國有改制企業檔案管理存在問題及對策
——以溫州市為例

王茜茜

(溫州市城市建設投資集團有限公司)

國有改制企業檔案管理存在問題及對策
——以溫州市為例

王茜茜

(溫州市城市建設投資集團有限公司)

本文以溫州市國有改制企業為例,分析了國有改制企業檔案管理現狀和存在的主要問題,提出了加強國有改制企業檔案管理的若干對策。

國有企業 企業改制 檔案工作 檔案處置

國有企業檔案是國有企業在生產經營活動中形成的歷史記錄,是國家信息資源體系的組成部分,是重要的國有資產。國有改制企業檔案主要包括國有改制企業形成的檔案和改制工作形成的檔案,隨著國有企業改革工作的進行,國有改制企業檔案處置問題便成為國有企業改制工作中必須加以重視和妥善解決的問題。

一、溫州市國有改制企業檔案管理現狀

2010年,溫州市實施國企整合重組改革,共涉及60家國有企業或企業化管理的事業單位,這些單位通過合并重組、優化配置,打造成9家具有較強競爭力和較大資產規模的大企業大集團,包括市城市建設投資、公用事業投資、現代服務業投資、工業投資、國資投資、交通運輸、交通投資、溫州機場、溫州港等九家集團公司。組建完成后,9家國資營運公司由市委、市政府直接管理。檔案工作是國企改制重組過程中的重要事項。在此次全部的改制企業檔案中,會計檔案、工程檔案以及民生檔案占較大比例,其中：一部分已移交至溫州市檔案館或城建檔案館,大部分轉交給重組新建企業保管,未進館的國有改制企業檔案中,絕大多數保管條件一般,不少企業保管條件較差。

二、溫州市國有改制企業檔案工作的主要問題

在企業改制的過程中,人們往往過多關注人員的安排、資金的分配以及設備的處置等問題,而對改制企業的檔案管理重視不夠、處置不當,導致改制企業檔案管理和服務面臨種種阻礙。如何妥善管理改制企業檔案成為檔案部門所面臨的新課題,需要我們積極思考和探索改制企業檔案管理與服務的科學方法,以充分發揮檔案的社會服務功能,維護企業及職工的切實權益。

(一)檔案處置缺乏必要的物質和經費保障

據了解,一般一卷檔案的整理費用需30元,很多企業沒有將檔案處置工作列入改制計劃和經費預算。部分企業改制資金不足,連職工安置費用都沒有著落,落實檔案處置經費必然難上加難。另外,檔案作為一種無形資產在企業資產評估中沒有一席之地,結果財富變成了包袱,檔案自身的價值無法變現,也增加了企業的負擔。除了企業改制中形成的文件資料,以及資產權證等與企業改制直接相關的檔案外,原企業的其余檔案要么束之高閣,要么隨意處置。

(二)檔案交接環節不到位

企業改制,必定帶來機構和人員的變動。在此過程中有的企業領導往往忽視檔案工作,兼并檔案機構或者裁減檔案人員,給檔案工作的銜接帶來了危害。由于銜接不力,有關人員責任心不強,造成了大量未整理檔案資料的積壓乃至丟失。例如,某企業在改制過程中,原檔案人員沒有辦理交接手續就離崗,而新來的人員由于不了解情況,對大量資料無從下手,給工作造成極大被動,甚至造成了一部分檔案損失。

(三)企業主管部門和檔案行政部門監管力量不足

一方面改制領導小組和改制辦公室中沒有安排檔案部門同志,這些部門的同志多按照各自的職責從職工安置、資料處理、政策咨詢等方面開展工作,檔案的處置卻無人管。加之各級改制辦和企業主管部門與檔案部門缺少溝通,因此檔案部門無法提出監管意見。雖然就國有改制企業檔案處置有下發文件,但文件執行中存在不少薄弱環節,文件執行力度不夠。

