高職院校二級院系辦公室人員工作管理現狀分析與對策

[摘 要]當前，隨著社會教育環境的變遷及各大院校發展需要，繼本科院校進行二級管理改革后，高職高專學校也開始進行二級管理改革。對于二級學院辦公室人員工作如何有效管理，也成為二級管理改革中的一項重要思考與研究內容。

[關鍵詞]二級院系；辦公室；工作管理；高職院校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.22.167

[中圖分類號]G717 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）22-0-02

二級管理制度執行后，學院對于二級學院的管理由原來直接指令性的布置任務，更換為頒布參考意見，二級院系在人事、財務、教學管理等方面有了一定的自主權。在遵循學院整體發展規劃的框架內，制定出科學可行的管理體系，既能成為二級學院發展建設的制度保障，又能盡可能發揮二級院系教師和辦公室行政人員的工作主動性和積極性，全面的可行的制度就凸顯的尤為重要。二級院系辦公室作為行政事務完成的核心部門，擔負著制定草擬二級管理制度初稿的重要工作。制定科學可行的績效管理方案，提高辦公室人員的工作積極性主動性能夠為學院行政工作的完成形成有力保障。

1 二級院系辦公室人員的主要工作

歐綺瓊在《高校行政人員績效管理現狀分析及改進思路》中提出行政人員是維系高校發展的重要人力資源，所以績效考核不僅關乎職工的切身利益，也關乎高校的持續性發展，在績效考核這一項系統工程內，需要體現“以人為本”的管理思想，不斷進行自我調整與適應，改革和完善行政人員激勵機制，提高學校行政管理工作效率。

在高職院校基層組織結構系統中，在高職院校的組織結構中，二級學院作為基層組織有著處于學院全局的執行層面，又是二級管理機構的決策層面。承擔著學院各方面工作的組織、協調、管理、服務工作，具有綜合性、服務性、輔助性、開放性的特點，對學校各項專門工作的協調與溝通起著樞紐和橋梁作用。

1.1 日常的行政工作

辦公室行政人員在二級學院日常管理工作中主要負責二級學院相關規章制度的起草上報，做好學院年初工作計劃的制定，年末工作總結的撰寫。負責安排，二級管理后，做好學院辦公用品的領用保管及分發工作，并做好記錄。

1.2 教學管理工作

辦公室教學秘書，配合二級學院分管教學的院長或者助理，負責教師排課、調停課等日常教學管理工作，學期初布置教師按時完成課程教案、進度表、備課筆記、教參的準備工作。

1.3 財務工作

辦公室除了負責日常工作外，財務管理工作也是二級學院行政工作中的一塊非常重要的工作，負責二級學院人員各類財務報銷、審核工作。負責本部門人員績效考核季度獎金的造單和審核工作及各類獎金津貼發放工作。承擔外聘教師課時費造單工作及跨院系兼課教師課時費造單結算工作。

1.4 人事工作

配合學院主管部門做好部門人員考勤工作、職稱晉升、年度考核、新進教師考核、事業單位公開招聘、人員引進。做好二級學院的各類檔案的整理及歸檔工作。

1.5 科研、技能競賽申報匯總

配合科技處、教務處完成各類科研課題的工作申報，年終科研匯總統計工作，配合教務處完成各級各類技能大賽的組織與參與工作，匯總統計獲獎情況報備給教務處。二級學院配合協助學院各行政部門做好相關通知接收及分配工作。

2 二級學院辦公室實際運行中存在的問題

2.1 二級院系辦公室人員工作職能未能較好的體現

目前高校普遍存在于任何獎勵、評優、培訓等機會都往一線轉任教師傾斜。重教學科研、輕行政管理。在行政人員系統中，雖然學院領導也被納入行政管理人員之列，但是領導人員基本都是雙肩挑，他們大多出身于教學科研一線，他們大都認為加強教學科研工作，能增強二級學院的教學實力；作為輔助工作的行政人員，只要完成工作，不出紕漏就可以了，所以對于行政人員的培養并不重視。

