淺談中職院校辦公室檔案管理規范化研究

[摘 要] 教育的普及促使中職院校的辦學更加完善，因此，對中職院校辦公室檔案管理出現的問題進行分析，并且提出檔案管理規范化的實施勢在必行。

[關 鍵 詞] 中職院校；辦公室；檔案管理；規范化

[中圖分類號] G717 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）17-0174-01

隨著中職院校辦學的進一步完善，辦公室檔案管理的工作也要根據教學規律的變化來實現其管理的規范化。辦公室的檔案記錄的是學校發展的歷史，是學校教育工作中不可缺失的一部分。因此，隨著辦學時間越來越長，積累的資料也會越來越多，要對辦公室檔案管理進行規范化，提高管理水平，如此有利于學校教學管理的穩定發展。

一、在中職院校辦公室檔案管理的重要性

在中職院校不斷進行擴招的情況下，認識到中職院校辦公室檔案管理的重要性，不僅能夠提高中職院校的管理水平，還能夠幫助建設學校的檔案體系。

（一）中職院校教學管理的規律需要管理的規范化

一切事物在運動和發展的過程中都有其自身的規律，學校的教學管理也不例外。在實行科學而有效的教學管理時，就必須規范其管理模式。加強對學校各部門的管理，為學校辦公室的管理奠定基礎，只有各部門做到規范化管理，才能規范學校辦公室檔案的管理。

（二）學校的教學秩序依靠檔案管理的規范化

學校在進行教學活動和教學改革時都是依賴于辦公室的檔案，辦公室的檔案記錄著一個學校的成長與發展，是歷史的見證，任何教學活動的實施都需要辦公室的檔案來做為參考依據，因此，要提高教學管理的水平，首先要對學校辦公室檔案管理進行規范化。

（三）提高教學管理的效率需要檔案管理的規范化

在中職院校，教學管理的工作都是由教務處來承擔，工作內容繁雜，量大。因此，只有各部門的檔案管理工作做到細致而全面，才能減輕教務處的負擔，從而提高學校教學管理的效率。建立權責分明的體系，進行分工合作，使檔案管理規范化。

（四）中職院校教學管理信息化需要依靠檔案管理的規范化

在現在這個信息化、社會化迅速發展的時代，中職院校的教學管理也離不開信息技術的支撐。隨著教學管理日趨信息化，傳統的管理方式已經不能適應現有的教學管理，教學管理的過程需要記錄大量信息。因此，中職院校對于辦公室檔案管理進行信息化管理是勢在必行的。

二、中職院校辦公室檔案管理中出現的問題

（一）辦公室檔案管理模式的問題

在中職院校的辦公室檔案管理中，管理模式明顯落后，還是采用傳統的管理模式，在進行資料的整合與編制時沒有完全實現信息化的管理。辦公室的檔案管理應當適應社會的變化，科學技術的進步，采取信息化的管理模式。傳統的目錄索引費時費力，不能夠快速地找到想要取得的信息。而現代化手段所編制的索引目錄，能夠高效、快捷地找到所要尋找的信息，能夠提高檔案管理的工作效率。

（二）檔案管理信息化的問題

中職院校在對辦公室檔案進行管理時最顯著的問題就是信息化程度不高。信息化的管理需要對技術和裝備的運用非常熟悉的人才能靈活地使用，而多數辦公室管理人員缺乏信息技術的培訓，對于信息技術的利用也很茫然。缺乏專門的信息資源開發的人員，現有的人員開發速度完全跟不社會進步的腳步，因此要實現檔案管理的信息化還需要加強管理人員素質的培養。

（三）檔案管理容易被忽視

辦公室檔案管理包括對學生、教師、科研以及與外部的聯系等相關資料的管理，當這些內容形成文件時將其作為檔案保存下來。中職院校辦公室并沒有指派特定的人員進行檔案的管理，辦公室的人員多是對學生進行管理與服務的，從而導致檔案管理工作成為一個可有可無的職位。在人們的意識里，認為檔案管理就是把資料分門別類地放到一起就可以了，認為不用刻意去管理，而忽視檔案管理工作的重要性。

三、中職院校辦公室檔案管理工作規范化的辦法

（一）對于教學和檔案管理規范化之間的關系有正確的認識

辦公室檔案管理的規范化，可以促進學校教學工作的順利進行，提高教學質量。當領導和行政人員需要下達一個命令，或者進行教學改革時，都是需要根據檔案的資料來進行分析從而得出正確的結論，檔案資料的有效利用能夠幫助教學工作的順利進行，因此，辦公室檔案管理工作與教學管理是密不可分的。

（二）提升辦公室檔案管理工作人員的素質

目前，各中職院校并沒有特意指派專業的檔案人員進行檔案管理工作，即使有任務也是讓其他工作人員兼職檔案管理工作，導致檔案管理工作效率低下。只有認真學習過檔案管理知識，接受過正當培訓的檔案工作人員才能勝任辦公室檔案管理這份工作。檔案管理不僅要對日常檔案進行分門別類然后歸檔，還需要保證部門內的資料要齊全以及對其進行永久的保管，并對其進行登記以方便查詢，如果有缺失的地方要及時補全，保證在要用資料的時候不會找不到。

（三）檔案管理做到信息化

信息化的檔案管理能夠幫助學校方便快捷地進行檢索，能夠讓教師和學生更好地了解學校的概況。建立信息化的檔案管理，能夠長久有效地保存學校的資料，并且能夠對檔案里面的內容快速提取并且選擇重要的信息來完成教學管理，能夠為學科的建設提供重要的信息，并幫助學校進行信息資源的開發。

在中職院校教學管理中，要引起對辦公室檔案管理工作的重視，促進辦公室檔案管理工作的規范化，從而提高教學管理水平和質量，促進教學的發展。

參考文獻：

陳媛.淺談高職二級學院檔案管理規范化及科學化[J].科技信息，2009（32）.