航道檔案管理作用與信息化

摘 要：新時期，航道管理系統之中檔案管理地位越發重要，其承擔了重要的工作職能并發揮了極為關鍵的作用。做好高效、優質的檔案管理可確保整體航道系統的健康、持續與良性運轉。然而，以往采用的文件管理模式包含了一定缺陷，早已無法符合現代化、信息化的檔案管理需要。本文針對航道檔案管理作用展開進一步研究，探討了傳統模式缺陷以及信息化發展對策。對全面提升航道檔案管理工作水平，創設顯著的經濟效益與社會效益，實現可持續的全面發展，有重要的實踐意義。

關鍵詞：航道 檔案管理 信息化

一、引言

現代社會，航道事業建設及其船舶生產階段中會形成極為龐大的檔案資料與信息數據，包含了項目建設、日常行政管理、設備系統維護等眾多形式的信息。一般來講典型的航道檔案資料涵蓋文本信息、圖片信息、視頻信息等。文本資料具體來講便是各種類型的審批資料、簽署的合同協議、項目設計方案與技術報告、應用工具材料清單、設備系統說明文件、工具、器械維護登記、召開會議記錄、質檢報告、工程驗收報告以及項目檢驗證書等等。圖片資料具體包括項目設計規劃圖紙、模型展示圖、施工設計圖、工程竣工圖、設備圖集、應用工具圖紙等。視頻資料則是航道建設用于廣告宣傳、進行項目驗收的相關視頻資料。該類含量信息為設備與人員控制管理、工程項目立項與最終的驗收提供了極具價值的信息以及技術支撐。高效的維護管控各種類型檔案資料，將影響到航道系統健康良好運行、設備的定期維護與綜合效益的全面提升。

二、科學實施航道檔案管理作用

科學實施航道檔案管理可確保航道系統的健康良好運轉。目前，航道系統正經歷著急速發展時期，同時各個單位責任清晰、分工明確，具備較強的專業性。做好高效有序的航道檔案管理，需要對不同類型的文檔資料做分類保管，進而確保各個單位、不同部門間形成良好的協作與交流，同時為整體系統的健康運行提供必要的信息支撐。做好航道檔案管理還可為重要項目建設提供必要的技術支撐。船舶項目與航道工程建設要用到不同類型的設計文檔以及技術資料，該類技術資料涵蓋工程項目設計圖紙以及設備系統說明資料，是確保項目工程順暢開展的重要基礎。為積極合理的組織與有效的管控該類技術資料，不但可為各個機構提供所需的技術支撐，同時還可明顯提升項目建設效率。

另外，積極做好航道檔案管理可確保各類設備系統的正常、良好維護。航道系統實踐運營階段中，各類零部件勢必會形成耗損或是出現故障，該時期應快速察覺故障并及時更換損壞零部件，這對于整體航道系統的良好運行具有重要的現實意義。

三、傳統檔案管理缺陷

傳統航道檔案管理，通常應用文件系統工作模式。信息科學領域，文件系統主要是操作體系之中用以管理輔助存儲器之中信息數據的子系統。一般來講，各類檔案信息獨立存在，依照實際應用完成存儲與管理。通常文件系統包含一定的缺陷，首先檔案信息共享性不足，具有較大的冗余度。同類信息集合至各種系統內進行應用的階段中，通常要進行二次定義以及儲存。例如，航道生產單位會存儲各類生產建設應用設備的記錄，而該類設備系統同樣也會在維修單位進行登記。這之中涉及的設備信息通常會出現重復，也就是說同類信息無法全面共享，便會導致數據信息的冗余現象。

另外，同類信息重復儲存以及單獨管理，令信息修改以及管理維護更加困難，較易形成信息不一致的現象。例如，維修單位修改生產單位信息，而后者沒有對應性的修改本部門信息，便會導致相同生產系統信息出現兩類副本不相同的問題?；跈n案信息同實踐應用關聯密切，倘若檔案資料內在結構轉變，需要修改對應性的數據處理工作方式。

四、航道檔案管理信息化對策

伴隨現代化信息技術手段的快速更新發展，數據庫系統技術更加成熟，同時變成了各行業自動化辦公管理進程中極為重要的一項內容。基于數據庫技術內在優勢與作用功能，將其有效的融入航道檔案管理建設中，將發揮極為明顯的作用。因此，實踐階段中，我們應積極引入數據庫系統技術以確保信息數據的完整性，發揮更高的通用功能，數據庫系統之中可保存各個文件結構及其格式，該類信息為具體應用而設計，為此，不論行政單位或是生產單位在應用檔案信息過程中，數據管理系統均能提供人性化的信息管理服務。該類數據庫系統的良好通用性，將各類檔案信息數據進一步抽象，因此方便統一管控并儲存航道檔案信息。

航道檔案管理應用數據庫系統可提供不同信息的視圖以滿足生產管理需要。采用現代化數據庫手段可支持各類型的應用與不同用戶，多重應用對于信息會提出各種類型的顯示需要，也就是各種類型的視圖。而數據庫技術則可利用自身定義、管理操控以及維護視圖的模式，令查詢結果符合多種用戶或實踐應用的需要。另外，數據庫技術系統可實現數據信息的全面共享。傳統工作模式下，檔案信息會形成較多冗余的現象，而采用數據庫技術系統則可依照各類用戶現實需要，全面考量各類型視圖，將其集成統一的邏輯模式。這樣一來即便實踐應用不一樣，系統也可對唯一存儲信息進行調用并形成對應視圖，進而可有效預防冗余問題。另外，正是由于數據信息儲存獨立于實踐應用，因此數據庫系統許可更多的用戶或是不同應用在相同的時間進行登錄訪問，調用唯一的檔案信息，同時提供了并發管控機制，進而真正實現了信息共享。

另外，航道檔案管理工作中信息恢復制度發揮了關鍵功能，數據庫技術系統具備了恢復子系統，該系統可確保數據庫的科學性與正確性，即便系統出現了硬件故障或是軟件問題，也可快速將其復原到健康狀況。

雖然，采用數據庫信息技術手段可全面提升航道檔案管理工作效率，然而目前航道檔案管理工作仍舊過多的停留在以往文件系統模式上，在從傳統向著信息化工作模式轉變的進程中，我們還要注重各種類別信息的整合，同時保存好重要的原始信息。基于數據庫系統技術要求各類信息電子化，因而各類文本信息、圖片資料、視頻信息均需要先行轉換為電子信息，該過程牽涉到各種類別信息的分類以及匯總，同時需要數據庫技術系統為多媒體視圖提供必要的支撐。

基于數據庫系統之中一些檔案信息來自于原始文件，例如航道項目紙質文檔以及設計圖紙，該類原始資料具有極為重要的參考應用價值，為此應進一步做好原始資料的完善、健全管理，同時數據庫系統之中的組織結構應與之全面對應。這樣一來即使數據庫系統之中信息不完整，該類原始資料也可發揮良好的恢復以及參考價值。

五、結語

總之，進一步做好航道檔案管理工作具有重要的現實意義。在當前現代化工作模式之下，采用信息技術手段、全面建設數據庫系統則發揮了良好的功能價值。可全面提升日常工作效率，并可贏得明顯的經濟效益。為此，我們應積極采用信息技術手段輔助航道檔案管理，創建完善、強大的數據庫系統，加強人才建設，針對傳統檔案管理的缺陷與不足制定積極改進對策，方能全面提升航道檔案管理信息化工作水平，達到事半功倍的工作效果，創設顯著的經濟效益與社會效益，真正推進航道建設事業實現可持續的全面發展。

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