檔案信息化建設“創客”——智慧服務

[摘 要]檔案信息化建設背景下傳統檔案信息服務模式過于固定單一，無法滿足用戶更深層次的需求，本文從檔案智慧服務的概念出發，探討了檔案智慧服務的特點，分析了檔案智慧服務的內容以及智慧服務的模式，最后總結了檔案館對外提供智慧服務的途徑。

[關鍵詞]檔案信息化；智慧服務；數字檔案館

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.097

[中圖分類號]G270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-02

目前，檔案信息化建設的主要內容是數字檔案館建設，數字檔案館利用數字信息技術來對紙質檔案信息處理和加工，應用現代網絡技術實現檔案信息的在線查詢及共享。因此，數字檔案館建設的發展從根本上解決了傳統檔案信息載體、期限、利用范圍等方面的使用限制，對檔案工作帶來了根本性的改變。而隨著數字檔案館建設各方面的逐漸成熟，服務體系也應有相應層次的提升，基于知識管理的檔案服務終會有一天不再適應檔案用戶服務的需求，這就需要有一種更高級的服務模式來提供查檔者的需求，而檔案信息化發展的新趨勢智慧服務，能夠提供更為主動，更為個性化的服務，使得服務質量、內容、形式更具有智能化的服務形式。

1 檔案智慧服務的概念

檔案館對外提供的檔案服務歷程可以分為檔案實體查詢服務、檔案信息服務和檔案知識服務三個階段，在數字檔案館的環境下，檔案服務的形式應該增加第四個：智慧服務。知識服務是智慧服務的基礎，智慧服務的本質是實現檔案知識的增值，從創造性的角度講，智慧服務提升了知識服務的深度，是對知識服務質量的提升。檔案館智慧服務是一種特殊的服務，它代表著現代數字檔案館最核心、最本質的價值取向和最終目的，是基于檔案館知識服務的一種新服務模式，通過基于智能化信息技術的嵌入式、啟發式和協同式等智慧服務，幫助檔案用戶提升檔案知識水平，最終實現檔案知識的可持續實踐價值。

2 檔案智慧服務的特征

檔案館提供智慧服務的目標在于利用知識和創造知識，從而實現檔案知識產品的增值，檔案智慧服務的特征是以檔案知識運用為根本，以知識創造為核心，以知識團隊為服務對象。

2.1 檔案智慧服務的根本是檔案知識運用

在檔案信息服務過程中，檔案信息是基本信息源，知識是對檔案信息進行加工后得到的抽象性產物，智慧是利用檔案信息資源加工生成知識，從而生成具體解決問題的能力，因此，檔案智慧服務就是一個這樣的過程：有檔案信息生成知識，再由知識激發智慧，從而提供高水平的智慧服務，所以，智慧服務的根本特征就是檔案知識的運用。

2.2 檔案智慧服務以知識創造為核心

檔案知識服務是指從檔案館的各種檔案顯性和隱性信息資源中，根據檔案用戶的需求將知識提取出來，而檔案知識的提取過程就是檔案知識的創造過程，它是在檔案知識組織的基礎上，根據用戶需求，通過檔案知識重組和再造，形成用戶需要的檔案知識產品的過程。而檔案知識的重組和研究涵蓋了檔案館員的創造性勞動，這種智慧勞動使得檔案知識產品產生了增值。

2.3 檔案智慧服務以知識團隊為服務對象

數字檔案館背景下的智慧服務不再單單強調個人的知識創造和個別用戶需求，它更加注重的是團隊觀念和創新意識，開展團隊服務。檔案館知識工作者依靠所在團隊來組織檔案知識生產和提供檔案智慧服務，團隊中的每位成員可以向團隊提供知識，將知識智慧貢獻給知識用戶團隊，從而實現當那智慧服務。

3 檔案智慧服務的內容

檔案智慧服務是建立在知識服務基礎上注重的是當那知識的轉化與應用，由于檔案知識本身是沒有價值的，其價值只能體現在知識運用的過程中。在數字檔案館的背景下，檔案信息服務的目的就是要實現以檔案知識為根本、利用館員智慧創造檔案價值。

3.1 以單位決策支持為導向的智慧服務

檔案知識工作團隊以所在單位決策需求為導向，為知識用戶提供相關的個性化服務和專題服務，就是通過特定的檔案信息資源、檔案知識的加工和分析形成相關的知識產品從而為所在檔案的決策提供智力支持。而提供的決策支持不能僅停留在信息服務的層面，更應該是在檔案元數據的挖掘與分析基礎上的創造性服務。而數據挖掘也稱為知識發現，是從檔案數據庫中獲取用戶需求或者感興趣的知識，而這些知識是隱性的、不容易被發現的。數據挖掘技術通過從數字檔案館信息數據庫中發現并提取這些隱性信息，幫助決策者找尋數據間的聯系，形成知識產品，從而為知識用戶和決策者提供決策支持服務。

