加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理工作的若干思考

田 源

(杭州市余杭區(qū)第五人民醫(yī)院)

加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理工作的若干思考

田 源

(杭州市余杭區(qū)第五人民醫(yī)院)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,醫(yī)院出現(xiàn)了各種載體形式的檔案,導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的安全問題日益凸顯,特別是重點(diǎn)領(lǐng)域檔案安全的管理。因此,為了更好地應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案安全管理的危機(jī),本文通過探討醫(yī)院檔案安全管理的特征,分析影響醫(yī)院檔案安全管理的因素,最后提出加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理的對(duì)策。

醫(yī)院檔案 檔案安全 特征 因素 對(duì)策

加強(qiáng)檔案安全體系建設(shè),對(duì)于保存歷史記憶,推動(dòng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步,實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展,具有不可替代的特殊作用。早在2010年,時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)、中央檔案館館長(zhǎng)的楊冬權(quán)在全國(guó)檔案安全體系建設(shè)工作會(huì)議上強(qiáng)調(diào)：“檔案安全無小事,檔案安全事關(guān)重大,事關(guān)全局,事關(guān)黨和國(guó)家的根本利益。”并提出了建立檔案安全體系的要求。醫(yī)院檔案是醫(yī)院在醫(yī)療、科研、行政事務(wù)管理等工作中形成的,具有保存價(jià)值的歷史記錄,是醫(yī)院發(fā)展的見證,為醫(yī)院管理、決策、發(fā)展提供重要依據(jù),同時(shí)醫(yī)院檔案是重要的民生檔案資源之一。醫(yī)院檔案的安全管理是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ),加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理十分必要。本文結(jié)合醫(yī)院檔案安全管理自身特征,分析其影響因素,就加強(qiáng)管理問題進(jìn)行思考并提出對(duì)策。

一、醫(yī)院檔案安全管理的特征

(一)醫(yī)院檔案安全管理手段的多樣性

醫(yī)院內(nèi)部包含行政科室和臨床科室,且工作內(nèi)容廣泛,因此醫(yī)院檔案種類呈現(xiàn)多樣性,包括文書檔案、病案檔案、財(cái)務(wù)檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)療科研檔案、基建工程檔案等。隨著醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展、先進(jìn)設(shè)備的準(zhǔn)入和人才梯隊(duì)的建設(shè),醫(yī)院檔案無論是在數(shù)量上還是種類上都在不斷增加,這加劇了醫(yī)院檔案管理工作的困難。除了在種類上的多樣性,在載體上也存在多樣性。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案以紙質(zhì)載體為主,且紙質(zhì)檔案的數(shù)量巨大,極易損壞和老化,同時(shí)還不易管理和查詢。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院的檔案載體開始呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢(shì),出現(xiàn)了電子病歷檔案、音頻影像檔案、膠片檔案等。種類和載體的多樣性決定了在檔案安全管理過程中管理手段的多樣性。

(二)醫(yī)院檔案安全管理方式的專業(yè)性

醫(yī)院是以醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)為中心的技術(shù)性事業(yè)單位或企業(yè),其業(yè)務(wù)主要以醫(yī)療工作為主,這也決定了醫(yī)院檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)。醫(yī)院檔案多在醫(yī)療工作中產(chǎn)生,是對(duì)醫(yī)療工作的真實(shí)反映,其所記述的內(nèi)容具有較強(qiáng)的專業(yè)性。以病案檔案為例,其記錄了患者從診斷、治療到護(hù)理的全部過程,記錄方式有文字?jǐn)⑹觥?shù)據(jù)呈現(xiàn)及圖像表述等,且記錄工作均由專業(yè)醫(yī)生或護(hù)士完成,具有較高的臨床治療、教學(xué)和科研價(jià)值,也是處理醫(yī)療糾紛的重要法律依據(jù),這是其他種類檔案所不具有的。因此醫(yī)院檔案安全管理方式具有專業(yè)性。

(三)醫(yī)院檔案安全管理實(shí)體和信息的保密性

醫(yī)院檔案以病歷檔案為主,其內(nèi)容牽涉患者較多的隱私問題,能在鑒定醫(yī)療事件及處理醫(yī)療糾紛中提供必要的法律依據(jù),具有保密性。傳統(tǒng)醫(yī)院病歷檔案以紙質(zhì)檔案為主,但隨著科技的進(jìn)步,醫(yī)院開始運(yùn)用電子病歷,出現(xiàn)了電子檔案,其也包含患者隱私,具有保密性。因此,醫(yī)院檔案安全管理包含實(shí)體和信息兩方面。在日常利用過程中,任何機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人不能擅自查閱、修改病歷,在利用完后還需立即歸還,不得惡意泄露,確保檔案安全。

