電子商務交易文件憑證性及憑證價值的影響因素分析*

黃世喆　梁遠亮（.廣西民族大學管理學院，廣西南寧，530006；.廣西財經學院，廣西南寧，530003）

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電子商務交易文件憑證性及憑證價值的影響因素分析*

黃世喆1梁遠亮2
（1.廣西民族大學管理學院，廣西南寧，530006；2.廣西財經學院，廣西南寧，530003）

［摘要］文章認為影響電子商務交易文件憑證性、憑證價值的因素主要有電子商務交易文件自身因素——電子商務交易文件的真實性、完整性、可靠性和可用性；外部因素——法律法規因素、管理制度因素、技術標準因素。內部和外部的負面影響因素共同制約著電子商務交易文件憑證作用的發揮。

［關鍵詞］電子商務交易文件憑證性憑證價值影響因素電子文件［分類號］G270

在電子商務交易過程中所產生的電子文件——電子商務交易文件能作為交易憑證、法律憑證、信用憑證，并體現出相應的憑證價值。影響電子商務交易文件的憑證性、憑證價值的因素主要有電子商務交易文件自身因素——電子商務交易文件的真實性、完整性、可靠性和可用性；外部因素——法律法規因素、管理制度因素、技術標準因素。本文主要分析負面的影響因素。

1　自身因素

國際標準ISO15489﹕2001《信息與文獻——文件管理》在表述文件特性時，論述了文件的真實性、完整性、可靠性和可用性，并將這四個特性歸納為文件的關鍵特性。同樣，電子商務交易中的電子文件的真實性、完整性、可靠性和可用性是其關鍵特性，它們決定了電子商務交易文件的完整可靠，確保了交易文件的憑證性。

1.1電子商務交易文件真實性

真實性是指電子文件的內容、結構和背景信息經過鑒定后，確認其與形成時的原始狀態一致；其中背景信息指描述生成電子文件的職能活動，電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及對其產生影響的歷史環境等信息［1］。這一定義適用于電子商務交易文件的真實性。

這里所指的“原始狀態”，其實就是電子文件的原始性。事實上，電子文件的原始性具有相對性。電子文件的系統依賴性、與載體可分離性，決定了其從“出生”開始，其信息內容與存儲的數字介質是可以相互分離的，可以“游走”于不同的磁盤、光盤、磁帶等存儲載體和不同的系統之間，實現不同利用者的需要。就如電子商務交易文件從其在交易系統中生成、在交易各方之間傳輸、利用和保存，都是在不同的存儲載體和系統中流轉。直到保存電子文件信息內容的存儲載體完全毀壞或是其在介質中的存儲位置被永久覆蓋，其才真正的“消亡”。因此，在電子文件時代，糾結于電子文件的原始性意義不大。只要我們能確認電子文件的內容、結構和背景信息與其原始生成的時候一致，沒有經過任何的修改與變動，該電子文件即是真實的。

在電子商務交易過程中生成、傳輸的電子商務交易文件真實性受影響的情形，可以體現在以下兩方面：

第一，電子商務交易文件是偽造的。這包括兩種情況：其一，交易文件生成者的身份不真實，直接導致了交易文件的生成不真實；其二，交易文件生成者的身份真實，但在對方不知情的情況下偽造了交易文件，以達到非法交易的目的。

第二，電子商務交易文件的內容、結構和背景信息遭到人為篡改。篡改交易文件的非法用戶可能來自交易各方的內部，也有可能來自交易各方的外部。篡改交易文件一般主要針對交易文件的內容信息進行篡改，使交易的內容信息有背交易雙方的交易意愿和目的，而針對交易文件的職能活動、辦理過程、結果、系統環境等背景信息的篡改則較為隱秘。

1.2電子商務交易文件完整性

完整性指電子文件的內容、結構、背景信息和元數據等無缺損；元數據指描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據［2］。電子文件的完整性包括三個方面的含義：一是作為記錄社會活動真實面貌的、有著內在有機聯系的電子文件及其他形式的相關文件數量齊全；二是每一份電子文件的內容、邏輯結構、背景信息完整沒有缺損；三是電子文件有關的支持性、輔助性、工具性文件、鏈接文件以及相關參數是齊全的［3］。這三個方面是確保電子文件完整性重要的三個方面，缺一不可。缺少任一方面，都將會影響電子文件的完整性。電子商務交易文件亦是如此，其完整性受影響體現在：

