如何防范部門立卷流于形式

孫亞形

(余姚市第二自來水有限公司)

如何防范部門立卷流于形式

孫亞形

(余姚市第二自來水有限公司)

部門立卷是檔案工作的基本制度,是檔案部門為加強部門對文件材料的收集、歸檔意識,遵循檔案工作規(guī)律,確保檔案的真實準確和完整齊全,利于檔案的開發(fā)利用而對歸檔文件材料實施前端控制的有效途徑。本文以筆者所在區(qū)域的國企單位為例,通過對部門立卷工作現(xiàn)狀的分析,就如何防范部門立卷流于形式提出了相應的對策和建議。

檔案工作 部門立卷 防范 對策

雖說國有企業(yè)的檔案工作越來越受到單位領導的重視,特別作為民生企業(yè),檔案工作更是做得越來越規(guī)范,但有一個細節(jié)不容忽視——部門立卷作為檔案工作的基礎,有沒有真正地實施起來,值得大家關注。因為一個單位部門立卷工作做得如何,直接影響檔案的質量,從而關系到檔案的開發(fā)和利用。本文是筆者結合工作實踐,就如何防范部門立卷流于形式提出了相應的對策和建議,旨在提高公司檔案工作水平,更好地為其他各項工作和領導決策提供服務。

一、公司部門立卷的現(xiàn)狀及弊端

真正意義上的部門立卷是由各部門兼職檔案員按照本部門的紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,獨立完成收集、整理、(虛擬)立卷、歸檔、移交等一系列規(guī)范化的立卷歸檔工作。本公司雖然早已按照余姚市檔案局下發(fā)的《余姚市機關綜合檔案室年檢標準》推行了部門立卷,而且每年年初綜合檔案室都會向各部門分發(fā)《公司關于各部門做好年度檔案材料移交工作的通知》,明確了歸檔內容、歸檔人、移交日期等,但實際操作中,除了財務部做得較規(guī)范外,其他部門的立卷工作基本還是由綜合檔案室統(tǒng)包統(tǒng)攬,多數(shù)兼職檔案員每年將手頭上積累的文件材料不經過主動收集和系統(tǒng)地整理就移交給綜合檔案室,有的甚至過了移交期限,要在綜合檔案室的再三催促下才匆匆完成移交工作。這樣顯現(xiàn)出來的弊端有：一是工作缺乏主動性,收集不完整,移交不及時。二是影響了檔案質量和立卷效率。各部門熟悉各自的業(yè)務情況,了解文件材料的形成過程和歷史聯(lián)系,在鑒定文件價值時也最有發(fā)言權,僅靠綜合檔案室檔案員憑著主觀意識對文件材料加以整理立卷、歸檔,這樣既不能保持文件材料的有機聯(lián)系,又不能準確地確定文件材料的保管價值。三是增加了綜合檔案室檔案員的工作量和工作壓力,使他們沒有更多的時間和精力投入監(jiān)督指導及檔案信息資源的編研、開發(fā)和利用工作。

二、產生部門立卷流于形式的主要因素

(一)主觀因素

一是檔案意識薄弱。各部門雖設有兼職檔案員,但大多檔案意識不強,思想上沒有“部門立卷”的概念,認為檔案工作是綜合檔案室檔案員的分內事,工作缺乏主動性和責任心。二是綜合素質欠缺。部分兼職檔案員綜合素質不高,業(yè)務能力不強,敬業(yè)精神欠缺,到了移交檔案的日期,往往以“不會做”“做不好”為借口而推諉。

(二)客觀因素

一是部分兼職檔案員崗位變動頻繁或兼職過多。參加過上崗培訓且具有一定檔案工作經驗的兼職檔案員常因工作需要被調到其他崗位,影響了公司檔案隊伍的穩(wěn)定和整體素質。檔案員兼職過多致使他們沒有更多的時間和精力全面了解部門內的檔案情況,無法靜下心來投入檔案的收集、整理等工作,影響了部門立卷的質量。二是考核方案有待完善,缺乏相應的激勵機制。公司各部門的檔案工作雖早已納入年度考核方案中,但方案中涉及檔案工作部分欠細化,而且只考核到部門,檔案工作不能和工資獎金直接掛鉤,導致兼職檔案員責任心不強,積極性不高。

產生部門立卷流于形式的因素是多方面的,除了上述因素,還存在著軟件、硬件功能實現(xiàn)的不足,以及各部門配合協(xié)作上的欠缺等因素。針對如何真正地實施部門立卷,使公司的檔案管理工作步入正軌,下面提出了一些對策措施供大家參考。

三、如何防范部門立卷流于形式

(一)營造良好的檔案工作氛圍

1.加強學習宣傳。根據(jù)實際情況,公司每年至少組織一次由公司分管檔案工作的副總、部門負責人、部門兼職檔案員及相關人員參加的檔案學習工作會議。宣傳檔案工作和部門立卷的重要性,解讀檔案管理工作的新標準、新規(guī)定,討論、明確各部門歸檔范圍及保管期限,強調檔案移交時須附移交清冊等,增強相關人員特別是部門負責人和兼職檔案員的檔案意識和歸檔意識。

2.開展檔案展覽活動。借公司成立周年或檔案日開展一些以“公司發(fā)展軌跡”等為主題的展覽和宣傳活動,營造良好的檔案工作氛圍。

(二)提升兼職檔案員的綜合素質和業(yè)務能力

1.優(yōu)化檔案隊伍。將相對文化素養(yǎng)較高、責任心較強的員工充實、調整到部門兼職檔案員隊伍中,且盡量保持檔案隊伍的穩(wěn)定性,同時為使兼職檔案員安心做好部門立卷工作,部門負責人應盡量讓兼職檔案員少兼其他工作。

