以熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)為例談檔案管理工作的數(shù)據(jù)倉庫到信息資料庫的轉(zhuǎn)變

曾左

摘 要：一個(gè)競爭力強(qiáng)勁的企業(yè)，不僅會(huì)重視生產(chǎn)經(jīng)營管理工作，也不會(huì)忽視檔案管理工作。以熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)為例，利用目前擁有的檔案管理資源，借助科學(xué)有效的方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由最初的數(shù)據(jù)倉庫式的管理到信息資料庫的管理，就可以大大提升檔案價(jià)值。本文結(jié)合某熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)的具體情況，探討了檔案管理工作由數(shù)據(jù)倉庫轉(zhuǎn)變到信息資料庫的方法。

關(guān)鍵詞：熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)；檔案管理；數(shù)據(jù)倉庫；信息資料庫；

某熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)供電供熱面積超過了21萬平方公里，供電供熱服務(wù)的企業(yè)有8家，受益人口超過了1千萬。如此龐大的服務(wù)范圍與人口，要想依靠傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)倉庫式的檔案管理顯然不行，必須應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)，重新對(duì)檔案管理進(jìn)行定位，只有如此，才能夠真正的發(fā)揮出檔案資產(chǎn)的作用。經(jīng)過一段時(shí)間的整改轉(zhuǎn)變，該企業(yè)初步實(shí)現(xiàn)了檔案管理資源的整合，每月大約有300件（次）檔案被查詢利用，靜態(tài)的“ 數(shù)據(jù)倉庫” 真正轉(zhuǎn)變?yōu)榱恕?信息資料庫”。其具體的轉(zhuǎn)變策略如下：

1 全面落實(shí)“五位一體”措施

1.1 職責(zé)

企業(yè)引入了“角色”管理方式，以此確保檔案管理責(zé)任完全落實(shí)。企業(yè)發(fā)展期間，使檔案管理工作與其他工作有效的融合起來，員工角色真正的實(shí)現(xiàn)了多樣化。企業(yè)制定了包括檔案收集人、移交人、接收人、整理人、監(jiān)督人、審核人等在內(nèi)的多種角色。企業(yè)本部與基層單位形成了緊密聯(lián)系的角色管理機(jī)制，使檔案人員的各項(xiàng)責(zé)任非常明確，成立與工作流程相符的崗位機(jī)制。例如移交人和接收人的角色明確，職責(zé)劃分明確，在實(shí)際的工作中很好的實(shí)現(xiàn)了檔案交接，完全杜絕了檔案移交混亂、丟失的現(xiàn)象。

1.2 流程

企業(yè)構(gòu)建了流程管理平臺(tái)，使得檔案管理行為以及現(xiàn)實(shí)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)對(duì)接。如今，檔案管理平臺(tái)已經(jīng)成為公司管理體系中的一部分，其涵蓋了戰(zhàn)略發(fā)展、設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)、具體實(shí)施及控制等內(nèi)容，完全能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理功能。企業(yè)運(yùn)用客戶端、管理員等分級(jí)控制方法，檔案管理與各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施端端管理，使得檔案管理工作與企業(yè)中的很多業(yè)務(wù)都能夠融合起來。例如檔案管理和生產(chǎn)效益分析之間，就可以通過端端管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)接，極大的提高了生產(chǎn)效益分析的效率。

1.3 制度

企業(yè)依據(jù)國家及上級(jí)相應(yīng)的規(guī)范，構(gòu)建了符合本企業(yè)的檔案制度，同時(shí)將比較重要的檔案管理?xiàng)l款進(jìn)行有效的拆分，以便制度與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行很好的匹配，讓檔案管理人員能清楚的了解到各個(gè)級(jí)別檔案管理的具體要求，保證檔案管理整個(gè)流程中不存在管理盲點(diǎn)。

1.4 標(biāo)準(zhǔn)

由于企業(yè)專業(yè)設(shè)置非常多，文件種類也非常多，歸檔范圍比較復(fù)雜，對(duì)此企業(yè)工作人員進(jìn)行了頂層設(shè)計(jì)，使得檔案管理標(biāo)準(zhǔn)具體化、明確化，同時(shí)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與生產(chǎn)管理、營銷管理、財(cái)務(wù)管理、安全環(huán)保、質(zhì)量體系等業(yè)務(wù)聯(lián)系起來，依據(jù)流程情況進(jìn)行對(duì)應(yīng)。另外，對(duì)各個(gè)部門與各個(gè)基層單位的檔案管理行為也同時(shí)作出了統(tǒng)一的規(guī)定，以此保證各部門業(yè)務(wù)完成質(zhì)量。應(yīng)用具有可行性的檔案管理體系來規(guī)范企業(yè)檔案管理人員的行為，以此使其養(yǎng)成良好的管理習(xí)慣。

1.5 考核

企業(yè)將檔案數(shù)據(jù)管理工作有機(jī)地引入到企業(yè)管理工作中，根據(jù)歷史考核情況記錄，適時(shí)設(shè)計(jì)針對(duì)多部門、多方面工作的多種評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)單位形成目標(biāo)責(zé)任體制，對(duì)員工形成了管理考核體系，以此督促每個(gè)單位的每個(gè)員工都能夠保質(zhì)保量的完成各項(xiàng)工作。另外，企業(yè)以崗位責(zé)任制構(gòu)建為重中之重，運(yùn)用動(dòng)態(tài)方式將各個(gè)崗位報(bào)告有效的輸出來，以此形成角色與崗位、崗位與業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)與整個(gè)企業(yè)發(fā)展緊密聯(lián)系的格局。

