基于內部控制的物業公司管理研究

[摘 要]內部控制作為一種管理手段，在當今社會被重視的程度越來越高。隨著經濟發展及各個行業改革的不斷深化，如何有效的解決當前公司內部控制中存在的問題，便成為當前公司面對的一個迫切而重要的課題。文章以內部控制理論為基礎，對該物業公司的內部控制進行研究，對其現狀進行分析，針對公司的內部控制存在的問題進行重新的設計，以強化公司的內部控制。

[關鍵詞]物業公司；內部控制；設計

[中圖分類號]F27 [文獻標志碼]A [文章編號]2095-0292（2016）01-0089-03

內部控制作為公司生產經營活動的約束機制，貫穿于公司管理的每一個環節，是現代公司提高經營效率、保護財產安全、實現經營目標不可或缺的管理手段。內控制度直接關系到公司的生存與發展，但是目前公司內部控制實務與經濟管理的要求相比存在較大差距，原有的內部控制已經不能滿足管理的要求。本文將就物業公司內控方面存在的問題進行研究分析，重新設計。

一、內部控制的概述

1.內部控制的涵義

根據COSO報告，內部控制應理解為：“由管理當局設計（devised），董事會核準，董事會、管理當局和其他員工共同實施（maintained）的，旨在為實現組織目標提供合理保證的一個過程（process）”。因此，內部控制是要達到目的的一個過程，它影響著人的行為，相應組織內的人員對內部控制都有其所在的責任，同時相對于管理層而言，內部控制只能提供合理的保證，而不是絕對的保證。內部控制系統是保證企業管理者用來授權與指揮經營活動的方法之一，同時也是各種的信息資料和制定的各項規章制度。內部控制貫穿于企業經營管理活動，只要企業存在經營管理活動，就需要有相應的內部控制。

2. 物業公司內部控制的必要性

內部控制作為公司生產經營活動的自我調節和制約的內在機制，處于企業的重要位置。可以說，內部控制的健全與否、是否得到有效實施，是一個公司經營成敗的關鍵。完善的內部控制在加強企業經營管理、維護財產安全、提高經濟效益和保證會計信息真實可靠等方面發揮著極其重要的作用。

物業公司需要充分考慮各下屬公司資金余缺，合理使用資金，進行集權化管理，抓住機遇，做出預測和計劃，為了確保公司能夠按照預定計劃運行與發展，公司就必須要建立良好的內部控制。在目前物業公司處在轉換經營機制、建立現代企業制度的新形勢下，良好的內部控制的建立有利于促進企業經營活動合理化、規范化；有利于促使企業完善內部管理控制體系；有利于促進企業的產業結構的調整，有助于保證企業經營機制的轉變和管理體制的提升。

二、物業公司內部控制現狀及問題

1. 物業公司業務簡介

物業公司主要業務涉及園林綠化、房建維修、物業管理、更改工程、物業租賃等方面。園林綠化是由林務分公司負責，主要是對各業務小區的綠化服務，并對其他綠化工程進行承包；房建維修由各分公司維修隊負責，按照維修計劃對各區進行房建維修；物業管理這一項業務由各分地區子公司的物業部門實現，物管費由物業管理費收繳處按月收繳；更改工程是針對現有工程的不恰當處進行變更，由房建大修等負責；物業租賃則是對公司所有的閑置房屋進行出租，增加公司收入來源。

2.物業公司內部控制現狀及問題分析

物業公司根據自己的發展需要建立了相應的內部控制制度。

內部環境方面：公司治理結構逐步完善，管理水平顯著提升；集團公司有統一的人員需求方案，經過完備的考核過程由集團下令分至各下屬公司；公司具有較完善的權責分工和制衡機制，為內控的實施提供了保障。

控制措施方面：各項工作按照公司規定進行，各部門嚴格行使職權與承擔責任，具有較完善的內部報告制度，及時提供業務中的重要信息，全面反映經濟活動情況。

信息與監督方面：公司信息真實、完整、準確，包括了會計信息，經營業務信息，工程信息，人員變動信息等，同時通過內部網絡與集團公司進行信息溝通，及時掌握了上級的政策與要求，公司通過例會、報告、電話等方式在縱向與橫向間傳遞這些信息，及時做到信息共享，保證溝通順暢。

