在實踐中創新：高校教學秘書自我提升途徑新探

王鳳銀

（山東財經大學國際經貿學院，山東濟南250013）

在實踐中創新：高校教學秘書自我提升途徑新探

王鳳銀

（山東財經大學國際經貿學院，山東濟南250013）

高校教學秘書是一支以服務學校、服務教學、服務師生為工作理念的教學管理隊伍，在教學管理中發揮著上傳下達、協調左右的橋梁與紐帶作用，是學校發展不可或缺的教學管理人員。在教學秘書工作的基層性和高校現行的管理體制下，教學秘書必須在工作實踐中創新服務理念、工作思路、服務方式及管理模式，才能不斷實現自我提升。

高校；教學秘書；創新；自我提升

創新是社會發展的動力，實踐是創新的根本所在。推進高校教育教學創新發展，是當前高校改革面臨的一個重大課題。高校教學秘書是服務高校創新人才培養的重要生力軍，在教學管理和教學服務中發揮著橋梁和紐帶作用，是學校發展不可或缺的教學管理隊伍，其創新素質的高低直接影響著高校教育改革創新的可持續發展。教學秘書既是教學管理人員，又是教學服務人員。不可否認的是，其工作的基層性和高校現行的管理體制，又對其職務晉升和自身發展有所限制。因此，在實踐中創新，一方面體現在工作要求上，教學秘書在教學管理和教學服務的實踐中應不斷探索規律，更新觀念，開拓思路，突破自我，打破常規的服務方式、管理原則和提升途徑，為學校教育教學和學生創新發展提供優質的管理平臺和服務平臺；另一方面體現在實現自我內在提升上，教學秘書通過不斷提高自身專業能力、創新素質，實現人格的完善，內心的充實。在實踐中創新，教學秘書在切實履行服務學校、服務教學、服務師生的職責過程中，實現了教學管理創新和教學服務創新，既能滿足學生創新能力的發展需求，滿足學校創新人才的培養目標，又能合乎社會對創新人才的用人標準，同時也實現了個人價值。

一、工作理念創新：管理也是服務

高校教學秘書包括本科教學秘書和研究生教學秘書。兩者只是服務對象學歷層次的不同，其工作性質和工作職責基本相同。依據二級學院管理體制和規模的大小，教學秘書的崗位設置為兩人分任或一人兼任。教學秘書既是基層教學管理者，也是教學服務者，其主要工作內容包括教學管理和教學服務兩部分。

作為高校基層教學管理人員，教學秘書的主要職能是教學運行管理、教學質量監控管理、教學檔案管理等。教學秘書既要將教學職能部門和院系領導的指令性工作及時下達，又要將教學運行中的客觀情況及時準確報送，還要做好教學職能主管部門、院系領導、教研室、教師和學生等層面的縱向協調、橫向協調和左右協調工作。作為高校基層教學服務人員，教學秘書的主要職能還包括，通過對教學運行、教師授課及工作量、課程與教材、學籍、教學檔案等進行管理，并將教學管理的執行情況和質量評估的結果進行分析總結，實現為領導決策服務。可以看出，教學秘書進行教學管理的過程就是發現問題，分析問題，解決問題的過程，起到了穩定教學秩序，保證教學活動正常進行的作用。

教學管理就是教學服務，教學管理者也是教學服務者。教學管理通過教學服務的手段來完成，是基于教學服務的管理；教學服務是為了更好地進行教學管理，是基于教學管理的服務。二者相輔相成，共同指向為學校、為教學、為師生服務，實現提高高校教學質量、培養高質量人才的目標。服務性貫穿高校教學秘書工作的始終。

