高校財務遠程報賬系統構建與應用分析

林潔瑩

[摘要]當前，高校在不斷擴張的同時，財務報銷難度也不斷提升，報銷類型多樣，單據數量增多，報銷金額增長，導致傳統報賬模式難以適應報銷現狀。高校應順應時代潮流，實現遠程報賬。文章在分析高校賬務報銷業務現狀基礎上，探討了遠程報賬系統的構建與應用。

[關鍵詞]遠程報賬；報賬系統；高效財務；財務數字化

隨著我國教育行業的迅速發展，各個高校招生數量增多，校區擴大，高校在不斷發展壯大。與此同時，也面臨著由于教師、職工、學生數量的增長而帶來的各種挑戰，其中包括財務管理難題。過去的報賬模式顯然已經逐漸難以適應當前的形勢，比如高校校區數量增多并且距離較遠、報賬類型多種多樣、報賬數額較大等。高校作為人才聚集、培養與發展的前沿陣地，應與時俱進，憑借各種信息技術構建并應用財務遠程報賬系統，解決當前面臨著的諸如報賬流程長、耗時多、材料復雜的問題，完善財務管理體系。

1高校賬務報銷業務現狀

報銷流程一般包括五個環節，分別是整理票據、填寫單據、領導簽批、會計審核報銷、出納支付。具體來講，即賬務報銷方將自己在日常學習、工作中所產生的各種票據進行收集與整理，如符合報銷規定的發票、收據、車票、審計報告等，接著賬務報銷方要按照學校要求填寫相應單據，送交相關人員審查、簽字或蓋章，然后將這些經過確認的單據交由學校財務管理部門，由會計進行審核與編寫憑證，最終交給財務出納，由出納根據憑證支付金額，整個報賬工作才結束。根據統計表明，高校由于自身事業單位屬性、財務管理不善等原因，一般采取集中賬務報銷的形式，具體體現在學期開始或者結束、項目立項或者結項階段集中報銷，可想而知，容易造成工作人員在集中時期忙碌、工作壓力大，教職工、學生等報賬人員報賬難度比較大、耗費時間與心思比較多，極大地影響了賬務報銷的質量。

當前，擁有并使用財務遠程報賬系統的高校非常少，而且即便擁有，也只開發報賬預約、網上支付等功能，功能碎片化、單獨化，并不能實現全面的遠程報賬。

2高校財務遠程報賬系統構建與應用

財務遠程報賬系統存在的意義是使報銷賬務的全部環節都能通過網上系統實現，盡量減少像傳統報賬模式那樣的填寫紙質單據、面對面窗口操作，減少報賬時間，提高報賬效率。通過網絡報銷賬務由以下流程組成：填寫并上傳電子單據、審批單據、審核單據并自動形成會計憑證、網上支付。

遠程報賬系統利用信息技術、網絡技術構建而來，凡涉及信息、網絡的東西首先就要考察隱私性、安全性，保證報賬人員相關信息不被泄露、報賬系統不被非法入侵。每個報賬人員只有一個與其身份證或者工資號綁定的登錄名及其密碼，在通過網絡支付的時候，不僅需要網銀支付系統保障安全，還需要一定級別的工作人員授權，之后方可實現支付。相關工作人員使用系統的權限不同，如會計與出納需要使用不同的認證級別。另外還要注重信息共享，完善用戶信息，包括姓名、身份證號、銀行卡號、項目名稱、經費代碼等各種固定信息，減少用戶反復填寫的負擔，節約時間，提高報賬效率。

2.1單據電子化填寫、上傳與打印

用戶使用唯一用戶名與密碼登錄遠程報賬系統后，依據不同的業務性質填寫各種單據，如差旅費、管理費用、借款單。用戶只需要根據系統提示一步一步完成操作即可。系統的科學性、便捷性體現在系統會根據項目代碼自動匹配項目名稱，用戶可以直接選擇會計科目而無須鍵盤輸入，在用戶選擇支付方式后系統會自動匹配用戶姓名、銀行卡號等相關信息，填寫完成并提交后，便會立即生成報銷憑證、編號，用戶可直接打印，交由領導或負責人審查、簽字蓋章，再進行下一步操作。

在報賬系統上填寫單據大大降低了教職工、學生等報賬人員混淆經費代碼的可能性，因為系統會自動匹配，進而提高了財務報賬的準確性，減少出賬的混亂性。同時，只需要有網絡，報銷人員的報銷工作不受時間、地點的束縛，比如過去需要從一個校區到另一個校區報賬，可能需要等到工作人員上班期間才能報賬，這很大程度上提高了報賬的靈活性。還有在報賬過程中花費時間最多的一項工作正是填寫單據，而通過遠程報賬系統，此項工作由報銷人員、工作人員、系統自動操作一起進行，極大地減少了報賬時間，降低了工作人員的負擔。

2.2審批單據

所謂審批單據即審批人員依據經費類型、額度進行審批，檢查單據是否真實、合法、有效。由于審批工作的特殊性、復雜性，使得審批單據最好保留傳統的報賬形式，即紙質審批，而非網絡審批，而且實際經驗表明，紙質審批單據更為有效、準確。具體來講，主要存在以下阻礙審批單據工作網絡化的原因：一是報銷賬務所需要的發票、收據、合同、報告等文件數量多，類型復雜，導致掃描工作量大、難度大；二是具備審批權限的人不可能每天查看報賬系統，檢查是否有單據需要審批，如此便有可能耽誤審批工作、延長審批時間；三是不同的審批人有不同的審批權限，可能需要不同級別的審批人依次核實、簽字才能完成一項單據的審批工作，其中任一審批人員的延誤審批都會影響審批工作的效率。所以就目前來說，相對于網絡審批，紙質審批更為有效。

2.3審核報銷單據與自動生成會計憑證

報銷人員將經過審批后的單據交由會計人員，會計人員確定單據合法、有效后便可使用特定的管理權限登錄遠程報賬系統，輸入報銷單編號后，系統可依據自動提取的信息生成會計憑證，這是遠程報賬系統最吸引眼球、最值得推廣的特點之一。過去，編制會計憑證耗費會計人員的大量時間，并且編制會計憑證比較煩瑣復雜，容易因為會計人員的馬虎大意或者專業水平不夠而出錯，而通過報賬系統，自動生成會計憑證，將編制會計憑證的工作分擔到報銷人員身上，一方面，減少了報賬時間，另一方面，提高了報賬的準確性。

2.4網上支付

報銷人員的基本信息中包括其身份證號、銀行卡號信息，同時，出納可以利用系統選擇當日所有需要報銷的賬務，在報銷憑證合格后，出納可以直接通過網絡一并支付，簡化支付手續，實現批量報銷與電子出納。同時，出納可以利用系統查看指定某日、某月、某季度的報銷金額、報銷類型等信息，這些信息能夠作為完善報銷工作、財務管理體系的依據。

3結論

綜上所述，在當今這個信息化社會，網絡化、電子化程度不斷加深、范圍不斷拓展，高校應把握時代發展趨勢，在傳統報賬模式基礎上進行改良，推陳出新，通過構建遠程報賬系統，實現單據電子化填寫、會計憑證自動生成、網上支付等形式，減少報賬排隊等候時間，降低工作難度，提高無紙化辦公的覆蓋率，提高報賬效率，增強報賬準確性。

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