新形勢下做好高校檔案管理工作的措施研討

摘 要：黨的十八大成功召開，使得各項國策得以落實與執行，我國社會和經濟不斷地向著現代化網絡化的方向發展，我國的教育事業的發展也向著以人為本的方向發展，然而科技的變革帶來的新一輪互聯網革命新形勢下的高校檔案管理也面臨著諸多問題。筆者將分析這些問題，并提出針對性的解決措施，以期我國高校檔案管理工作不斷規范化、科學化。

關鍵詞：高校檔案；管理；應對措施

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 收稿日期：2016-04-22

一、高校檔案管理中存在的不足之處

（1）高校檔案管理工作人員管理知識儲備不足。由于現有的學科建設方面存在問題，導致檔案管理未被納入高校專業中，致使從事高校管理檔案的工作人員所學專業不對口，缺乏基本的檔案管理專業知識。高校檔案管理作為高校后勤保障的一部分，未能引起校領導的足夠重視，招收檔案工作人員以退休教師為主或者由教師接任，更加劇了高校檔案管理隊伍建設方面矛盾。

（2）檔案填寫、材料收集不規范。目前，高校檔案管理并沒有形成完整的規章制度。審核機制不健全，因此大多數檔案完全根據個人意愿填寫，填寫的內容真實性存疑。同時檔案上報環節較多，層層上報程序繁雜，致使材料收集不規范。這些問題致使檔案不再完全真實地記錄歷史，而成為任人涂改的作秀，也就失去了檔案所具有的參考價值。

（3）檔案保護維護意識的缺乏。檔案的保護工作是檔案管理工作的重中之重。檔案保護需要工作人員耐心、謹慎、細致入微。在實際工作中，由于高校檔案管理工作人員的疏忽，導致檔案丟失、損毀、浸水的現象時有發生。同時檔案的材料多為紙質，需要工作人員經常進行檔案的維護。

（4）檔案管理權責界定不清，管理體制不健全。目前高校檔案管理沒有形成完整的規章制度與監督制度，工作人員存在不嚴格按照規章制度辦事的現象，同時由于管理權責界定不清，監督機制不完善，出了問題工作人員互相推諉、人事傾軋的現象時有發生[1]。

二、高校檔案管理的解決措施

（1）建立完整可行的高校檔案管理規章制度。高校檔案管理中出現的諸多問題根本上是由于高校檔案管理規章制度的不健全導致的。建立完整的、可行的高校檔案管理規章制度將是解決高校檔案管理一切問題的出發點。檔案的建立、填寫、轉出、復制等檔案管理中的一切環節都需要細致入微地建立相關規范，只有符合規范的行為才合法。高校學生流動性大，所以高校檔案的管理呈現出從入學到畢業的周期性，這就需要高校檔案管理相關部門保證檔案的真實性。此外，必須界定權責、完善監督機制，杜絕出現問題時工作人員互相推諉以及存在僥幸心理等現象。高校檔案管理可以引進互聯網的管理方式，在檔案流通、填寫方面進行實時管理、互聯網監督管理[2]。

（2）加強高校檔案管理人員教育培訓，提高專業素質。高校檔案管理人員多為退休教師或在職教師，專業素質較差，工作水平不足。但是由于各高校基本不設置相關專業，迫使高校不得不設立專門的培訓課程以增強管理人員的專業素養。高校應該成立專門的檔案管理職能部門，并給予足夠的重視。

（3）推行高校檔案管理數字化。隨著科技的不斷發展，互聯網已經深入到生活工作的方方面面。但是高校的檔案管理未能跟上時代的步伐，仍然采用人工操作，材料使用的是不易保存易腐蝕浸水的紙質，致使高校檔案管理問題頻出，檔案后期保護維護工作必須投入巨大的人力財力。而數字化技術的發展為相關工作提供了便捷的解決之道。積極推進紙質檔案的信息化，同時建立先進的檔案信息管理系統，可以有效提高高校檔案管理水平[3]。

三、結束語

綜上所述，新形勢下的高校檔案管理面臨諸多問題，這些問題致使高校管理檔案混亂，停滯不前。筆者提出以下對策：①建立完整的可行的高校檔案管理規章制度。②加強高校檔案管理人員教育培訓，提高專業素質。③推行高校檔案管理數字化。希望更多的專業人士能投入到該課題研究中，為提高我國高校檔案管理工作做出重大貢獻。

參考文獻：

[1]馬 然.淺談在新形勢下如何做好高校檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2011（14）：106.

[2]馬榮霞.適應新形勢、新任務需要努力做好高校人事檔案管理工作[J].檔案天地，2011（6）：56-57.

[3]陳 敏.新形勢下高校學生檔案管理存在的問題及其應對措施[J].科教文匯（中旬刊），2015（8）：124-125.