2.抓好兼職檔案員的業(yè)務學習和實際操練。公司既要采用“請進來”的方式,適時邀請市檔案局督導科老師來公司進行檔案業(yè)務培訓,注重立卷知識與實際操作相結合;又要采用“走出去”的方式,如支持兼職檔案員參加檔案上崗證培訓及繼續(xù)教育培訓,或到其他檔案工作先進單位取經學習。同時公司內可嘗試組織現(xiàn)場面對面交流經驗、切磋操作技能等活動,不斷完善兼職檔案員的知識結構,使他們逐漸成長為能獨當一面的檔案員。

(三)細化年度考核方案

在公司領導的重視和支持下,結合實際,將已納入年度考核方案中的檔案工作部分再進行完善和細化,真正建立起對立卷部門和兼職檔案員有效的激勵、約束機制和檔案工作考核驗收監(jiān)督機制,為實施部門立卷提供制度保障和監(jiān)督保障。

公司考核方案中個性部分(部門)考核由“指標”“工作標準”“考核標準”三部分構成,建議對個性部分(部門)考核中的“工作標準”依據(jù)《余姚市機關綜合檔案室年檢標準》中的相關要求,以及公司綜合檔案室制定的《公司各部門歸檔材料移交歸檔內容及時間表》進行細化,主要涉及“歸檔時間”“材料齊全”“整理規(guī)范”“案卷數(shù)量”四塊內容,全面涵蓋部門立卷工作的各個環(huán)節(jié),對文件材料(電子文件)的收集、數(shù)量和質量進行控制,對檔案材料的整理、立卷、歸檔工作進行統(tǒng)一監(jiān)督。“考核標準”明確了每一項工作標準并賦予相應分值,以分值多少直觀提醒各部門立卷歸檔工作的重點。隨著檔案工作內涵的發(fā)展和各部門收集工作的重點不同,每年對該細化部分進行適當調整。年終,兼職檔案員工作好壞、工作量的多少將通過考核標準評定得以體現(xiàn),并直接和其收入掛鉤。同時,每年評選檔案工作先進集體和個人,對責任心強、業(yè)務熟練、工作成效明顯的部門和檔案員給予行文表彰和物質獎勵。上述舉措將充分調動兼職檔案員的工作積極性和主動性,逐漸消除檔案員默默無聞奉獻于檔案事業(yè)卻得不到公司領導和同事的肯定和支持的委屈心理。

(四)軟件與硬件功能上的實現(xiàn)

為適應多形式載體檔案管理的需求,從根本上提高部門立卷工作的質量和效率,保證檔案工作的信息化、科學化和高效化,開發(fā)設計一個相對完整又便于操作且切合公司實際的檔案立卷管理系統(tǒng)已成為必然趨勢。

1.檔案立卷管理系統(tǒng)的功能。該系統(tǒng)由部門兼職檔案員負責本部門檔案資料的收集、歸檔工作,綜合檔案室負責案卷審核、保管和借閱管理,可包括用戶登入登出、系統(tǒng)管理、檔案立卷、檔案查閱、檔案打印、檔案備份各項功能模塊。該系統(tǒng)對文件(電子)材料、檔案進行統(tǒng)一管理,在局域網內部實現(xiàn)檔案的存儲與全文檢索。實現(xiàn)各部門同步建檔,綜合檔案室進行超前管理,全過程控制,對部門立卷各環(huán)節(jié)進行網上檢查、監(jiān)督、指導和移交接收。

2.檔案立卷管理系統(tǒng)支撐平臺。建立支撐檔案立卷管理系統(tǒng)運行的硬件和軟件平臺,包括存儲各類檔案信息的數(shù)據(jù)存儲服務、提供檔案信息網絡化利用的服務器,以及備份電子文件的存儲介質,如光盤等。

3.信息集成實現(xiàn)。建立包括數(shù)據(jù)導入、數(shù)據(jù)轉換、數(shù)據(jù)遷移、數(shù)據(jù)裝載等功能在內的集成接口系統(tǒng),實現(xiàn)對電子歸檔文件數(shù)字化后形成的電子檔案的集成化管理。

(五)加強部門間協(xié)同配合工作

1.爭取獲得各部門的支持和配合。因部門立卷具有復雜性、協(xié)調性和特殊性,所以要做好部門立卷必須先得到各部門的支持和配合,對檔案工作不重視、不配合的部門,建議由分管檔案工作的領導做好其思想工作。

2.加強立卷工作中的督導和協(xié)調。綜合檔案室應加強對部門立卷工作的指導、監(jiān)督和檢查,幫助部門確定立卷方案,提出文件材料立卷的質量要求,做到前端控制和全程管理,在文件材料形成、收集過程中提前介入,發(fā)現(xiàn)問題及時溝通協(xié)調,以提高檔案質量和立卷工作效率。

總之,部門立卷的實施是做好檔案工作的根本,而構建實施部門立卷保障體系是真正意義上實現(xiàn)部門立卷的關鍵。相信通過我們的共同努力,部門立卷制度的實施將越來越順暢,立卷歸檔工作由“要我歸檔”轉變?yōu)椤拔乙獨w檔”,“積極收集、規(guī)范整理、及時移交”成為部門立卷工作的常態(tài),使公司檔案更好地為社會、為余姚西北地區(qū)的供水事業(yè)服務。

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