一是電子商務交易文件沒有生成或是生成不齊全。電子商務交易一般會涉及交易前的準備文件、交易中的談判文件和交易后的合同文件等，這些相互聯系文件是整個電子商務交易的一個真實記錄。倘若交易過程中某一文件沒有生成或是生成不齊全，那么將會破壞整個交易文件的整體性和有機聯系性，不能為交易順利進行提供依據，無法完整體現交易的歷史過程。

二是電子商務交易文件部分信息不全，即交易文件的內容、邏輯結構、背景信息不全。如電子商務交易人員的誤操作而刪除部分信息或是誤修改了部分內容，導致交易文件內容的不完整；電子商務交易系統對交易記錄文件的形成者、操作時間等背景信息不做記錄，而導致交易時間、交易操作記錄無法查詢。

三是電子商務交易文件的支持性、輔助性、工具性文件缺失。如電子商務交易文件中的合同文件缺少電子簽名證書，加密的交易文件無法找到相應的解密密鑰等，都會造成交易文件的不完整，使交易暫停或是終止。

此外，電子商務交易文件的全部信息丟失也是交易文件不完整的一個表現，只不過這一不完整是一種徹底的不完整。這一情況的產生，可能是系統的錯誤或人員誤操作造成，也有可能是文件信息載體的自我損壞或被外部不可抗力（如地震等自然災害）毀壞造成。

1.3電子商務交易文件可靠性

可靠性是指電子文件的內容、結構和背景信息在其形成過程中所涉及的軟件、硬件系統環境及操作程序是安全、穩定、可靠的。電子文件的生成、流轉過程往往還要有人的參與，人對電子文件的操作流程必須符合電子文件管理的規范，否則電子文件的可靠性也將會受到影響。電子商務交易文件的可靠性受影響主要表現在：

第一，系統軟件、硬件環境的不可靠，直接影響電子商務交易文件的可靠性。例如交易中所使用的電腦系統存在安全隱患，沒有相應的防毒、查毒、防火墻等保護，或是保護已經失效，無法保證整個交易能在安全的系統中進行。

第二，操作流程的不規范，無法保證可靠性。電子商務交易操作人員，對操作規程不了解，不熟悉，或是不遵循，從而誤操作或是惡意違反交易操作流程，而導致交易文件的生成、流轉不可靠。

1.4電子商務交易文件可用性

可用性是電子文件可以被檢索、查詢、顯示或理解，用戶可以通過授權檢索利用電子文件，滿足某種需求。這里所說的可用性也包含可讀性。電子文件的可讀性是指文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后能以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性［4］。也就是說，電子文件的可用性，不僅對其軟硬件系統可用可讀，對于其獲得授權用戶來說也可用可讀，即可以準確定位檢索到電子文件的地址并獲取相關信息。

可用性是用戶對電子文件的一個基本或是最低的屬性要求。只有電子文件可用，才能識讀電子文件背后的形成和利用信息，理解電子文件所涉及的事務過程，了解事務過程的活動順序和背景，才能在需要之時進行采用和提供憑證。可用性是憑證價值實現的前提。對電子商務交易文件來說，當交易文件的可用性遭到破壞時，其可用性就會受影響，體現在以下兩方面：

一是無法查詢交易文件、查看文件內容。電子商務交易文件在交易流轉過程中，由于是通過互聯網進行不同地域的交易，往往是跨平臺、跨系統進行流轉，涉及的文件類型、格式多樣，沒有相應軟件的支持、輔助就無法對交易文件進行檢索、讀取和顯示。

二是可以查詢、查看交易文件全部或部分內容信息，但由于無法保證其真實性、可靠性，而無法進行采用，從而無法作為交易過程的證據提供利用。

2　外部因素

2.1法律法規因素

（1）相關法律出自多門，相互不協調

我國1999年出臺的《合同法》第十一條規定：“書面形式是指合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形地表現所載內容的形式。”即《合同法》將電子合同納入書證的范疇，可以作為直接的證據。而2002年《最高人民法院關于民事訴訟證據若干問題的規定》第二十二條、《最高人民法院關于行政訴訟證據若干問題的規定》第十二條都將電子文件等計算機數據納入視聽資料范疇，并且《民事訴訟法》第六十九條規定：“人民法院對視聽資料，應當辨明真偽，并結合本案的其它證據審查確定能否作為認定事實的根據。”這意味著電子文件作為視聽資料只能作為間接證據，其作為法律憑證時需要借助其他的證據進行輔助認定才能作為法律證據。這幾個法律所規定的電子文件為視聽資料與《合同法》所認定的電子文件為書證，兩者法律效力截然不同，相差懸殊，因為在我國，書證是直接證據，能直接證明案件事實，而視聽資料是間接證據，需與其他證據結合在一起才能作為證明待證事實的證據。

