開放政府背景下的檔案開放

喻玲（重慶大學檔案館，重慶，400044）

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開放政府背景下的檔案開放

喻玲
（重慶大學檔案館，重慶，400044）

［摘要］檔案開放在新的現實背景下，其內涵和外延已發生深刻變化。文章客觀分析傳統檔案開放的局限性，基于國外開放政府背景下檔案開放的新理念與實踐，依據檔案學范式的演進理論和檔案記憶、權利屬性的認識拓展，從檔案信息、檔案開放形式、檔案館職能、檔案人、檔案管理機制等角度提出對檔案開放的認識及具體實現途徑。

［關鍵詞］開放政府檔案開放檔案學范式檔案利用公共檔案館

［分類號］G271

1　引言

檔案開放的思想源于法國大革命時期的“檔案人權宣言”，其核心思想是“一切公民都有權利用國家檔案館的文件”［1］。檔案開放是國家開放、社會進步的反映，是國家民主政治發展程度的重要標志之一。在我國，傳統的檔案開放局限于檔案信息內容的開放。隨著改革開放事業的發展、民主法制進程的推進、信息自由權觀念的推廣，人民檔案意識不斷增強，檔案利用需求呈現多樣化、個性化特點，暴露出檔案開放的有限性與現實需求不斷增長的不相適應。特別在全球開放大背景下，檔案館管理著檔案資源，檔案開放工作的滯后勢必影響開放政府的推進，也必然制約檔案價值的發揮。重新認識檔案開放的內涵與外延，探尋開放政府背景下檔案開放新途徑是新形勢下檔案工作的迫切要求。

2　開放政府與檔案開放行動

開放政府是建立在開放社會基礎之上，適應全球化、民主化和信息化時代要求，面對公共事務日益復雜化和治理環境日益動蕩不確定的狀態出現的新的政府治理典范［2］，是技術發展、公眾需求升級和政府變革的必然產物。2009年美國奧巴馬政府簽署《透明與開放的政府備忘錄》（Memorandum on Transparency and Open Government），提出開放政府應該是透明的、公眾參與和合作的新理念，拓展和深化了開放政府的內涵、原則和愿景。2011年9月，美國、英國等八國在聯合國大會上聯合簽署《開放數據聲明》，成立“開放政府合作組織”（Open Government Partnership，OGP），致力于政府數據的開放。該組織目前已擁有63個成員國，各成員國按照約定分別制定本國詳細的開放政府行動計劃及目標，明確開放的內容及實施進度，分別對開放政府背景下的檔案工作提出了相應要求。美國在開放政府行動計劃中指出“健全有效的檔案管理是開放政府的中堅”，要求檔案管理部門利用現代信息技術，組織管理好各類資源，便于公眾使用和分享；此外，要求檔案部門與行業自發合作建立數據和元數據標準，使個人更容易搜索公開的政府記錄。英國政府在《開放政府行動計劃2013—2015》中所提出的21項承諾中，3項由英國國家檔案館牽頭負責實現，明確要求檔案部門不僅要收集和管理好政府電子文件資源，而且要向民眾提供易理解、可利用的檔案資源；不僅要公開教育立法信息，還要及時公開法律相關信息等。

美國國家檔案館與檔案管理局（NARA）根據聯邦政府指令，先后制定《開放政府計劃之檔案2010-2012》《開放政府計劃之檔案2012-2014》《開放政府計劃之檔案2014-2016》［3］，致力于構建“一個開放的NARA（An Open NARA）”，承諾“通過民眾利用有價值的檔案來實現檔案開放、培育公眾參與、加強國家民主”，并從增強檔案開放文化、透明性、參與協助性方面制定了相應的行動計劃及工作部署。經過近幾年的實施，NARA已經在社交媒體戰略、數字化戰略、公眾參與、員工參與等多方面取得了非常顯著的成效，成為美國開放政府數據官方網站（www.data.gov）首批信息發布部門之一。NARA所構建的開放檔案利用數據庫（AAD）不僅得到學術界和普通民眾的廣泛贊譽，而且也得到美國聯邦政府的高度認可。

3　檔案開放新內涵及理論依據

我國的檔案開放起源于1980 年3月國家檔案局出臺的《關于開放歷史檔案的幾點意見》。1987年《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）明確規定檔案管理部門應開放公開的和封閉期滿的檔案。傳統意義上的檔案開放局限于檔案內容的開放。將檔案的可查閱利用視為檔案開放的狹隘認識，在檔案開放法規不健全、可操作規范流程缺失、人力財力缺乏的背景下，一定程度上制約了檔案開放的成效。

