基于普元軟件平臺的高校出國境管理平臺的設計與開發

崔月萍

(上海師范大學 信息化辦公室,上海 200234)

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基于普元軟件平臺的高校出國境管理平臺的設計與開發

崔月萍

(上海師范大學 信息化辦公室,上海 200234)

摘要:高校出國境管理在傳統模式下通過紙質申請表進行申請的情況等,存在申請過程繁瑣、等待時間長、審核結果反饋不及時、已有數據無法共享、數據不易統計等問題.針對以上問題,介紹了基于普元BPS(Business Process Suite,簡稱流程平臺)產品開發的高校出國境管理平臺,該平臺借助于工作流引擎解決了出國境申請及審核一系列流程的運行和監控問題,同時結合平臺闡述了流程圖設計的幾大要素:分支、聚合、參與者、工作項.經過平臺開發和上線使用,證實平臺設計和開發方案可以有效降低開發人工成本,提高軟件質量,提升用戶體驗度,有效提高各部門的工作效率.

關鍵詞:高校出國境管理平臺;普元; EOS; BPS;工作流

0引言

高校教職工出國境申請過程涉及的需要執行審批職能的業務部門較多,在傳統模式下通過紙質申請表進行申請,需要申請人到指定地點進行申請并在申請過程中與各部門管理人員進行多次溝通,申請周期長,手續復雜,耗費一定的人力物力,申請人不能及時獲取審核結果,各部門信息無法共享.因此,借助信息化手段對出國境業務進行管理是非常必要的[1].在出國境業務管理系統的開發平臺的選擇上,由于申報活動需要多部門配合來完成審批操作,并且各部門審核存在即定的先后順序,決定將申請和審核操作流程化,選用普元信息技術股份有限公司的BPS(Business Process Suite,簡稱普元流程平臺)產品,借助開發平臺內的workflow Engine(工作流引擎)處理工作任務的扭轉,比選用其他工具節省開發成本,減小開發難度,縮短了開發周期,有效追蹤和推進流程運作.

基于普元流程平臺闡述了高校出國境管理平臺的設計和開發方案,同時結合管理平臺總結了流程圖設計的要素.第1節為高校出國境管理平臺業務流程,第2節為業務流程圖中分支設計,第3節為業務流程圖中聚合設計,第4節為業務流程圖中活動參與者的設置,第5節為業務流程中活動工作項的設置,第6節為總結.

1高校出國境管理平臺業務流程

高校待出訪教職工提出出國境申請,各職能部門對申請信息進行審批操作,審核過程中如發現申請信息有誤,可以退回到申請人重新填寫或不同意申請直接終止申請,并填寫理由,申請人可在線查看退回理由,只有全部審核都通過的申請才是有效申請[2].

上海師范大學教職工短期出國境申請及審核流程圖如圖1所示.

圖1　上海師范大學教職工短期出國境申請及審核流程圖

教職工填寫完成出國申請后需要經過以下幾個審核環節:

1) 基層單位審核:申請教師所屬基層單位審核;

2) 二級黨委政審:申請教師所屬二級機關/學院黨委審核;

3) 組織部審核:申請教師為正處級以上職務組織部進行審核;

4) 社科處審核:出國境經費主管部門包含社科處需要經過社科處審核;

5) 科技處審核:出國境經費主管部門包含科技處需要經過科技處審核;

6) 工作人員審核:國際交流處工作人員審核;

7) 港澳臺辦審核:港澳臺辦審核出訪目的地為港澳臺的申請;

8) 國交處領導審核:國際交流處領導審核.

每個審核環節的審核結果分為3種:

1) 同意:進入到下一級審核環節;

2) 退回修改:退回到申請人進行修改后重新提交;

3) 不同意:基層單位審核不同意時申請終止,非基層單位審核不同意時基層單位確認后申請終止.

申請成功后系統創建流程實例,一條業務數據對應一個流程實例.在申請記錄中保存對應的流程實例ID(流程實例表wfprocessinst中processinstid字段).每個審核環節完成后,當前申請流程進入到下一個環節,當前活動為待領取或運行狀態,并自動分配給指定人員.審核人在平臺內待辦任務鏈接中查看并完成審核操作.高校出國境管理平臺通過BPS引擎實現跨系統、跨部門的服務和流程集成,并實現端到端的全業務流程的管理和監控[3].在流程設計中遵循簡單、清晰、單業務單流程的原則[4].

2分支

2.1單一分支

圖2　流程圖中單一分支

在業務辦理過程中,當前業務完成后,能且僅能進入到下一步流程,在流程圖中,體現為前一個活動的分支模式為單一分支,即前一個活動結束后,只能啟動唯一的下一個活動.這種分支結構在流程中使用最為常用和廣泛.例如,教師完成出國申請后,點擊提交,系統啟動流程,完成教師申請的活動,同時生成下一個活動環節:單位審核的工作項,系統等待下一個活動的參與者完成審核工作,流程圖示例如圖2所示.

