善用移動辦公系統促進教學管理

江騰飛，林 慧

（福建師范大學a.旅游學院；b.物理與能源學院，福建 福州 350117）

善用移動辦公系統促進教學管理

江騰飛a，林 慧b

（福建師范大學a.旅游學院；b.物理與能源學院，福建 福州 350117）

本文對移動辦公系統進行界定，并指出移動辦公在教學管理中具有廣泛的應用領域，分析移動辦公系統的基本配置和多種使用組合模式，并就善用移動辦公系統促進教學管理提出相應的措施和方法。

移動辦公；教學管理；措施和方法

隨著網絡技術、無線Wi-Fi、GPRS、4G網絡、移動郵件系統及各大運營商網絡、帶寬速度等的長足發展，為移動辦公的興起提供了足夠的支撐。何謂移動辦公？移動辦公又稱為“3A辦公”，是指辦公人員可在任何時間(Anytime)、任何地點(An ywhere)處理與業務相關的任何事情(Anything)。移動辦公系統平臺，是一套建立在以手機、平板、筆記本電腦等便攜終端為載體以實現移動辦公的信息化系統。該系統將智能手機、無線網絡、辦公自動化系統三者有機結合，開發出移動辦公系統，實現任何辦公地點和辦公時間的無縫接入，從而達到提高辦公效率，節約辦公成本等效果。[1]

移動互聯網因智能手機、便攜筆記本、平板等的普及已深入人心，并改變著人們的生活和工作。根據有關調查全球約有80%人經常會在辦公室以外空間進行工作，其中又有43%的人使用的辦公移動設備超過3種以上。新辦公時代是一場基于云計算、無線技術、互聯網技術、虛擬化技術的革命，它的影響力又遠遠超越了技術的范疇。邁入全新辦公時代，世界的生產方式、生活方式發生巨大改變，新的需求迫使企業調整推動產業鏈變遷；企業產業鏈升級反過來又促進新的辦公時代，實現生活與移動辦公的“零區隔”。[2]辦公與生活融為一體，“人在哪，辦公室就在哪”變為一種新的辦公方式。

現代高校教學管理的基本教學管理秩序化、規范化要求、及對學校事務的快捷反應等要求高校教育管理和行政人員在辦公方面充分利用現代的辦公工具，提高辦事效率，確保準備率。加之工作人員出差流動的增加和教學管理、科研服務任務的增多，進行有效的移動辦公及多人團隊協作就變的更為必要。

1　移動辦公系統在教學管理中的應用領域

通過無線網絡、4G技術以及各種移動終端，從而實現將傳統的紙質辦公擴展到掌上辦公系統。移動辦公在教學管理應用廣泛，主要可實現以下幾部分：（1）移動行政管理。可通過學校OA系統，實現文件的網上起草、送審、查閱和批復及文件傳閱、新聞報送等，提高傳遞效率，節約辦公成本。（2）移動學生事務管理，可以通過本科或研究生的教學管理系統實現學生的注冊、報到、在校統計、請銷假制度，為教學管理人員提供移動式學生綜合數據信息的集成共享環境，學生可方便的進行網上的請假等事宜操作。（3）移動教學流程管理。將移動端與互聯網結合，通過實現本科及研究生信息系統的微信或者網頁端的登錄以及掌上教學系統開發，可直接實現移動教務管理，實現課程的調停課、成績管理查詢更改、論文程序從開題到送審答辯等一系列操作等，而且尤其對時間節點在晚間的操作利于及時跟進和操作以及質量把控。這樣擴展了教學系統的覆蓋和應用范圍，縮短了信息發布與接收的時間，提高了教學管理的效率。(4)移動學生后勤服務。用移動互聯網升級學生管理系統，可讓學生方便手機訪問網上圖書館、繳交學費、宿舍管理、申請后勤維修服務、校內網絡費、飯卡等電子支付和購物等各類校園服務，讓學生學習生活極為方便，也便于后勤管理人員進行管理和數據及時更新維護。(5)移動資產管理。可對學校固定資產管理進行精確化、規范化和動態化的管理，如使用二維碼技術準確記錄資產信息，使用移動端設備對固定資產進行標簽掃描，及時更新資產存放地和網絡自動識別，可以及時的掌握資產流動的狀態和準確記錄變動信息，實現對學校固定資產的日常操作流程動態管理與監控。

