企業檔案管理中的社會問題

企業檔案管理是一個動態的事物，它不是一成不變的。第三次科技革命的浪潮促使計算機技術高速運轉，日新月異的網絡應用技術加劇了企業檔案管理模式的改變。傳統的企業檔案體制已經不適應企業新的形勢，出現了一系列的問題，通過轉變企業檔案管理的模式，促進推企業管理與檔案事業的發展。

一、企業檔案管理中潛藏的問題

（一）檔案管理意識淡薄、管理方式落后。企業追求經濟利益的最大化，領導一般會將主要的精力與資金投放在企業的生產、銷售等環節上，他們對于檔案管理的意識十分淡薄，認為將太多的精力投注在檔案管理上是一種本末倒置的做法。正是在企業這種普遍的思想影響下，企業對于檔案管理的硬件投入明顯不夠，長久下去，日益增長的檔案管理利用需求同落后的檔案管理模式之間就形成了不可調和的矛盾。同時，由于檔案管理的從業人員對檔案綜合管理的參與程度普遍不高，沒有充分體會到檔案管理的重要性，從而造成工作的斷裂一些企業的檔案只是作為一種陳列品，不能發揮其應有的功能，從而造成企業檔案管理制度的不健全，究其原因主要是這些企業的檔案管理采取的是古老的經驗管理和手工管理的模式，根本無法滿足企業生產與發展的要求。還有一些企業對檔案信息進行統一的管理，使用相關的檔案管理軟件對檔案信息進行統一管理，但使用的管理軟件主要是文書檔案管理形式而其他檔案如工程檔案信息也是采用文書檔案管理形式進行管理，檔案信息管理的效率被大大降低。因為檔案具有專業性的特點，企業檔案不能得到妥善的管理，最終以庫房容積等理由予以不建檔處理。

（二）檔案管理不規范。企業檔案管理采取的是集中統一管理，企業一般會根據員工的崗位、學歷等要素進行分類管理，這種管理方式很容易加重企業管理人員的負擔，造成檔案管理局面的混亂，從而影響企業的長久發展。除了管理環節的不規范，檔案管理工作的其他環節也存在著不同程度的不規范現象：第一，在檔案的收集環節，檔案收集制度如同擺設，檔案收集考核模糊化，致使檔案的持有者上交檔案的時間一再拖延;第二，因為企業在發展過程中，從事檔案工作的人員流動比較頻繁，人員的素質、能力也是良莠不齊，在進行檔案歸類整理時常常出現一些錯誤：比如，在立卷過程當中沒有按照卷內目錄的順序進行排序，致使卷內目錄和里面的文件內容不符，卷內資料不全的現象也經常出現;同一表格多次出現，造成重復。由于順序不清，也無法進行排序;檔案資料在書寫的過程中，使用的筆和顏色沒有按照要求，致使一段時間后一些文字材料字跡開始模糊不清，直至最后難以識別;第三，在檔案的利用環節，檔案管理人員對檔案的借閱管理比較松弛，一些借出去的檔案常常不能在規定時間內歸還，再加上檔案的內容有很多都不完整，造成檔案的價值不能被充分的開發利用。

（三）缺乏法律依據。最近幾年來，國家出臺了建立健全檔案信息管理平臺、優化檔案信息管理系統、及時有效的對檔案信息進行管理等關于企業檔案管理的法律法規，但依舊無法全面解決企業檔案管理過程中出現的實際問題。拿建筑企業的檔案管理舉例，許多建筑施工企業等到具體的施工項目竣工以后，會遵循相關的原則和規定向上級呈交項目的竣工檔案，但是建筑施工企業面對的是不是一個建筑承建項目，而是兩個或者更多，面對的建設單位也是如此，并不是單一的，造成文件、檔案的分類同案卷的組卷方法不能有效的統一。這就足以說明，竣工資料管理、文書檔案管理中所涉及到的問題，也沒有相關的法律法規做出比較明確的規定。同時，各個建筑單位和施工單位的實際情況是有所差別的，對此相關的法律政策文件很難對其管理要求達到一致。如施工企業依據文書建設檔案管理系統的過程中很難處理系統接口的問題。正是因為沒有相關的法律明文規定，諸如此類的實際問題也長期沒有得到有效合理的解決。

二、企業檔案管理的應對措施

（一）加強檔案管理認知，提高工作效率。做好企業檔案管理工作，關鍵是領導是否重視。領導從觀念上予以重視，后期的開展工作就會順暢很多。對于檔案管理的工作人員來講，也要以實際的行動去獲得領導對這項工作的重視。比如將涉及到的先關材料遞交領導審閱，能夠讓領導快速了解這項工作的現狀和問題，在工作過程中要定期向領導匯報開展的情況，使領導逐漸認識到檔案工作對于企業發展的重要性，自然而然會越來越重視檔案的管理工作。

企業的知識資產和信息資產關系到企業生產、經營能否順利進行。由于企業內部的人員流動比較頻繁，企業檔案管理的工作量也因此加重，企業檔案管理的社會化能夠很好的解決此類問題。實現網絡化和數據化的管理，是時代發展的需求，也是提高工作效率的有效途徑。科學現代化的管理方法能夠簡化繁瑣的工作，保證企業檔案的完整性和安全性，成為企業檔案管理社會化的表現形式。