加拿大曼尼托巴大學著名檔案學家特里·庫克基于對國外檔案學理論和實踐的全面、深入研究，提出檔案學范式的四個演進階段——證據、記憶、認同、社區/社會，認為檔案正在從司法遺產、文化記憶、社會認同，向社會/社區建檔方向發展，檔案工作應該是參與式，檔案工作者應該是輔導員型。檔案學理論的發展為檔案開放提供了理論參考體系。

中國人民大學檔案學專家馮惠玲教授近年來提出檔案記憶觀、資源觀，認為“檔案是建構集體記憶重要且不可替代的要素，檔案工作者有責任通過自身的業務活動積極主動地參與集體記憶的建構、維護與傳承……”“檔案資源應該盡可能全面地反映社會面貌，因而不可避免地走向領域拓展；檔案資源建設應該注重滿足公眾的需求和可獲取性……”［4］。檔案的記憶觀、資源觀表明檔案正在由最初的國家記憶、政府記憶，走向社會記憶，具有自由化、大眾化、社會化特點。此外，學者們認為：“檔案只有開放，才能為公眾的知情權提供保障，有了權利的保障才能有檔案利用的意識，提升檔案利用的意識才會推動整個社會有意識地留存記憶，避免集體記憶的缺失在檔案開放與利用上，權利與記憶雖然出發點不同，但是最終都指向檔案的公共性與開放性?！保?］這都進一步表明了人權（民主權利）與記憶在檔案開放中的統一。權利和記憶成為檔案開放的根本依據。

檔案學范式向社會/社區發展演進，檔案記憶屬性向社會記憶延伸，美國、英國等發達國家檔案工作秉承開放政府行動三個核心理念所開展的實踐探索，從檔案學理論和檔案實踐兩方面豐富了檔案開放的內涵與外延，賦予檔案開放新的生命力。新時期檔案開放需要秉承開放、參與、合作（協助）的工作理念，檔案開放的內容不應僅僅局限于檔案信息的開放，還應涵蓋與檔案信息開放密切相關的檔案機構、檔案管理者、檔案職能、檔案管理機制等要素。

4　開放政府背景下檔案開放的具體途徑

檔案開放新內涵引導我們以全新的理念從檔案開放的主體（檔案信息）、形式、執行力（職能）、實施者（組織機構與人）、載體（檔案館）等維度，全面、深入理解認識檔案開放，探尋檔案開放的新途徑。

4.1開放檔案信息

檔案信息開放是檔案開放的基本要求。檔案承載著歷史，是一種文化，具有存史、資政、育人作用，只有盡可能開放利用檔案信息資源，才能更有效地發揮其價值。由于當前國家對檔案開放的范圍、期限只作出了宏觀指導，有些檔案部門以“安全利用、謹慎開放”為借口，死搬硬套地照搬規范，造成檔案信息開放率低、開放內容單一、開放形式簡單等諸多問題。鑒于此，檔案信息的開放應該以《檔案法》為總指導思想，結合工作實際和客觀需求，秉持“以開放為原則、不開放為例外”的理念，制定本部門切實可行的檔案開放范圍、期限和操作規程；做到盡早開放符合規定的歷史檔案，提早開放符合規定的現行檔案。

4.2開放檔案服務形式

檔案信息的傳播、展現需要一定的途徑和方式，深藏館內、坐等用戶上門的傳統被動服務方式已不適應社會經濟發展和民眾需求。拓展與創新檔案信息開放形式本身就是一種開放的表現。

檔案展覽以其直觀性、原始性、真實性，成為檔案機構主動服務社會，發揮檔案文化傳播、宣傳教育作用的檔案開放形式。近幾年，網絡、多媒體等技術的綜合應用，使網上虛擬展館成為一種新的檔案開放形式。而基于門戶網站的數字檔案開放也成為一種跨越時空限制的新形式。我國基于網站的檔案開放尚處于初級階段，大多限于目錄和歷史檔案的開放，開放的深度與廣度都有待提高。借鑒國外做法，從國家層面、區域角度構建跨地區、跨行業的檔案資源整合與共享平臺，構建國家檔案信息開放數據平臺，是檔案信息開放的更高形式。

新媒體技術的出現也為檔案開放打開了新的傳播途徑。NARA 于2010年12月8日發布社會化媒體戰略［9］，率先成為社會化媒體在檔案領域應用探索的領跑者。例如，NARA基于Facebook平臺建立了26個不同主題的檔案，內容涉及檔案中的憲法、教育、檔案應用研究、檔案保管、檔案修復等各個方面；據NARA最新的社交媒體應用統計公報統計［10］，僅2015年6月Facebook上檔案主題月瀏覽量達1036萬多，月訪問用戶達376萬多人，年發帖數高達10550萬多。