2　教學管理中移動辦公系統的配置

2.1移動辦公基本硬件設施

1.電腦計算機；2.智能移動手機；3.復印機、打印機及掃描機或多功能一體機；4.移動優盤和硬盤；5.路由器、無線wi-f i及其他網絡設施等。

2.2移動辦公常用軟件

1.基本的辦公軟件如of f ice工具包、wps以及照相、美顏相機與圖片查看編輯軟件和搜索引擎軟件等；2.即時通信軟件如QQ、微信等。與好友進行即時信息傳遞及圖片、文件傳送，共享文件、發送離線文件以及實現群組功能等；3.郵箱工具，在手機端安裝QQ郵箱、網易郵箱等客戶端，進行移動端的郵件的更新和查詢；4.各種云盤工具，如360云盤、百度云、金山快盤等，云盤具有存儲容量大、免費、安全、便攜、穩定等優點，而且實現跨平臺文件存儲、備份、傳遞和共享服務。可實現PC端和移動手機端、網頁端等共同安裝實現共享和多設備的文件上傳下載使用；5.云筆記系列工具，如有道云筆記、為知筆記等，是跨平臺的簡單快速的個人筆記備忘工具，可以收集整理各種信息，進行會議記錄、日程安排、生活備忘、拍照及添加圖片為筆記并分享收藏資料等功能；6.CNKIE-Study、Endnote X7等科研管理軟件和中英文的文獻數據庫使用，手機客戶端可以下載中國知網客戶端，進行文獻的搜索和整理；7.RSS閱讀收集器，如鮮果閱讀器，inoreader閱讀器及其他閱讀集成APP如讀寫人、以及其他新聞閱讀軟件如網易新聞、搜狐新聞、澎湃新聞等；8.基本的手機端閱讀、收聽、視頻軟件如iRead、喜馬拉雅FM、蝦米音樂、網易公開課、學堂在線、中國大學MOOC、鳳凰視頻等等；9.Histcite、思維導圖等專業軟件，處理思維整理，快速定位核心文獻等。10.其他小工具類軟件如脈可名片、掃描全能王、文件轉換等小工具。

2.3移動辦公組合模式舉例

在教育領域應用移動辦公系統，可實現交互式教學并促進社會化學習，通過移動辦公與管理、建立移動數字圖書館，為教育的信息化發展提供新手段。移動互聯網技術在學校辦公和管理中具有廣闊的應用前景，利用移動互聯網可以大大提高學校辦公管理的效率移動辦公。[3]通過在線團隊協作的方式可以比常規協作在工作效率上得到明顯的提高，而且可以做到及時更新和互動，減少外在的時空限制，更快更好的解決一些辦公工作。事實上移動互聯網越來越多的介入到學校的辦公環境中，并且學校的管理協作方面也越來越多的跨校跨單位協作甚至發展出一些虛擬的團隊協作。隨著手機互聯網用戶的增加、4G網絡及無線網絡的發展，高校現在也有充分的條件利用移動互聯網的平臺，很多高校安裝辦公自動化的思路將一些應用系統從電腦擴展到了手機，改善辦公流程、加強教學管理與學生管理。[4]下面介紹幾種常用的辦公組合模式，可以通過多種方式和多種工具進行組合，需要選擇適合單位和工作任務的組合模式，關鍵是培養工作移動在線團隊協作的習慣、形成慣性的工作解決方案，只有將新科技運用到整個高等教育的辦公系統中而且普及開來才能形成行之有效的辦公組織模式。團隊協作的工具多種多樣有為知筆記、WPSof f ice、百會在線辦公、格子云辦公、of f ice onl ine、Google Docs、Iwork、ZOHO等，這里主要介紹以下四種：

2.3.1WPSoffice輕辦公

WPS輕辦公可實現多文檔、多平臺、的多人辦公協作。通過建立圈子，圈子共同對同一文檔進行有關討論、編輯、修改與存儲。WPSof f ice輕辦公核心功能主要有文檔的云存儲、云編輯、文檔漫游、圈子協作討論和文檔歷史版本等。

2.3.2利用微軟of f iceonline進行多人協作辦公

微軟of f ice onl ine是一個免費的在線協作平臺，可以在線創建Word、Excel、Powerpoint等文件，優點是可以實現多人的編輯協作，而且因off ice的普及較容易上手，但缺點是現在在大陸的訪問速度并不快。進入of f iceonl ine后登陸賬號后創建文件，命名編輯完文件可以通過邀請共享來共享給共同協作的伙伴，伙伴查收郵件打開后可進一步編輯文件。微軟of f iceonl ine也可以實現單機文件的在線上傳與協作。

