淺談數字檔案館與傳統檔案館的區別

寧波

摘 要：隨著時代的進步，計算機技術也在飛速發展，各種形式的計算機技術應用層出不窮，各種檔案館也跟緊時代的進步，采用了數字檔案館的管理模式。數字檔案館的出現為檔案館的管理帶來了很大的便捷，這當然對傳統的檔案館產生了很大的影響，然而傳統檔案館能夠長久地存在，也同樣擁有自己獨特的優勢。本研究將會針對檔案館的發展進行簡單介紹，并針對兩者的區別做出筆者的分析，希望能對檔案館工作人員提供有效的幫助，進而幫助檔案館更好地發展。

關鍵詞：數字檔案館；傳統檔案館；區別

前言

計算機技術的發展，使傳統檔案館衍生出了數字檔案館的管理模式，這種數字檔案館的模式相比與傳統檔案館來說，具有相似點，然而更多的是兩者的不同點。雖然數字檔案館是時代發展的新產物，但是這并不代表著數字檔案館可以完全取代傳統檔案館的，傳統檔案館也同樣具有數字檔案館不能擁有的優勢，因此，筆者通過研究，分析了數字檔案館和傳統檔案館的區別，希望檔案館管理人員能夠取兩者的精華，通過合理的融合，使檔案館能夠更好地發展。

1 檔案館發展的簡單闡述

顧名思義，檔案館就是收集和保管檔案的地方。自建國以來，我國的各個方面都進入了一個新的時期，檔案館也是如此，到了二十世紀五六十年代，我國的檔案館開始蓬勃發展，各地市的檔案館開始如春筍般不斷冒出。傳統的檔案館是將紙質的檔案存放在檔案館的特定庫房內保管，當有關人員需要調用時，再從特定庫房中找出。然而，由于紙張容易被破壞的特性，使得紙質檔案的保存十分困難，并且檔案館的檔案原件獨有一份，這就增加了檔案的重要性，無形中也給紙質檔案的保存增加了難度。隨著計算機技術的不斷進步，數字檔案館開始出現，它最大的優勢就是克服了傳統檔案館的紙質檔案不易保存，不易查找的困難，為檔案的存放及保存提供了極大的便利。相比于傳統檔案館，數字檔案館通過網絡技術，實現了資源共享，實現了信息化管理，使檔案館從實際走向虛擬，邁出了發展的第一步，這是時代發展的結果，也是網絡時代的表現。

2 傳統檔案館與數字檔案館的區別——館藏

2.1 館藏含義的拓寬

對于傳統檔案館來說，館藏的含義就是檔案館中所有的紙質檔案，并且紙質檔案的數量等決定著檔案館的規模。在傳統檔案館中，工作人員的主要任務只是為檔案館搜集檔案，同時對檔案館已有的檔案加以保存和使用。而館藏對于數字檔案館來說，包括的不僅僅是檔案館中已有的紙質檔案，還包括通過網絡技術檢索到的其它資源，對比傳統檔案館來說，數字檔案館館藏的含義更加寬，所能掌握的資源更加多。

2.2 館藏的載體改變

自從紙張被發明出來以后，它一直是文字的載體，因此，對于傳統檔案管來說，館藏的載體就是紙張。然而紙張卻存在很多的缺點，例如不易保存，不易查找等。而對于數字檔案館來說，其館藏的載體就是計算機。隨著計算機技術的發展，人們可以通過計算機來儲存各種文件，這樣的文件叫做電子文件。電子文件相對于紙質文件來說，有很多的優勢，在保存和查找方面，電子文件的優點更為突出。電子文件除了易保存，易查找的優點外，另兩個優勢分別是不占空間以及儲存的成本低，而對于傳統檔案館來說，這兩點是不可避免的兩個缺點。

