淺談怎樣做好新時期的檔案管理員的管理工作

摘 要：隨著社會發展的需求，檔案管理員的工作悄然發生了變化。新形勢下對檔案管理員的管理水平、歸檔能力有著新的要求。如何提高管理員的管理水平，及時、準確、真實、系統、完整地提供檔案信息，以適應單位各項工作的有序發展，這是文件檔案工作的一個新課題。

關鍵詞：辦公自動化 資源共享 檔案管理 網絡系統的安全性 終身學習

一提到檔案管理員，在大多數人的印象是：一間間的檔案室，一排排笨重的檔案柜和一本本檔案登記冊……隨著社會發展的需求，檔案管理員的工作也悄然發生了變化，新形勢下對檔案管理員的管理水平，歸檔能力有著新的要求，如何提高管理員的管理水平，及時、準確、真實、系統、完整地提供檔案信息，以適應單位各項工作的有序發展；怎樣完成從紙質辦公到檔案管理自動化辦公的發展，這無疑是檔案工作的一個新課題，也對檔案管理人員的工作要求開辟了新的篇章。新時期下怎樣做好檔案管理員的管理工作，我有以下幾點思考。

一、辦公自動化革命

1.電子文件代替紙質檔案。科學技術的飛速發展，特別是辦公自動化的應用給文件與檔案管理帶來了巨大的變化。無紙化辦公使得對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成的電子檔案管理，都波及到了檔案工作的實踐性，豐富了檔案工作的內容，但從未改變檔案管理的實質。不論是紙質的文件管理，還是對電子文檔的存儲，都涉及到了“歸檔”。“歸檔”就是把文件、材料分類放進檔案保存起來。傳統的文件檔案工作是以紙質文件為工作對象，紙質文件的管理在長期的實踐工作中，要經過梳理、歸類、立卷歸檔，文件形成后統一收集立卷，然后交檔案部門管理、備案，一般一年歸檔一次。而辦公自動化是指以電子計算機為核心的各種現代化辦公技術與設備，迅速、準確地處理各種信息，從而提高辦公效率。

自從應用了計算機，電子文件取代了以往的文字材料，擬稿者直接在磁盤上書寫字符，并在磁盤上反復修改，直至形成成文，存貯到 辦公信息數據中，由檔案人員和相關技術人員文件共享。

2.電子文件管理的便捷性。辦公自動化為人類社會叩響了知識經濟時代的大門。它改變傳統的辦公手段與方式，可以收集和存貯、處理海量辦公化信息。同時與紙質檔案相比較，電子文件的使用期限要更長久。紙質的耐久性和抗腐蝕性會受到各種條件而發生變化：如紙張纖維會在高溫、高濕、酸、霉、氧化劑等情況下，發生水解和氧化反應，使紙張變質，老化，這會給檔案管理工作帶來不可估量和無法挽回的損失。使用電子文件后，檔案管理員再無以上的煩惱。我們可以根據需要，選擇不同的電子載體，讀取電子文件，如VCD、DVD、光盤，小到U盤、大到移動硬盤等。這些載體的好處是讀取方便，儲存快捷，易于攜帶，存貯數據大，保存時間長，方便傳遞，不易損壞，具有很強的穩定性和實用價值。

3.電子文件的流通性。傳統的原始手工操作管理中，企事業單位由于受信息技術傳播的阻礙，很難做到信息共享；大量的文件信息閑置在笨重的檔案柜中，得不到很好的利用，造成了資源的浪費。運用計算機管理技術后，檔案管理將文件上傳至數據庫，由單途徑管理發展為體系管理，實現檔案管理信息與載體分離使用，可以極大地提高檔案利用工作的質量和效率。通過資源數據庫，我們可以隨時調取、接收所需信息的文件，準確、高效的查詢數據，不受時間和空間的限制，大大加快了電子文件的流通性，有效的做到了資源共享。