3.2 基于科研為導向的智慧服務

科學研究是人類文明發展的重要因素，它是一種知識發現和知識創造的過程。為科學研究提供智慧服務，是檔案知識服務的核心。檔案知識服務團隊可以配合科研人員關注某一學科或者科研項目，提供全程服務，對該科研項目的涉及到的相關檔案知識進行評價和提示，通過檔案信息數據庫對該科研項目提供專業化、個性化的專題知識服務。為科研提供智慧服務的根本在于基于科研項目需求的檔案知識挖掘和相關專業分析。

3.3 以產品研發為目的的智慧服務

各種大型企業、研究機構它們的根本目的就是研發新產品或者創造新技術，而新產品、新技術的研發不可避免的需要借鑒以往產品研發經驗，這就需要用到相關產品的檔案信息，而檔案智慧服務則可以根據研發需求為其提供所需的檔案信息并根據這些信息總結內在規律，將檔案知識轉化為生產力，提供創造性的增值服務。

4 檔案智慧服務模式

4.1 基于信息整合的智慧服務模式

隨著數字檔案信息共享程度的不斷提高，檔案信息也越來越多，檔案用戶在沒有相關檢索關鍵詞的情況下想要找到需求的檔案信息難度變大，這就需要檔案工作人員根據檔案信息來源進行分類，將不同類型的檔案信息歸納為一個有機整體，實現檔案信息資源的合理配置，最后通過各種信息技術將這些信息進行融合，實現檔案信息資源快捷、便利的一站式查詢服務。

4.2 基于個性化的智慧服務模式

在數字檔案館背景下，檔案資源和檔案服務對象都有著顯著的多樣化趨勢。因此要從用戶需求出發，運用數據分析和數據挖掘技術，引導用戶需求，通過研究用戶行為和習慣與其進行雙向交流，設計出用戶期望的個性化服務模型，主動為其提供特色服務。

4.3 基于網格技術的主動推送服務模式

網格是國家級高性能計算和信息服務的戰略性基礎設施。目的是實現在全球因特網范圍內按需共享和整合各種資源，除了通常的信息與設備資源共享外，計算資源、數據資源和服務資源的有效聚合與廣泛共享是網格區分于以往共享技術的本質特征。這種技術使得檔案信息整合和共享更加容易實現，通過網格技術可以對檔案用戶在大數據環境中的需求進行分析和預測，找出用戶的共同偏好，再將這些檔案信息資源進行分類整合，通過檔案網站、移動終端等媒介將這些信息主動推送給用戶。

5 檔案館對外提供智慧服務的途徑

5.1 構建基于智慧服務的綜合性技術平臺

要實現智慧服務，首先要構建以數字化檔案資源為基礎， 以檔案信息用戶需求為中心， 以先進的信息技術為手段的綜合性技術平臺，平臺要綜合集成檔案館的門戶網站、檔案數據庫、檔案信息服務系統等。還要根據服務對象和安全級別不同將其概括為兩個服務保障平臺：基于單位內網的綜合檔案服務保障平臺和基于外網的綜合服務保障平臺。而數字資源建設是平臺構建的保障，豐富的數字信息資源是智慧服務的核心內容，包括紙質檔案數字化數據資源、自建的原生數字形式的數字媒體資源、智能抓取與整合的網絡檔案信息數字資源等。

5.2 強化培訓，培養智慧檔案館員

檔案智慧服務是由檔案館員、檔案知識和檔案用戶三個要素組成，檔案館員是智慧服務的主題和靈魂，是檔案館最重要的資源，先進的信息技術和硬件設備都需要館員來動手操作，因此，打造一支既懂檔案專業知識又精通計算機相關技術的檔案館員隊伍是數字檔案館可持續發展的關鍵。通過培訓使得檔案館員提高服務創新能力和知識創造能力，能夠利用不同途徑和手動對知識進行加工和分析，及時準確的將最新檔案知識信息提供給所需求的用戶。

5.3 深度挖掘館藏檔案信息資源，提供精細化服務

檔案館要充分挖掘現有館藏檔案資源，進行分類、整理、提煉和重組，將檔案知識成品推送給廣大利用者，不能停留在“粗放式”服務，要向“精細化”服務延伸，將檔案知識變成檔案增值產品。