探討新形勢下事業單位檔案管理的改革

摘 要：隨著我國經濟飛速的發展，各企業也得到了快速發展。而單位的檔案管理工作，是會議記錄、技術創新等重要工作記錄的體現，更是推進單位發展的有效途徑。但目前大部分的企事業單位，依然采用傳統的檔案管理方法，使其嚴重的影響著事業單位未來的發展。因此，作為新形勢下的事業單位，必須對檔案管理工作進行改革，這樣才能增強檔案管理效率。本文主要對新形勢下事業單位管理改革的相關問題進行了分析，以便提高事業單位的檔案管理水平，實現事業單位的可持續發展目標。

關鍵詞：新形勢；事業單位；檔案管理；改革

檔案管理工作是保障單位穩定發展的重要依據，更是提高檔案管理工作效率的有效措施。但受網絡信息的沖擊，工作節奏的加快，傳統的檔案管理方法已無法適應新形勢下社會發展要求。與此同時，新形勢下事業單位的檔案管理本身就較為復雜，且必須進行一系列的收集、整理、分類、檢閱等流程，所以檔案管理信息化建設，是事業單位檔案管理的必然趨勢。因此，作為新形勢背景下的事業單位，只有實行檔案管理的信息化建設，以便利于提高檔案管理效率，實現資源共享。這樣不僅有利于提高檔案管理工作效率與水平，并也能使檔案信息發揮最大的利用價值，進而為事業單位的發展奠定堅實的基礎。

1、優化檔案管理業務結構

1.1優化檔案管理業務流程

在檔案管理信息化建設過程中，對檔案管理業務流程進行合理的優化，是保障檔案管理工作改革的重要依據。而在優化業務流程的過程中，首先應對檔案管理內部流程進行優化，劃分各個職能的工作，明確各個崗位及人員的工作責任，使其可有效的保障檔案管理信息化建設的順暢運行，強化檔案管理工作的效率與水平。其次，由于檔案管理工作具有整體性、系統性的特點，所以為了確保檔案管理的順利改革，事業單位還應對檔案管理部門與其他部門之間的業務流程進行優化，使其保障檔案信息內容收集、存檔、更新等一系列工作的順暢開展。另外，事業單位檔案管理部門還應重視檔案信息的檢索、利用、處理等重要處理工序，進而優化檔案管理業務結構。

1.2優化檔案管理業務制度

優化檔案管理業務制度，是新形勢下事業單位，檔案管理業務流程結構優化的關鍵措施。在優化檔案管理業務流程的過程中，事業單位受應將業務流程標準通過制度進行固定，并結合檔案管理流程規劃、只能權重、組織架構等方面，對檔案管理業務標準制度化進行完善。其次，新形勢下事業單位還應通過明確分工、職能劃分、明確規范，這樣不僅有利于優化檔案管理業務制度，推進檔案管理的改革，并也能為事業單位未來的發展奠定堅實的基礎。

2、增強檔案管理的服務水平

通過增強事業單位檔案管理的服務水平，是實現新形勢下事業單位檔案管理信息化改革的關鍵。而在拓展檔案管理的服務水平時，首先應對原有的檔案管理服務方式進行改革，并積極應用當下的信息技術，促使事業單位檔案管理功能，不僅陷于傳統的檔案管理服務功能。其次，相關工作人員還應積極開發先進的服務功能模塊，以便實現檔案數據的自動歸并、篩選、比對、分析等一系列自動操作流程，進而實現檔案信息的最大利用價值。另外，由于傳統的檔案管理內容大部分較為被動，且在檔案數據采集、提取、檢閱等操作中較為緩慢。因此，通過拓展服務內容，并使服務內容更加的專業化、個性化、簡單化，這樣才能實現一鍵式的檔案信息服務，進而實現事業單位檔案管理改革目標。

3、加強檔案管理信息化平臺建設

3.1加強檔案管理軟件信息化平臺的建設

在檔案管理信息化建設過程中，信息化平臺軟件的建設，不僅是新形勢事業單位檔案管理改革的重要載體，更是信息內容綜合運用的依托。因此，保障檔案管理信息化平臺軟件性能的完整性、先進性，使其才可提高檔案管理工作效率，改革檔案管理方法。在軟件建設的過程中，事業單位除了需向第三方購買檔案管理軟件外，還可結合單位自身的特點與需求，對軟件管理平臺進行自主設計與研發，使其提高檔案管理軟件信息平臺的價值。其次，軟件建設還應重點在模塊設計與功能服務方面進行拓展，以便提高軟件的應用效率。另外，事業單位還應結合新形勢下的社會發展，對軟件功能進行拓展，這樣才能提高檔案信息操作技術的先進性。最后，在軟件建設過程中，提高檔案管理軟件的安全性，這樣才能預防系統的漏洞。進而提高檔案管理效率。

3.2整理檔案信息資源

作為新形勢背景下的事業單位，整理檔案信息資源，也是改革檔案管理工作的主要措施。首先，事業單位必須重視檔案管理工作，并將其引入至事業單位整個管理平臺，使其不僅便于檔案的管理，并也能使檔案信息資源的價值得到最大程度的利用。其次，事業單位綜合運用管理平臺，對檔案信息資源進行整合，也是發揮檔案管理信息化的主要方面。

4、優化檔案管理組織結構

由于檔案管理工作具有整體性特點，且檔案管理的改革也是沖擊性的，所以事業單位通過優化檔案管理組織結構，也是改革檔案管理工作的主要方面。而在優化檔案管理組織結構的過程中，相關工作人員首先應將網絡信息技術人才，分布在檔案管理組織結構中，使其保障檔案管理改革的順利開展。其次，事業單位還應培養具有專業的信息化、現代化的檔案管理人員，使其確保檔案管理技術的有效性、準確性。另外，事業單位還應積極引入新生力量，并鼓勵檔案管理人員進行創新、改革與探索，這樣不僅能夠優化檔案管理組織結構，并也能更好的提高檔案管理工作效率，促進檔案管理的改革。

5、結語

綜上所述，新形勢下的檔案管理工作，是推動事業單位發展的關鍵，更是提高事業單位檔案管理工作效率的體現。因此，為了使檔案管理工作的改革順利開展，事業單位必須優化檔案管理業務流程，整合檔案信息資源，并積極引入先進的管理方法。這樣才能有效的提高事業單位檔案管理水平，進而實現事業單位的可持續發展目標。

參考文獻：

[1]尤麗. 淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革[J]. 山西檔案，2014，06：63-65.

[2]常麗偉. 新形勢下事業單位檔案管理的改革[A]. 中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.“決策論壇——企業黨建與政工創新工作發展學術研討會”論文集（下）[C].中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院：，2016：1.

[3]張鑫. 試論新形勢下事業單位檔案管理與創新[J]. 群文天地，2011，24：204.