高職院校教務處協同創新內部管理體制機制的探索與實踐

[摘要]隨著高職教育的不斷發展壯大，高職院校的教學管理形勢發生了巨大變化。為適應新形勢下高職教育教學管理的要求，文章根據高職院校教務處“三多、四大”的實際狀況，按照“扁平管理、授權管理、規范管理”的原則，改革教務處內部管理的體制機制，通過管理的協同與創新來提高管理效率，使教務處管理工作由過程型管理轉向目標型管理，由微觀管理轉向宏觀管理，由事務型管理轉向服務型管理。

[關鍵詞]高職教育 "教務處管理 "協同創新 "體制機制

[作者簡介]唐芳（1971- ），女，廣西岑溪人，順德職業技術學院，副教授，研究方向為工商管理專業建設;龍建佑（1974- ），男，重慶人，順德職業技術學院教務處處長，教授，博士，研究方向為高職專業建設與教學管理;曹利（1973- ），女，湖南郴州人，順德職業技術學院，講師，研究方向為財政稅收專業建設。（廣東 順德 "528300）

[課題項目]本文系2014年度廣東省高等職業教育教學改革立項項目“基于‘課證融合’的高職院校統計課程改革研究與實踐”（項目編號：2014-SJJGPT06）、廣東省教育科學“十二五”規劃2011年度研究項目“以職業能力培養為核心的多層次銜接的高職人才培養模式研究與實踐”（項目編號：2010TJK427）和2013年順德職業技術學院教學改革與研究重點項目“基于‘課證融合’的高職統計課程研究與實踐”（項目編號：2013-SZJGXM10）的階段性研究成果。

[中圖分類號]G717 [文獻標識碼]A [文章編號]1004-3985（2016）02-0031-03

教務處是高校校長和主管教學副校長領導下的、實施教學管理的核心機構，承擔著貫徹高校辦學思想、落實教學任務、提高教學質量的重任。教學管理是教務處根據學校辦學定位和人才培養目標，按照特定的管理原則、管理程序和管理方法，有效地對各種教學資源進行組織和控制的過程。①高職院校承擔著培養高等技術應用型人才的根本任務，這決定了教務處在全校管理部門中的核心位置。因此，高職院校教務處必須根據高職教育自身的特點，改革內部管理體制，通過協同與創新來提高管理效率和效能，履行好教學管理的職能。

一、高職院校教務處的基本特點

高職院校教學管理的主要職責部門是教務處。在實行“大教務”體制的高校，教務處是在校長或主管教學副校長之下，位于學校與二級學院（系）之間的亞校級權力中心。②教育部原副部長周遠清曾說：“教務處是天下第一大處。”③這一提法說明了教務處在高職院校教學管理中的重要地位，也說明了教務處的工作繁重。高職院校教務處的特點，可歸納為“三多、四大”。“三多”：科室人員多、職能事務多、工作面對的對象多;“四大”：工作權力大、工作責任大、工作牽涉面大、管理工作改進與創新空間大。

二、高職院校教務處內部管理的基本原則

由于高職院校教務處的職能繁重，具有“三多、四大”的基本特點，因此，應有針對性地實行“授權管理、扁平管理、規范管理”三原則，以合理規范工作流程，科學管理人、財、物、信息、設施等資源，提高管理效率。

1.扁平管理。管理體制是管理系統的結構與組成方式。具體來講，一是采用一定的組織形式，并將這些組織形式整合成有機系統;二是采用一定的手段和方法來實現管理的任務與目的，其核心是管理架構的設置。④教務處作為高校的“天下第一大處”，其內部管理體制的靜態反映就是內部管理架構的設置，并通過對該架構的運作來實現管理職能。

管理系統的設置，必須考慮管理幅度和管理層級兩個相關聯的問題。在某個管理系統中，管理人員只能直接管理或控制一定數量的人員，當直接管理或控制的人員過多時，管理效率就會降低。所以，管理人員要想有效地管理下屬、保證管理效率，就需要考慮能直接管轄多少下屬的問題，即管理幅度問題。當單位（公司）發展壯大后，一般會增大管理隊伍并增加管理層級。若管理層級過多，就會大大增加管理的難度和復雜性，導致管理效率降低。指令從高層經由各層級向下傳達到基層時，往往會出現遺漏和曲解等失真現象;信息從基層經由各層級向上反饋到高層時，往往會產生速度慢和扭曲等困難問題。⑤由于具有“科室人員多”的特點，高職院校教務處要想實施高效管理，就必須認真考慮管理層級問題。

