探析現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用

摘 要：隨著信息化技術的快速發展，計算機處理數據效率高、速度快，具有較強的準確性和科學性。尤其是現代檔案管理對計算機技術的廣泛應用，現代檔案管理工作的信息化水平要求更是上了一個層次，人們對檔案工作提出了更高的要求。所以，我們應該從檔案管理基礎工作入手，重視檔案管理中檔案管理基礎工作，有效的提高現代檔案管理中的檔案管理基礎工作，進一步促進計算機的效果。本文作者主要分析現代檔案管理中檔案管理基礎工作的作用，為社會發展奠定基礎，推動我國檔案管理事業的快速發展。

關鍵詞：現代檔案管理 管理基礎 重要作用

檔案管理所涉及的內容比較豐富，其基礎工作更是具有多類型、多領域、多內容的特點。檔案管理基礎工作在現代檔案管理中具有重要的作用和非常特殊的性質，所以值得我們重視。只有促進提高我國檔案管理工作水平，才能充分發揮現代檔案管理中的檔案管理基礎工作的作用，才能適應現代社會對檔案管理工作的要求。只有正確的認識現代檔案管理存在的問題，高度重視檔案管理基礎工作建設，不斷促進我國檔案管理向著現代化和信息化方向發展。

一、現代檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作不夠規范。目前，我國檔案管理人員缺乏專業扎實的基礎知識，并且缺乏對檔案管理工作的正確認識，從而對檔案管理基礎工作的重視度不足，導致檔案管理工作不規范，嚴重制約了我國檔案管理事業的發展。例如通常在實踐過程中，出現目錄號缺少，檔號與命名不規范等現象，從而引起檔案管理出現重名等情況，嚴重影響檔案管理的唯一性，并且給查找檔案管理帶來的極大的不利因素。

2.檔案管理流程不夠明確。檔案管理流程不明確是我國檔案管理常見的問題，主要是由于檔案基礎工作落實不到位，影響了我國檔案管理的規范化發展。尤其是機關單位檔案管理，通常采用的檔案收集、整理、區分檔案全宗編號、分類、價值鑒定、保管、著錄、標引等流程來完成檔案管理工作，但是對其中部分管理流程沒有明確的規定。

3.檔案管理人員的綜合素質低下。我國大多數的檔案管理人員年齡偏大，只有少部分的高學歷專業人員，由此多數檔案管理人員綜合素質低下，多數的檔案工作人員還停留在表面的層次缺乏對現代檔案管理理念和意識的了解，整個檔案管理人員組織呈現出不合理性，使我國現代檔案管理地發展受到嚴重影響。

二、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

現代檔案管理中檔案管理基礎工作具有重要的作用，有利于提高現代化檔案管理的規范化管理，可以促進檔案信息檢索的明確化，最大化的提高檔案管理的使用性。在實際的情況中，我們應該堅持做好檔案管理基礎工作，首先必須做好檔案的分類歸檔，有序的完成檔案基礎工作，使檔案管理工作區域正規化。同時還應該重視電腦對檔案信息的記錄，落實檔案管理的每一個環節，避免檔案檢索出現問題。由于檔案管理工作量較大，檔案管理人員應該依據檔案的重要程度進擇優整理，提高檔案管理的使用率。例如可以設置關鍵詞提高檢索效率，提升檔案的使用率。

三、完善現代檔案管理中的檔案管理基礎工作

現代檔案管理中檔案管理基礎工作具有至關重要的作用，由此我們應該從檔案管理基礎工作抓起，為保證現代化檔案管理的順利實施提供有利條件。

1.加強檔案管理基礎工作，提高檔案管理人員綜合素質。重視檔案基礎管理工作是檔案管理的必要條件，并且提高檔案管理人員綜合素質是檔案管理的核心內容。作為一名合格的檔案管理工作者，必須通過不斷地學習提高自我認識水平，正確對待檔案管理工作，在不斷自我意識和責任中，在做好本職工作的同時，提高自身綜合素質。提高檔案管理人員的工作積極性，從而使整個檔案管理人員具備良好的綜合素質和管理知識。

2.進行檔案全面普查，去除雜劣。檔案管理工作，需要經過多個部門的綜合管理，并且需要通過多年的整理和利用，由此可能出現重份或者無利用價值的檔案。所以，我們應該重視對檔案的全面普查工作，只有通過這種方式才能減少無用檔案的存在，避免浪費空間，積極促進對現代計算機檔案管理重復和效率。

3.組合檔案資料，實現檔案規范化管理。開展檔案資料的重新組合，有效的去除了內容雜亂無章，組卷標示不清等檔案，并且對存在卷內無頁碼、無目錄、無標題等案卷進行重新填寫和補充，進一步使檔案的管理規范化、科學化。同時為現代化檔案管理的有效開展提供依據，促進現代計算機檔案管理的有效利用。

4.依據檔案管理規范著錄。檔案的著錄是現代化計算機檔案管理的重要基礎工作，并且對計算機數據的準確性起著決定性的作用。目前，我國關于檔案管理最基本的依據是《檔案著錄規則》。

5.規范提名，保證檢索準確性。管理檔案實際過程中，不僅要保證檔案檢索查詢率，并且還應該保證檢索的查準率，這也是著錄實現提名統一規范的重要體現。但是在還應該注意在提名想的天過程中，應該以規范結構簡稱，做好提名規范工作，避免出現無法識別的現象。

四、做好檔案基礎數據準備，推進現代化檔案管理進程

現代化檔案管理基礎工作中，計算機貫穿于整個過程中，并且計算機的強大功能對其各個環節發揮著至關重要的作用。如果檔案基礎數據準備工作不到位，會直接影響計算機的檔案管理的正常使用，限制現代化檔案管理的推廣應用。具體我們可以通過以下幾方面的內容，提報檔案管理的使用效率。

1.分清輕重緩急循序漸進。檔案管理的重要目的就是為社會所用，而應用計算機管理是為了提高檔案的使用率。計算機檔案管理的推廣和應用，推進了社會對檔案的利用，并且實現了根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3.分門別類，充分利用檔案原基礎。我們可以對檔案基礎良好和具備全引目錄的案卷直接進行計算機錄入，逐一對人名、地址、時間的標準，然后由計算機進行統一的分類處理，這樣可以減少著錄過程的工作量，大大的提高了檔案目錄的作用，并且提高了著錄的速度，進一步促進對檔案的利用。

五、結語

現代化檔案管理是滿足社會發展的必然需求，為了提高現代檔案管理水平，保證其工作效率，必須促進的安敢管理的利用率，提高檔案管理人員的責任心，并且通過全面檔案普查工作，去除重復、重新整合。對檔案管理進行規范化著錄，有效的提高了檔案管理基礎工作，進一步為現代檔案管理的發展提供保證，從而為提高檔案管理工作效率提供了重要的途徑。

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作者簡介：呂清，女，河南溫縣人，現任陜西省寶雞市寶雞文理學院數學與信息科學學院行政秘書，從事檔案管理工作。