大數據時代下的司法檔案管理

檔案中隱藏的潛在價值直接推動和延續了世界文明和知識的傳承并加快了人類文明的進步與發展，面對當前檔案管理的諸多瓶頸，如何有效地提升檔案管理的現代化、智能化、便捷化是當今檔案管理工作的努力目標。

一、當代司法檔案管理的基本瓶頸

隨著社會主義市場經濟的逐步發展，科學技術的飛速發展，許多新的技術、算法被應用于檔案管理的系統中，使檔案的管理更加多樣化、便捷化、智能化、高效化，原有的司法檔案管理觀念、模式、內容、類別、整理方式、方法都產生了巨大變化，司法檔案作為司法行政系統一項寶貴的財富，已不再是簡單的資料收集與保管，它已經成為充分發揮司法在全面推進依法治國中一項不可缺少的基礎性工作。

通過大量的調查研究，作者認為司法檔案管理目前明顯存在的問題主要有：

（一）對于檔案管理的認識不夠，司法檔案管理系統體制不健全。大多數認為檔案管理只是簡單的停留在收發、查找、保管的階段，表現出檔案材料內容質量不高，更新滯后、內容陳舊，把關不嚴、難辨真偽等問題。造成這種現象的主要原因是人們對檔案管理的認識不夠，管理體制不完善，宏觀層面缺乏正確的引導，從而促使檔案管理人員的選擇也不嚴格、不專業，從而促使檔案管理缺乏規范化、體制化、專業化。

（二）檔案管理的現代化程度低，管理方式與陳舊。我國目前檔案主要是紙質檔案，沒有將檔案做到良好的分門別類，管理方法上“檔隨人走”，管理模式上實行封閉式管理。隨著檔案數量越來越多，人檔分離現象日趨嚴重，“無頭檔案”增多，對其保存的檔案管理場所沒有實現智能化、專門化，這樣非常不利于檔案的查找與檔案價值的發現。

（三）資料來源不規范，內容記載缺乏真實性。目前我國檔案資料收集來源來說，收集渠道過于單一，故而收集的資料也有限，表現為千人一面、缺乏個性的真實記錄，內容的完整性都有待于考證。

（四）檔案管理人員不夠專業，檔案管理體系落后。由于許多單位對檔案管理的不重視和不嚴謹、正規，檔案管理人員主要以案卷不丟失為原則，缺乏對檔案價值發現的能力，檔案管理人員仍以手工操作為主，缺乏現代化信息技術的引用。雖然許多司法單位提倡數字化、信息化的檔案管理模式，但是真正落實到實踐上海存在一定的距離，使得管理實施滯后于管理措施。

二、當代司法檔案管理的價值訴求

無論是古代封建社會，還是在現代的計劃經濟時代，檔案形成于社會各個領域各個階層， 是知識與智慧的結晶，是社會、歷史的縮影和折射，是發現人才、使用人才、管理人才的重要依據，是整個社會發展的助推器，它直接推動和延續了世界文明和知識的傳承并加快了人類文明的進步與發展，在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂方面具有十分重要的作用 。檔案作為知識管理中知識資產的組成部分，在歷經信息管理到知識管理的過程中，檔案自形成起，其所固有的價值始終處于不變的地位，但是其使用價值不斷調整以適應知識管理。

大量的檔案文件是一個龐大的工程，如果直接通過人力管理檔案，不僅效率非常低下，同時也會帶來大量的錯誤，給檔案的查閱和檔案本身的管理帶來一系列的問題。信息化已經是當前社會發展的趨勢。隨著大數據時代的來臨，司法檔案管理逐漸分化，信息化的高效、安全、智能、快捷正是檔案管理亟需改善的方面。互聯網技術的發展，促進了全球數據的融合，從海量數據中發掘出有用的信息在現代社會的生產管理中起到了越來越重要的作用，因此，“大數據”問題迅速從技術層面上升到應用層面，這將為司法檔案管理工作進入更智能化的管理提供了新的視角，促進檔案管理向便捷、精準、高效的管理模式轉變。

基于數據驅動的鏈條化，檔案價值呈現出新的特征，檔案價值的體現是主客體關系的顯現，并在知識價值鏈上形成了扎實的結點，大數據影響了司法檔案的數據管理和知識管理，同時大數據下豐富的數據和知識使得決策參與者的決策能力大大提高， 挖掘檔案價值在知識管理中的特征，能夠使檔案這一知識源頭更好為知識管理服務，進而成為司法管理機構的管理決策的重要依據。

三、司法檔案管理現狀的提升策略

目前許多基層單位的人事檔案工作，由于受傳統觀念及傳統做法的影響，以及各方面對人事檔案工作的重視不夠，因而在不同程度上仍存在許多問題 。網絡環境下檔案信息資源整合成為了當前檔案理論界與實踐界一個全新的課題，如何有效地提升大數據量時的檢索速度、保障檔案資料信息安全、實現智能地管理檔案，是當今檔案管理工作的努力目標。筆者提出了以下幾個方面的建議。

（一）構建完整的數據加密的檔案信息管理系統。為了便于檔案信息得到安全可靠的管理，提高工作效率，同時避免因人為因素所造成的錯誤，建立一個科學、高效、規范的檔案管理信息系統，通過對文件信息的詳細記錄，并對檔案中所涉及的數據的錄入、維護、查詢、備份和恢復等細致工作，使得檔案管理工作更加規范化，在保證工作準確率的同時也極大地提高了工作效率。

（二）建立適應時代要求的司法檔案管理體制。檔案事業的可持續發展需要有科學合理的檔案事業管理體制作為制度支撐。制度的完善與規范，能有效地解決建制內人們的行為，增加案卷的準確性、可信度。案卷信息的標準化、規范化能夠極大地增強案卷信息的處理效率，高效歸檔和檢索案卷檔案信息。

（三）加強檔案管理人員的專業化知識。人才是現代司法事業發展的的關鍵，建立一只現代化、專業化的管理隊伍有著重要的實際意義和應用價值。

（作者單位為海南政法職業學院海南公平司法鑒定中心）