2 貫徹執(zhí)行“六個(gè)維度”方案

2.1 組織

企業(yè)對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)非常重視，構(gòu)建了公司、部門、基層單位三位一體的管理機(jī)制，構(gòu)建了集中領(lǐng)導(dǎo)與分層管理的檔案體系，形成了以檔案室為中心，以各個(gè)部門與單位為基礎(chǔ)的工作方法。同時(shí)，還建立了檔案工作協(xié)作機(jī)制，成立了檔案管理課題組，攻關(guān)檔案管理難點(diǎn)。

2.2 隊(duì)伍

企業(yè)將檔案專業(yè)人才建設(shè)納入了公司員工隊(duì)伍建設(shè)的整體規(guī)劃，立足于“ 檔案館人員成為公司檔案專家型管理人才，基層單位檔案人員成為公司檔案專業(yè)技能型人才” 的目標(biāo)，制定培養(yǎng)方案，明確培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)數(shù)量與培養(yǎng)措施，形成工程項(xiàng)目檔案“ 明白人” 的培養(yǎng)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案人員比業(yè)務(wù)、比業(yè)績、爭第一的積極性。

2.3 技術(shù)

企業(yè)加強(qiáng)了技術(shù)革新，依托局域網(wǎng)，引入“ 大數(shù)據(jù)” 管理方法，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行加工和管理。一方面，基于協(xié)同辦公管理系統(tǒng)和檔案管理信息平臺(tái)，構(gòu)建了覆蓋基層單位的分布式檔案信息數(shù)據(jù)倉庫，實(shí)現(xiàn)了公司檔案室與基層單位的資源共享。另一方面，公文全過程信息化管理及辦理完畢自動(dòng)轉(zhuǎn)入檔案收集整編庫，又實(shí)現(xiàn)了電子文件全業(yè)務(wù)和全覆蓋，為實(shí)現(xiàn)檔案工作“ 超前控制、過程可控、質(zhì)量在控” 搭建了良好平臺(tái)。

2.4 專業(yè)

企業(yè)通過深入研究文件數(shù)據(jù)的運(yùn)動(dòng)規(guī)律，以工作崗位為單元，對(duì)各部門形成的基礎(chǔ)資料和文件材料進(jìn)行系統(tǒng)化清理，重新劃定符合機(jī)關(guān)本部和基層單位管理需要的《企業(yè)歸檔范圍和保管期限表》，確保檔案資源不流失。針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目管理鏈條長、歸檔難的特點(diǎn)，將檔案歸檔情況納入工程建設(shè)里程碑節(jié)點(diǎn)，細(xì)化新建、擴(kuò)建、改造項(xiàng)目的歸檔范圍，并依據(jù)項(xiàng)目建設(shè)流程劃定16個(gè)方面141種重點(diǎn)管控的文件，采取工程開工檔案交底、階段性檢查檔案收集進(jìn)展等手段，督促及時(shí)歸檔，并按月對(duì)收集情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、督促。

2.5 基層

企業(yè)堅(jiān)持“ 頂層設(shè)計(jì)”，實(shí)現(xiàn)了對(duì)基層單位檔案業(yè)務(wù)的全面規(guī)范。為確保各項(xiàng)管理要求落到實(shí)處，公司以組織建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、設(shè)備設(shè)施管理等指標(biāo)為主體，對(duì)基層單位進(jìn)行百分制業(yè)務(wù)考評(píng)，并實(shí)行示范級(jí)、規(guī)范級(jí)、合格與不合格四級(jí)管理。為推動(dòng)檔案管理在一線落地，企業(yè)將工程檔案按期歸檔率也納入公司運(yùn)營監(jiān)控指標(biāo)，作為企業(yè)管理關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行集中管控，搭建了“ 職能部門參與檔案管理” 的工作平臺(tái)。

2.6 應(yīng)用

企業(yè)還劃撥專項(xiàng)資金開展檔案數(shù)字化處理，對(duì)檔案室和基層單位檔案室的重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，為員工提供了便捷高效的檔案查詢服務(wù)。目前，通過對(duì)檔案收集整編庫、檔案數(shù)據(jù)庫、操作日志等進(jìn)行規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)了公司本部、基層單位、網(wǎng)絡(luò)客戶端多點(diǎn)位歸檔、一點(diǎn)式儲(chǔ)存，一點(diǎn)式開發(fā)、多點(diǎn)式利用的信息化管理格局。此外，公司還以項(xiàng)目管理系統(tǒng)和基建管理信息系統(tǒng)為輔助手段，在工程管理中明確了工程建設(shè)節(jié)點(diǎn)關(guān)鍵表單收集和管理填報(bào)任務(wù)，實(shí)現(xiàn)了重要檔案的能控、在控和可控。

3 結(jié)語

綜上所述，可知檔案管理工作從最初的數(shù)據(jù)倉庫到如今的信息資料庫，管理手段已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化，也是歷史發(fā)展的必然趨勢(shì)。而且由于新建的熱電聯(lián)產(chǎn)企業(yè)規(guī)模通常都比較龐大，涉及到的檔案類型以及數(shù)量也非常多，只有先進(jìn)的信息化管理模式才能夠滿足企業(yè)及社會(huì)需求。該企業(yè)運(yùn)用的上述方法，其他類似的大中型企業(yè)完全可以借鑒應(yīng)用，以提高企業(yè)內(nèi)部管理能力。

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