檔案安全保護工作的探討

劉英

摘 要：檔案管理工作中需要注意安全保護工作，這對于確保檔案安全有著重要的現實意義。在實際工作中，對于檔案的安全管理還存在一些問題及安全隱患，對于存在的這些問題需要找出針對性的解決措施，加以解決，以確保檔案管理的安全、有效。

關鍵詞：檔案管理；安全保護；措施

檔案記錄了真實的歷史發展過程，屬于重要的知識積累和科技儲備，在信息資源中具有非常重要的地位。因此，一定要做好檔案資源的保護工作，這是每一個檔案工作人員所應具備的責任和意識。隨著社會的迅速發展，信息技術已經深入到社會各個領域，逐步加大了檔案資源的開發力度，檔案信息得到了廣泛應用，逐步實現了檔案信息的開放，所以，對于當前的檔案管理人員來說，必須要進行有效的檔案資源保護工作。

1 檔案管理工作中存在的安全隱患

1.1 檔案管理的安全保護工作沒有受到應有的重視

現在，我國各個領域都不重視檔案資料的安全保護工作，這在很大程度上阻礙了檔案保護工作的進行。一方面很多單位領導不重視檔案保護工作，很多領導認為檔案管理工作不重要，思想上非常懈怠，在檔案管理工作中不愿意投入更多的人力和物力、財力。由于這種思想的影響，使檔案安全保護工作進度緩慢；另一方面，檔案工作人員本身也不重視檔案管理工作，在過去的很長時期內，很多檔案工作人員沒有關注檔案的保護工作，都認為檔案管理的重點就是收集和整理，這種認識很明顯是錯誤的。

1.2 對檔案工作人員的教育培訓不夠

隨著我國經濟的快速發展，科學技術也得到了發展的機會，出現了多種多樣的檔案資源載體。為了順應社會發展形勢，則一定要加大現有人員的培訓力度，提高工作人員的專業技術水平。但因為很多領導不重視檔案管理工作，由于缺少管理時間和管理資金，有的檔案人員根本就沒有參加檔案管理工作的培訓。第三，檔案管理缺乏必要的安全保護制度。因為沒有完善的檔案安全保護制度，所以在檔案管理工作中存在大量的安全隱患，如有的檔案室允許人吸煙，不能做到有效防火。第四，檔案庫房條件差，這是對檔案安全影響最大的因素。有的單位檔案室環境太差，都是將檔案室設在頂樓或底層，門窗陳舊破爛，沒有合格的防盜措施；有的單位根本不具備專門的檔案室，這些因素都不同程度地制約著安全工作的開展。所以，目前我國檔案管理工作中存在著大量的安全隱患，一定要引起有關部門的高度重視，迅速給予解決。

2 加強檔案管理安全保護工作的措施

2.1 健全檔案保護制度

在檔案安全保護工作中，爭取以預防為主，同時結合嚴格的治理工作，要建立完善的檔案管理保護制度，防止出現泄密和丟失現象。第一建立完善的檔案保密制度。首先要嚴格管理檔案的庫房，要指定專人進行管理和負責，制訂嚴格的庫房管理制度，沒有檔案工作人員不得進入。檔案管理人員應該具有高度的職業道德，具備高度的責任意識和保密意識，嚴格依據保密制度去做，遵守保密紀律，將保守國家秘密當作自己的責任和義務；第二，建立完善的檔案材料接收制度，在接收檔案管理資料時，交接雙方要當面點清，才能填寫交接清單，要求雙方辦理人都要簽字。放入庫房前要做好除塵工作，資料進入庫房后，應在總帳和分類帳、登記表、檢索工具上進行登記，要求數據統一，有利于查閱。第三，建立完善的檔案借閱制度，遇有人員借閱檔案資料時，要求填寫借閱登記表，要求及時歸還，如果需要較長時間借閱的，而需要填寫有關登記表，除此之外，還要辦理續借手續。檔案管理人員要催促其歸還，防止丟失檔案資料。涉密檔案的使用要嚴格依據有關規定進行，一定要經過有關領導的同意后才能借閱，同時進行嚴格的登記。應用完畢涉密檔案后，要進行認真的檢查，一旦出現泄密現象，就要認真查找原因，采取必要的補救措施；第四建立完善的檔案統計制度。在進行檔案的收進、移出、整理和鑒定、管理、使用、銷毀等操作時，一定要依據統一規定進行，同時認真研究，及時發現檔案管理工作中出現變化的方面。

