加強兼職檔案管理人員隊伍建設的若干思考

祝秀霞

(華潤電力(溫州)有限公司)

加強兼職檔案管理人員隊伍建設的若干思考

祝秀霞

(華潤電力(溫州)有限公司)

本文就現階段企業兼職檔案管理人員存在的問題,以及兼職檔案管理員在檔案管理中的重要性,提出了加強企業兼職檔案管理人員隊伍建設的若干思考。

兼職檔案員 重要性 隊伍建設

當前,為了做好企業檔案工作,各單位都建立了相應的檔案管理組織機構網絡,配備了相應的兼職檔案管理人員。但是企業兼職檔案管理員普遍存在著兼職檔案管理人員隊伍不穩定,兼職檔案管理人員缺少,兼職檔案管理人員工作業務素質不高等問題。

一、兼職檔案管理人員在檔案管理中的重要性

企業檔案管理網絡由分管領導—專職檔案管理員—各部門兼職檔案管理員組成,兼職檔案管理員是構成企業檔案管理網絡體系的基礎。一個單位檔案管理的基礎工作是從兼職檔案管理員開始的,文件材料的收集是檔案工作的起點,把握并控制好這個起點,是做好檔案管理工作的基礎。

《檔案法》明確規定：任何單位“應當立卷規定的材料,由本單位的文書或者本單位檔案機構或者業務機構收集齊全,并進行整理、立卷,定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理;任何個人都不得據為己有或者拒絕歸檔”。

兼職檔案管理員承擔著企業各項管理和活動中形成的文字材料、聲像材料及實物的立卷、歸檔等大量基礎工作。這些檔案的歸檔、整理質量,直接制約著企業檔案工作的質量。

在企業里,兼職檔案管理員大多是工作在生產和經營一線的人員,他們最清楚本單位或本部門的工作,也最清楚需要收集和整理的材料是什么,能較好地對部門的文件和具體工作進行前端監控和全程管理,并能夠利用自己的專業知識對檔案進行基本鑒定工作。由他們擔任兼職檔案管理員不僅能順利地完成檔案的查證和考證工作,更能充分發揮檔案的使用價值。

兼職檔案管理員的工作在整個檔案工作中起著舉足輕重的作用。比如在一些企業或部門里,有些大型項目的建設周期實際是一個復雜的信息發生和轉化過程,這些信息如何儲存、加工、處理和分析同樣也是一個漫長的過程。而兼職檔案管理員時時身處于整個項目的建設周期之中,非常了解項目的進展情況。在整個的項目進展過程中,把由此形成的文件分類和分階段整理和歸檔,保存整個項目信息的原始性、連續性和真實性,是一項利在千秋的事業。其原始數據價值將隨著時間的推移越來越顯示其珍貴性,對將來的維護和改造能起著決定性支持作用。兼職檔案管理員的工作質量往往決定著檔案室收藏質量。

因此,兼職檔案管理員在整個檔案工作中的作用不可忽視,既要做好自己的本職工作,又要保證本部門歸檔率實屬不易。他們為所在單位工作的同時也為國家積累著寶貴的財富,作為單位的領導,應當給予他們相應的激勵,從而進一步增強其責任心和積極性,促進檔案管理工作高質量高效率運轉,形成檔案管理工作的良性循環。

每個兼職檔案管理員是檔案管理的基礎管理者,同時也是檔案的最直接利用者。因為他們最清楚本部門和本專業的檔案需求,能從實際工作出發,對檔案管理工作提出更科學的意見和建議,從而能夠促進整個檔案管理工作質量的提高。

二、加強兼職檔案管理人員隊伍建設

一個企業是一個完整的組織機構,擁有一個相對獨立的信息流。日常檔案管理工作如同涓涓溪水匯入企業的信息流之中,對企業的經營和發展產生能動的支持作用。企業的歷史是由大量的史料和史實積累而成的,這種對史料和史實的收集、整理、加工和保管工作就是企業檔案工作的核心,也是企業兼職檔案管理人員的職責。

如何建立一支合格的專兼職檔案管理員隊伍,并充分發揮好兼職檔案員的作用,對做好企業的檔案管理工作十分重要。

(一)加強檔案管理制度建設

企業要從檔案管理制度上規范各部門移交檔案資料的具體內容和時間,使各部門的兼職檔案管理員在收集檔案的時候心中有數。

筆者的公司是一個獨立的發電商,發電部的運行記錄、值長日志、操作票、工作票等都是計算機管理,兼職檔案員的錄入工作量很小,只需每個月到公司的資產管理系統中下載他們的條目目錄,稍做修改就能滿足檔案管理系統的需要,只需收集好紙質資料就行了。如果沒有紙質的資料,僅要求打印典型日的記錄。

兼職檔案員來自生產一線,部門的資料都是他們在工作中產生的,他們是資料的形成者和使用者,對資料的邏輯關系最為了解,資料之間的聯系他們也最為清楚,由他們收集、整理、移交資料到檔案室,最能保證檔案資料的系統性、完整性、真實性。只要各部門按照公司的制度執行,就能保證檔案資料歸檔的系統性、完整性、真實性、及時性。

(二)加強制度的執行力

要將檔案工作納入年度工作計劃,列入相關人員的崗位職責,在年度考核時,督促各部門兼職檔案管理員及時移交本年度檔案資料。專職檔案管理員根據歸檔范圍核對、確認,每年對檔案移交情況寫出總結報告。公司對發現的問題建立追溯機制,確定責任部門和負責人,提出整改方案,督促改進。整改后專職檔案管理員給予評價,各部門兼職檔案管理員的年度獎金受到檔案移交評價的影響,移交齊全完整的給予一定的獎勵。

(三)加強對兼職檔案管理員的指導、培訓

通過組織兼職檔案管理員參觀、學習,在公司內部開展兼職檔案管理員之間的競賽、交流活動,循序漸進地提高兼職檔案管理員的業務能力。還可定期聘請檔案管理專家講解檔案知識,為兼職檔案管理員提供互相學習交流的平臺,提高兼職檔案管理員的檔案知識及技能。

檔案管理工作是一項系統工程,既需要建立精干高效兼職檔案網絡,又需要健全和完善責任追究制度,并統一納入單位和部門的考核范圍,從而在管理機制上保證檔案工作的順利開展。