二級學院辦公室工作人員確實是有相關的崗位職責，但是學院行政人員數量很少，學院行政部門較多。除了上述羅列的相關工作外，更多的工作精力是要完成各部門布置的各項任務，有些任務不是常規性的，更多的是臨時性的工作。這樣就形成了“上面千條線，下面只有一根針眼”的現象。辦公室行政人員疲于應付一些瑣碎雜事，而往往本職工作被忽略，辦公室人員工作職能沒有辦法全面體現，統籌性較難發揮。辦公室行政人員執行坐班制，所以這些人員的工作在學院領導看來，工作常態往往并不是很繁重和忙碌的，院系專任教師覺得行政人員的工作并不難，就是發送信息、匯總材料，也不用上課備課，工作無壓力。行政人員自己會覺得長期做的都是為他人服務的工作，自己的職業能力、職稱晉升和薪酬待遇方面沒有得到很好的發展及提升，所以漸漸在工作中有一定的負面情緒，長期以往，對于院系的行政工作效率及效果會受到影響，所以如何調整狀態尤為重要。

2.2 二級學院辦公室人員沒有做到專業化

二級院系的辦公室人員較多沒有經過專門的管理方面的培訓，所以在從事財務、人事、檔案等這些專業性較強的工作中底氣不足，這些工作特別重要核心，容不得出錯，所以行政人員工作壓力是較大的，院系行政人員有些還要承擔一部分課程任務，所以分散工作精力后的行政人員，管理水平上不去，工作效率提升緩慢。

2.3 二級學院辦公室人員工作積極性不高、創新意識不夠

目前高職院校學生管理存在管理觀念陳舊、缺乏創新、職責劃分不合理、整體管理隊伍水平不高的問題。長期以來，辦公室行政人員總給大家留下“跑腿打雜”的印象，由于自身相關的培訓幾乎沒有，職稱晉升道路較窄，缺乏工作的成就感和榮譽感，使得辦公室工作沒有人愿意長期做，這種狀態不利于二級學院各項工作的正常持續開展。管理思維的陳舊，使得辦公室行政人員的工作創新能力被壓制，工作主動性隨著時間的推移逐漸減弱，工作都是被動接受，能不做就不做，這樣的工作作風已經嚴重影響到行政工作，迫切需要行政人員改變工作狀態。

2.4 二級學院辦公室管理的信息化建設

這點其實是建立在學院信息化提升的基礎上，因為二級院系對接的部門工作人事、財務等工作，信息化的管理才能提高工作效能。要積極實現管理系統的功能集合，如教學管理系統、人事管理系統、學生工作管理系統、黨員管理系統，將辦公室的主要對應工作網絡化、系統化，這樣能夠大大節省工作時間，提高工作效率，便于數據材料的統計與提取，使得辦公室人員能移動式辦公，不被局限在辦公室內，突破了時間的限制。

3 如何改善二級學院辦公室人員工作狀態

高職院校實行二級管理，院（系）由管理的個體轉變為管理的主體，角色上發生了轉變，可是管理理念、素質也要得到提升，提高管理人員素質是構建二級管理體制的關鍵。由于極度復雜的外部環境和對快速決策的需要，人們需要更強有力的院校管理，以便可以做出必要的變化來確保院校在今后能取得成功，甚至確保院校的生存。首先是強烈的責任意識，這是做好所有工作的前提，努力增強工作主動性，以較好的政策理論素養和業務能力為領導出謀劃策，排憂解難；其次，創新性是新時期對做好辦公室工作的要求，遇到問題時要開拓思路，不局限于主觀判斷，辦公室人員的創新精神體現在日常具體事務中，就是簡單事務高效化，復雜事務條理化，定期制訂詳細的工作計劃，盡量減少突發事件的發生。最后還應具備應變能力，在實際工作中，作為優秀的從業人員應在平時就要注意積累經驗和學識，以便在關鍵時刻能做到處事不驚、應對自如。

