芻議當前國有企業檔案管理的建設重點

翟玉丹

【摘要】在“十三五”規劃的開局之年，隨著我國經濟體制的轉型發展，國有企業作為我國國民經濟的命脈，對我國經濟的發展起到了深遠的影響。國有企業的檔案管理，關系到國有企業的資產安全和國家財政收入。而原有的傳統檔案管理模式已然不能適應新時期的檔案管理需求。本文將從國有企業的管理現狀出發，著重介紹相應的對策，以此提高國有企業的檔案管理水平和能力。

【關鍵詞】國有企業；經濟；檔案管理；建設重點

檔案管理，是在西方國家經濟日益發展和信息化不斷進步的情況下提出的。我國將檔案管理這一概念引入正是改革化進程不斷深入的產物。信息資源的整合有利于國有企業朝著更好的方向發展。但是我國的企業正面臨著投資并購混合所有制等轉型階段，如何提高檔案管理水平，成為企業關注的熱點。

一、國有企業應當培養檔案意識

企業應該具備良好的檔案管理意識。隨著檔案信息化進程的加快，我國的檔案管理水平也在不斷提高。企業應該國家的檔案管理事業“同發展，共命運”。

（一）企業領導。作為企業的決策者，面對市場競爭，企業領導不能只把公司的財力物力放在如何提高生產、創造效益上，要對企業檔案管理加強關心，是以此從實際上帶動企業發展。[1]要想真正促進企業進步，領導就要發揮自身的領導價值，把對檔案的管理工作納入到企業發展的整體規劃上來。因此只有制定一套完善的管理制度，同時予以資金和人力支持，才能促進企業檔案管理工作的順利開展。檔案庫房作為檔案最終的“歸屬地”，“八防”措施這項管理指標，必須要引起領導足夠的重視。檔案庫房內的溫、濕度，防鼠、防盜、防光等措施必須落實到位，才能保證檔案相對的安全性和保管的長久性，而為達到此目的，必須投入大量的建設資金購置密集架、加濕器、干燥機等設備以實時監測和調節。

（二）檔案管理者。檔案管理者是最直接接觸檔案管理工作的，檔案工作者需要不斷提高管理意識，實現檔案管理的正規性。目前，很多企業的檔案管理人員工作意識薄弱，最有效的解決方式是接受在崗繼續教育培訓，只有管理意識增強，才能妥善保管好檔案，方便日后檔案的利用與統計。同時，檔案管理者要懂得并善于溝通，經常與其他部門尤其是檔案移交部門進行溝通，才能節省雙方時間，事半功倍；加強對所在企業專業性的學習也是必不可少的，例如接收項目檔案時，由于檔案內容專業性很強，檔案管理人員不能僅僅“照單全收”，要做到督促和提醒項目人員什么樣的材料應該歸檔，什么樣的材料不必歸檔，這樣才能保證檔案館接收的檔案是有長遠保存價值且對利用者是用利用價值的。

（三）檔案利用者。國有企業的檔案大多為企業內部機密，僅供內部人員所用。因此，提高檔案利用者的素質和意識與提高檔案管理者的管理水平互為因果。檔案管理人員的水平提高，意識增強，管理工作有效，則直接節省利用者的時間；利用者的檔案意識提高也能保證檔案管理人員的工作效率和避免重復性工作，督促檔案管理者加強改進管理方法，提高服務水平。

（四）檔案的銷毀。對于一些達到保管期限，并且不具備保存價值的檔案，可以進行銷毀。由于檔案銷毀“不可逆”性，需要經過嚴格的審查程序，首先，企業要設立檔案銷毀鑒定小組，由檔案管理人員向鑒定組提出銷毀書面申請，對于超過保存期限的檔案要經鑒定小組和相應專業人員組織鑒定，最終對確需銷毀的檔案要由主管領導層層審批，檔案管理人員要對確認銷毀的檔案進行詳盡登記，并保證銷毀檔案和登記目錄嚴格一致，銷毀現場要有監督人員和檔案人員一起見證全過程，銷毀登記清冊要永久保存。在鑒定過程當中對于有爭議的、利用價值模糊的檔案要適當延長保管期限。

二、檔案管理質量的提高和建設

（一）提高檔案收集水平。檔案收集是進行檔案管理工作的基礎。在很多國有企業中，經常出現部門對檔案的資料移交不及時、資料不完全或者檔案損壞等情況。[3]這需要管理者在收集檔案移交的時候，應該嚴格把控檔案和資料的質量關，對于移交材料的多少、文件材質、移交時間要有嚴格的制度，并作為監督者親自落實這些制度，并要有檔案專業主人翁精神，經常指導移交部門相應的移交常識，保證檔案室接收檔案的質量，并且可以采取相應的考核和管理措施進行收集。對于不同材質的檔案要高度重視。

（二）提高檔案工作者的業務水平。一些企業因為不重視管理人員的專業素養，多是安排一些業余人士進行管理，由此導致檔案管理缺乏科學性。要想實現國有企業的檔案管理工作的有序性，國有企業要將檔案管理人員的素質培養納入企業發展規劃中來。企業可以通過引進和培養現代管理人才的方法實現企業的發展。企業還要引進檔案管理、精通計算機的復合型人才，以此提高管理水平。檔案管理工作者需要不斷學習先進的檔案管理理念和技術方法，在熟悉企業的管理狀況上利用知識進行實踐，將檔案管理與企業生產更好地銜接，促進企業的檔案管理工作更好地為企業服務。

（三）實現數字檔案管理。企業應當建立科學的數字化檔案管理體系如借助企業OA辦公平臺開辟檔案管理板塊，亦或是直接開發出適合企業自身運行發展模式的檔案專業轉件，將檔案收集、借閱、統計等實現數字化發展，推動檔案管理向規范的方向發展。國有企業需要不斷了解數字檔案的地位和管理優勢，利用資金和物力支持促進企業的檔案管理工作更加規范、標準。

結語

隨著國家混合所有制企業發展的理念不斷深入，企業更加應該注重對檔案的科學化規范化管理，并保證檔案利用價值的最大化體現。檔案管理部門要在結合本單位生產和對檔案信息資源進行整合的基礎上，不斷加大開發力度，檔案管理者要能根據市場的需求和走向，提供具有價值的檔案資源，為企業提供更加高效的信息服務，為企業帶來經濟和社會效益。

參考文獻

[1]喬丹丹.國有企業電子文件管理與建設探索與實踐[J].科技創新與應用，2012，18：53-54.

[2]張萍.當前國有企業檔案管理的一些創新模式探究[J].經營管理者，2012，14：281.

[3]馬金平，趙伯亞.論國有大型企業電子檔案收管用一體化[J].檔案時空，2013，08：38-39.