順德職院教務處目前在崗26人，內設科室6個，每個科設置3～5崗。下圖為其內部扁平化管理架構。內部管理扁平化措施：第一，處長授權副處長在分管工作范圍內負責，即將處長與副處長扁平化為同一級;第二，將科長崗定位為非純管理崗，科長兼任科內具體某個崗位工作，即將科長與科員扁平化為同一級。扁平化后，整個教務處從原來的“處長→副處長→科長→科員”的四級管理架構扁平化為“處長（副處長）→科長（科員）”的兩級管理架構，大大提高了管理的效率和效能。

2. 授權管理。由于具有“職能事務多”的特點，高職院校教務處往往會設置2～3個副處長崗位協助處長進行管理，以履行教務處繁重的職能。由于具有“權力大、責任大”的特點，高職院校教務處的事務在集中管理的同時必須實行授權管理。

集中管理主要指信息的集中，具體來說，就是處長一方面必須管理好外來工作文件這一進口，合理分配好任務并指導下級開展工作;另一方面必須管理好向外發出工作文件這一出口，確保所有信息、指令正確、清晰。但集中管理不是集權管理，不能把所有涉及人、財、物、信息、設施等資源分配的決策權集中于處長一個人，而應按照管理學中“責、權、利對等原則”，在要求副處長承擔分管責任的同時，授予其相應的管理權限，以發揮副處長的主動性和創造性。

對工作文件必須集中管理。所有外來工作文件一律由處長按性質和內容分為重大、重要和一般三級之后再簽署處理意見。重大和需要協調其他部門的工作由處長親自負責辦理，重要和需要協調處內科室的工作由處長授權并指導副處長負責辦理，一般和常規性工作由處長交予副處長并由副處長指定并指導相關科室人員負責辦理。所有向外發出的工作文件，必須由處長審核簽字后方可發出，以確保所有信息、指令正確、清晰。

經費管理和人事管理可采取集中管理與授權管理結合的方式。部門經費由處長統一集中管理，教學相關專項經費則由處長授權分管副處長管理。科室人員的人事由處長授權分管副處長管理，而副處長的人事由處長管理。

3.規范管理。（1）制度化管理。規范管理首先是制度化管理，避免情感主導的隨意性管理行為。規范化管理最終要落到制度層面上，以制度的形式予以界定，并通過規章制度的制定和貫徹實施來落實。因此，建立健全制度和機制，形成一套完整、規范、詳細的規章制度體系，是規范管理的前提和基礎。高職院校教務處需制定專業及課程管理、教學計劃管理、教學運行管理、教學質量管理、實踐教學管理、教研教改管理和招生管理七方面的制度，形成適合高素質高技能型人才培養的教學管理制度體系。（2）人本管理。規范管理其次是人本管理，要體現人在管理中的主觀能動性。管理制度的形成，需要管理者和被管理者廣泛參與，群策群力、集中眾人的智慧;管理制度的貫徹實施需要執行者深入理解制度并達成共識，從而激發執行者的責任心和工作熱情。在執行者和被管理者的管理互動活動中，發現管理制度存在缺陷和不適應的情況時，要及時修訂管理制度，體現人的積極性和創造性。因此，在管理中為了充分體現人的價值和充分發揮人的主觀能動性，需要準確把握人的本質特性，通過構建組織文化來確立一套價值觀，這是規范管理的核心和保障。

人本管理借鑒了管理專家舒化魯的管理思想⑥，從以下三方面進行了規范：第一，規范管理崗位角色。即通過學習型組織建設，建立共同愿景、凝聚上下的意志，使每個崗位角色形成做好工作的意愿;通過繼續教育和崗位業務能力培訓，保證每個崗位角色都具備與其工作職責相適應的知識、能力和素質;通過績效管理和激勵機制，使每個崗位角色在不斷接受外在激勵的同時強化內在激勵，不斷提升崗位角色的成就感、歸屬感和幸福感。第二，規范管理業務流程。即通過規范工作流程，明確每個崗位角色的職責，確定每個崗位角色要承擔哪些具體工作內容、采用何種工作方法、走什么樣的工作流程等;通過管理改革，采用新的技術手段、創新工作方式、提高工作效率和效益。第三，規范管理決策模式。即通過決策過程的程序化、規范化和制度化，保障員工的知情權，并正確引導每個崗位角色廣泛參與決策，充分尊重每個崗位角色的尊嚴、價值、地位和個性，使內部管理的每項規章制度在執行前已達成共識，成為管理者和被管理者之間的共同約定。