3.1 提高工作認同度

這點工作室難以改變的，辦公室行政人員的工作長期以來都是以“打雜”來認定。工作不容易真正被認可，二級學院辦公室人員的崗位是具體參與管理行政事務的重要崗位，辦公室工作事情不小，辦公室建設特別是辦公室行政人員的業務培訓，人員能力的提升，對于學院管理工作、教學工作，發展起著舉足輕重的作用，辦公室能得到學院師生的普遍共識。

3.2 理清工作關系，開發相應軟件系統

二級學院辦公室是具有綜合協調管理性質的部門，理清與學院之間，與其他行政職能部門之間的關系，行政部門主要對口教務處、科技處、人事處、財務處等，這些部門也該多從自身工作入手，不要只簡單發通知、收材料，要多思考工作方法，開發相應軟件系統，這樣二級學院辦公室人員就不用重復簡單的勞動。如財務統計，若有系統就不用手工填寫而是系統錄入，既高效也不容易出錯。辦公室工作質量的提升離不開對于工作人員的培訓工作，工作人員業務能力被提升才能對學院工作提供有力保障。鼓勵人員提升學歷水平，創建培訓平臺，能夠完善辦公室人員的工作職能，在課題申報職稱晉升方面給予平等渠道，綜合建設下，辦公室良好環境建設才能讓更多的人樂于加入行政人員隊伍，為院系發展出謀劃策。

3.3 建立穩定的專職行政人員隊伍

隊伍建設，首先理清崗位職責，按特長來進行工作分配，做到知人善任，了解行政人員的工作特長，讓行政人員體會到完成工作任務后的成就感。從年齡、職稱、學歷水平方面進行科學分配。另外，制定相關激勵制度，從年度考核推優、省市級培訓、職稱評定等方面提供相關機會。加強專業對口人員引進的力度，充實到行政人員隊伍中去，如熟悉文檔管理、文字功底較強的人員、對于政治素養溝通能力較好的人員也可以制定輪崗形式充實進行政人員隊伍。加強與相關院系的同類人員之間的溝通交流，使得辦公室人員工作往專業化發展。

4 結 語

二級管理體制下，學院與二級院系的關系是上下級領導關系，統籌協作關系。對于學院與分院的關系，二級學院辦公室要清楚自己的中間樞紐的位置，積極做好上傳下達的關系，統籌分配工作，與學院各職能部門處理好關系，既要經得起各職能部門對于工作的指導與監督，又能及時反饋信息，合理科學地做好各部門的分配工作。在二級管理制度推行過程中，辦公室人員如何形成適應工作要求的方式方法是關鍵，做好溝通工作，有條無紊地安排好各項工作，顧全大局，維護二級學院的安全穩定。

主要參考文獻

[1]歐綺瓊.高校行政人員績效管理現狀分析及改進思路[J].文教資料，2011（10）.

[2]程卓坤，李雯，杜曉春.高職院校二級管理體制下學生管理工作機制的創新[J].職業時空，2013（6）.

[3]張玉鵬. 高職院校構建院系二級管理體制的“四要素”[J].商業文化月刊，2009（10）.

[4]都光珍.高校校院兩級管理體制改革的對策思考[J].國家教育行政學院學報，2011（12）.

[5] 伍愛春.論二級管理體制下的高職院校行政管理人員績效考核[J].廣西教育，2013（23）

[6]錢力強.加強高校二級學院績效管理的幾點思考[J].紹興文理學院學報：教育教學研究，2013（1）.

[7]歐綺瓊.高校行政人員績效管理現狀分析及改進思路[J].文教資料，2011（10） .

[8] 詹鳳蘭.高校行政工作績效管理中存在的問題及對策[J].科技創業月刊.2010（07）

[9]楊林，劉應蘭，盧朝佑.基于執行力的高校績效管理探析[J].教育與職業，2009（36） .

[10]張祎星.優化人力資源配置 提升高校二級學院管理水平[J].牡丹江教育學院學報，2009（6） .

[11]全維維.高校管理人員績效考核存在的問題及對策[J].職業圈，2007（9）.

[12]秦萬山.二級管理體制下的高校績效管理[J].中國成人教育，2006（4） .