2.3.3利用云筆記實現團隊協作

通過利用云筆記如為知筆記等可記錄對工作日程、工作計劃和工作安排進行多層面的記錄與整理。而且云筆記一般可實現資料共享和溝通協作。教學管理人員可隨時隨地記錄和查看信息。所有數據在電腦、手機、平板、網頁可通過同步保持一致。云筆記類工具一般使用簡單且支持多終端的同步跨平臺的多人協作。為知筆記通過收集、記錄信息、設置管理員、超級用戶、編輯、作者和讀者五種群組權限級別實現團隊協作。通過記錄加發消息加討論加反饋記錄來完成一系列的溝通協作。最重要的是所有這些都在云端存儲，團隊的智慧可以永久保存，無論在路上、家里，甚至無網絡情況下都能隨時找到需要的資料。作為筆記類的工具簡單上手容易，學習成本低，每個人都有天然的需求，可以用于個人的知識管理而且不用額外的工具即可完成協作，并且可以實現多種做筆記的需求。

2.3.4WPSof f ice+郵箱+云盤

云盤工具有金山快盤、百度云盤、360云盤、115網盤等，可以實現在PC端、移動端和網頁端的多渠道使用，而且一般可以實現將郵箱中的材料直接發送到網盤。云盤作為資料的存貯與分享工具為移動辦公提供了便捷，尤其是電腦端與手機端的互動，可以實現電腦、手機與平板的多終端的資料分享與文檔編輯。

3　移動辦公系統促進教學管理的措施與方法

1.要建立良好的溝通渠道，確保學生、教學管理人員可不受固定場所限制都能夠保持聯絡并進行有效工作,實現在辦公室、家里甚至路上也可持續的跟進工作進度。

2.打造學校辦公自動化系統（OA系統）的服務平臺，可以較好的實現單位通訊錄、通知公告、集團短信、移動郵件、日程安排、院內文件、綜合管理、流程審批等學校的辦公管理。

3.鼓勵學校內部、學院之間及教學管理人員使用相似的辦公方案以提高辦公歸屬感和辦事效率，并積極推行無紙化辦公和節約辦公空間。如學院內部鼓勵助管、教學管理人員將所有與工作有關的資料保存到學院建立的360云盤公共賬號以及管理人員個人的網絡硬盤或軟盤上，師生就可以隨時隨地都可以查到這些資料，提高外出辦公的效率。

4.充分使用學生教學信息管理系統。高校信息化管理建設的進展，將學生管理也納入到信息管理系統中，要充分利用好系統資源準確高效的實現學生注冊統計、學籍管理、成績管理、論文進程、獎學金評定等日常事務管理及學生學業管理等學生培養各環節。

5.建立完善的技術解決方案，如專人管理IP賬號，有專門的電腦修理和軟件安裝人員以及多功能一體機、電子屏等維修維護人員，并進行遠程的協助。又如學校的研究生信息管理系統后面有專門的技術開發公司進行技術的支持與指導。

6.運用思維導圖、流程圖、表格等形成一系列的規范性文件和辦事指南，了解辦事流程和辦事規范，進一步提高辦事的準確度和效率。

7.運用Histcite等軟件準確定位核心文獻，運用中英文的數據庫查找收集文獻，并使用CNKIE-Study、EndnoteX7等科研管理軟件進行文獻的細讀，標記和整理記錄以及進行論文的寫作和投稿。

8.充分利用校園內外資源，且通過VPN實現校外訪問校內資源，方便及時獲取校內獨享資料，訪問利用圖書館購買的內部資源等。

[1]韓超.移動辦公期待與標準共舞[J].中國標準化，2012, (09):12-19.

[2]石海芹.行走的辦公室——對移動辦公方式的調查與思考[J].工會博覽（下旬版），2015,(01):44-48.

[3]趙姝淳,孫曙輝.移動互聯網技術在教育領域的應用[J].發明與創新（教育信息化），2014,(01):49-53.

[4]張良賓.淺談移動互聯網技術在高校管理中的應用[J].科技視界，2012,(19):177-178.

To Make Good Useof Mobi leOf f ice Systemto Promote the TeachingMangement

Jiang Tengfei,LinHui
(Col legeof Tourismand Col legeof Physicsand Energyof Fuj ianNormal University,Fuzhou,Fuj ian 350117)

This thesis aims at def iningmobi le of fcie system,and points out thatmobi le of fice haswide appl ication in the teachingmanagement.It analyses the basic configuration and a varity of mobi leof f ice,using combinationmodes so as to propose the cor respondingmeasures andmethods onhow toachievemobi leof f ice.

Mobi leOf f ice;TeachingManagement;MeasureandMethods

G 643

A

1672-2094（2016）04-00139-03

2016-04-14

江騰飛（1988-），男，山東青島人，福建師范大學實習研究員，碩士。研究方向：高等教育管理。

林慧（1986-）,女，福建龍巖人，福建師范大學實習研究員，碩士。研究方向：高等教育管理。

責任編輯：張隆輝