醫院衛生檔案管理的重要性及對策研究

任紅霞　術穎

摘 要：檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。醫院衛生檔案作為醫院管理中的一個重要組成部分，是醫院在醫療、科研、教學等諸方面綜合能力的具體體現，在醫院衛生現代化建設中具有重要作用。通過對醫院衛生檔案管理重要性進行探討，分析醫院衛生檔案管理的現狀及問題，并提出解決對策，從而才能開拓衛生檔案信息資源，實現醫院衛生檔案管理的規范化，促進醫院檔案管理工作現代化建設。

關鍵詞：醫院；衛生檔案；管理；問題；對策

1 前言

醫院衛生檔案作為醫院衛生事業與醫院管理中的一個重要組成部分，是反映醫院歷史發展進程的重要信息載體，不僅在醫療教學科研等活動中的作用日益顯著，而且隨著醫療衛生事業的不斷發展，檔案的綜合管理水平勢必成為評估醫院管理水平高低的重要依據之一，更是衛生專業人員在醫療實踐和科研活動中的經驗總結。規范化的衛生檔案管理可以隨時提取任意一門醫學、任意一個病例的診療過程和結果，對于提高醫療質量，提高疾病治愈率將發揮重要作用。但目前醫院的衛生檔案管理工作卻未能發揮出應有的作用，在日常管理規范化程度、館員制度建設與落實以及存檔數據檢索等方面均存在很多問題。本文就針對醫院衛生檔案的管理現狀，從衛生檔案管理的重要性談起，通過對現狀和問題的分析，提出基本的解決對策。

2 醫院衛生檔案管理規范化的重要性

檔案，是指對國家和社會有保存價值的文字數據記錄。屬于國家所有的，由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍；屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的，由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。醫院衛生檔案是醫學知識儲備的財富，是醫療科技儲備的一種形式，是廣大醫療衛生工作人員的勞動成果和智慧結晶。規范化的檔案管理對于儲存數據、資源共享具有十分重要的意義。

檔案管理作為醫院管理工作中的一個重要組成部分，在醫療、教學、科研等活動中的作用日益顯著。檔案資料微觀上記載了醫院診療過程和結果，宏觀上反映了醫院的醫療水平和質量，具有不可替代和無法復制的特性，這兩大特性決定了醫院衛生檔案的重要性。完整的衛生檔案不僅可以真實的反映具體病案信息，也可以從中分享資源，為日后的疾病診治積攢經驗，提供借鑒，應該說衛生檔案是每一家醫院都不可或缺的醫療資源和寶貴財富。

3 對醫院衛生檔案管理現狀的分析

3.1對檔案的重視程度不夠，制度不健全，長期以來，醫院部分人員對檔案重視程度不夠，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務性工作，不是單位的主要工作。在工作中，對檔案重視程度不夠，重“藏”輕“用”，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性。領導層對檔案管理意識還較淡薄，“重經營、輕檔案”的意識還很強。對檔案重視程度不夠，輕視檔案工作等這些思想都表明了一些人對檔案工作缺乏必要的了解，忽視檔案工作已無法適應現在的管理需求。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。制度方面也不健全，未做到細節、量化醫院衛生檔案管理制度，仍然延用粗線條，未引入精細管理模式，只簡單的約束管理范圍和方式方法，卻未細分若干管理單元，造成衛生檔案的混亂無序，即影響信息檢索又降低管理效率，無形中干擾了檔案信息的利用質量。

3.2基礎不夯實，人力物力投入小，缺乏現代化手段近年來，隨著科學技術的進步，計算機、網絡技術廣泛應用于醫院管理中，電子檔案應運而生。檔案人員對電子檔案的存貯管理、信息安全、計算機病毒防治技術等缺乏足夠的應付能力。計算機在檔案管理中的開發較其他領域仍有很大的差異。目前，一部分醫院檔案管理僅限于將計算機作為檢索工作來使用，計算機的許多功能和特點均未被充分開發和利用。因此，開發醫院檔案管理的系統軟件，拓展計算機在檔案管理方面的應用范圍，已迫在眉睫。以筆者所在的縣醫院為例，日均300件檔案的存儲量，工作人員存在很大的不足，除做好基本的幾項歸檔工作外，其他細分內容無暇完成。而且檔案室設備簡陋，未實現信息化，所有工作全部由人工完成。