二、工作思路創新：由單向服務到雙向服務

“有求必應”是對服務性工作的肯定和褒獎。對高校教學秘書來說，意味著對全體師生提出的教學管理方面的要求毫不推諉，有問題一定給出解決方案。如學生提出調換老師的要求，教學秘書會馬上匯報給分管領導，做好與任課教師交流、與學生座談的溝通工作，形成最終意見。教師提出更換上課地點，教學秘書會做好和教學職能部門的協調工作，并將更換后的信息及時傳達到學生。學生提出緩考申請、學位論文延期申請、成績單審核蓋章、選課退課等要求后，及時辦理。可以說，高校教學秘書的工作內容繁多、瑣屑、細致，諸如教學管理系統登錄密碼遺忘、學生證丟失、在校生證明蓋章等要求，都要做到熱心服務。

這種“有求必應”的工作思路是一種單向的被動服務方式，以滿足師生提出的要求為工作內容和服務標準，也是目前諸多高校教學秘書隊伍的工作思路和工作現狀。但如果在管理就是服務的新理念指導下，做好單向服務還遠遠不夠，應開啟新的工作思路：變單向服務為雙向服務，變“有求必應”為主動服務。

“雙向服務”是指高校教學秘書在工作中既要滿足師生對教學管理提出的要求，又要主動思考，變換身份，站在服務對象的位置上考慮問題，把教學服務做到教學管理的前面。“雙向服務”是一種主動服務，是不等不靠、不推不拖的服務，是想師生之所想，急師生之所急的服務，體現的是以師生為核心的服務宗旨。比如，教師評定職稱需要按學期填寫工作量，教學秘書可以主動將工作量電子版發送給老師，節省了時間和人力，也減少了紙質版的磨損。比如，研究生導師的雙向選擇工作，教學秘書可以在師生見面會之前，主動將導師和新生的有關信息進行整理和公開，真正做到雙向選擇，彌補了一問一答單向式服務的信息不對稱弊端。再如，落實畢業論文答辯時間的問題，既要繞開答辯當天公務員考試、事業單位招聘等考試時間，又要考慮答辯主席的時間安排，還要提前通知外地實習同學返校參加答辯。主動協調，全面兼顧，這樣的安排才會合理，才能保證答辯工作順利進行。

三、服務方式創新：變平面服務為立體服務

“雙向服務”是高校教學秘書在實踐中創新的一種工作思路，如何落實到教學管理和教學服務的各種具體事項中，需要在服務方式上進一步完善和創新。

所謂“立體服務”，其外在表現為信息化、網絡化等多渠道服務，內在表現為一種立體化的創新服務理念，全方位無死角的服務原則，全心全意為師生服務的精神。“平面服務”是一種服務渠道單一、服務方式單一，就事論事，頭疼醫頭，腳疼治腳的表面化服務，是治標不治本的服務，是一種“當下”的服務理念。高校教學秘書服務對象是級別、學歷層次和專業不同的學生，專業特長和研究方向不同的教師，工作的周期性帶來的是問題的周期性，服務內容的周期性。“平面服務”多為兵來將擋，水來土掩，問題及其解決方式表現為電話咨詢、電話服務。咨詢電話越多，越暴露出教學秘書服務工作的不到位。

相比之下，“立體服務”形式上是多渠道、立體化服務，本質上是一種超前服務、可持續服務，是一種找根源的治本服務。“立體服務”不僅是面向當下，也面向過去工作中的經驗和教訓，更是面向未來的可持續的傳承服務、超前服務。“立體服務”才能提供優質的教學管理平臺和教學服務平臺。

如研究生招生管理和服務工作中，“平面服務”是將招生簡章在研究生處網站公布，有咨詢就解釋的服務方式。如果僅對招生簡章中信息不明確的地方進行咨詢，問題很容易解決。面對考生關注的往屆生源和分數線、課程開設、師資力量、科研水平、就業情況、推免和調劑情況、學科發展趨勢、博士授權點、中外合作交流項目等，就需要做足功課，進行“立體服務”。從招生簡章的出臺入手，研究生教學秘書需向學院領導提供全面準確的信息，以調整招生專業和招生規模，制定科學的招生簡章。具體包括往屆招生報名情況和最低錄取分數線、往屆一批一志愿錄取情況、往屆生源情況、往屆就業情況等。其次，進行招生咨詢和宣傳。電話咨詢和現場招生宣傳是常規服務，信息化服務可以提供更全面、及時、快捷的服務，如建立招生QQ群，建立微博微信招生交流平臺，既解決了考生的困惑，又擴大了學院專業的影響力。同時，交流平臺匯聚了全國各地高校的考生，收集了各方面的需求信息，這是立體化服務帶來的豐富資源。而爭取到最優質生源是學院學科專業發展的保障，是學院人才培養創新質量的保障。

