試論如何做好縣級供電企業檔案管理工作

摘 要：縣級供電企業既是地方政府的管電部門，又是國家電網公司的最基層單位。基于縣級供電企業檔案管理的重要性，分析其檔案管理中存在的一系列問題，并提出相應的對策，對促進電力企業的長足發展有著重要的實際意義。

關鍵詞：縣級供電；企業檔案

電力作為國民經濟的基礎設施行業，在服務國家經濟發展、服務百姓民生等方面有著特殊的地位。隨著我國新農村建設的不斷加強，家用電器在農村的普及，縣級供電企業加大加快了改革與建設步伐，電力生產、經營與電網建設進入到一個新的發展時期。科技的進步和智能電網的發展，電力檔案包含的信息容量也越來越豐富龐大，電力檔案巨大的利用價值也越來越被社會認識和發現。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業的科學決策、生產經營和科學研究提供及時、全面、準確的服務，已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。作為企業管理的重要組成部分的檔案管理工作，必須順應時代潮流，解放思想，強化管理，使檔案管理與企業的現代化管理同步，更好地為電力工業科學決策、科學研究和生產經營服務。如何及時有效地管理并利用這一龐大的資源，更好地為電力工業的科學決策、生產經營和科學研究提供及時、全面、準確的服務，已成為電力檔案工作面臨的一項緊迫任務。以下結合本企業檔案管理，就如何做好此項工作闡述一下自己的觀點。

一、加強縣級供電企業檔案管理的重要性

檔案管理工作是企業管理工作的基礎，是企業信息系統的重要組成部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。電力檔案是電力企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。是電力工業歷史發展的真實記錄，它信息量大、門類多、涉及范圍廣，在電力企業生產經營中發揮著重要的作用。近些年來，隨著農網改造的不斷深入，縣級供電企業在建和準備建設項目數量急劇增長，電力檔案的信息內容也越加豐富起來，這就更加要求電力企業在充分認識檔案管理重要性的基礎上，實現檔案管理現代化、檔案信息數字化、檔案利用網絡化。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。目前，電力企業現代化管理水平日趨提高，必須秉承科學創新的理念，來推動企業檔案管理信息化建設，建立同現代市場經濟相適應的管理體制，不斷拓展檔案工作新領域，來為企業經濟的持續發展提供有效的信息保障。檔案工作作為電力企業的一項基礎工作，必然要提高它的管理水平，以適應一流現代化公司的管理要求。

二、當前縣級供電企業檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理不夠規范。 目前，在一些大的企事業單位或者是專業的檔案館普遍存在管理不規范的問題，主要表現在：第一，檔號不規范。第二，案卷標題不規范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現象比較嚴重。電力系統改革后，電力檔案部門一般歸屬辦公室管理，由辦公室主任或副主任兼管。從工作上說：一方面，檔案人員少。待遇偏低，任務偏重，工作范圍寬，難度大；另一方面，檔案管理體制不盡合理，全員檔案法制觀念和檔案意識比較淡薄，使檔案工作開展的難度加大。從檔案人員自身看，知識結構不盡合理，專業水平不夠高，愛崗敬業的職業道德素養較為欠缺或低下，為電力工業發展意識不夠濃厚，工作的積極性不高，認為檔案工作無關社會發展大局，檔案工作無需學問和人才等思想意識造成的。因此，電力檔案工作要適應電力工業發展的需要，就必須轉變思想、扭轉現狀，實現電力檔案管理現代化、科學化、信息化。雖然各縣級供電企業檔案管理已建立在協同辦公系統的平臺上，但相當一部分人員包括部分基層領導干部對檔案人員的認識還停留在檔案工作就是把資料放在檔案柜內的保管工作，認識不到檔案在工作管理中的重要性和必要性，對檔案利用效益知之甚少。

（二）企業檔案管理與電力技術發展還不能有機融合。 電力服務涉及千家萬戶，電力從生產、傳輸、運行，到銷售、計量、使用、結算、管理是一個十分復雜繁瑣的過程，為實現管理需要，電力企業建立了一系列各種專業的計算機管理系統，這些系統承載著大量的電力企業管理信息，并且隨著電力的發展而快速的更新。但一些系統在先期開發時并未考慮與檔案系統相融合，檔案管理人員如果不進入到企業信息集成系統中去，則很難掌握到企業信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（三）檔案管理人員方面存在的問題。 縣級供電企業一般設置的是綜合檔案室，檔案管理部門從屬于辦公室，沒有配備專職檔案員，在下屬部門也沒有設備兼職檔案管理人員，從根本上就缺乏對檔案管理工作的專業知識和理論知識的學習，造成目前電力檔案隊伍中整體素質不高，檔案管理人員中缺乏既懂計算機技術、通訊技術、網絡技術，又精通檔案業務的復合型人才，不能很好地適應檔案信息網絡化建設的發展需要。特別是縣級供電企業檔案管理人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，難以全身心地投入到檔案管理工作中去。這些問題的存在致使電力企業檔案管理工作基礎薄弱，利用程度不夠，難以產生效益。