4.3開放檔案館職能

網絡時代、信息社會對檔案館業務提出許多新的要求，諸如資源的數字化、信息的共享化、利用的網絡化、服務的個性化等，要求檔案館轉變思想觀念，利用現代科學技術，從有利于豐富檔案資源、有利于提升檔案服務利用水平、有利于科學規范管理的角度開放檔案館各項職能。

4.3.1民眾參與檔案職能工作

檔案部門收管用保的業務職能，隨著社會發展、信息技術變革，已經發生了較為深刻的變化，迫切要求借助群體智慧，發揮民眾能力，讓民眾參與履行檔案職能。一是民眾參與檔案收集。檔案收集整理工作，普遍存在著歷史檔案材料著錄不完善，僅靠專職檔案人員補充完善著錄信息難度大的困境；普遍存在著歷史檔案材料不齊備，僅靠專職檔案人員收集補充、填補歷史空白有難度的局面。如利用社會化媒體技術，發揮民眾的能力和智慧，讓民眾參與到檔案收集、整理工作中，一定程度上可以緩解檔案收集整理工作中的難題。NARA的做法值得借鑒：創建“公民檔案員研究組”，為全國各地進行檔案掃描或翻拍的研究者提供分享檔案信息資源的上載與共享平臺，拓展檔案信息收集的途徑。二是民眾參與檔案整理。NARA的做法是設立檔案轉錄試點工程，根據開放檔案內容劃分若干專題或主題，提供民眾在線瀏覽、轉錄、注解檔案內容、反饋意見建議等，開辟了檔案整理的新方式。三是民眾參與檔案資源管理。我國檔案資源的管理，幾乎都是按照一定的規范標準進行著錄管理，但這些專業性較強的檔案標引對于普通民眾而言較難理解，影響其查閱利用。社會化標簽允許個人根據自己的理解和喜好建立個人標簽。在檔案專業分類、標著體系之上建立用戶協作分類、標著體系，不僅便于用戶管理好所查閱的檔案，依據個人意愿、表達方式和檢索習慣檢索檔案，而且有利于檔案專職人員掌握用戶的興趣和關注點，反過來指導檔案資源的收集和檔案分類管理向更加人性化方向發展。四是民眾參與檔案監督與管理。搭建民眾參與檔案監督管理的公共平臺，征詢公眾意見和反饋，調動公眾積極性，提高公眾對檔案工作的參與度，增強公眾檔案意識，建立檔案群眾基礎，進而提高檔案的公眾接受度。

4.3.2協同合作促進檔案職能的實現

國際開放政府的大背景、國內政府信息公開的實施，對檔案館職能提出了更高要求。檔案館可借助外力，與相關行業、機構、人員開展多方位的交流合作，提升檔案館職能的執行力。開放的檔案館，其協同合作的對象是廣泛的，可以是檔案內部、同行之間的合作，也可以是不同行業、相關公司企業之間的合作；合作的方式是多種多樣的，可以與檔案相關領域或部門合作，開展宣傳、教育、編研等工作，實現合作雙方的共贏；可以與其他領域的專家、學者、技術公司或人員等合作，引入不同的理念與思維，吸納不同的觀點和視角，推動重點、難點工作的開展；也可以將檔案部分業務工作在明確指標、任務的前提下外包給專業機構和人員承擔，憑借外力高效、專業地完成工作。

4.4檔案人的開放

檔案開放根本上要求檔案人思想與理念的開放。在文化、經濟、政治日益交融、信息技術飛速發展的今天，在新的時代背景與形勢下，檔案人必須走出傳統理念與慣性思維，形成新的管理理論，建立新的管理制度與模式，運用新的技術手段與方法，推動檔案事業繁榮發展。首先，檔案人要有開放的意識：一是要有主動服務的意識。改變“坐等上門”的被動服務方式，樹立“應收盡收、主動出擊”的資源收集理念和“以人為本、服務至上”的服務宗旨，主動收集各類資源，主動分析、響應用戶需求，主動思考提供優質高效服務的方法途徑，主動將檔案信息推送到用戶端，使檔案工作從封閉式管理向開放式服務轉變。二是要有創新的意識。創新是檔案工作發展的推動力，只有牢固樹立檔案創新的理念，才能敢于質疑已有理論，突破傳統思維定式，挑戰多年習以為常的傳統做法，從內涵到外延、方式與方法、機制與體制等進行全方位的創新。三要是有自我提升的意識。創新與主動服務來自于檔案人的自我認識與能力的提升，檔案人需要開放自我，廣博學習知識與技能，虛心聽取各方意見與建議，大膽探索與實踐，使自我素質與能力的提升與檔案事業的發展相適應。