四、管理模式創新：變剛性管理與彈性管理相結合

目前，高校的教學管理普遍強調規范化、制度化。毋庸置疑，沒有規矩，不成方圓。只有規范化管理，才能保證學校教育教學工作有序進行和穩定發展。制度化管理是一種剛性管理，往往存在剛性有余、彈性不足的缺陷。高校教學秘書作為教學管理最基層的管理人員，不是學校制度制定者，不是學校宏觀管理者，不是學院決策層，是學校制度和政策執行者，直接的服務對象是全院師生。這就要求教學秘書在完成學校剛性任務的執行過程中，更要堅持“以人為本”、“以生為本”的核心理念，注重管理上的創新，即變剛性管理為彈性管理。

學生生源不同、家庭狀況不同，生活和學習中會遇到各種困難，尤其是研究生的情況更復雜，有的研究生已有家庭，有的有工作經歷，有的還兼職打工，有的到外地實習，有的提前簽約，情況不一而足。如果堅持在教學管理上執行一刀切的剛性原則，不僅不能按時完成上級主管職能部門交給的任務，還有可能會影響學生的前途，甚至毀掉學生的一生。例如，每年的畢業論文答辯都會遇到各種突發事件，比如學生突然生病、發生意外事故等。教學秘書就要將情況及時匯報學院領導，并報請上級主管部門，申請畢業前增加一次延期答辯機會。研究生畢業論文答辯工作有著很強的嚴肅性、學術性和紀律性，是關系到學生切身利益的大事。維護每一個學生的切身利益，珍視每一個學生的前程，變剛性管理為彈性管理，剛性管理和彈性管理相結合，真正做到“以生為本”。

五、提升途徑創新：以自我提升為根本

高校教學管理的職能主管部門是教務處和研究生處（院），教學秘書的直接領導是學院院長，服務對象是全院師生。教學任務需要多部門共同完成，教學秘書的工作就是在上級主管、院系、教研室、教師、學生之間開展的。一方面，頭緒繁多的教學事務和縱橫交錯的網絡關系，對教學秘書的綜合素質和職業能力結構是一種挑戰。統籌能力、協調能力、表達能力、專業能力、現代化管理能力等，必不可少。另一方面，高校管理體制限制了教學秘書的提升和發展空間。有些高校的教學秘書隸屬于行政管理人員，只能走行政系列，而行政職級的金字塔結構和教學秘書的基層性，導致其發展空間極其有限。有些高校的教學秘書既屬于行政管理人員，又屬于專業技術人員。高校教學秘書專業化是一種發展趨勢，但其所學專業和從事職業幾乎無交叉，難以生產高水平的研究成果，在職稱評聘中處于弱勢群體。

政策、制度、機制，是高校教學秘書發展和提升的外部因素。在外部環境不能給予足夠空間的形勢下，高校教學秘書應積極尋求新的提升途徑：在實踐中創新，不斷完善能力結構，提高管理能力和創新能力，變外在的肯定為內在的自我提升。

首先要完善專業知識，提高專業能力。教學管理是一項具有專業性、實踐性、系統性的工程。高校教學秘書需要研究高校教學及管理規律，了解學生的知識結構和專業要求，掌握學院人才培養目標及社會對人才需求的現狀，熟悉學院的課程設置和課程性質，了解學院教師的研究方向和研究成果，積極參與學院教學改革的課題研究，將自己的發展和學歷晉升融入到學院的專業發展、教師的專業研究、學生的課程論文撰寫中去。這樣，既抓住了教學管理的規律，又熟悉了學院的專業知識；既提高了自己的專業研究能力，又能在教學管理中發揮專業優勢；在完善知識能力結構的同時，提升了對創新人才培養、創新管理認識的新高度。