此外，我國2005年4月頒布的《電子簽名法》第三條第二款規定：“當事人約定使用電子簽名、數據電文的文書，不得僅因為其采用電子簽名、數據電文的形式而否定其法律效力。”由此可知，《電子簽名法》確定了數據電文的法律證據地位，但這一賦予是有限制的，其第三條第三款規定第二款不適用于婚姻、涉及停止供水等公用事業服務，以及法律、行政法規規定的不適用電子文書的其他情形，也就是說《電子簽名法》中數據電文的法律效力是有適用范圍的，并非所有的數據電文都能作為呈堂證據。由此可以看出，我國現有的法律體系并沒有排除電子文件的法律證據地位，但是在具體的規定上，存在相互矛盾、限定不一、含糊不清之處［5］。

（2）電子文件的證據類型歸屬不清

我國1989年頒布的《行政訴訟法》第三十一條，1996年修訂的《刑事訴訟法》第四十二條和2007年修訂的《民事訴訟法》第六十三條，都相應列出了七種證據，但電子文件均不在各法律的證據清單之列。且在司法實踐中，電子文件作為證據使用時其證據類型如何歸類，在法律界、檔案界看法各異，具有代表性的歸類有書證說、視聽資料說、分類證據說、獨立證據說等，各執一詞。證據類型的歸屬不清，讓電子文件的法律證據地位在很多時候無所適從，造成電子文件的法律證據價值和證據能力受到影響。

2.2管理制度因素

（1）制度不健全，不利于電子商務交易文件的規范性管理

有關電子商務的管理制度，只見于商務部發布的規范性文件，如《商務部關于網上交易的指導意見（暫行）》（2007年第19號公告）、《商務部關于促進電子商務規范發展的意見》（商改發［2007］490號）、《商務部關于加快流通領域電子商務發展的意見》（商商貿發［2009］540號）等規范性文件。在這些規范性文件中，要求企業按照指導意見進行電子商務活動，并且對電子商務交易中的交易文件留存做了指導性規定，如商務部2007年第19號公告《商務部關于網上交易的指導意見（暫行）》規定：“保存網上交易記錄：交易各方可以自行保存各類交易記錄，以作為糾紛處理時的證據。大宗商品、貴重商品與重要服務的交易，可以生成必要的書面文件或采取其它合理措施留存交易記錄。”還有商務部《電子商務模式規范（征求意見稿）》要求電子商務經營者必須對所有的交易建立記錄和儲存系統：“電子商務經營者必須保留用戶注冊信息，必須對所有的交易建立記錄和儲存系統，登錄和交易日志等交易數據記錄至少保存十年，并保護交易雙方的隱私權，必須建立安全制度，采取安全防范措施。”但至于各企業對這些交易記錄的留存和制度執行情況如何，國家相關部門就不得而知了。相關規范的執行，大部分仍是靠電子商務企業的行業自律。

在企業電子商務管理制度方面，大型電子商務企業具有較為完善的電子商務活動管理模式和管理制度，但國內大部分的電子商務企業都屬于中小型企業，資金不多，人員較少，組織不全，管理松散，缺乏規范、完整的電子商務活動管理制度，并常處于自生自滅的狀態，對商務部的規范性文件都難以保證按章行事，更別提《電子文件歸檔辦法》《企業檔案管理辦法》等專業性的文件管理制度了。而美國2002年頒布的《薩班斯·奧克斯利法案》要求在美上市公司的文件必須嚴格留存，如果企業不按規定保存文件，可能面臨司法訴訟、高額罰款，亦會導致名譽受損［6］。2006年5月，美國券商摩根士丹利公司因為未按規定保存電子郵件，而被美國證交會罰款1500萬美元；而在此之前的一樁民事訴訟中，摩根因為拒絕交出電子郵件而輸了官司，被陪審團一審判定賠償14.5億美元［7］。可以說，我國在對公司企業有關交易文件的留存上沒有明確規定和監督，在獎懲制度上不嚴厲，在管理層面上削弱了對電子商務交易文件憑證價值的保障力度。