三、加強溫州市國有改制企業檔案管理的幾點思考

溫州市城投集團是9家國資營運公司之一,該集團綜合檔案室于2014年底通過檔案管理省級良好評定,這在溫州市級國資集團公司中尚屬首家,并且連續三年獲得檔案年檢優秀等級。市城投集團由改制初期檔案數量龐大、散亂,到如今的檔案管理初具規范化、標準化,做了不小的努力。筆者對市城投集團檔案管理工作進行調研,做出以下幾點思考：

(一)強化檔案管理體制

領導重視檔案工作,將檔案管理工作列入重要的議事日程,成立檔案管理工作領導小組、檔案鑒定工作領導小組、檔案信息化領導小組,明確分管領導,負責集團檔案管理工作的領導和日常檔案管理。定期召開檔案專題會議,在人員、場地、經費等方面給予大力支持和重點保障,并及時解決實際問題。委托相關檔案加工公司協助檔案室一起整理,并進行數字化加工;加大投入,配備軟、硬件設施;強化責任,將檔案工作列入部室年度考核目標。

(二)加強檔案隊伍建設

要建立健全相對穩定的檔案管理隊伍,不斷提高檔案隊伍管理水平。市城投集團綜合檔案室正式成立于2013年,歸口于辦公室管理,辦公室主任兼檔案室負責人,配有1名專職檔案員,負責日常管理工作。各部室配備兼職檔案員,負責本部室日常工作中形成文件的收集、整理、保管、預立卷、移交工作。集團本部建立了由12人組成的專兼職檔案員隊伍,為做好檔案工作打下了堅實的組織基礎。為增強廣大干部職工檔案意識和檔案業務素質,集團采取多種方式,加強檔案知識學習,一是建立集團檔案信息發布網站,及時更新政策、法規等信息內容,加大宣傳力度,使廣大干部職工檔案管理意識不斷提高。二是進一步加強對專兼職檔案員的培訓工作,組織全集團及所屬單位檔案人員積極參加省、市檔案局舉辦的各項檔案業務學習。三是邀請市檔案局專家上門指導,幫助解決檔案管理工作中遇到的實際問題。

(三)打牢檔案建設基礎

不斷實現檔案管理的規范化、制度化。當前在企業檔案管理工作中,比較重要的是貫徹落實國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》。10號令在新形勢下對企業檔案的歸檔范圍和保管期限做了新的規定,具有很強的指導性和操作性。市城投集團結合各科室意見及市檔案局審核結果,制定了《市城投集團文件材料分類方案、檔案歸檔范圍和保管期限表》,根據規定統一向集團各科室收集材料并進行規范整理歸檔。同時要求各二級單位參照10號令,根據本單位實際情況制定相應的《企業文件材料分類方案、檔案歸檔范圍和保管期限表》。

市城投集團根據上級有關文件精神和集團實際,陸續編制《檔案庫房安全管理制度》《檔案管理辦法》《紙質檔案數字化技術規范》《電子文件和數據檔案登記備份制度》《檔案鑒定、銷毀制度》《檔案借閱制度》《檔案工作保密制度》等一系列規章制度,使工作有章可循,有法可依。

(四)檔案收集完整,整理規范有序

因場地、人力有限,將分散在各二級單位的改制前文書檔案統一收集至集團綜合檔案室,進行分類整理并進行數字化加工。督促二級單位對各自歸口的業務檔案進行規范管理。市城投集團于2015年對三家二級單位的拆征檔案進行公開招投標,進行統一整理、數字化及數據著錄工作,推進民生檔案的科學管理及有效利用。

總之,改制企業檔案工作任重道遠,面臨的新問題很多,需要廣大企業工作者在理論和實踐中不斷探索加以解決。只要我們敢于挑戰,開拓創新,企業檔案工作一定會在企業改革發展過程中取得長足的進步。

[1]羅寶勇.2000—2009年國有企業檔案管理研究綜述[J].檔案學研究,2011 (1).

[2]韓晰宇,于華.國有企業資產與產權變動中檔案處置問題的實踐與思考[J].山東檔案,2010(4).