如何合理利用檔案信息資源

[關 鍵 詞] 檔案信息；經濟建設；開發

[中圖分類號] G270 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）36-0149-01

檔案是人類活動的真實記錄，社會要發展，要很好地研究歷史，繼而指導未來，就離不開檔案中所蘊藏的知識和信息。近年來，隨著社會的發展，檔案信息開發利用的形勢和特點也發生了較大變化，檔案部門如何發揮自身的特殊優勢，樹立起自己新的形象，是一個值得探討的問題。

一、開發檔案信息資源的重要性

檔案管理部門通過科學手段，對檔案信息進行深層次的加工、整理，把蘊藏在檔案中有價值的、適應利用者需求和社會發展需要的各類信息資源挖掘出來，提供給社會，從而體現檔案的價值。大力開發檔案信息資源，多層次、多方位、多角度地挖掘檔案中一切有益于文明興盛、社會進步的元素，使沉潛在檔案館室中的能量得以充分釋放，不僅是時代的要求，同時也是廣大檔案管理者無法回避而且完全能夠勝任的職責。

（一）開發利用檔案信息資源是服務經濟建設的需要

隨著市場經濟的迅猛發展，各行業競爭日趨激烈，信息資源的需求也呈上升趨勢。在這種形勢下，只有積極開發利用檔案信息資源，將有用的信息及時反饋給檔案利用者，才能更好地服務于社會。

（二）開發檔案信息資源是體制改革的需要

體制改革，其根本目的是要解放生產力。這就要求檔案工作不能只停留在過去的收集、整理、立卷、保管、借閱等一般性的工作上，還要通過對館藏檔案運用現代化管理手段進行深加工，能夠迅速、準確地提供社會利用的信息資源，推動社會各項事業的持續發展。

（三）開發利用檔案信息資源是落實科學發展觀的需求

提高檔案信息資源開發利用水平，是增強我國綜合國力和國際競爭力的必然選擇。構建檔案信息資源開發利用對經濟發展、國防建設有著不可估量的作用，特別是對經濟社會發展的現實影響力，對提高檔案信息化水平，意義深遠而重大。

二、檔案信息資源開發需要注意的問題

（一）開發重心由綜合性檔案館向專業性檔案館傾斜

隨著社會的進一步發展，綜合性檔案館的利用高潮漸趨平穩，而某些專業性檔案館的利用工作開始活躍起來。經濟建設、科學技術的發展無疑需要有關方針、政策作為保證措施，但更多的需要能夠直接促進其發展的有效因素。

（二）檔案信息資源的開發趨向于集團化、系統化

我國的現代化建設是一個龐大的系統工程，對檔案部門來說，集團化、系統化地開發檔案信息資源便成為一個主導方向。信息檔案處于超前服務、跟蹤服務、現場服務這一模式，可為檔案信息資源的系統開發探索出一條可行途徑。

隨著經濟社會的發展，現代社會不斷出現了新生事物，與此相聯系，檔案的內容與成分也得到了極大的擴充。開發這些檔案信息資源，其中有許多問題需要解決，例如檔案的所有權問題、檔案的保密問題等，必須按照有關規定來辦事。

三、檔案信息資源開發的方式與途徑

檔案信息資源開發，已遠遠不適應社會的要求，急需建立與之相適應的機制與渠道。要建立與我國社會主義現代化、信息化建設相適應的檔案工作新機制，檔案部門就必須以改革的勇氣和信心將社會的需要作為自我更新、自我完善的基本前提，確立積極探索開發檔案信息資源的最佳方式與最佳途徑的任務。

首先，構建檔案信息網絡?？梢苑e聚某一地域、某一行業的所有檔案信息，為社會各界的利用工作提供極大便利；其次，由于檔案信息網絡具有輻射性，可以隨時了解社會的各種需求，從而制定在不同階段的開發方略。因此，建立檔案信息網絡就成為改進和優化檔案信息資源開發工作的一項有效措施。

檔案館、室是檔案信息網絡的主體部分，而各級檔案行政管理部門則要發揮積極的組織協調作用。檔案信息網絡具有層次性和多維性，既有諸如方針、政策這些宏觀的信息，也有與生產、科研第一線緊密貼近的微觀信息。因此，它為系統化開發檔案信息創造了便利條件，有效地克服了單一檔案部門開發能力弱、信息交流渠道不暢的弱點，大大提高了開發和傳輸檔案信息的強度和力度，為檔案信息盡快轉化為現實生產力提供了保障。

檔案信息網絡是一個開放的系統。主要表現在：（1）隨著檔案數量的增加，檔案信息也必然越來越豐富；（2）它直接面對社會，既向社會傳遞信息，也要從社會各界收集信息；（3）隨著社會的發展，各種類型的檔案機構也會不斷增加，網絡對新成員的接納是不附加任何條件的。因此，這個信息網絡必然會有十分強勁的生命力。

檔案信息資源開發，可以調動檔案部門和檔案工作者的積極性和主動性，同時為評判檔案工作提供了一個量的尺度。一方面，由于檔案信息資源迅速、廣泛的開發，人們對檔案、檔案部門和檔案工作的認識和理解必然更加深入，這就為檔案事業發展開啟了優良的外部環境。另一方面，隨著經濟社會的發展，不斷更新設備，改善檔案保管條件，也必然為檔案事業自身的現代化進程起到積極的促進作用。