2.2單一條件分支

與上一小節類似,在業務辦理過程中,當前業務完成后,能且僅進行后續某一個活動,在流程圖中,前一個活動的分支模式設置為單一分支,如果后續活動僅有一個,則前一個活動和后續活動的連接關系為默認連線(同上節),否則需要設置前一個活動與后續多個活動的連接條件,當滿足其中一個條件時,開啟滿足條件的后續活動.

如果后續多個活動的連線條件中存在默認連線時,默認連線活動的優先級低于設置條件的活動,即當后續活動中有滿足條件的連線時只開啟滿足連線條件的活動.當后續活動中沒有滿足條件的連線時,開啟默認連線活動[5].

例如,出國申請的審核流程根據教職工提交的經費項目所屬部門來決定是否由社科處或科技處審核.如果經費項目所屬部門包含社科處,教師審核后經過社科處審核;如果包含科技處,經過科技處審核.流程圖示例如圖3所示.

圖3　流程圖中條件分支

在上述示例的流程圖中,每個活動的分支模式都是單一分支.

設置連接線所需的相關數據如下:

流程相關數據1:shjg,表示團組審核活動的審核結果返回值,審核通過時返回值為1,審核不通過時返回值為2.

流程相關數據2:skc,表示在教職工提交的申請單中經費項目所屬部門包含社科處.

流程相關數據3:kjc,表示在教職工提交的申請單中經費項目所屬部門包含科技處.

連線條件設置如下:

從BPS流程圖中可以看出,教師提交提交出國申請啟動業務流程后,先經過基層單位審核,再根據流程相關數據skc和kjc依次判斷是否需要社科處和科技處進行審核,如果需要社科處和科技處進行審核,在任一部門審核時,審核結果為退回修改,相關數據shjg被賦值為2,流程引擎將當前活動退回到第一步:教師出國申請環節,教職工需要重新添加出國申請,提交成功后重新完成申請流程.

2.3多路分支

在業務辦理過程中,當前業務完成后,后續多個滿足一定條件的業務可以同時處理,不分先后,在流程圖中,體現為前一個活動與后續多個活動由關聯,并且在每條連接線上可以設置條件,在前一個結束后,系統根據設置的條件啟動所有滿足條件的后續一個或多個活動.

例如,繼出國境申請成功后,工作人員成功組建團組并通過審核后,團長提交小結與工作人員核銷兩個活動同時進行,團組審核不通過時,需要退回到上一步(假設上一步是創建團組).BPS流程圖如圖4所示.

圖4　流程中的多路分支

在圖4中,流程相關數據shjg表示團組審核活動的審核結果設置,審核通過時返回值為1,審核不通過時返回值為2.團組審核活動與提交小結、用匯核銷活動的連接關系指定為流程相關數據shjg=1(連接線上帶*表示不是默認連線,已設置連線條件),團組審核活動與創建團組活動的連接關系指定為流程相關數據shjg=2.

團組審核活動的分支模式設置為多路分支.從BPS流程圖中可以看出,當團組審核結果為通過時,提交小結和用匯核銷這兩個活動將同時被啟動,這兩個活動的參與者可以同時執行相關的操作;當團組審核結果為不通過時,系統將重新啟動創建團組活動,該活動的參與者可以執行重新創建團組操作,相應的提交小結和用匯核銷這兩個活動將不被啟動.

2.4全部分支

還有一種分支模式為:全部分支,當前一個活動A(分支模式設置為“全部分支”)完成后,后續所有分支活動B、C、D將同時被啟動.如圖5所示.

圖5　全部分支的Workspace示例圖

3聚合

3.1單一聚合

圖6　流程圖中單一聚合

在業務辦理過程中,只要當前業務活動完成后,就能開始下一個流程活動A,則A在BPS流程圖中的聚合模式為單一聚合.如果A的聚合點個數大于1時,當所有聚合到A的活動(B、C、D……)只要有一個活動完成,BPS流程將啟動活動A[6].

例如,出國申請的審核流程中社科處、科技處或國際交流處審核不通過時,需要申請教職工的基層領導進行確認.流程圖示例如圖6所示.

在上述示例的流程圖中,每個活動的聚合模式都是單一聚合.

設置連接線所需的相關數據和連線條件同2.2節.

新增的連線條件設置如下:

從BPS流程圖中可以看出,教師提交出國申請啟動業務流程后,基層單位審核通過,經過社科處、科技處或國際交流處任一部門審核,審核結果為不同意時,相關數據shjg被賦值為3,流程引擎將開啟基層領導確認活動環節,基層領導確認出國申請不通過,申請流程結束.

3.2全部聚合

在業務辦理過程中,當前業務活動完成后,需要等待下一個業務活動的所有前驅活動都完成后,才能開始辦理下一個流程活動A,則A在BPS流程圖中的聚合模式為全部聚合.例如圖3中,團組結項活動的模式為全部聚合,等待團長提交小結與工作人員核銷兩個活動全部完成后,團組結項才能被啟動.

