試論如何做好醫(yī)學(xué)檔案管理工作

王桂榮

摘 要：檔案管理工作作為當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分，在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會，有著其獨(dú)特而重要的意義。本文總結(jié)了目前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，對于醫(yī)院檔案管理和內(nèi)涵建設(shè)具有現(xiàn)實(shí)性指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；存在問題；對策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項(xiàng)活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù)，是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作正常運(yùn)行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán)，是必須重視的基礎(chǔ)性工作。

1 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理中存在的問題

隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展，檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫(yī)院管理的一個重要組成部分，醫(yī)院檔案工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng)，主要表現(xiàn)在：

1.1 檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率不高

具體工作中，不少同志，甚至領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案重視程度不夠，“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強(qiáng)，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性

目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé)，而涉及檔案管理的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻較少，沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，醫(yī)院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發(fā)展的需要，不利于科學(xué)管理。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來，而檔案專業(yè)出身的人員較少，且存在著專業(yè)知識老化，知識面較窄，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發(fā)展的要求懸殊較大，難以適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

1.4 重管輕用，檔案開發(fā)利用率低

由于檔案系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響，許多檔案工作者仍然停留在“重管輕用”的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發(fā)和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后，也造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。

1.5 檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，雖然近年來隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理被廣泛運(yùn)用，而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發(fā)。

2 改善醫(yī)院檔案管理的對策

2.1 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、宣傳，增強(qiáng)檔案意識

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓，與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展；要大力宣傳醫(yī)院檔案管理的意義，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)，使全院干部職工充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作。

2.2 健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

檔案管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作。建立完善的規(guī)章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作的每個環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.3 加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)

提高專、兼職檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才，同時加強(qiáng)對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，或聘請專家講學(xué)，或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵自學(xué)，把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

2.4 解放思想，更新觀念，提高檔案開發(fā)利用率

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，重視研究如何提高檔案為醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展服務(wù)的效益，要從被動坐等上門的服務(wù)方式，逐步走向主動開發(fā)檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統(tǒng)計、分析、總結(jié)等方法編寫資料捉供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及人員，為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。

2.5 強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)

根據(jù)醫(yī)院的具體情況，逐步配備計算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備，并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫(yī)院，可以將檔案目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需求，從而推動醫(yī)院各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

3 醫(yī)學(xué)病理檔案信息化管理

3.1 進(jìn)行病理信息接收編號

病理中心信息系統(tǒng)端可以同步顯示醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)送的檢查申請單，形成申請單匯總列表。病理標(biāo)本送達(dá)病理中心后，工作人員讀取標(biāo)本瓶底RFID編碼所顯示的送檢信息并編制病理號，病理號即是每位患者數(shù)字病理檔案的序列號，按照標(biāo)本類別、年份等的先后順序編排。同時，工作人員對每個病理標(biāo)本的切片部位再進(jìn)行細(xì)分與編號，在病理號的基礎(chǔ)上產(chǎn)生病理標(biāo)本切片和蠟塊檔案號，與標(biāo)本部位號相互對應(yīng)。

3.2 實(shí)施病理信息傳輸

進(jìn)入診斷流程的病理標(biāo)本，經(jīng)醫(yī)技科室技術(shù)制片、讀片、診斷等一系列操作后，由診斷醫(yī)生出具圖文數(shù)字化形式的病理診斷報告書，上傳保存至每個病理號內(nèi)，實(shí)現(xiàn)病理檔案數(shù)據(jù)信息的共享，并通過信息系統(tǒng)反饋至送檢醫(yī)療機(jī)構(gòu)。

3.3 加強(qiáng)病理信息歸檔

病理標(biāo)本經(jīng)過上述操作流程后進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)。歸檔以每個病理號為單位，這時信息系統(tǒng)中已生成了申請單、會診記錄、質(zhì)控要求等一系列文字材料，在確認(rèn)病理信息完整規(guī)范后選擇歸檔鍵，系統(tǒng)就會自動進(jìn)行歸檔保存處理。歸檔后的病理信息無法修改，切片檔案的玻片和蠟塊檔案的蠟塊上均貼有系統(tǒng)產(chǎn)生的編碼號，經(jīng)整理后由機(jī)器掃取編碼，再進(jìn)入切片檔案和蠟塊檔案數(shù)據(jù)庫歸檔，并輸入檔案存放的柜號和抽屜號。

3.4 加強(qiáng)病理檔案安全保護(hù)

在病理檔案信息化管理中，必須采取嚴(yán)格的安全保密措施，定期開展電子數(shù)據(jù)備份和專業(yè)系統(tǒng)維護(hù)，及時檢測網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全性，確保檔案在信息處理、傳輸和利用等過程中的安全和保密。

總之，當(dāng)前，醫(yī)療改革日益深化，醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，那么新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù)，是當(dāng)前亟待解決的問題。