付款時間推遲等都是為企業爭取經濟效益的有效途徑。

對于采購單位而言，招投標機制的建立打破了原有的采購模式，但招標管理部門的介入，實現了分權制衡、不相容職務分離等，減少了采購人員的舞弊風險；專家參與評標，也是對投標單位產品質量、報價審核把關的過程。對于供應商而言，投標競爭獲得市場訂單的方式，不僅使其獲得了相對公平公開的競爭平臺，也促使其積極采取措施，不斷提高產品質量、控制產品價格。招投標機制解決了采購、銷售雙方信息不對稱的問題，促進了交易半徑的擴大，通過相對公平公正的交易平臺，有助于雙方更好地實現各自利益所得。

二、后續工作建議

新形勢、新要求下，企業要實現加速發展、跨越升級，必須與外部市場接軌，按照市場機制進行決策，發揮市場在資源配置中的基礎性作用。由于采購業務直接關系到企業利潤、產品質量、服務能力以及采購戰略的制定等，所以要高度重視采購招標，進而提升到戰略的層面抓好落實。結合前期開展的內部招標管理實踐體會，筆者提出幾點后續開展相關工作的建議。

1.深入推廣招標制度

要堅定不移地通過競爭方式來選定合作伙伴，這不僅是加速發展、實現跨越升級，開源節流、降本增效的需要，也是有效落實黨風廉政建設責任、保護干部職工廉潔從業的需要，更是體現社會和經濟責任、維護公平公開市場競爭的需要。

2.全面推進內部招標管理

各單位在經營管理中都有很多采購和協作項目是一致或相近的，各單位之間可以聯合組織內部招標，擴大框架協議采購的范圍，爭取獲得更多的利益空間，同時也可避免少數供應商以維護多方價格體系穩定為借口，制約與其中一方的商務談判。

3.加快信息化手段

近2年，研究所在全面推進內部招標管理的同時，注重收集且整理建立了供應商和采購產品價格數據庫，并委托相關軟件公司完成了內部招標管理信息化建設的基礎工作，同時把經費管理、合同管理等規章制度流程納入網上審批流程中。內部招標管理信息化建設不僅有助于內部招標實現管理制度化、制度流程化、流程信息化，采購人員也可以實現網上查詢，實時獲取供應商和物資設備等歷史采購數據，提高工作效率。后續，研究所將有針對性地選取幾個部門進行試點，待完善后再進一步進行推廣。

4.規范內部招標管理

采購招標的目的是為供需雙方搭建一個相對公平公正的交易平臺，所以應建立健全完善的規章制度，明確規范化、程序化的招標流程，并嚴格按制度、流程執行。在內部招標過程中，前期市場調研、入圍供應商推薦、標書編制、專家抽取、評標定標等都是關鍵環節，任何一個環節失控都可能影響公開公平地選定中標單位，進而影響價格的確定。因此，要定期組織內部招標管理人員進行自查，組織專門人員對招標重點環節的實施情況進行監督檢查，發現問題及時整改，以確保制度流程完善、制度執行到位，最終使內部招標機制能夠有效運行并達到預期目的。

5.提升內部招標管理水平

招標管理涉及經營管理工作的方方面面，招標人員接觸的合作企業和人員較多，因此要提高招標人員的溝通交流和協調能力，并持續對招標管理人員進行廉潔從業教育，強化廉潔自律意識，同時還要不斷提高招標管理人員的調查研究能力、信息收集分析能力、創新能力等，只有全面提高采購招標人員的綜合素質能力，才能有效提升內部招標管理工作水平。