2.3 獲取館藏的方式更加豐富

對傳統檔案館來說，獲取館藏的方式有兩種：分別是別的檔案館移交給的，在交易市場上買到的，其中，傳統檔案館獲取館藏的方式最主要的是第一種。而數字檔案館就與此不同，它獲取館藏的方式更為豐富，它不僅可以用傳統檔案館獲取館藏的方式，從而獲取館藏，還可以通過互聯網技術搜索有用的檔案，從而獲取館藏，不僅如此，因為數字檔案館對檔案實行了數字化管理，因此，數字檔案館可以通過接收電子文件的方式來獲取館藏。總而言之，數字檔案館因其特殊的性質，使獲取館藏的方式變得更加的靈活，廣泛，豐富。

3 傳統檔案館與數字檔案館的區別——業務工作

3.1 檔案鑒定的區別

傳統檔案館進行檔案鑒定是分為兩個方面，分別是進入檔案館前的鑒定，這個鑒定是決定本批檔案能否進入館內的一個關鍵環節，另一個就是對已存在在檔案館內的檔案進行第二次鑒定，這次鑒定決定著這里的檔案是否需要銷毀，決定著檔案的生死。在數字檔案館時代，館內的電子文件不僅要被檢查其內容和職能，還要被分析其背景和技術性，相比之下，數字檔案館對檔案的鑒定更為完整，更為多方面。

3.2 整理檔案的區別

傳統檔案館在進行整理檔案時，是通過使用一系列的手段，使檔案更加條理化，系統化，清晰化，然后再通過具有邏輯性的條碼等，使檔案能夠分類存放。而數字檔案館在整理檔案時，不僅能夠對未整理的檔案通過計算機技術進行機械化整理，還能對不符合要求的檔案進行重新整理，使檔案的存放方式更加符合人們對于檔案館的要求。

3.3 保護檔案的區別

傳統檔案館與數字檔案館的區別之一就是兩者檔案儲存的載體不同，因此，兩者保護檔案所要關注的方面就有所不同。對于傳統檔案館來說，其需要關注的方面主要是對紙張的保護，因為紙張是傳統檔案館內館藏的主要載體，并且這樣的載體容易損壞。而對于數字檔案館來說，不僅要保護電子檔案存放的載體，還要對其中的內容加以關注，以防止其中的內容被錯誤地刪除。

4 傳統檔案館與數字檔案館的區別——服務

4.1 檔案館服務的范圍擴大

傳統檔案館中，為了獲取館內檔案，人們必須進入檔案館才能獲取自己想要獲取的檔案資料，這大大浪費了人們的時間，尤其在這個時間就是金錢的時代，這個缺點在一定程度上阻礙了檔案館的發展，而數字檔案館就解決了這個問題。數字檔案館對館內館藏實行數字化管理，因此，檔案可以通過互聯網進行分享，這樣一來，就節省了人們的時間，人們不需要再自己親自到檔案館，只需要終端連接到數字檔案館的網絡，就能夠查找到自己想要的信息，以此，大大拓寬了檔案館的服務范圍。

4.2 服務方式有所區別

從服務方式來說，數字檔案館有三個重要的優點，一個就是打破了時間的限制。眾所周知，傳統檔案館是有時間限制的，過了檔案館的開放時間，人們就不能夠再進入檔案館內，進行查找資料了，而數字檔案館卻不會受到時間的限制，可以隨時隨地地為用戶提供想要的資料，享受到非人工的服務。不僅如此，數字檔案館還可以提供個性化服務，針對每個用戶的特點為其服務。數字檔案館打破了時間和空間的限制，真正為人們提供了方便快捷的服務。

結束語

隨著時代的發展，計算機網絡技術已經應用在各個領域，在檔案館方面，出現了數字檔案館。數字檔案館的到來，給傳統檔案館帶來了一定程度上的沖擊，這是不可避免的。數字檔案館是未來檔案館發展的趨勢，它與傳統檔案館存在著很多的區別，可能具有部分的缺點，然而相信隨著技術的提高，數字檔案館一定能夠克服這些確定，為人們提供更加方便快捷的服務。■

參考文獻

[1]王主玉.淺談數字檔案館區別與傳統檔案館的特性[J].科教文匯，2011（3）：206-208.

[2]郭燕輝.傳統檔案館與數字檔案館信息服務的比較[J].蘭臺世界，2009（7）：22-23.