4.電子文件的安全性。電子文件在傳遞過程中發揮著它獨有的快捷性和安全性。日常辦公過程中，工作管理人員在文件傳遞的傳統方式會受到時間和空間因素的限制。同時，文件還可能因為其他原因造成傳遞過程中的丟失或者延誤，給檔案的歸檔造成很大的不便。在計算機網絡技術下，人們直接通過網絡平臺傳送文件，大大提高了電子文件傳遞的快捷性和安全性。

二、無紙化辦公給文檔管理帶來的困惑

1.誰能為電子文件的安全性買單。電子文件為人類帶來全新的辦公理念。電子文件易于修改，改動后不留任何痕跡，方便于存貯，但也給其安全性和保密性帶來了前所未有的挑戰。電子文件內容上發生變化的可能性遠大于紙質文件的修改，雖然防止偽造電子文稿惡意增刪的軟件舉不勝舉，防盜竊技術日趨完善，但是人們還是無法通過肉眼來簡單識別文件的原始性，也就無法保證每一份電子文件是否是原件。以上的問題都對電子文件的安全性提出了嚴峻的考驗，隨著網絡盜竊事件的不斷發生，誰能為電子文件的安全性買單？

2.時代需要高素質的復合型檔案管理工作者。以往對傳統的檔案管理工作者的專業要求已經遠遠不適應于今天的高素質需求，除了懂得紙質檔案的分類、管理方法以外，新的工作環境要求檔案管理工作者還要掌握相當高的計算機應用理論和實踐操作技能，這就對管理人員的專業素質有了新的要求，既要有高層次的理論知識水平，又要有專業的管理技術能力，只有這種高素質的專業復合型人才才能適應新時期的檔案管理工作。

三、怎樣解決現實工作中遇到的問題？

1.做好內部網絡系統的安全工作。企事業單位辦公自動化網絡它具有開放性和互通性，因而使用極其方便。但開放性卻帶來了系統入侵、病毒入侵等安全問題。感染病毒會導致網絡服務器無法啟動，甚至造成網絡癱瘓；黑客入侵可以任意截取網絡信息和各種數據；垃圾郵件和病毒郵件更是比比皆是……針對這些日常問題，采取的相應措施是加強網絡安全防護。首先設置網絡安全預警。網絡安全預警系統可以有效攔截非法入侵，當它掃描到危險信號，就可以發出警報，阻攔惡意廣告和病毒軟件，從而減少對網絡的危害。其次入侵防范可做到內外網隔離。在內部辦公自動化網絡和外網之間，設置物理隔離，同時加設路由器，過濾被屏蔽的IP地址和服務器；加設防火墻，以認證可以放行的地址進入辦公自動化網絡，阻止某些禁止的地址入侵，同時防火墻還可記錄通過它的信息內容和活動，以備人工檢測。

2.提高檔案管理員的素質。檔案管理員的整體素質是決定做好檔案管理工作和保證檔案服務質量的關鍵，所以要求從業人員要具備較高的政治素質和高尚的職業道德，要具備鑒定正確的政治方向和樹立全心全意為社會服務的明確的政治態度，忠于職守，愛崗敬業。

檔案管理員要有過硬的專業技能。檔案管理人員是儲存信息。傳遞信號、付諸應用的媒介，檔案管理人員除了要掌握檔案管理工作的基礎知識外，還要觸類旁通的了解和熟知天文地理以及社會科學情報，計算機等等多門相關綜合體系知識，從而保證檔案管理的高水平。

檔案管理員要樹立終身學習的目標。做好檔案管理工作，加強業務學習，提高自身文化素質，堅持“學用結合，按需施教，重視效能”的方針，樹立終身學習的目標，切實遵守學以致用的原則，多參加相關理論知識的培訓，以自學為主，培訓為輔，使其將所學理論知識更好地運用到工作實踐中，利用現代化技術參與檔案管理，完善現代檔案管理的科學性手段。

綜上所述，檔案管理員的工作任重道遠，只有檔案管理人員的整體素質不斷提升和強化，才能逐步適應和實現檔案管理現代化，才能不斷適應新時期下對檔案管理從業者的高要求。

參考文獻：

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[2]梁偉趙欣 以創新的意識監督重大事項檔案工作 中國 檔案 2002 04.

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