如何做好基層單位檔案交接工作

摘 要：盡管近些年來，很多基層單位管理人員已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了加強(qiáng)檔案管理工作和交接工作的重要性，但是當(dāng)前在我國(guó)基層單位檔案交接工作中，依舊存在著諸多問題，給基層單位的有效管理造成了一定的困難和阻礙，因此，積極采取行之有效的措施，提升基層單位檔案交接工作的工作質(zhì)量是十分必要和迫切的。本文將從如何提升基層單位檔案交接工作質(zhì)量的角度進(jìn)行分析和論述，期望為基層單位的發(fā)展提供一些有效的措施和建議。

關(guān)鍵詞：基層單位 檔案交接 策略

檔案管理工作一直以來都是基層單位日常建設(shè)和管理工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為管理人員和工作人員一定要具備與時(shí)俱進(jìn)的理念，及時(shí)做好檔案交接工作，只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但是由于當(dāng)前在基層單位的檔案交接過程中，存在著諸如交接檔案不及時(shí)、交接手續(xù)不健全、缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制等問題，嚴(yán)重制約了基層單位檔案管理工作的開展，給基層單位的檔案管理工作帶來了較大的難度。所以作為基層單位的檔案管理人員，需要根據(jù)基層單位建設(shè)和發(fā)展的實(shí)際情況，采取行之有效的措施，提升基層單位檔案交接的有效性，確保基層單位的發(fā)展水平的穩(wěn)步發(fā)展。

一、基層單位檔案交接工作存在的問題

1.檔案交接缺乏時(shí)效性。由于當(dāng)前在我國(guó)的一些基層單位的建設(shè)和發(fā)展過程中缺乏對(duì)檔案交接工作的重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)，使得檔案交接工作缺乏時(shí)效性。之前負(fù)責(zé)檔案管理的人員已經(jīng)離職了，而新的檔案管理人員雖然已經(jīng)入職了，但是由于一系列的檔案交接手續(xù)還沒有處理好，使得在檔案的管理過程中極容易出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明狀況。還有的基層單位的管理人員對(duì)于檔案交接工作缺乏清醒的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案交接工作僅僅是鑰匙的交接，導(dǎo)致很多基層單位的工作人員在檔案交接工作后，難以適應(yīng)繁雜的工作，給基層單位的發(fā)展造成了嚴(yán)重的困難和阻礙。

2.檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。檔案交接工作原本需要工作人員依據(jù)嚴(yán)格的手續(xù)和程序進(jìn)行工作的交接，同時(shí)還需要工作人員對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地辦理，但是一些基層單位在實(shí)際的檔案交接過程中，卻存在著交接手續(xù)不嚴(yán)密、程序不健全、該檢查的不檢查等問題，致使很多基層單位的檔案管理人員認(rèn)為檔案交接工作就僅僅是鑰匙交接的誤區(qū)，無法在檔案交接工作中抓住工作的重點(diǎn)和基本要求，給有效的檔案交接工作造成了極為嚴(yán)重的影響。

3.檔案的交接過程中監(jiān)督工作不嚴(yán)格。當(dāng)前，在一些基層單位的檔案交接過程中，相關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)檔案交接工作缺乏清晰而明確的認(rèn)識(shí)，缺乏對(duì)此項(xiàng)工作的重視力度，加之由于缺乏完善、健全的監(jiān)督，導(dǎo)致基層單位的檔案在交接時(shí)出現(xiàn)遺漏，給基層單位的信息安全造成了一定的威脅，嚴(yán)重的還可能導(dǎo)致更大的損失。

二、做好基層單位檔案交接工作的措施

1.做好檔案交接過程中的監(jiān)督工作。做好檔案交接過程中的監(jiān)督工作，不僅有利于加強(qiáng)對(duì)檔案交接工作的監(jiān)督，而且對(duì)于基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。基層單位在進(jìn)行檔案交接的過程中，應(yīng)當(dāng)積極采取有效的措施，安排專門的人做好檔案交接的監(jiān)督工作，在這個(gè)過程中，檔案的監(jiān)交人員一定要積極采取有效的措施，不斷增強(qiáng)自身的責(zé)任意識(shí)，嚴(yán)格按照基層單位的管理規(guī)范和程序進(jìn)行監(jiān)督。交接雙方在監(jiān)督人員的有效監(jiān)督下，要做好相應(yīng)的移交工作與接收工作，做到權(quán)責(zé)清晰、檔案健全。

