試論如何做好醫學檔案管理工作

王桂榮

摘 要：檔案管理工作作為當前醫院管理的重要組成部分，在市場經濟飛速發展的現代社會，有著其獨特而重要的意義。本文總結了目前醫院檔案管理存在的諸多問題，并提出了具有創新性的解決方案和思路，對于醫院檔案管理和內涵建設具有現實性指導意義。

關鍵詞：醫院檔案；存在問題；對策

醫院檔案是醫院在從事醫療、科研、教學、預防保健、藥品管理、衛生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄，是醫院工作計劃和決策的可靠依據，是指導并協調各項工作正常運行的參考資料。檔案管理是醫院科學管理中重要的一環，是必須重視的基礎性工作。

1 現行醫院檔案管理中存在的問題

隨著現代化信息的發展，檔案在醫院管理中的地位和作用越來越被人們所重視，盡管如此，作為醫院管理的一個重要組成部分，醫院檔案工作仍無法與日益發展的醫療、科研、教學工作相適應，主要表現在：

1.1 檔案意識不強，檔案利用率不高

具體工作中，不少同志，甚至領導干部，對檔案重視程度不夠，“重經營、輕檔案”的意識還很強，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

1.2 管理制度不健全，檔案收集效率不高，管理分散，缺乏信息資源整體性

目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

1.3 檔案管理人員素質參差不齊

目前從事醫院檔案管理的人員在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現為人員配備隨意，流動性大，檔案管理人員多是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來，而檔案專業出身的人員較少，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，與時代發展的要求懸殊較大，難以適應新形勢下的檔案事業發展。

1.4 重管輕用，檔案開發利用率低

由于檔案系統長期形成的封閉或半封閉環境的影響，許多檔案工作者仍然停留在“重管輕用”的觀念上，檔案收集了、管理了，卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案信息的開發和利用方式單一，形式陳舊，檔案室設備、技術條件落后，也造成了醫院檔案開發利用工作停滯不前。

1.5 檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高

有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發。

2 改善醫院檔案管理的對策

2.1 加強領導、宣傳，增強檔案意識

領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

2.2 健全檔案管理制度，規范檔案管理行為

檔案管理工作是一項嚴肅的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

2.3 加強培訓，提高檔案管理人員素質

提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才，同時加強對現職人員的業務培訓，或聘請專家講學，或派出人員參加學習班、學位班。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。

2.4 解放思想，更新觀念，提高檔案開發利用率

檔案管理不能只停留在收集整理和保管階段，要確立以利用、服務為中心的業務指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益，要從被動坐等上門的服務方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，努力開拓檔案利用的新途徑，如利用檔案信息通過統計、分析、總結等方法編寫資料捉供給醫院領導和有關部門及人員，為醫院整體發展提供借鑒和參考。

2.5 強化檔案室的硬件建設

根據醫院的具體情況，逐步配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀等設備，并采用檔案管理系統專用軟件進行輔助立卷、編目、檢索、統計、借閱等工作，改變傳統的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高效率。具備條件的醫院，可以將檔案目錄和部分內容納入局域網，利用網絡系統加強各部門之間，院際之間的資源共享，溝通檔案信息，以滿足醫療、教學、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展。

3 醫學病理檔案信息化管理

3.1 進行病理信息接收編號

病理中心信息系統端可以同步顯示醫療機構發送的檢查申請單，形成申請單匯總列表。病理標本送達病理中心后，工作人員讀取標本瓶底RFID編碼所顯示的送檢信息并編制病理號，病理號即是每位患者數字病理檔案的序列號，按照標本類別、年份等的先后順序編排。同時，工作人員對每個病理標本的切片部位再進行細分與編號，在病理號的基礎上產生病理標本切片和蠟塊檔案號，與標本部位號相互對應。

3.2 實施病理信息傳輸

進入診斷流程的病理標本，經醫技科室技術制片、讀片、診斷等一系列操作后，由診斷醫生出具圖文數字化形式的病理診斷報告書，上傳保存至每個病理號內，實現病理檔案數據信息的共享，并通過信息系統反饋至送檢醫療機構。

3.3 加強病理信息歸檔

病理標本經過上述操作流程后進入歸檔環節。歸檔以每個病理號為單位，這時信息系統中已生成了申請單、會診記錄、質控要求等一系列文字材料，在確認病理信息完整規范后選擇歸檔鍵，系統就會自動進行歸檔保存處理。歸檔后的病理信息無法修改，切片檔案的玻片和蠟塊檔案的蠟塊上均貼有系統產生的編碼號，經整理后由機器掃取編碼，再進入切片檔案和蠟塊檔案數據庫歸檔，并輸入檔案存放的柜號和抽屜號。

3.4 加強病理檔案安全保護

在病理檔案信息化管理中，必須采取嚴格的安全保密措施，定期開展電子數據備份和專業系統維護，及時檢測網絡和系統安全性，確保檔案在信息處理、傳輸和利用等過程中的安全和保密。

總之，當前，醫療改革日益深化，醫院管理工作面臨新的機遇和挑戰，那么新形勢下的醫院檔案工作該如何發展才能更好地為醫療服務，是當前亟待解決的問題。