信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理探討

摘 要：在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，檔案以其獨(dú)有的形式記錄著社會(huì)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)與軌跡，具有重要的參考價(jià)值，其中檔案的形式分為兩大類(lèi)，一種是電子檔案，另一種則是紙質(zhì)檔案。隨著信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，電子檔案以其便利、存儲(chǔ)量大等優(yōu)點(diǎn)而被人們所廣泛選擇，但是與紙質(zhì)檔案相比較而言又存在諸多缺點(diǎn)，不像紙質(zhì)檔案那樣存在信息穩(wěn)定、耐久保存等優(yōu)點(diǎn)，由此可見(jiàn)這兩種檔案形式各有千秋。本文對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理進(jìn)行探討，使得能夠共同效力于人們的工作和生活。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案 電子檔案 信息

一、引言

在科技這一因素的進(jìn)步與發(fā)展之下，社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，在諸多領(lǐng)域的建設(shè)中已經(jīng)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，磁盤(pán)、磁帶、光盤(pán)等載體文件也相繼運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域中，這一形式的出現(xiàn)也加速了檔案形式的變換。以前檔案的記錄形式都是以紙質(zhì)為主，盡管紙質(zhì)檔案能夠存儲(chǔ)的時(shí)間較久，但也存在不方便、耗時(shí)耗力等方面的缺點(diǎn)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，辦公自動(dòng)化的進(jìn)一步普及，也就帶來(lái)電子檔案在檔案管理中所占據(jù)的地位越來(lái)越重要，可以說(shuō)電子檔案已經(jīng)成為檔案管理的主要形式。正所謂任何事物都不存在十全十美，電子檔案被廣泛應(yīng)用在人們的生產(chǎn)與生活領(lǐng)域中，也會(huì)存在諸多弊端，這時(shí)候就需要結(jié)合紙質(zhì)檔案加以調(diào)節(jié)，才能做好檔案工作。在信息社會(huì)中，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間各有各的優(yōu)勢(shì)與缺點(diǎn)，在管理中兩者缺一不可，因此，電子檔案與紙質(zhì)檔案將長(zhǎng)期并存，并且互動(dòng)發(fā)展。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較

電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來(lái)體會(huì)這兩種方式的各自的特性。

1.歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書(shū)處理部門(mén)的力量，在整理文件材料的過(guò)程中將有利用價(jià)值的文件收集起來(lái)，按照文件之間的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類(lèi)，在轉(zhuǎn)交給檔案部門(mén)。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門(mén)移交硬盤(pán)或者進(jìn)入檔案部門(mén)制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。

2.鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過(guò)三個(gè)程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場(chǎng)鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開(kāi)始，而且不僅僅是對(duì)其文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。

3.保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲(chǔ)室，分門(mén)別類(lèi)的安置在有序號(hào)的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運(yùn)用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說(shuō)在電子檔案的管理方面不要求保存場(chǎng)地面積有多大，而是對(duì)保存環(huán)境有相對(duì)較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。

三、紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法

電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點(diǎn)，如果長(zhǎng)期以往只使用電子檔案的話，勢(shì)必在管理中存在一些問(wèn)題。紙質(zhì)檔案歷史由來(lái)已久，具有耐久性、易于長(zhǎng)時(shí)間保存等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在檢索緩慢、存儲(chǔ)密度小等問(wèn)題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會(huì)給相關(guān)人員造成一定的負(fù)擔(dān)。由此可見(jiàn)，在檔案的管理過(guò)程中，要將這兩種檔案形式進(jìn)行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進(jìn)行并存管理呢？本文提出以下幾個(gè)方面：

1.實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書(shū)管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對(duì)這兩種文件形式最好的處理辦法就是實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個(gè)不同形式的文件共同處于存儲(chǔ)和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運(yùn)用這一制度，可以在實(shí)際工作中根據(jù)梁總檔案實(shí)際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實(shí)踐證明，電子檔案的問(wèn)世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時(shí)電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來(lái)確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時(shí)也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時(shí)代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。

2.優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)管理。信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長(zhǎng)處，避免自己的短處，實(shí)現(xiàn)更好的管理。由于會(huì)受到信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無(wú)法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點(diǎn)就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的管理。

四、結(jié)語(yǔ)

信息化時(shí)代下的檔案管理，紙質(zhì)檔案與電子檔案之間要各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢(shì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

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