（四）檔案檢索效率不高。 檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現了求“多”不求“精”的現象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。在手工查詢檔案信息的檢索過程中，檢索流程為：查到案卷目錄，再查到文件目錄，根據文件目錄記錄的檔案檔號信息查到檔案在庫房的存放地址，然后通知庫房調卷，辦理相關手續。紙質文件給檢索調閱帶來了困難，且在此過程中，查詢的途徑不夠全、查全率、查準率低，容易出現文件丟失、損壞或無法找到所需的資料，難以充分的利用業務檔案資源向公司各級部門提供良好的服務。 2013年之前的文書檔案管理系統主要使用OA系統（Lotus），目前通過OA系統，保證了公文的正常規范流轉和歸檔，而其他形式的檔案材料在移交檔案部門時盡可能提供電子文件，基本做到了檔案的電子化；但生產部門提供的檔案資料，多數還是以以紙張為主要的存儲介質，在辦公系統錄入和紙制檔案的保存上還是存在很多題。從2013年元月起，國家電網公司檔案信息管理平臺是協同辦公系統的檔案子系統，雖然已經建立了檔案管理人員網絡，但由于對檔案管理認識不夠，公司所屬部門眾多而且檔案管理都是相對獨立，橫向縱向各不互通，所以未能實現資源的共享和整合，不能更好地發揮檔案的效益。從總體上仍難以依據檔案工作要求，有效地開展各項工作。

（五）對檔案收集重視不夠。 隨著電力市場需求的加大，加之農網改造和縣域建設招商引資產業集聚區的工程，對現有電網建設改造有了更大要求，也迫使縣級供電企業要不斷規范和改造現有變電站等電力設施。縣級供電企業的建設項目，參建單位較多，平常工作中所形成的具有保存價值的文書、科技檔案資料，沒有及時交給檔案管理部門收集整理，分散在各個部門，重要的資料占為己有，沒有在工作結束后主動把工作資料收集整理上交綜合檔案室的自覺性。各生產部門沒實現電網建設項目檔案管理工作與項目建設同步，不注意工程各個階段檔案資料的收集和整理，等到工程項目達標投產考核期滿后，要進行投產達標檢查時，施工單位才不得不突擊收集。有時甚至將設備移交清單、竣工資料移交清單等交給別的專業人員代收，沒有嚴格執行歸檔文件材料的交接制度，這樣造成了文件資料的嚴重缺失不全，內容不完整，手續不完備，影響工程竣工檔案質量，也影響日后的提供利用。

三、加強縣級供電企業檔案管理的認識

（一）強化領導對檔案管理的重視程度。 領導重視是檔案規范化管理的關鍵。要讓企業的領導者和決策者充分認識到企業檔案是“企業知識資產和信息資源的重要組成部分”，是企業管理的重要組成部分，是一項需要人人參與的重要工作。提高宣傳力度，引起領導、員工對檔案工作的重視，提高管檔、用檔意識；成立“檔案管理網絡機構”，由行政領導對檔案管理工作進行分管，從而使得檔案管理有了力度；要將檔案工作納入企業的生產經營活動的工作計劃上，擺上領導的重要議事日程，納入職工崗位責任考核的制度中，對檔案工作做到有領導分管，有部署、有檢查、有總結、有獎懲，使這項工作得到持續健康發展。讓領導干部真正重視檔案工作的同時，還應加大投入，分配足夠合理的人力、財力資源，對檔案管理工作的資金投入會直接影響到檔案工作管理的現代化及科學化程度，及時解決好現實問題。

（二）加強檔案管理培訓，提升檔案管理人員的綜合素質，建設完善的檔案人員網絡體系。 在檔案管理現代化建設中，人是最關鍵的因素，電力檔案管理人員除了掌握歸檔和電力專業的基本知識外，還要了解一些文秘、歷史學、目錄學、社科情報等相關學科知識，在檔案管理工作中應具備有積極主動的組織協調能力、觀察和分析能力、處理業務水平的能力及應用現代手段的管理能力。在縣級企業設置專職檔案管理人員，在公司各部門設立兼職檔案管理人員，以每月為期收集本部門檔案資料，集中上交企業綜合檔案室，做到及時整理、及時歸檔，以便在今后的工作中查詢使用，在本全宗內形成一個檔案管理人員的網絡體系。縣級供電企業一般設置的是綜合檔案室，包括對文書、科技、聲像、榮譽實物、人事、會計等門類檔案的管理，這對檔案管理人員有了更高的要求，為適應新的形勢，專職檔案管理員應自覺學習相關的法律法規、學習電力工程檔案相關的政策、規定，深入到各部門學習了解相關的業務知識；對兼職檔案員應加大檔案的宣傳力度，增強員工檔案意識，在員工中樹立檔案是企業資產的理念。要提高檔案管理人員的素質，最主要的途徑是加強培訓學習。所以企業必須將檔案人員綜合素質培養納入單位人才培養計劃，通過專業培訓、繼續再教育、進修學習等方式全面提高檔案管理人員提高業務能力和知識水平。根據各縣級供電企業檔案專兼職人員的構成狀況和崗位工作的實際需要，每年至少進行一次檔案管理人員培訓，以分崗位、按專題培訓為主。教育培訓形式應從以講授式培訓為主，逐步轉變為以案例式、體驗式、研討式、互動式培訓為主。

（三）加強檔案收集工作，保證檔案資料收集的完整性。 檔案收集如同檔案工作這座大廈的基石，要做到檔案收集的全面性和完整性，檔案管理人員應提高工作主動性，主動催交，利用檔案人員網絡體系，專兼職檔案人員深入在企業各方面工作中，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個渠道收集全面完整的資料。檔案工作通過網絡做到層層有人管、處處有人抓，檔案收集自然全面到位。

四、結語

檔案是社會發展的重要基石。我們要利用一切機會充分向社會宣傳檔案的巨大歷史功能和無可替代的現實作用。要特別注意向社會宣傳利用檔案取得重大社會效益和經濟效益的實例，在明確了實現檔案管理現代化存在的客觀原因后，只要我們明確責任、加強制度建設，將先進的科學技術運用到檔案管理中去，做到腳踏實地，求真務實，縣級供電企業的檔案管理工作必將出現一個嶄新的局面。