高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)工作及工作人員素質(zhì)探索

許芬麗

摘要：本文分析了高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)工作現(xiàn)狀、基本原則、基本要求級辦公室人員綜合素質(zhì)、業(yè)務能力、人際關系處理等問題。

關鍵詞：高校圖書館；辦公室；協(xié)調(diào)工作；人員綜合素質(zhì)；業(yè)務能力；人際關系處理

高校圖書館辦公室作為一個綜合性的辦事機構(gòu)，主要工作是為圖書館讀者文獻資源服務、文獻資源日常管理和教學科研服務提供支持。由于圖書館辦公室深入到圖書館各項業(yè)務部門中，和各類事務都有著密切的接觸，所以對圖書館日常管理工作有著更深刻的認識，配合必要的資料搜集和調(diào)查研究能夠為圖書館管理工作提供全面、準確、詳實的信息資料，是圖書館管理層制定策略的重要依據(jù)。

一、高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)工作現(xiàn)狀

（一）圖書館辦公室管理制度有待完善

辦公室工作人員還存在著和其他部門溝通不到位，缺乏人員交流的問題，工作人員之間關系不密切，沒有相互配合的合作意識，團隊協(xié)作協(xié)調(diào)性差，很多工作人員都抱著“各掃門前雪”的心態(tài)，專注于自己分內(nèi)工作，別人的事情一概不管，尤其是一些權(quán)責不明的中間工作更是相互踢皮球，對待工作積極性差，造成了工作量的堆積，影響了圖書館管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化發(fā)展。

（二）高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)能力缺乏認識

有些高校對圖書館辦公室工作不夠重視，認為圖書館辦公室可有可無，圖書館辦公室各項雜務可能并沒有專門人員負責落實，隨意性大，影響了圖書館日常事務的處理速度和質(zhì)量，也有一些高校直接安排教職員工親屬負責圖書館辦公室日常事務，無論是其專業(yè)水平還是綜合能力都難以勝任，管理方法陳舊，缺乏服務精神，沒有將圖書館辦公室在日常工作協(xié)調(diào)中的作用充分發(fā)揮出來[1]。

（三）工作人員缺乏服務意識

高校圖書館是學生學習和查找文獻資料的重要場所，而圖書館辦公室人員惡劣的工作態(tài)度將影響學生學習的積極性，引發(fā)讀者的不滿，影響了圖書館內(nèi)的學習氛圍。

二、高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)工作基本原則

圖書館辦公室工作人員要形成“管理就是服務”的理念，將協(xié)調(diào)溝通作為自身職責的一部分，并將該工作視作對上級和讀者服務，從而有效梳理冗雜的圖書館日常業(yè)務，將所有動作都統(tǒng)一在同一個整體目標下，為讀者和管理層提供更好的協(xié)調(diào)服務。

（一）縱向協(xié)調(diào)

在日常管理工作，不同的領導往往分管不同的工作，在日常工作中會從自身分管工作出發(fā)，向辦公室發(fā)出不同的工作指示，不同領導之間的工作要求可能有所出入，在這種情況下，工作計劃、會議和活動組織等日常工作都要根據(jù)工作任務的重要性和緊迫性來形成明確的先后順序，關鍵性、全局性的問題要及時請示，根據(jù)管理層的溝通結(jié)果落實，同時還要通過必要的溝通來消除不同領導之間的誤會，建立圖書館全員之間的和諧互助的工作氛圍。

（二）平行協(xié)調(diào)

在平行協(xié)調(diào)工作中，圖書館辦公室要學會多方意見的傾聽，站在全局立場上，綜合多方意見，通過有效的溝通均衡不同部門之間的利益，以為讀者服務為基本理念，秉公處理，在處理日常矛盾的同時注意避免造成部門之間、不同工作人員之間矛盾的激化，要學會通過多種工作手段疏導并消除部門和員工的不滿情緒。而在工作權(quán)責方面，高校圖書館辦公室要注意協(xié)調(diào)工作的實效性，要以讀者的日常服務和圖書館內(nèi)日常事務為中心，將精力集中在領導層關心的問題上，狠抓重大事項，全面提高高校圖書館服務質(zhì)量和管理水平[2]。

三、高校圖書館辦公室協(xié)調(diào)工作的基本要求

圖書館辦公室作為綜合管理部門有著明確的權(quán)責范圍，作為領導的左右手，辦公室工作人員要擺正心態(tài)，不能越權(quán)干預其他部門內(nèi)部事務，也不能濫用職權(quán)，要將管理就是服務的理念銘記心頭，做好本職工作，出謀而不決策，不該知道的事情不要過問，更要注意保護敏感信息，不要成為流言的源頭。

