探析科技查新關(guān)鍵環(huán)節(jié)的審核

張靜

【摘 要】查新審核是實施查新質(zhì)量控制的重要措施，不僅僅是對查新報告的審核，而是貫穿于整個查新過程。本文基于查新的流程，提出委托接題階段審核、文獻檢索階段審核、查新報告格式預審查以及查新報告全面審核四個關(guān)鍵審核環(huán)節(jié)，以保證和提高查新質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】科技查新；查新報告；審核；質(zhì)量

0 前言

目前，不少查新站的審核模式都是查新員完成查新報告初稿后才找某個審核員審核，認為審核是查新工作的最后一個階段[1-3]。采取這種模式很大程度上會導致審核工作趨于兩極分化，一種是將審核流于形式，審核員只在查新報告格式、文字表達上把把關(guān)，根本起不到對報告內(nèi)容的審核作用，這種形式審核效率高，但會使查新質(zhì)量受到很大影響；另一種就是將實質(zhì)性查新審核滲入到查新報告的審核中[4]，審核員對查新員提交的查新報告就查新點、所檢數(shù)據(jù)庫、檢索詞及檢索策略、檢出文獻及相關(guān)度、比對結(jié)果、綜合分析與查新結(jié)論重新進行檢索核實、糾偏糾錯[5]，實質(zhì)性查新審核雖可以保證查新質(zhì)量，但會導致查新和審核的效率低下。

為了提高效率保證質(zhì)量，筆者認為審核員應該從查新的源頭開始把關(guān)，并將審核滲入到查新全過程中，本文基于查新的流程，提出從四個關(guān)鍵環(huán)節(jié)把好審核關(guān)（見圖1）。

圖1 查新審核關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1 委托接題階段審核

查新員接到查新委托書后，首先定好審核員，再與委托方進行溝通交流，以便將委托方填寫的科學技術(shù)要點和查新點理解透徹。當查新員與委托方面對面交流時，審核員應在旁傾聽；如果是電話溝通，查新員應將最后達成的結(jié)果轉(zhuǎn)述給審核員聽，便于審核員對該查新項目的技術(shù)內(nèi)容、查新點等有較全面深入的了解和把握，做到心中有數(shù)。因為查新點是查新員提取檢索詞、制定檢索式以及對比分析判斷新穎性的重要依據(jù)[6]，必要時審核員要指導查新員對其進行提煉總結(jié)，刪除無實質(zhì)性的內(nèi)容，表述要客觀科學，文字要具體明確，條理清楚，把好查新工作的第一關(guān)。

2 文獻檢索階段審核

當查新員、委托方、審核員三方敲定好查新點后，便進入文獻檢索階段。

2.1 文獻資源的審核

每個查新站都有本站數(shù)據(jù)庫的模板，通用數(shù)據(jù)庫相對來說是固定的，需要審核的是與查新項目相關(guān)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫以及專利庫、標準庫等。審核員要依據(jù)查新項目的查新點及所屬學科領(lǐng)域以及查新范圍要求，審核查新員選擇的數(shù)據(jù)庫是否恰當，檢索年限是否合理；如果是產(chǎn)品類查新，還要審核是否選擇了互聯(lián)網(wǎng)的補充檢索。

2.2 檢索策略的審核

檢索策略包括檢索詞的選取以及檢索式的構(gòu)建，檢索詞應從查新點、研究內(nèi)容及查新項目名稱中去篩選、提煉，并補充同義詞、外來詞、縮寫詞等，針對檢索詞進行不同的組配，確定相應的檢索式。如果檢出的文獻太多但相關(guān)度不高，或者太少不能反映該領(lǐng)域同類研究全貌，查新員要及時向?qū)徍藛T匯報，這時審核員就要檢查檢索式是否規(guī)范并符合邏輯，是否能夠反映查新點的全部內(nèi)容或部分內(nèi)容，必要時再和委托方進行溝通，通過補充檢索詞、調(diào)整檢索式等辦法重新檢索，直到檢出較滿意的結(jié)果，最終的檢索式是在檢索過程中根據(jù)檢索出的文獻與查新點是否相符、相關(guān)不斷進行調(diào)整確定的，因此該環(huán)節(jié)的審核是一個動態(tài)的審核過程。