二、影響醫(yī)院檔案安全管理的因素

(一)自然因素

影響醫(yī)院檔案安全的主要自然環(huán)境因素有：(1)火災(zāi)。醫(yī)院檔案以紙質(zhì)檔案為主,其具有易燃性,極易誘發(fā)火災(zāi)使檔案受到損壞。(2)水災(zāi)。不論是紙質(zhì)檔案還是電子形式的檔案等如受到水的侵蝕就會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的破壞,水災(zāi)是影響檔案安全的普遍因素。(3)蟲害。醫(yī)院檔案一般存放于檔案室或倉(cāng)庫(kù)中,這類地方容易滋生害蟲,且檔案害蟲喜食含有較豐富的纖維素類、淀粉類物質(zhì)。而紙質(zhì)檔案及其用品、裝裱檔案資料用的淀粉糨糊是檔案害蟲的良好食料。

(二)技術(shù)因素

影響醫(yī)院檔案安全的技術(shù)因素有：(1)檔案保護(hù)技術(shù)：對(duì)實(shí)體檔案和信息檔案都要進(jìn)行保護(hù),內(nèi)容涵蓋對(duì)存儲(chǔ)檔案的場(chǎng)所和設(shè)備的保護(hù),對(duì)檔案的技術(shù)處理和加固處理,對(duì)破損檔案和設(shè)備的修復(fù)及對(duì)重點(diǎn)檔案的同質(zhì)備份、異質(zhì)備份和異地備份等。(2)檔案信息技術(shù)：對(duì)各類電子檔案、數(shù)據(jù)進(jìn)行備份、加密、訪問控制,防止病毒攻擊和數(shù)據(jù)損壞或丟失,確保檔案信息完整、真實(shí),并對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理,確保系統(tǒng)安全運(yùn)行。

(三)人為因素

影響醫(yī)院檔案安全的人為因素有：(1)管理的制度和水平。管理制度為檔案安全提供保障,管理水平?jīng)Q定管理效果。醫(yī)院內(nèi)部檔案管理制度不健全和管理水平的低下也會(huì)在一定程度上造成檔案安全問題,導(dǎo)致實(shí)體損壞和信息泄露。(2)管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員是檔案的直接接觸者,具有主觀能動(dòng)性,其行為直接影響檔案的安全。如檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)就會(huì)忽視檔案安全問題,增加檔案安全管理風(fēng)險(xiǎn)。醫(yī)院檔案管理人員不僅要具有檔案管理能力,還要具備一定的醫(yī)學(xué)知識(shí),其專業(yè)性決定檔案的安全。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理工作的對(duì)策

(一)加強(qiáng)醫(yī)院檔案設(shè)施的建設(shè)

醫(yī)院檔案設(shè)施建設(shè)是整個(gè)醫(yī)院檔案安全管理工作的基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案設(shè)施安全建設(shè),把安全隱患消除在萌芽狀態(tài),在面對(duì)突發(fā)事件時(shí)能最大限度地保護(hù)檔案安全,減少檔案損失。主要做法為：首先,要選擇一個(gè)相對(duì)安全的環(huán)境,確保實(shí)體安全;其次,在建設(shè)和設(shè)計(jì)方面要嚴(yán)格按照建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)規(guī)范進(jìn)行,充分考慮到防水、防火、防地質(zhì)災(zāi)害和防震等安全因素,應(yīng)安裝自動(dòng)報(bào)警、自動(dòng)滅火等設(shè)施,配備必要的滅火器材,用先進(jìn)的科技手段彌補(bǔ)建設(shè)的短板,彌補(bǔ)人為因素,著力提高檔案安全系數(shù);然后,檔案在放置時(shí)為了考慮檔案管理的便利性和安全性可采用檔案放置的雙節(jié)柜,同時(shí)有效地控制周圍的溫度和濕度;最后,要定期對(duì)檔案設(shè)施進(jìn)行綜合性檢查和安全測(cè)評(píng)工作,確保檔案安全。

(二)加強(qiáng)醫(yī)院重點(diǎn)領(lǐng)域檔案安全管理的建設(shè)