四、高校圖書館辦公室人員綜合素質(zhì)的缺失及要求

（一）綜合素質(zhì)的缺失

目前，信息技術等新型技術在各個領域都得到了廣泛的應用，高校圖書館辦公室也應積極引進新技術，以此提高工作效率。但是，很多高校圖書館辦公室的工作人員沒有應用新技術的意識，認識不到新型技術的重要性，不愿意也不會應用新技術。很多辦公室的工作人員只會利用word打字，而不會應用其它新技術去管理辦公室資產(chǎn)、維護辦公室數(shù)據(jù)庫等。這樣，就導致高校圖書館辦公室的工作效率無法得到提高，辦公室人員的綜合素質(zhì)存在明顯缺失。

（二）綜合素質(zhì)的要求

高校圖書館辦公室的各項工作都需要辦公室人員具有過硬的政治素質(zhì)，這樣，才可以確保高校圖書館的各項工作開展與當下的政治環(huán)境相適應，避免兩者之間嚴重脫節(jié)。高校圖書館的辦公室人員應當具有較強的紀律觀念、組織觀念與政治觀念，還要了解圖書館內(nèi)部制定好的各項規(guī)章制度，并在紀律觀念、政治觀念的引領下，解決辦公室工作中出現(xiàn)的主要問題。由于高校圖書館辦公室的工作人員主要負責辦公室及圖書館內(nèi)部的各項管理工作，還要承擔大量的內(nèi)部工作與外部工作。因此，圖書館辦公室人員在處理內(nèi)、外部工作并加強各部門之間溝通時就需要過硬的政治素質(zhì)給予支撐。高校圖書館辦公室人員只有具備過硬的政治素質(zhì)，才能確保各項工作得以順利開展，保證高校圖書館的穩(wěn)定運行。

五、較強的業(yè)務能力

高校圖書館辦公室人員還需要具有較強的新技術應用能力，這樣才能確保個人業(yè)務能力的全面提高。高校圖書館辦公室人員應當學會應用新型的信息技術、網(wǎng)絡技術等，可以熟練操作計算機，利用新型技術來對辦公室內(nèi)部的檔案、資產(chǎn)、設備等進行管理。與此同時，辦公室人員還應當利用新型技術來統(tǒng)計辦公室工作中所涉及的相關數(shù)據(jù)、相關信息等，確保各項工作的準確性。

六、人際關系處理

人際關系的處理，也是高校圖書館辦公室人員綜合素質(zhì)要求的重要組成部分[3]。一般來說，辦公室人員的人際關系處理，可以分為與領導之間的關系及與其它部門之間的關系。

在處理與領導之間關系的時候，辦公室人員應當嚴格執(zhí)行館長等上級領導作出的有關決策，要在所有部門中起到積極的帶頭作用。對于那些有異議的上級決策，辦公室人員不要隨意與其他同事在私下交流，要根據(jù)個人的判斷力進行思考，不要人云亦云，應當維護領導的權(quán)威。但是，如果領導在工作中存在哪些失誤，辦公室人員也要及時與領導溝通，保證后續(xù)工作的順利開展。與此同時，辦公室人員還應當在工作中對相關問題加以總結(jié)、分析，并將基層同事的主要意見反饋給領導，為領導的決策工作提供相應的科學依據(jù)。

在處理與其它部門之間的關系時，辦公室人員要集中優(yōu)先解決其它部門的加急事件，不要發(fā)生推諉責任的現(xiàn)象與問題，也不要在工作中存在嚴重拖拉的現(xiàn)象。對于不能及時解決的事件，辦公室人員一定要及時與其它部門的同事進行溝通，還要在工作開展過程中多聽取其它部門的相關意見，發(fā)現(xiàn)自身工作存在問題的時候要及時加以解決。此外，辦公室人員一定不能對其它部門及同事妄加非議，以免引起其它部門同事的反感，造成辦公室工作難以得到順利開展。

辦公室人員只有妥善處理與領導、其它部門、其他同事之間的關系，才能保證辦公室各項工作得到順利開展，以此確保高校圖書館的穩(wěn)定運行。

【參考文獻】

[1]周建強.漫議高校圖書館辦公室的工作意識[J].科技文獻信息管理，2014（04）.

[2]林益富.高校圖書館辦公室主任工作職責探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2014（03）

[3]張揚，龍斌.地方高校圖書館辦公室工作探討[J].河南圖書館學刊，2012（03）.