小議環境監測檔案的管理

彭紅梅

摘 要：環境監測是環境保護工作的重要組成部分，起著支撐決策、服務民生的重要作用。本文結合筆者實際工作經驗，對工作中遇到的環境監測檔案管理問題進行簡要探討，并分析原因及研究解決對策，以期為環境監測的檔案管理工作做出應有貢獻。

關鍵詞：環境監測；檔案管理；重要性；存在問題

檔案是指人類在各項工作中形成的具有歷史價值的各種形式和載體的原始記錄。檔案是反映各行各業工作過程的重要憑證，并對各行業的工作具有重要的參考價值。因此檔案保密管理是檔案工作的主題和根本任務。從事環境監測工作形成的大量監測合同、監測布點、采樣、分析測試的原始記錄、監測報告、環境監測站變遷過程中留下的各種資料等重要檔案，對環境保護有極大的參考價值，因而在環境監測日常檔案管理過程中，采取科學合理的方法，確保檔案的安全、保密管理是至關重要的。

1 環境監測檔案的重要性

環境監測檔案資料是環境工作的歷史記錄，是國民經濟建設、環境科學研究不可缺少的基礎資料。首先環境監測檔案是真實記錄了不同歷史時期環境監測原始數據和環境狀況的成果資料，以及隨之產生的各種技術信息，是各種類型環境現象的歷史再現，反映了當時監測機構的監測水平和發展狀況。環境監測檔案為了解歷史上已經發生的各種環境狀況和數據，借鑒過去已有的技術成果進行有目的的、有針對性的環境評價，為政府決策、科學研究提供依據。其次，隨著環境監測檔案的建立，自然記載了業務人員的學術思想、工作成果和人類認識、保護、治理環境污染的全部動態過程，其中也包括了成功的經驗和失敗的教訓，正是由于它真實的、直接的記錄了環境監測工作活動全過程，因此具有其它科學技術成果載體不能比擬，也不能替代的精神和知識產品，這些產品決定了環境監測檔案在未來社會經濟發展中的地位和作用，各級政府部門和環境部門進行科學決策、制定環境保護計劃、開展生態環境保護研究以及環境管理都離不開這些歷史積累的環境監測檔案資料。

2 目前環境監測檔案管理中的主要問題分析

目前，環保檔案工作還存在政策機制有待完善、基礎能力不強、資源保障不足、隊伍培養不力、專業水準不高和開發應用不夠等問題。

1.檔案工作發展極不平衡

目前，環境保護機構由于受職權、資金、場地、人員緊張、管理制度薄弱的影響，導致各環保單位檔案工作的發展極不平衡，進而使得人們對檔案管理工作的重要性和意義認識不足，在日常工作中不注意環保檔案資料的收集和整理。在實踐中，一些有財力作保障的單位可以投入幾萬甚至十幾萬改善和加強檔案室的軟硬件設施建設，實現檔案工作的規范化、標準化；而有些單位連最基本的檔案保管條件都無法保證。這是造成環保單位檔案工作不能在同一水平線上均衡發展的主要原因。

2.檔案人員的素質難以適應檔案管理的要求

逐步建立健全起來的檔案管理各項規章制度，使檔案工作無論在管理方法還是在檔案文件的形成、收集、管理、保管、利用、編研等方面都有章可循。但是，在環保部門檔案管理人員中，尤其在基層環保部門，卻存在“三多一少”的現象，即非檔案專業畢業的多、兼職的多、沒有參加過專業培訓的多，系統掌握檔案管理、信息技術的復合型人才極為缺乏；而且，檔案人員往往身兼數職；此外，老檔案員相繼離崗后，新任人員還較缺乏管理方法和經驗。最重要的是，計算機技術、縮微技術、網絡技術等現代化科學技術在檔案工作中的逐步推廣應用，也給進一步做好檔案管理工作帶來了新的挑戰。