3.3管理力量薄弱，管理水平不高。未能形成適應自身發展的檔案管理規范。建檔工作相對滯后，檔案管理力量薄弱，沒有制定出一套適應醫院管理需要的檔案管理規范。未單獨真正開展檔案管理工作，造成與醫院管理脫節，致使一些日常檔案資料、甚至是重要的檔案資料流失，日常管理和使用由辦公室一名成員兼職，管理的范圍也僅限于文書檔案和部分科技、會計及實物檔案，而大量的醫療文書、病理切片及各種影像、圖文檔案等都分屬各有關業務部門保管，既不符合《檔案法》“檔案實行集中統一管理”的規定，也不利于本院檔案的安全管理和有效利用。管理不規范，從業人員素質低衛生檔案管理的規范化關鍵還在于管理人員的能力和素質。目前醫院對衛生檔案管理人員的素質要求門檻過低，對文化素質、業務素質、信息化水平以及政治素質等方面要求的均不嚴格，以至于檔案管理人員頻發違背管理原則的問題，對學術領域研究不能及時總結和發表成果，以及對管理問題不能及時發現等等。

3.4檔案管理工作自我封閉性由于片面強調檔案工作的保密性，從而造成服務對象僅限于院領導及職能科室，人們對檔案室望而卻步。而檔案人員也習慣于單一的服務對象，缺乏主動與創新，往往是“送交什么就收藏什么”、“要什么提供什么”，加之檔案工作保密的需要，墨守成規，習慣于老一套，形成以物為管理中心的自我封閉。

3.5檔案管理人員素質參差不齊。在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求。在引進檔案管理人員時，并沒有像技術人員要求那樣嚴格，且存在著專業知識老化，知識面較窄，知識結構不合理，學歷偏低，思想觀念和管理水平相對滯后等問題，這在一定程度上造成了醫院檔案管理人員半路出家，不具備任何專業知識的現狀，為醫院檔案管理工作帶來了較大的障礙，嚴重影響了檔案管理的水平。

4 醫院衛生檔案管理規范化措施

4.1加強檔案管理意識，加強制度建設，強化檔案管理手段；首先要充分認識檔案的重要作用，轉變“檔案與我無關”的思想，樹立“檔案就是效益”的觀念。不斷爭取領導重視，明確主導思想，建立健全工作制度，將衛生檔案管理納入醫院整體管理系統之中。利用檔案管理工作協作網，加強宣傳工作，使從醫院領導到一般技術人員都了解技術檔案的作用和意義。同時，還要建立健全檔案管理工作的檢查、考核制度，強化責任意識，提高檔案管理水平。其次，要改進管理方式。隨著科技的進步，檔案管理對象逐漸轉向以電子載體形式為主，檔案信息更多地以圖像、視頻、音頻信息的多媒體形式存儲和利用，檔案管理現代化勢在必行。要加大資金投入建立院內計算機網絡系統，利用計算機檔案管理軟件建立目錄數據庫。

4.2補強基礎工作；加大檔案管理的基本投入信息化是現代醫院衛生檔案管理的必由途徑，各家醫院均應結合本院的實際設計開發相應的管理軟件，并盡可能的開發普及通用型的管理軟件，以便于院與院間的信息交流和資源共享。檔案室應引進密集架，實現檔案分類的專業化和自動化水平。

4.3規范管理流程，提高從業人員的能力素質；對檔案管理人員實行素質達標考核制和從業資格審核聘用制，保證管理人員的政治素質、文化素質、業務素質以及身體素質達標，做到檔案管理人員即能保證檔案信息的機密性、又能保證管理質量，同時能夠及時總結和提煉工作中的經驗做法進行學術領域交流，不斷提升醫院衛生檔案管理的規范化水平。鼓勵自學，把學習情況與人員的晉升、聘任掛鉤。提高專、兼職檔案管理人員的業務水平，創造條件吸引和培養一批具有現代科學知識和專業技能的人才。

5 結語

實現檔案規范化管理的最終目的是為了讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮更重要的作用。檔案的價值只有在不斷的開發利用中才會體現。通過利用檔案，為醫院業務、醫院管理及患者服務，為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，體現檔案業務工作實績，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設。

參考文獻

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