淺談基層檔案系統人力資源建設

摘 要：基層檔案系統，是由機關檔案室、學校檔案室、社區檔案室以及基層檔案行政管理部門（檔案館、局）所組成的，承擔基層單位檔案的收集、保管、利用工作。基層檔案系統人力資源建設就是指基層檔案系統通過招聘、甄選、培訓、報酬等管理形式對組織內外相關人力資源進行有效運用，滿足組織當前及未來發展的需要，保證組織目標實現與成員發展的最大化的一系列活動的總稱。

關鍵詞：人力資源 基層檔案

一、傳統檔案系統的工作模式與人力資源基本情況

1.傳統的基層檔案系統的工作模式。基層檔案系統，主要是基層檔案館和基層檔案室，是以收集檔案、整理檔案、保管檔案并提供利用的部門，它們的主要功能在于“保管”。 傳統的基層檔案系統，由于受到“重藏輕用”思想的影響，而許多基層檔案室幾乎只是一個空架子或者被當做倉庫來使用，服務相對狹窄，服務對象比較單一，檔案有效利用率不高。同時，檔案系統信息化建設也較為落后，編目、上架、檢索、調卷等工作程序，大都依靠純手工完成，工作效率也比較低，整體工作滯后。

2.傳統基層檔案系統的人力資源基本情況。傳統的檔案系統，幾乎不存在所謂的“人力資源配置”。 總體來說，這一階段的檔案系統工作人員相對來說總體素質偏低，大多工作人員來自于領導親屬、軍轉干部以及待退休干部。而許多基層檔案室甚至沒有管理檔案的專職人員。因此，傳統基層檔案系統人員的年齡結構、學歷結構均不合理，流動性也很大。

二、現代基層檔案系統的工作模式與人力資源基本情況

1.現代的基層檔案系統的工作模式。隨著計算機技術的普及，只要在計算機中輸入基本信息，就可以快速的查閱到檔案原件的掃描圖像。而沒有經過掃描的檔案，也可以通過計算機檢索快速進行定位，極大地提升了檔案利用的便捷度和服務效率。同時，民生檔案的概念被提出，檔案工作開始受到人們的重視，檔案館的主要功能從過去的“保管”逐步轉化為“利用”。基層檔案系統開始注重收集婚姻檔案、招工檔案、獨生子女證檔案、軍轉安置檔案、公證檔案等利用率高、與人民群眾利益息息相關的檔案門類，積極把檔案館打造成為一個提供信息利用的平臺。

2.現代基層檔案系統的人力資源基本情況。隨著基層檔案系統工作模式的轉變，基層檔案系統都開始招錄檔案學專業的畢業生，將具備專業檔案知識、計算機操作技能的人才引入檔案工作。此外，一些基層檔案室開始配備管理檔案的專職人員。一條通過招聘、甄選、培訓、報酬等管理形式對系統內外相關人力資源進行有效運用的鏈條形成，基層檔案系統的人力資源配置正在逐漸走上正軌。

三、當前基層檔案系統人力資源建設存在的問題

1.人力資源理念滯后。目前，基層檔案系統仍然把主要精力放在硬件建設上，對人員的管理還基本停留在傳統人事管理上，對人力資源開發和管理的重要性缺乏認識。片面強調對人才的引進和培養，缺乏人力資本的概念，只是單純地從檔案部門的業務技術管理和發展的角度考慮，沒有形成對人力和智力的投入、產出、創新和發展的思路。

2.人力資源配置不合理。長期以來，基層檔案系統是各類人員的“收容所”，是安排剩余人員和照顧對象的場所，從而出現人員引進的隨意性，以及配置上的學非所用、干非所長的情況，人力資源結構很不合理。

3.職業教育不到位。由于檔案工作屬于傳統觀念認為的冷門工作，所以常常忽視對檔案工作人員的職業教育，很少給檔案工作人員提供機會或創造條件參加專門培訓。同時，檔案行政管理部門對檔案人員的職業教育沒有實行嚴格的專業考核，造成檔案工作人員“學與不學一個樣，學好學差一個樣”。檔案人員安于現狀、不思進取的現象十分普遍。