2.2 完善庫房安全措施

隨著保護技術的不斷發展，不利于檔案安全的因素也越來越多，所以我們一定要切實做好檔案安全保護工作。第一，嚴格控制溫濕度，要求檔案室要保持固定的溫濕度，配備有溫濕度記錄儀，每天記錄庫房的溫濕度，一旦發現庫房的溫濕度發生變化，就要及時采取調節措施；第二，防蟲鼠，要求庫房內不要存放食物；檔案材料進入庫房前要消毒；要求檔案柜中應該放置驅蟲藥，同時保證按期更換，一旦發現蟲害現象，就要及時采取措施進行治理；第三防塵，庫房內要清潔，每天清掃一次；工作人員進入時要穿專用鞋，其他人員進入時要穿鞋套；庫房最好是密閉的，防止有害氣體進入；第四防水，庫房頂堅決不能漏雨，地面也不能有水浸入；檔案資料不能放置在地面上；如果庫房內有水管、暖氣片和管線，要定期對其進行檢查和修理，防止這些裝置對檔案安全造成影響。

2.3 加強電子檔案的保護

最近幾年，檔案信息化建設得到了普遍發展，電子形式的檔案材料越來越多，要求更加嚴格保護檔案資料，要求工作人員切實做好防消磁、防泄漏和防病毒等工作。（1）保護軟盤和錄音帶等磁性物體；這些物體要放置在沒有磁場、沒有震動和沒有塵土、沒有腐蝕氣體、溫濕度合適的場所，要求濕度在40%-50%范圍內，溫度在14—24度之間。在間隔二年后，就要進行轉儲工作，完成轉儲后，新載體使用相同的編號保存。（2）保護光盤：存放光盤時，要求溫度在14—24度之間，濕度在40%-65%之間，可以延長轉儲時間，每五年完成一次，完成轉儲后使用相同編號進行保存。光盤與磁盤相比，抗干擾能力更加強大結構更加穩定，可以長期保存電子文件，所以，要求檔案管理部門要設置刻錄機，及時將歸檔文件存放于光盤上。

2.4 做好網絡信息安全管理

要建立完善的有關計算機和網絡安全的各種規章制度，認真完善計算機信息處理系統保密工作。對計算機網絡進行嚴格管理，防止上傳涉密檔案信息，針對涉密信息實行物理隔離而且依據涉密程序層層保護，依據國家關于檔案保護的設備標準設置保密裝備。關于通訊設備、網絡線路、服務器和機房要制訂嚴格的管理制度，對當前使用的網絡基礎設施要進行嚴格維護，同時定期進行檢查，一旦發現不安全因素要及時提醒，將事故控制在最初階段，要求設置專人管理，落實到人。嚴格管理計算機密碼、口令授權，存在于網絡上的檔案信息要實行保密檢查，利用防火墻技術、存取權限控制、數據加密法和數字水印法、認證、數字簽名等方法，保證電子文件信息的正確性，防止被不良分子竊取，實現檔案信息的安全。

2.5 強化應急管理制度建設

依據處理突發事件的法律法規，檔案館要根據自身實際情況，應用有關應急制度，積極處理各種突發事件。一旦出現突發事件，那么完善的設施裝備、先進的技術手段、科學的技術方法，則會對處理突發事件起到關鍵性作用。同時建設檔案異地存儲庫、盡快建立館藏檔案備份，早日應用先進運輸和轉移設備，可以減輕突發事件的影響，將損失降到最小。再有，積極籌備危機后重建工作，促進檔案管理工作正常化發展，使檔案管理工作服務于社會，服務于民生。

總之，在檔案管理工作中，安全保護工作具有非常重要的地位。安全保管是對檔案管理工作提出的長遠要求。所以，檔案管理的安全保護具有深遠意義。所以，要求每一個檔案管理人員都要認識到檔案安全保護工作的重要性，明確檔案安全保護責任，促進我國檔案工作的健康發展。

參考文獻

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