三、高職院校教務處內部管理的協同創新機制

高職院校教務處設置了科室，明確了各崗位職責。各崗位人員大多能夠各在其位、各司其職、各負其責，但由于教務處工作具有“牽涉面大、管理工作改進與創新空間大”的特點，仍然需要開展協同創新工作。協同創新實質上是一種管理創新。有效實施協同創新的關鍵在于搭建協同創新平臺。順德職院教務處特別成立了由處長直接管理的“質量建設辦公室”，統籌學校教學管理方面的協同創新工作。目前通過“三個面向”開展協同創新工作。

1.面向管理層。通過“高職院校人才培養工作狀態數據采集平臺”和“專業建設與職業發展管理平臺”，收集全校教學和人才培養質量相關信息，分析研究后形成《高等職業教育人才培養質量年度報告》，上報給學校領導和上級教育主管部門。這樣做便于教育主管部門對學校進行宏觀管理，也便于學校領導和相關職能部門找到自身優勢和差距，有利于學校自我協同創新發展。

2.面向全校。一方面，根據教學管理需要，利用先進的計算機技術和網絡技術開發教學管理平臺，提高教學管理的信息化水平和管理效率。包括：研發可實現教考分離的網絡題庫考試管理平臺，提高考務工作的效率，實現科學全面的考試分析，降低考試運行成本;研發人才培養方案管理平臺和實踐教學管理平臺，提高教學計劃和實踐教學管理的信息化水平和管理效率。另一方面，通過立項建設一批人才培養創新項目，創新協同人才培養模式，提高人才培養質量。項目內容包括：與本科院校協同培養四年制本科高技術人才項目，與中職學校協同開展“三二分段”中高職銜接人才培養項目，與企業協同培養區域緊缺型高職精英人才項目，與企業協同培養未來企業家的創新創業人才項目等。

3.面向教務處內部。統籌教務處內部學習型組織建設的任務。通過學習型組織建設，對內構建了和諧、尊重、理解、信任的人際關系，營造了良好的工作和學習氛圍，通過鼓勵管理改革與創新培養了銳意進取的開拓創新精神;對外建立真誠交流的環境，爭取二級學院、職能部門、校領導和上級教育主管部門對學校教學管理工作的理解和支持。學習型組織建設活動包括：制訂部門內部教學管理協同創新計劃，要求每個學期每個科室每個崗位除常規工作之外重點抓一項協同創新性工作;推行“首問負責制”，制定實施細則，并明確首問負責制的內涵、適用對象范圍、執行流程、執行要求、責任追究制度及監督機制等，以增強全體工作人員服務意識和提高辦事效率，更好地為學校改革發展服務，更好地為廣大師生員工服務。

四、結語

隨著高職教育的迅猛發展和高職院校辦學規模的不斷擴大，高職院校教學工作發生了很大的變化。新形勢下高職院校教務處應根據“三多、四大”的實際狀況，按照“扁平管理、授權管理、規范管理”的原則，改革內部管理體制和機制，通過協同與創新內部管理提高管理效率，由過程型管理轉向目標型管理，由微觀管理轉向宏觀管理，由事務型管理轉向服務型管理，以更好地發揮管理與服務職能。

[注釋]

①柳亮，羅佐杰，陳罡，等.高校教學管理隊伍專業化發展探析[J].遼寧行政學院學報，2010（4）：67.

②陳流汀，杜惠平，安世全.大學教學管理改革困境與突圍[M].北京：等教育出版社，2008（11）：24.

③林超.提高高等教育質量中高校教務處的職能[J].長春工業大學學報：高教研究版，2013（2）：20.

④燕廷淼.我國高校內部治理結構構建研究[J].河南社會科學，2013（9）：74.

⑤姜海榮.企業組織結構類型的比較與選擇[J].勝利油田黨校學報，2008（6）：91.

⑥舒化魯.企業規范化管理標準體系[M].北京：中國人民大學出版社，2004：48.