3.3多路聚合

在BPS流程圖中,聚合模式為多路聚合的活動需要等待它的前驅活動中所有滿足連線條件的活動都完成后才能被啟動.

4參與者

在BPS的流程圖中需要為每個活動指定活動參與者,參與者類型可以是個人、角色、崗位等,可以在流程圖中設定,也可以通過相關數據指定參與者.參與者不能為空,否則不能成功生成工作項[6].

圖7　設置參與者角色

4.1按角色設置參與者

在流程圖中,打開活動屬性編輯框,在參與者選項卡內選擇角色作為活動參與者.操作前提是角色已存在.例如已有“國際交流處工作人員”的角色,設置圖3中用匯核銷活動的參與者為該角色,如圖7所示.

4.2動態指定參與者角色

通過設WFParticipant類型的相關數據,為活動動態指定參與者.參與者信息包括:參與者ID、參與者類型、參與者姓名.可動態指定任意類型的參與者.

例:圖3中指定上傳小結的人員參與者為團組中的團長或聯絡人.流程中相關數據headerOrContacter表示團長或聯絡人,headerOrContacter的類型是參與者類型,HeaderEmp為人員對象,存儲人員ID和姓名等信息,賦值如圖8所示.

圖8　設置團長或聯絡人

5工作項

5.1單工作項

圖9　單工作項活動設置

在BPS流程中每個活動默認為單工作項.活動啟動時,每個參與者只能對應生成一條工作項記錄.參與者類型為個人時,生成的工作項由被指定的個人完成.活動參與者類型為角色時,生成的工作項狀態為“待領取”,可以被指定角色內的任一成員領取并完成.工作項被完成后,活動狀態被修改為“完成”狀態.

為了避免同一角色下多用戶同時進行完成活動項操作,在邏輯流中調用完成工作項接口前,需要先執行領取任務操作,如果領取工作項出錯,說明工作項已被用戶完成,系統提示當前用戶:工作項已完成.

單工作項活動的“多工作項”選項卡設置為默認格式,如圖9所示.

5.2多工作項

在BPS流程中將活動設置為多工作項時,系統根據多工作項設置創建多個工作項,多工作項分配策略包括:按參與者設置個數領取多工作項、按操作員個數分配工作項等.

高校出國境管理平臺要求只需要一人對申請單執行審核操作,同樣具有審核權限但是沒有執行審核操作的人員可以對已審核完成的申請單進行查看.

為了實現以上功能,需要在BPS流程中設置活動為多工作項,選擇多工作項分配策略為按操作員個數分配工作項,設定完成規則為要求完成個數為1個,是否終止未完成工作項選擇“是”.指定參與者類型為角色,并且要求工作項只需要一人處理,同一角色下多人查看工作項內容.當生成工作項時,系統為同一角色下每個用戶分配一個工作項,并且每個工作項的狀態為“運行”狀態.

為了避免同一角色下存在多用戶時,多用戶同時操作,先操作的用戶完成了工作項,后操作的用戶再完成工作項時系統會出錯,在用戶完成工作項前需要先執行領取任務操作,如果領取工作項出錯,說明工作項已被用戶完成,系統提示當前用戶:工作項已完成.

多工作項活動的“多工作項”選項卡設置為默認格式,如圖10所示.

圖10　多工作項活動設置

6總結

高校出國境管理平臺基于普元軟件平臺開發,通過工作流引擎解決了出國境申請及審核一系列流程的運行和監控.申請人可以及時查詢審核進度和結果,各職能部門能實現信息共享,出國境業務管理人員能方便地對申請數據進行查詢統計.傳統軟件不能解決工作流的問題[7],基于普元軟件平臺的開發模式適合于業務流程比較固定的場景[8],并且能有效降低開發人工成本,提升軟件質量.

參考文獻:

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(責任編輯：包震宇)

Design and development of college managerment platform of application forvisiting abroad based on primeton software platform

CUI Yueping

(Information Technology Office,Shanghai Normal University,Shanghai 200234,China)

Abstract:In the traditional mode,colleges use paper application form to apply for visiting abroad.This process is very complicated and takes a long time.What′s more,the audit results is not timely feedback,existing data cannot be shared,and the data are not easy to be calculated,etc.To solve the above problems,this paper introduces workflow engine,based on the Primeton Business Process Suite,the College Management Platform of application for visiting abroad is developed which can solve the operation and monitoring issues of application and review processes.Meanwhile,several elements in designing flow chart is stated combining with the platform,which include:branch,polymerization,participants,work items.After development and on-line use,it is proved that the platform can reduce labor costs,improve software quality,enhance the user experience,and effectively improve the efficiency of various departments.

Key words:college management platform of application for visiting abroad; primeton; EOS; BPS; workflow

中圖分類號:TP 311

文獻標志碼:A

文章編號:1000-5137(2016)01-0034-07

通信作者:崔月萍,中國上海市徐匯區桂林路100號,上海師范大學信息化辦公室,郵編:200234,E-mail:cuiyp@shnu.edu.cn

收稿日期:2015-03-16