但是隨著了解的深入，意識到內部控制在公司中的某些方面的應用狀況仍存在著一些問題。

第一，預算控制方面。

預算的制定過程沒有全員參與，廣大職工對公司情況無法正確認識，只是機械地完成任務，導致完成預算的質量不高。季度、年度預算執行不嚴格，存在著一定的隨意性，使有限的資金無法用在恰當的事情上，有時還會造成超額使用，影響了公司發展，需要加強預算執行控制。對于計劃和實際工作中存在的差額只是在資金決算書簡單地進行說明，沒有深入研究，沒有充分利用預算信息的反饋功能對公司預算進行有效控制。第二，物管費收繳方面。目前公司在物管費收繳方面存在著許多問題，例如，收費員收到物業管理費是否能夠全部、按時足額上繳，是否有拖繳、挪用現象，財務人員無法進行時時有效的監控；如果物管費的記賬和會計是一個人，會使物業管理費的收入按收付實現制方法結算當期損益，就不能真實、客觀地反映各會計期間的收入。第三，內部監督方面。

物業公司缺少自己的內部控制監督體系，沒有專門的監督機構和監督人員，一般情況下由集團派遣審計組到各下屬單位來進行審計，這對本公司來說是一種外部監督檢查，雖然能發現一些問題，但是公司自身無法進行實時監控，在時間上和效果上受到限制，因此影響了內部控制的功能。

三、強化物業公司內部控制管理的建議

1. 加強預算控制設計

預算控制是公司內部控制的重要組成部分。以預算編制為基礎，通過建立信息反饋系統，來監督其執行的進度情況，能夠及時發現偏差以及其原因，并采取措施來糾正偏差的一系列活動。公司應該進行預算管理，建立預算控制體系。預算控制的過程主要是對預算編制、預算執行、差異分析和責任考核等環節的管理和控制。為了使公司在內部控制上能完整、順利地進行。

在制定了預算后，應將其根據預算執行情況和總預算的進度，細分為半年度、季度、月度預算，以確保預算的實現。同時需要注意按照實際情況的變化作出符合實際的安排。預算執行過程中，公司應嚴格按照預算要求進行，各預算業務部門嚴格按照職責分工按預算實施控制，預算外項目未經規定程序審批一律不得執行。

2. 強化物管費收入管理

作為物業公司，物業管理費收入是公司的主要經營業務收入。內控制度是規范物業管理費收入的方式，各會計期間物業管理費的正確計算，已是物業公司各項財務工作中一項重要內容。因此，考慮公司目前的物管費收入情況，公司急需建立一個良好的控制流程來保證物管費的收繳。應加強收款控制、審核點控制、原始憑證控制、制證控制、清算控制等。

3. 建立內部監督機制

物業公司要建立自己的內部監督機構（一般為內部審計部門）對公司內部控制進行監督檢查：可以隨時、全面地了解、掌握內部控制的實際執行情況及執行效果；可以找出控制弱點，對關鍵控制點進行更新完善；可以不斷總結經驗，完善內部控制理論和實務操作程序。內部控制的內部監督應分為調查、測試和評價三個階段。

在調查階段，通過審閱公司規章制度、上年度的審計工作底稿或現場詢問、實地觀察等方式，調查了解公司是否遵循了不相容職務控制、業務程序標準化控制和復查核對控制等程序。

在測試階段，在調查的基礎上，為了了解內部控制是否發揮作用、是否被嚴格執行而進行內部控制設計測試和內部控制執行測試。

在評價階段，對內部控制進行評價，根據評價結果提出建議。

在內部監督的進行過程中注意的事項有：第一，檢查和評價時若遇到重大缺陷或重大風險，應及時上報總經理；第二，公司應當結合檢查報告分析缺陷產生的原因，并針對性地提出和實施改進方案，不斷完善內部控制；第三，公司應該結合內部控制的監督檢查工作，及時進行內部控制自我評估，了解公司在一段時期內的內部控制狀況。

四、總結

內部控制貫穿于公司經營活動的各個方面，只要公司存在經濟管理和經營活動，內部控制就應是公司工作中的重點和目標，因此就需要建立和完善內部控制。我們通過對物業公司內部控制的設計，發現內部控制在公司經濟控制系統中起著保證、促進、監督和協調等重要作用， 加強公司內部控制已成為企業自身生存發展的需要。但要確保內部控制對公司管理的作用，就須科學合理的保證公司內部的組織業務流程，因此實行內部控制時，一定要結合好本公司的自身特點和管理要求，合理妥當地安排公司的業務流程，進行科學地內部控制設計，才能發揮好內部控制的作用，提高本公司經營能力，更好地參與市場的競爭。

[參 考 文 獻]

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On the Internal Control of Property Company Management

LIANG Ying

（Mudanjiang University，Mudanjiang 157000，China）

Abstract：As a management tool， Internal control in today’s society is becoming more and more important. With all sectors of economic development and deepening of reform， how to effectively resolve the current internal control problems， will become the company is faced with an urgent and important issue. In this paper， based on the theory of internal control， the property company's internal control studies， their analysis of the status quo， in view of the existence of the company's internal control over some of the issues re-design in order to strengthen the company’s internal control.

Key words：property company；Internal Control；design

[責任編輯 冒潔生]