供電企業檔案管理探析

【摘要】供電企業檔案是供電企業工作管理全過程的真實反映，直接關系到供電企業能否贏得市場競爭的主動權。本文從供電企業檔案管理重要性出發，分析檔案管理過程中存在的主要問題，并提出解決措施。

【關鍵詞】供電企業；檔案管理；問題；解決措施

作為我國國民經濟重要組成部分的供電企業內部業務種類眾多，各部門之間的協調度要求較高且交互頻繁，產生了許多檔案資料。這些檔案資料對于供電企業的發展有著極其重要的作用，如何高效的管理和利用這些檔案資料特別重要。

1、供電企業檔案管理的重要性

檔案管理在供電企業管理過程中占有舉足輕重的地位。檔案是企業進行生產經營活動的原始記錄和憑證，記錄著企業的發展歷程，而且其中涵蓋了許多科技知識信息，為企業的快速發展做出了突出貢獻。所以，各級管理部門應充分認識到檔案管理工作的重要性。

2、供電企業檔案管理過程中存在的主要問題

2.1 檔案管理重要性認識不足。在供電企業的發展過程中很多企業往往由于檔案管理工作不能帶來直接的經濟效益，故而對檔案管理工作投入的資金和人力較少，直接導致保管檔案資料的條件和手段滯后。這些供電企業輕視甚至忽視檔案管理工作的行為產生的直接后果就是檔案資料不能為企業提供高效率、高價值的服務，對供電企業的未來發展造成不良的影響。

2.2 檔案管理制度有待完善。目前，很多供電企業實行的管理制度是“檔案工作實行統一管理，分級負責的原則”。也就是，公司設置檔案室集中管理全部檔案，各部門負責本部門檔案資料的收集和歸檔。這樣的管理制度造成供電企業的檔案管理工作涉及到的部門眾多且內容繁雜，要求各部門間的相互協作并高度配合才能提高工作效率和質量。否則，很容易導致檔案管理工作滯后，檔案資料的歸檔不規范，存在缺少卷宗目錄等情況。

2.3 檔案管理信息化程度不高。信息時代的到來引發了供電企業的信息革命，如何借助信息化手段對繁雜的檔案資料進行有效的管理和充分地利用成為了企業急需解決的問題。然而部分供電企業并沒有意識到他們只是將信息技術應用于服務性工作上，而沒有用于檔案管理工作上，導致檔案管理信息化建設滯后，不能有效地促進企業發展。另外，即使有些企業對檔案管理信息化建設足夠重視，但是由于既精通檔案管理又熟悉信息技術的復合型人才的缺乏，也不能有效地促進檔案管理信息化水平快速提高。

2.4 檔案管理人員素質不高。檔案管理人員綜合素質的高低直接影響進行檔案管理的工作效率和工作質量，影響著檔案管理工作整體效能的發揮。但是，目前大部分供電企業普遍存在著檔案管理隊伍素質不高的問題，究其原因，主要有兩方面：其一，因為供電企業不重視檔案管理工作，進行檔案管理工作的員工大多是一些工作能力不強或者是年老的人員；其二，因為供電企業進行檔案資料信息化管理，很多進行檔案管理的員工缺乏應用信息化技術的能力，導致無法適應信息化時代的檔案管理工作。

2.5 檔案資料利用效率不高。供電企業進行檔案資料管理的最終目的是提高檔案資料的利用效率及程度，為企業提供更好的服務。但是，目前大部企業走入為收集檔案而收集檔案的誤區，不能真正發揮出企業檔案服務企業中心工作的意義和價值。

3、加強供電企業檔案管理的措施

3.1 提高檔案管理重要性的認識。供電企業應充分認識到檔案管理工作對企業未來發展的重要性。首先，供電企業的高層領導對檔案管理工作的高度重視是檔案進行規范化管理的基石。高層領導應把做好檔案管理工作與提升企業核心競爭力、維護企業形象結合起來，加大對這項工作的資金及人員的投入。其次，供電企業的員工對檔案管理工作的高度重視是檔案進行規范化管理的關鍵。每個員工應明確檔案管理的責任和義務，做到及時歸檔，避免資料流失、損壞的情況生。

3.2 完善企業檔案管理制度。供電企業建立統一標準、統一規范的檔案管理制度才能保證進行檔案管理工作時有章可循。企業將制定檔案管理制度與企業的企業文化、經營制度、經營模式等方面有效的結合在一起，確保其能夠有效的促進各部門有機協調的相互協作，共同推進檔案管理工作的發展。

3.3 加強檔案信息化建設。國家電網對建設“一強三優”現代單位的基本要求就是檔案信息化。供電企業將信息技術應用到檔案管理工作中對于提高檔案管理的效率和質量起到了不可估量的作用。

首先，供電企業的檔案管理方式從紙質管理逐漸轉化為電子管理，簡化了檔案管理過程中檔案收集、編輯、存儲、調用的工作程序，提高了檔案管理的工作效率。其次，檔案管理的手工勞作方式的改變，大大的降低了檔案管理工作的工作量，提高了檔案管理人員的工作積極性。另外，檔案管理中應用信息技術所建立的電子檔案具有極高的準確性，避免了手工管理方式中的人為錯誤，使檔案資料更加準確。

所以，企業在意識到檔案信息化建設重要性的同時，需要引進高水平復合型的信息化人才深入研究檔案資料，將檔案資料充分的開發利用并實現資源共享，高效地開展檔案信息化建設工作。

3.4 提高檔案利用效率。供電企業要切實把提高檔案利用效率為首要任務，走出盲目收集的誤區，提高檔案利用效率。首先，供電企業可以充分利用協同辦公系統，編制出適用于企業的檢索工具及各類索引目錄供大家查詢利用。其次，供電企業可以建立檔案利用和利用效果登記機制便于檔案管理。另外，也是最重要的一點，供電企業應發動專業部門和檔案人員開展檔案編研工作，深入研究現有的檔案資料進行分析和深加工，充分挖掘檔案的潛在價值，指導和促進企業各項工作的發展，提升檔案管理的作用。

參考文獻：

[1]白晶昆.淺談供電企業檔案管理中存在的問題及對策[J].中國電子商務，2012，（16）.

[2]孫志梅.電力檔案管理工作中存在的問題及對策[J].中國電力教育，2010，（1）.

[4]李紅梅.淺析電力企業檔案管理現代化[J].青海電力，2007，（1）.

[5]江蕙，索玉.電力施工企業檔案管理信息化[J].安徽電氣工程技術學院學報，2007，（4）.