3.環保檔案管理系統分散，加工處理效率較低，收集系統和使用效益較差

因沒有統一要求和嚴格的規范管理，有些科研人員忽視了科研文件材料的形成、積累、整理和歸檔是科研的一部分。科研論文，報告出來了歸檔，但其他材料及原稿卻未附上。另外，由于靠層層上報匯總，缺乏管理，滿足于報數據，造成信息分散，系統不配套。沒有建立有效的綜合分析手段和方法，信息資源不能共享等問題，大大降低了檔案效益發揮。

3 加強環境監測檔案的科學管理

1.建立科學的環境監測檔案分類體系

環境監測工作技術性強、涉及面廣、工作量大，建立比較科學的檔案分類體系，才能夠較好地達到保存信息、方便調閱的目的。

（1）監測技術檔案材料：包括國家規定的環境監測基礎詞匯，國家和上級業務部門下發的監測技術規定，現行方法標準、環境質量標準、污染物綜合排放標準、環境監測計量認證基礎材料、《質量管理手冊》等。

（2）監測工作檔案材料：包括大氣、水體、噪聲、廢氣、廢水、土壤、生物、放射性等監測原始材料、監測報告、各種報表、環境影響評價材料、“三同時”和治理驗收等方面的監測數據，以及各種污染事故糾紛技術仲裁監測資料。

（3）儀器設備檔案：包括監測、分析的各種儀器設備臺賬說明書、檢定書、使用、維修情況說明等。

（4）監測安全管理檔案管理材料：包括樣品購置、使用記錄、劇毒、易燃易爆藥品定人定崗管理規定，化驗分析安全啟示，酸、堿、劇毒試劑使用及意外情況記錄。

2.提升環境監測檔案管理人員的素質和能力

（1）具備熟練的檔案管理知識，熟悉環境監測檔案管理使用的要求：這里包括檔案的索引建立、檔案標簽的書寫、檔案的存放等方面內容，尤其要熟悉環境監測檔案內容去偽存真、知道環境監測檔案保存的年限，出借的手續和程序的內容，是環境監測檔案管理達到完整性、代表性、系統性的要求。

（2）必須具備較高的責任心：環境監測檔案管理利用工作是一種復雜繁瑣的工作、重復率很高，這就要求管理人員要有負責的態度，對環境監測檔案進行科學的保存與管理，并認真對待每一個需要這些檔案的人，在保證檔案不被損壞的基礎上充分利用這些檔案，使之能夠為環境保護和經濟建設服務。

3.不斷完善環境監測檔案管理制度

（1）嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》、《環境保護檔案管理辦法》、《環境保護檔案管理暫行規定》及《全國環境監測管理條例》等各項規定，以此為基礎完善本部門、本系統的環境監測檔案管理制度。

（2）完善環境監測檔案管理制度的各項內容，包括建立定期歸檔制度，以確保環境監測檔案所含信息的完整性、真實性；建立借閱登記和保密制度，保證外借檔案所涉及的各種價值資料不被泄漏，做好相關的監督工作；建立定期銷毀制度，將沒有保存必要的監測檔案在相關負責人批準的情況下，由二人以上及時銷毀。

4 結語

環境監測過程中產生的各項環境監測數據、資料既是對歷史不同形式的記載，也是環境監測檔案的形成過程，環境監測檔案的主要內容是用監測數據來客觀真實地記述和反映環境質量，為環境保護及規劃、科研等工作提供依據。作為環境監測檔案管理人員，必須充分認識到環境監測檔案安全和保密管理的重要性，嚴格按照國家和檔案管理法規制度建章立制，加強學習積極提高自身素質，并在工作中認真探索檔案管理的好辦法，不斷創新檔案管理新思路，確保環境監測檔案管理的安全和保密，為社會和本單位提供更多有價值的信息資源。

參考文獻

[1]王麗.談檔案管理工作的重要性[J].圖書與檔案，2010年第23期第242頁.

[2]李水萍.析檔案安全和保密管理工作[J].商品與質量理論研究，2011年第12期.

[3]陸義紅.環境監測檔案的價值.科技信息，2010（11）.