（二）改變落后的工作模式，提高檔案工作質量。隨著企業的改革，傳統的檔案管理方法的潛在問題不斷的凸顯出來。改變落后的工作模式，提高檔案的工作質量可以從以下幾個方面著手：第一，實現檔案管理各個步驟制度的規范化。及時完整的收集材料，并不斷的進行信息的更新，最終建立收集歸檔聯系制度都是檔案管理進行檔案材料收集環節要實現的目標要求。在檔案材料的鑒別環節上，要堅持“去偽存真”、“去粗取精”。檔案進行借閱時，要按照嚴格的管理制度，對于不屬于歸檔的材料要及時按照有關規定進行轉移和銷毀;第二，改變傳統人工操作模式，實現計算機的信息化管理。為了提高企業檔案管理水平，可以采用數字或是字母編號的編排方法，逐步建立起一套完整的檢索系統和工作系統;第三，檔案管理人員要加強專業的基礎理論和業務技能培訓，充分利用檔案信息化平臺，確保檔案管理系統能夠平穩、正常的進行，使檔案管理的信息化建設能夠平穩實施。第四，企業檔案管理需要相關的法律法規支持。首先，檔案管理部門和檔案形成部門之間需要法律協調之間的復雜關系，其次檔案管理工作的每一個步驟都需要法律的保護。檔案管理工作要健康有序的發展，法律是堅實的后盾。企業要定期組織檔案管理人員對相關的法律法規進行熟悉和學習，強化檔案管理工作中的法律意識，按照企業發展的現有情況，重新制定檔案工作的發展規劃，使未來企業檔案管理有法可依，有章可循。

（三）重視觀念的更新，發揮創新作用。企業檔案管理要創造出更為豐厚的社會效益和經濟效益，需要轉變陳舊的觀念，主動攀附市場，逐步增強自我的創新意識和能企業檔案管理的從業人員在觀念和業務上也要進行不斷創新，逐步提高檔案工作的自身價值，從而產生一定的經濟效益，穩步提高檔案管理事業的發展水平。

企業的檔案管理工作具有雙重性質，既屬于業務性工作，也屬于服務性工作，這就需要檔案管理的從業人員既要有扎實的業務操作技能和水平，也要有一定的管理能力與服務意識。在新的經濟形勢下，企業管理人員要敢于打破傳統模式，不斷提出新方法、新思路，爭取在業務工作上能夠有所創新和突破。細化下來就是在務實的要求下，逐漸熟悉了解企業各類檔案的管理辦法，在此基礎上有所創新，掌握先進的工作方法，爭取成為一專多能的復合型檔案管理人才。作為檔案管理工作的管理人員，在新形勢下面對新問題、新情況的時候，如果知識結構老化是很難找出解決的方法和途徑的，在工作的改革和創新方面就更是無從談起了。因此，檔案管理的從業人員要不斷進行知識充點，對工作涉及的相關領域都要有所涉獵，了解其現狀和發展趨勢，逐步實現專業單一型向多樣復合型轉變。同時，按照相關的制度規定，制定具體的要求，積極營造銳意進取的創新氛圍。當然發揮創新作用的一個重要前提就是要培養檔案管理人員的政治敏感性和政治甄別力，使從業人員擁有較高的思想政治覺悟。

三、建構新時期企業檔案管理模式

（一）企業檔案管理的趨勢：市場化。當市場化成為全球體制改革的共同方向時，我國的市場化改革也在悄然進行。

企業檔案管理體制的市場化改革是時代發展的要求，它將政府承擔的檔案管理事業同市場化機制有機的結合起來。企業自身信息資源和管理中不可缺少的基礎是檔案信息，企業應該按照市場化競爭的要求對內部的檔案管理體制逐步進行改善。

對于企業檔案的管理自身而言，企業當中就有市場，因為企業生產經營的一系列活動都可以看成是檔案工作的市場。同樣，企業的需求也是市場，為了滿足日益增長的信息需求，檔案信息開發工程也在不斷提高與更新。因而，檔案工作者的一切行為都要緊緊圍繞著企業的經濟建設。只有這樣，檔案的管理工作才會有方向和市場。

（二）社會化是企業檔案當管理工作的發展方向。一般來說，企業檔案管理工作的社會化主要包含一下兩個方面：第一，從企業的長遠發展來看，企業檔案最終趨勢是自主管理，由于企業檔案管理工作會受到社會組織不同程度的影響和監督，但僅僅依靠政府行政管理顯然有些勢單力薄，尤其是我國政府提倡服務型的執政理念造成的行政管理能力減弱的局面，，這時就需要強大力量的參與，這顯然社會化協會的共同管理就是這股強大的支持力量。從國外企業檔案管理環境來看，社會化的檔案協會發揮了舉足輕重的作用;第二，企業檔案管理工作需要充分利用社會資源。追求效率是現代企業管理模式的一個特點，傳統的企業檔案管理模式和這個快速發展的時代已經格格不入，但很多企業沒有足夠的能力與精力去管理企業檔案，但這些作為企業重要資源的檔案又不能進行隨意的丟棄，這就促使新的社會機構的出現——社會提供專業化的檔案中介機構，企業將檔案以外包的形式提供給它們，從而檔案中介機構對企業檔案管理工作服務。

（三）法制化規范是檔案管理發展的目標。企業自主性和企業法制化規范是一個統一的命題，它們之間并不存在劍拔弩張的對立性矛盾。企業自主并不等于完全的自由，它是在法律法規限制下的自主。

我國企業檔案管理的法制化建設可以通過以下兩個途徑進行：第一，檔案行政執法檢查和業務指導要分兩步走，兩者雖有區別，但具有一致性的目標和要求，它們都是為了保障企業檔案信息的完整性和安全性，方便開展和利用企業的各項工作。正確認識和處理兩者之間的關系，能夠很好的促進依法行政工作的實施從而為企業檔案工作的發展創造良好的氛圍;第二，在依法進行管理的同時要逐步增強服務意識。檔案管理行政部門需要切實轉變觀念，將依法管理同服務理念有機的結合起來，才能更好的適應社會主義市場經濟的規律，從而做好企業檔案的法制工作。

參考文獻：

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