2.提升基層單位檔案管理人員的綜合素質(zhì)。當(dāng)前，在基層單位的檔案交接和管理過程中，普遍存在著從業(yè)人員綜合素質(zhì)比較低的情況，嚴(yán)重阻礙了基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。造成這一狀況主要有這幾個(gè)方面的原因。第一，檔案交接工作培養(yǎng)機(jī)制有待完善，這方面的人才也比較缺乏，更不用說精通交接和管理方面的人才，更是鳳毛麟角。第二，基層單位檔案管理人員沒有經(jīng)過正規(guī)的檔案管理學(xué)習(xí)，很多基層單位人事制度不明確，錄用親戚、家屬從事相關(guān)方面的工作，這些人大部分的綜合素質(zhì)較低，對(duì)基層單位的檔案交接手續(xù)知之甚少。第三，基層單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案交接工作并不重要，缺乏思想意識(shí)上的重視。因此，根據(jù)上述問題，要想實(shí)現(xiàn)基層單位檔案交接工作的正規(guī)化和有效性，必須對(duì)相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。

在這個(gè)過程中，基層單位要建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)館內(nèi)現(xiàn)任職的人員實(shí)行定期檔案交接方面和管理方面的培訓(xùn)，提高他們的綜合能力。積極采取有效的措施，不斷提升檔案交接工作的質(zhì)量，要從人才培養(yǎng)上抓起，不斷提升基層單位檔案交接人員的綜合素質(zhì)，促進(jìn)基層單位的可持續(xù)性發(fā)展。

3.建立基層單位檔案交接的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。在不斷完善基層單位檔案交接工作的過程中，管理人員還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)檔案交接工作的重視力度，同時(shí)，必須廣泛征集民意，建立統(tǒng)一的基層單位檔案交接工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)基層單位的檔案交接工作的有效性，實(shí)現(xiàn)基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。目前，由于基層單位缺乏統(tǒng)一檔案交接工作的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致很多單位的檔案信息不完整現(xiàn)象的大量存在，使很多檔案在利用中出現(xiàn)利用不足的狀況，給基層單位的可持續(xù)性發(fā)展造成了嚴(yán)重的阻礙。因此，積極采取行之有效的措施，建立基層單位交接工作的統(tǒng)一規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)迫在眉睫。當(dāng)然，除了建立相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)之外，也要加強(qiáng)法律、政策、法規(guī)方面的保護(hù)，最終保障基層單位檔案交接工作的真實(shí)、完整、有效，實(shí)現(xiàn)基層單位的長(zhǎng)效發(fā)展。與此同時(shí)，統(tǒng)一規(guī)范化的檔案交接工作標(biāo)準(zhǔn)是基層單位檔案管理高效運(yùn)行的重要保障。如果檔案交接的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，就會(huì)導(dǎo)致檔案不完整、不準(zhǔn)確，從而給基層單位檔案的管理帶來很大的障礙和困難。

4.不斷增強(qiáng)對(duì)檔案交接工作的重視力度。積極采取有效的措施，不斷增強(qiáng)對(duì)檔案交接工作的重視力度，不僅有利于交接工作的順利進(jìn)行，而且對(duì)于提升檔案交接人員的工作效率具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。在這個(gè)過程中，積極采取有效措施，增強(qiáng)基層單位的領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，對(duì)檔案交接工作的重視力度是十分必要和迫切的。與此同時(shí)，要加強(qiáng)基層單位領(lǐng)導(dǎo)層面對(duì)檔案交接工作的重視程度，工作人員應(yīng)當(dāng)積極采取有效的宣傳方式，使領(lǐng)導(dǎo)明白檔案交接工作的有效性，對(duì)于促進(jìn)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要性和意義，能夠最大限度地推動(dòng)檔案交接工作的順利進(jìn)行。在這個(gè)過程中，基層單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和管理人員，可以根據(jù)有關(guān)檔案管理方面的知識(shí)，認(rèn)真制定相關(guān)的制度，并把檔案交接工作的規(guī)范化和有效化運(yùn)轉(zhuǎn)和建設(shè)，納入到基層單位的日常工作中，拋棄傳統(tǒng)檔案重視收藏的落后思想，真正實(shí)現(xiàn)檔案交接工作的順利開展，以及促進(jìn)基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)和發(fā)展。

三、結(jié)語

在信息時(shí)代的影響下，基層單位要實(shí)現(xiàn)自身的發(fā)展，必須不斷提升檔案交接工作的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案交接的有效性。積極采取有效措施，不斷促進(jìn)基層單位檔案交接工作的有效性，不僅方便了檔案的傳播、使用、儲(chǔ)存，更有利于促進(jìn)基層單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。當(dāng)前，基層單位檔案交接工作，雖然得到了一定程度的改善，但是也面臨著各種各樣的問題，在此基礎(chǔ)上，本文提出了推進(jìn)基層單位檔案交接工作有效性的方法和措施，希望能起到一定的參考作用。

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