2.3 檢索結(jié)果的審核

這里所說的檢索結(jié)果不是指所有的檢出文獻，而是指查新員從檢出文獻中挑選的要列入查新報告中的密切相關(guān)文獻或具有代表性的主要相關(guān)文獻，審核員要仔細閱讀每一篇文獻的“相關(guān)內(nèi)容”，判斷是否與查新點具有可比性。不少查新員將文獻的摘要原封不動地列入相關(guān)內(nèi)容，其實相關(guān)內(nèi)容有時不等同于摘要，需要對摘要部分進行加工，審核時要求查新員去掉綜合性描述以及與查新點無關(guān)的語句，并從全文中摘錄可以對比的核心內(nèi)容補充進去。

3 查新報告格式預審查

查新報告作為查新鑒定性技術(shù)文件，是查新與審核的集中體現(xiàn)，查新報告細節(jié)上的缺陷往往會影響到查新報告的總體質(zhì)量，影響到公證文件的嚴肅性[6]。鑒于此，筆者提出查新員完成查新報告初稿后，將初稿交給事先指定的資深查新員進行格式預審查。

教育部科技發(fā)展中心已于2013年4月25日正式頒發(fā)了《教育部科技查新工作站查新報告撰寫規(guī)范》（以下簡稱新《規(guī)范》）。新《規(guī)范》對查新報告中各部分內(nèi)容進行了系統(tǒng)、詳細的規(guī)范[7]。資深查新員主要審查查新報告的格式是否采用新《規(guī)范》規(guī)定的統(tǒng)一格式，包括查新報告各項內(nèi)容的撰寫格式以及錯別字等，另外要查看查新報告封頁中項目名稱、委托人、委托日期以及報告正文中的查新項目名稱、查新目的、查新范圍要求是否和查新委托書上的內(nèi)容一致，查看檢索結(jié)果中列出的相關(guān)文獻題錄是否按照“GB/T7714-2005文后參考文獻著錄規(guī)則”的規(guī)定撰寫。除此之外，我們還發(fā)現(xiàn)由于查新員的粗心筆誤而導致報告中出現(xiàn)以下問題：封面、結(jié)論以及申明這三處的完成日期不一致；檢索式中出現(xiàn)的檢索詞未在檢索詞一欄中列出；數(shù)據(jù)庫檢索日期在完成日期之后；檢索結(jié)果中實際列出的相關(guān)文獻篇數(shù)和陳述的篇數(shù)不一致；漏寫學位論文的出版地；委托方發(fā)表的文獻未在檢索結(jié)果歸納部分加以說明等等。這些細節(jié)問題除了提醒查新員自查糾錯外，是否還有沒發(fā)現(xiàn)的錯誤就需要資深查新員把關(guān)了。

4 查新報告全面審核

查新報告經(jīng)過格式預審查，返回給查新員修正錯誤后，再將報告交予審核員進行全面審核，由于審核員前期已經(jīng)對查新點、文獻資源、檢索策略以及相關(guān)文獻的可比性等做了大量的審核工作，這時主要著眼于查新報告總體上的完整性以及查新結(jié)論的客觀性和公正性，查看檢出的文獻是否按照與查新點的相關(guān)度等進行排列，對于多個查新點的項目是否按照查新點順序排列[3]；查新結(jié)論是查新報告的最終評述，也是核心部分，是評審專家對項目審定和成果鑒定時的必讀部分和決策依據(jù)之一，審核時要特別注意是否分別對應每個查新點結(jié)合相關(guān)文獻逐一進行對比分析，并對查新點的新穎性作出判斷，所有表述要以相關(guān)文獻內(nèi)容為依據(jù)，采用客觀、公正、準確、清晰的描述語句，不能有主觀性描述。

5 結(jié)語

綜上所述，審核員參與到從查新委托、文獻檢索和報告撰寫的整個過程中，并由資深查新員對查新報告的撰寫格式預把關(guān)后，再由審核員對查新報告進行全面審核，不僅提高查新和審核效率，而且保證了查新質(zhì)量。

【參考文獻】

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[責任編輯：王楠]