其次要培養創新意識，提高管理能力。教學秘書的工作內容豐富、繁瑣細微，如果不開動腦筋，科學管理，就會每日埋頭于繁多的教學事務中。只有事事想突破，處處想創新，管理能力才能一步步提高。

以高校教學秘書協助領導管理教學常規性的事務——檔案管理為例：其中，學院專業發展規劃、教學計劃、教學大綱、專業培養方案等屬于學院工作的指導性存檔文件；課程表、教學日歷、教研活動、課程試卷、教學工作檢查記錄、教學質量評價等屬于課程教學的存檔資料；論文開題報告、中期檢查表、隱名評閱書、答辯申請書、學位授予申請書和畢業學位論文等屬于學位授予的存檔資料；招生宣傳手冊、招生簡章、復試安排、調劑信息等屬于招生存檔材料。存檔不等于封檔，存檔是為了保存原始資料，也是為了隨時調用和查考，有時轉化為信息材料，為領導決策服務。隨著年數累積，難找、找不到或者遺失存檔材料的現象時常發生。教學秘書不僅需要把這些文檔進行分類、編號、排列，然后再完整、規范、系統地保存好這些原始材料，更需要教學秘書掌握先進的管理技能，熟練運用教學管理系統、網上辦公系統、數據庫等現代化管理軟件，建立電子檔案，實現電子教務。

第三要強化創新角色，提高統籌協調能力。教學秘書業務上受學校教務處或研究生處部門直接領導，又是學院領導的業務助手，是連接領導、教師與學生之間教學工作的中介平臺。上情下達、下情上送，教學秘書起到的是溝通信息、協調左右、聯系上下的橋梁和紐帶作用。在本科或研究生教學評估中體現得更為明顯。除了常規性教學管理涉及的人員外，還要涉及到上級教育主管部門、校外專家和校內部門領導、思政人員等諸多方面，這對教學秘書是一種挑戰。在高效細致工作的同時，教學秘書還需要具有統籌能力、協調能力和合作能力，既能迅速處理教學事務，又能分清輕重緩急；既能堅持原則，又能靈活應變；既能熱情服務，又能果斷堅決；既有獨立意識，又有合作精神；既能具體實施，又能分析總結。教學秘書需要創新管理工作手段，既要在教學管理工作中不斷摸索、探尋，又要借鑒校內外甚至國外先進的管理方法，提高協調各種關系、圓滿完成教學管理任務的辦事能力和綜合能力。

綜上所述，高校教學秘書只有在教學管理和教學服務的實踐中，勇于開拓，不斷創新，才能更好地實現服務師生、服務教學的目標，真正發揮教學秘書主力軍的作用。與此同時，教學秘書自身的教學管理水平、教學服務水平都得以提高，強化了創新素質，內化為自我提升。

編輯：崔月華

Innovation in Practice：A New Approach to the Self-improvement of the College Teaching Secretary

WANG Fengyin
（School of International Trade and Economics，Shandong University of Finance and Economics，Jinan Shandong 250013）

The duty and responsibility of the college teaching secretary focuses on servicing the college，teaching，teachers and students，playing an important role in teaching management.The college teaching secretary is indispensable in the teaching management.In the teaching of the work of the basic level of the work of the University and the current management system，the teaching secretary must be in the work of innovative service ideas，work ideas，service mode and management mode，in order to achieve constant selfenhancement.

College；the Teaching Secretary；innovation；self-improvement

G64

A

2095-7327（2016）-01-0179-04

王鳳銀（1973-），女，山東陽谷人，山東財經大學國際經貿學院館員，碩士，主要從事教育教學研究。