其次，檔案人要有開放的觀念：一是要樹立大檔案觀。大檔案觀是“建立健全覆蓋人民群眾的檔案資源體系”的客觀要求。在新的社會背景下，檔案資源已經呈現出鮮明的開放性拓展態勢。二是要樹立大服務觀。大服務觀是構建“方便人民群眾的檔案利用體系”的客觀要求。新形勢下，檔案服務不能僅僅限于利用服務層面，還應涵蓋檔案收集、整理、保管等檔案業務全過程的服務；服務對象不能僅局限于機關、團體、企事業單位，還應為社會、家庭、個人提供各種服務；服務的出發點不僅限于“存史、資政”，還要發揮檔案“育人”“文化傳承”作用。

4.5開放檔案管理機制

檔案人是檔案機體的組織細胞，是檔案未來的構建者。檔案管理部門只有構建一個能夠促進員工學習與晉升發展的文化，打造一個健全、暢通的內部溝通協助的工作環境，構建一個可支撐各個層級做出明智決策的平臺，才能真正促使整個檔案工作的開放。一是建立開放的通信與協助工作環境，為檔案人提供便利的網絡環境、開放的交流平臺、高效的協助工作網絡，便于分享信息、交換意見、解決問題、協同辦公、相互學習。二是構建開放的員工培訓環境。建立員工學習管理系統，獲悉員工個人需求，提供多途徑的學習培訓機會；采用會議、討論、座談、郵件、網站等形式，分享學習體會，共同規劃每個員工的提升體系；定期公布員工學習提升情況，建立良性自我提升環境，使其擁有開放政府背景下數字檔案發展所需具備的技能。三是建立開放的員工晉升環境。檔案機構可通過記錄員工職業路徑，掌握員工的學歷、資歷、知識技能、性格特長等情況，調整和創造適合他們的職業道路，為其營造良好的發展空間。

4.6開放檔案館外在形象

檔案開放不僅需要檔案信息、職能、機制、意識的開放，還需外化的檔案館形象的開放。信息社會、網絡時代，檔案的外化形象不僅僅是館舍環境的外在形象，還包括檔案館的網絡形象。檔案實體形象的開放，表現在彰顯文化和底蘊的景觀設計、舒適便捷的環境設施、高效高質的服務形式；檔案網絡形象的開放，表現在美觀簡潔的門戶界面、清晰明了的服務導航、完善豐富的檔案信息、簡單便捷的資源獲取利用途經等；開放的公眾溝通、交流對話平臺，也是檔案館開放形象的外化表現，可以是面對面的對話，也可以是跨越時空的網絡溝通。虛實結合的多渠道多途徑的開放形象，不僅能使檔案館拋棄以往“神秘”“封閉”的傳統形象，而且可以吸引民眾走進檔案，充分高效利用檔案。

5　結束語

檔案開放具有深刻的歷史文化背景。在開放政府的時代背景下，順應開放、參與、協助的新理念，多視角全方位理解檔案開放，是新時期檔案工作的內在需求和外在驅動，是順應時代發展的必然趨勢。國家已充分認識到檔案開放對于社會民主進程的推進、政治透明的提高、公民利用檔案權利實現的重要性，已著手檔案法的修訂?；凇袄脼槟康模９転榛A”的立法理念，將使檔案開放工作走向法律化、制度化的良性軌道。

喻玲，女，重慶大學檔案館館長助理，博士研究生，副研究館員，主要研究方向為檔案信息化管理，電子文件管理，數字檔案資源安全管理。

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Research on Connotation and Path of Archives Open under the Open Government Background

Yu Ling
（Archives of Chongqing University，Chongqing，400044）

Abstract：Under a new realistic background，archives open have been undergoing profound changes in connotation and extension. After a brief introduction to the new ideas and practice of archives open under foreign open government background，the article proceeds to analyze the limitation of our traditional archives open. And then based on the evolutionary theory of archive science paradigm and cognition on archives memory and its right attribute，the paper puts forward the way to interpret，understand and implement archives open from multiple perspectives including archival information，open form，function of archives，file personnel and archives management system.

Keywords：Open Government；Archives Open；Archive Science Paradigm；Archives Usage；Public Archives

［作者簡介］