醫(yī)院重點(diǎn)領(lǐng)域檔案安全管理的建設(shè)不僅是醫(yī)院檔案安全管理工作的重點(diǎn),更是醫(yī)院檔案安全管理工作的突破口。病歷檔案作為醫(yī)院重點(diǎn)領(lǐng)域檔案的重要組成部分,是處理醫(yī)療糾紛事件、評(píng)價(jià)醫(yī)院綜合質(zhì)量的重要工具,其安全性不僅涉及患者隱私也牽涉醫(yī)院利益。如果加強(qiáng)其安全管理工作,具體措施有：在病歷形成的最初,要求直接責(zé)任者嚴(yán)格根據(jù)相關(guān)規(guī)定建立病歷檔案,依法書寫,確保病歷檔案的關(guān)聯(lián)性、真實(shí)性及合法性,電子病歷書寫要求在內(nèi)網(wǎng)系統(tǒng)內(nèi)完成,確保信息安全;在病歷檔案形成后,要依法妥善保存,嚴(yán)禁任何人對(duì)其進(jìn)行涂改、搶奪、偽造或竊取,一旦發(fā)現(xiàn)病歷丟失、涂改等事件,應(yīng)追究當(dāng)事人的法律責(zé)任;在病歷檔案利用中,根據(jù)不同情況,需提供有效身份證明、法定證明、本人或代理人授意方可查看患者檔案,此外,為保護(hù)患者隱私,只要患者未授權(quán),醫(yī)務(wù)人員不得向第三方泄露,否則將負(fù)法律責(zé)任。隨著人們健康意識(shí)增強(qiáng),健康體檢越來越受重視,健康體檢檔案的安全問題應(yīng)運(yùn)而生,作為醫(yī)院檔案特殊的組成部分,其安全管理也是醫(yī)院檔案安全管理重點(diǎn)領(lǐng)域,通過體檢檔案被密封裝訂,由本人或其家屬方可領(lǐng)取查閱來加強(qiáng)其檔案安全是目前檔案安全管理工作的具體措施。

(三)加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理制度的建設(shè)

雖然一般的檔案管理制度醫(yī)院都有,其中也不乏涉及檔案安全的內(nèi)容,但缺少專門針對(duì)醫(yī)院檔案安全管理的制度。俗話說沒有規(guī)矩不成方圓,缺乏完善的制度保障,檔案安全管理工作就無法做到有章可循。首先,要建立醫(yī)院檔案安全管理工作制度,為參與工作的人員提供一定的管理規(guī)范支持;其次,建立醫(yī)院檔案安全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和檔案管理負(fù)責(zé)制,成立醫(yī)院檔案安全管理領(lǐng)導(dǎo)小組,領(lǐng)導(dǎo)帶頭,從上至下,貫徹執(zhí)行;接著,建立醫(yī)院檔案安全評(píng)估報(bào)告制度、檔案安全執(zhí)法督查制度等一系列制度,對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行評(píng)估、督查、反饋,不斷完善檔案安全管理工作。除此之外,還要建立醫(yī)院檔案安全應(yīng)急制度和醫(yī)院檔案信息安全制度,在面對(duì)突發(fā)事件、自然災(zāi)害及電腦病毒侵襲、盜取等問題時(shí)能確保檔案實(shí)體和信息的雙安全,做好保密、保真和保存工作。

(四)加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理人員的建設(shè)

醫(yī)院檔案安全管理工作的主體是檔案管理人員,加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理的核心也是檔案管理人員。隨著醫(yī)院檔案管理的信息化發(fā)展,對(duì)醫(yī)院檔案安全管理的工作要求逐年提高,對(duì)管理人員的素質(zhì)要求也逐漸提升,所以必須通過加強(qiáng)檔案管理人員的建設(shè),來提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。首先,通過參加各種安全教育和培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高醫(yī)院檔案管理人員檔案信息安全意識(shí)、保密責(zé)任意識(shí)和安全的防范意識(shí),牢固樹立“檔案安全事關(guān)黨和國(guó)家的根本利益”的思想;其次,從檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、安全保密素質(zhì)和政治素質(zhì)三方面,提高醫(yī)院檔案安全管理人員的綜合素質(zhì),使其不僅具有檔案安全的意識(shí),保障檔案安全的相關(guān)知識(shí)更具有保護(hù)檔案安全的實(shí)踐操作能力,為醫(yī)院檔案安全管理提供必要的保障;最后,除了內(nèi)部培養(yǎng)外,通過積極引進(jìn)各層次、多類型人才,構(gòu)建醫(yī)院檔案安全管理人才梯隊(duì),為醫(yī)院檔案安全管理做好人才儲(chǔ)備。

四、結(jié)語

綜上所述,醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院基層工作的重要組成部分,檔案管理記載著醫(yī)院的歷史變遷、科研創(chuàng)新、技術(shù)進(jìn)步等多方面的發(fā)展成果,為醫(yī)院的建設(shè)提供基礎(chǔ)支撐。而醫(yī)院檔案安全管理工作不僅是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)更是最重要的任務(wù)。為了確保醫(yī)院檔案的安全,特別是對(duì)重點(diǎn)領(lǐng)域檔案的安全管理,應(yīng)充分了解其管理特征,分析影響管理的各種因素,并有針對(duì)性地采取加強(qiáng)醫(yī)院檔案安全管理的措施。確保醫(yī)院實(shí)體檔案安全和信息安全,有助于全面推動(dòng)醫(yī)院檔案事業(yè)健康、協(xié)調(diào)、可持續(xù)地發(fā)展。

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