4.缺乏高素質人才的發展空間。目前基層檔案系統的主要工作任務仍然是保管檔案與提供檔案借閱利用服務，檔案編研工作的力度不強，局限了高素質專業人員的創新熱情與發展空間，因此業務能力強、知識結構合理的優秀人才遇到機會就會跳槽，優秀人才不斷流失。

四、加強基層檔案系統人力資源建設的必要性

1.是檔案事業可持續發展的需要。檔案事業可持續發展戰略就是把持續、整體、平等的觀念注入到檔案事業發展戰略中，在檔案系統內部實現最優化的資源配置，其中又以檔案隊伍素質的全面優化為首要的和根本的基礎。檔案事業可持續發展戰略的實施，需要資金支持、技術支持、管理支持與人才支持。其中，人力資源因素是檔案事業建設的基本力量和最活躍因素。并且，我國檔案利用率最高的部分，大多收藏在基層檔案系統。因此，加強基層檔案系統人力資源建設，是檔案事業可持續發展的重中之重。

2.是知識經濟發展的需要。檔案具有知識屬性和信息屬性，檔案工作具有服務性。如果不進行基層檔案系統人力資源建設，就很難從內部提高檔案人員的服務意識、服務水平、服務效率，就無法使檔案迅速從知識載體轉化為知識經濟中的生產要素與經濟增長要素。

3.是科技興檔的需要。國家檔案局在1998年提出了“以科技和教育振興檔案事業”的方針。檔案科技的進步，關鍵在于高素質檔案人才隊伍的培養與建設。只有加強基層檔案系統的人力資源建設，才能確保有一支人員穩定、配置科學、高素質高層次的檔案科技人才隊伍，發揮人才群體的積極性、主動性和創造性，不斷開發出檔案科研的新技術、新方法，真正做到以科技的進步推動檔案事業的發展。

五、基層檔案系統人力資源建設方案

1.編制科學合理的人力資源建設計劃。檔案科學技術的發展帶來了工作環境、工作內容、工作手段等的變化，并對人才提出了新的要求，環境的變化擴大了基層檔案系統對人才的需求。要保證戰略目標的實現，就必須對基層檔案系統目前和未來的各種人力資源需求進行科學的預測和規劃，以保證在需要的崗位上能及時得到各種所需人才。

2.建立有效的激勵機制。基層檔案系統工作效率的高低，工作質量的好壞，主要取決于檔案工作人員的積極性、自覺性和創造性。要調動積極性、自覺性和創造性，就必須建立起一套合適有效的激勵機制。今年年初，我所在的碑林區檔案局首次對區屬機關、學校、社區的32名優秀檔案工作人員進行了表彰。其后，我們在年度檔案檢查中發現，各單位的檔案整理水平有了很大提升，優秀率比去年上升了21.8%。同時，在省級目標管理認證活動中，也有更多的單位表現出了參與的積極性和熱情，認證單位數量比去年增長了138.5%。由此可見，激勵的運用對基層檔案系統的工作具有十分顯著的推動作用。

3.進行有針對性的培訓。由于基層檔案系統人員流動較大，因此，新任檔案工作人員和原有檔案工作人員的培訓要各有針對：對新任檔案工作人員的培訓要基礎、全面、系統，對原有檔案工作人員則要著重對新政策、新標準的培訓。而針對機關、學校、社區檔案工作內容不甚相同的情況，也要分別進行針對性培訓：機關著重對文書檔案的收集整理進行培訓、學校著重對學籍檔案和教育特色檔案的收集整理進行培訓、社區著重對民生檔案的收集整理進行培訓。同時，培訓要結合檔案管理工作需求或長遠發展的需要，內容應注重實用性。在當前和今后的一段時間里，除了實際的檔案整理知識外，計算機操作技能和檔案學專業知識應是培訓中的主要內容。

4.建立合理有序的人才流動機制。人才流動可在基層檔案系統內部各部門、各崗位之間進行，有的檔案工作人員經過培訓，提高了技能，可流動到技術要求更高的、更適合的崗位；有的檔案工作人員的工作技能不適合現在的崗位，則可流動到要求低的崗位。檔案部門人力資源管理是基層檔案事業發展戰略的重中之重，是基層檔案系統可持續發展的必要條件。在信息化、網絡化迅速普及、高速發展的今天下，高度重視和加強基層檔案系統人力資源的建設，顯得極其迫切。