（2）人員短缺，缺乏專業化電子商務管理人才隊伍

根據中國電子商務研究中心有關數據表明，未來5年，國內對電子商務人才的需求量將達到300萬以上［8］。但眾多企業“伯樂”卻仍舊難尋到合適的電子商務“千里馬”，于是在電子商務交易過程中，電子商務操作人員對交易文件的管理缺乏應有的文件管理意識和經驗，而造成交易文件管理混亂無序，在處理交易糾紛時拿不出關鍵文件證據，致使企業蒙受經濟損失。因此，缺乏具有文件管理、業務管理、技術應用等專業化、復合型電子商務人才隊伍，往往成為企業電子商務應用發展的瓶頸。

2.3技術標準因素

（1）標準不統一，難以規范電子商務交易系統設計

由于我國電子商務起步較晚，發展時間不長，各行業的應用都還處于初級階段，基礎設施、法律保障、技術標準等各方面的配套尚未完善。特別是在技術標準方面，缺乏行業和國家標準。而商務部2008 年5月發布的《電子商務模式規范》《網絡交易服務規范》是僅有的有關電子商務國內貿易行業規范。

電子商務交易系統的開發和運行需要相應的技術和標準支持。但在現實中，大部分企業往往為了趕上電子商務步伐，在沒有制定好企業長遠電子商務規劃，分析好本公司業務流程重組可行性，提出適合的電子商務功能需求的前提下，就讓企業電子商務系統項目匆匆上馬，最后造成系統在實際應用時“中看不中用”，頻繁更換業務系統，導致部分交易數據亦隨系統更換而遺棄。另一方面，軟件公司在為企業客戶設計電子商務交易系統軟件時，也沒有相應的功能需求規范、標準可以參考，往往是根據客戶需要和本公司的開發能力設計軟件，其中很少有相應的、符合電子文件管理規范的交易文件管理功能模塊。另外，現行的電子商務交易系統，在交易業務方面功能齊全、技術應用較新，但交易文件管理功能模塊往往缺失或是功能簡單，比如沒有相應的元數據捕獲、著錄等功能，對保存交易記錄、保證數據安全的能力要求不一，對交易信息等商業數據的留存時間長短的標準不一，因此很難保證網上交易記錄的完整性、準確性、安全性。

（2）技術更新慢，系統無法保證電子商務交易文件的安全

電子商務企業的系統技術保障不到位，技術更新慢，沒有采取有效的網站安全保障措施、企業信息保密措施和用戶信息安全措施，使得病毒、黑客乘虛而入，盜竊數據。而對于電子商務活動中存在的虛假宣傳、質量欺詐，以及被釣魚網站騙取資金、賬戶等行為，很多消費者也是苦于找不到證據，或是投訴無門。正所謂“成也蕭何，敗蕭何”，技術是一把雙刃劍，只有運用好它才能保證電子商務交易文件的安全。

*本文系國家社科基金項目“電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進流程視角”（項目批準號：12BTQ050）的成果。

參考文獻

［1］［2］國家質量技術監督局.電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）［M］.北京：中國標準出版社，2004.

［3］馮惠玲.電子文件風險管理［M］.北京：中國人民大學出版社，2010.

［4］馮惠玲.電子文件管理教程［M］.北京：中國人民大學出版社，2001.

［5］馮惠玲，劉越男.電子文件管理國家戰略［M］.北京：中國人民大學出版社，2011.

［6］劉越男.聚焦數字時代歸檔的變遷［J］.北京檔案，2007（4）.

［7］朱偉一.摩根士丹利為何與電子郵件過不去［J］.南方周末，2006（6）.

［8］張亞翠.我國電子商務人才需求分析［J］.才智，2011（17）.

The Factors which Affect the Evidential Quailty and Evidence Value of Electronic Commerce Transaction Records

Huang Shizhe，Liang Yuanliang
（1.The School of Management of Guangxi University for Nationalities，Nanning，Guangxi，530006；2. Guangxi University of Finance and Economics，Nanning，Guangxi，530003）

Abstract：The factors which affect the evidential quality and evidence value of electronic commerce transaction records include interior factors：authenticity，integrity，reliability and usability，and exterior factors：laws and regulations，regulatory regimes，technical standards. The combined effects of the internal and external factors influence the proving function of electronic commerce transaction records.

Keywords：Electronic Commerce Transaction Records；Evidential Quality；Evidence Value；Influ?encing Factors；Electronic Records

［作者簡介］

黃世喆，廣西民族大學管理學院教授，主要研究方向為檔案學基礎理論、檔案管理現代化。梁遠亮，廣西財經學院教師，主要研究方向為電子文件管理。