試析地方高校民族文獻檔案的歸類模式

羅　樺

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試析地方高校民族文獻檔案的歸類模式

羅樺

摘要：民族地區的地方高校，為民族地區經濟、社會發展服務是其宗旨之一。重慶三峽學院位于三峽庫區，這里有世代聚居于此的苗族、土家族，還有散雜居民族四十余個，其民族文獻相當豐富，將之按照《歸檔文件整理規則》分門別類科學歸檔，為地方建設儲存民族文獻。具體做法是：一方面，重慶三峽學院圖書館少數民族文獻的按“件”歸檔，另一方面，調查類材料的按“卷”歸檔。

關鍵詞：民族文獻；歸類；三峽庫區

處在民族地區的地方高校，為民族地區經濟、社會發展服務是其宗旨之一。如何將當地各民族的文獻檔案歸類管理直接關系到地方高校的立足程度。隨著電子計算機在檔案管理中的廣泛應用，地方高校必然適應這一發展模式。國家檔案局于2001年1月發布和推行了《歸檔文件整理規則》，可謂是我國檔案工作發展歷程上的一項具有里程碑意義的事件，它的出臺為我國地方高校的檔案管理工作指明了科學的方向。筆者在重慶三峽學院圖書館一直從事檔案管理工作，鑒于此，筆者將結合重慶三峽學院為三峽庫區經濟、社會服務的宗旨，聯系三峽民族地區少數民族文獻檔案歸檔管理的工作實際，探討地方高校整理民族文獻檔案模式，希望對地方高校圖書管理工作有所助益。

一、重慶三峽學院圖書館少數民族文獻的按“件”歸檔

(一)少數民族文獻按“件”歸檔在地方高校中的適用性

《歸檔文件整理規則》對“件”的含義是指：一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文為一件。重慶三峽學院校級重點學科——民族學，自2002年本科招生以來，已經歷經十余載，該專業學生是重慶三峽學院圖書館借閱專業圖書最多的，這種勤奮好學的精神也給圖書館的圖書管理提出了高標準、嚴要求，圖書館將民族學專業圖書進行了相應歸類。按照《分類法與規范》將高校檔案分為黨群、行政、教學等十個一級類目和聲像檔案的要求，我們將少數民族文獻檔案歸入教學類檔案，一方面是為了科學分類，另一個方面是為了民族學專業建設的客觀需要。圖書館的宗旨之一就是為了本校的學科建設服務，從而更好體現地方高校圖書館的價值與實際意義。另，筆者認為面對地方高校重點學科建設的需要，我們可以開辟一個專門的閱覽室，將相關專業圖書收集整理歸檔，為學校所有重點學科建設服務，這將為這些專業的進一步發展提供一個更好的借閱平臺，可以有力促進學校重點學科的建設，為這些學科將來申報市級重點學科夯實基礎。隨著重慶三峽學院研究生招生的推進，校圖書館也應該為研究生學習研究之便，設立研究生圖書閱覽室，這可以納入我校培養研究生工作計劃之中。

(二)重慶三峽學院圖書館少數民族文獻的按“件”歸檔時應注意的幾個問題

1.對庫區少數民族文獻檔案的排列問題

重慶三峽學院坐落在三峽庫區，面對重慶民族地區(酉陽土家族苗族自治縣、秀山土家族苗族自治縣、黔江區、彭水土家族苗族自治縣、石柱土家族自治縣)近300萬苗族、土家族的豐富的歷史文獻檔案，重慶三峽學院學院圖書館應遵循這些檔案形成的規律和特點，盡可能將這些文檔按照民族類別、經濟類別、軍事類別、民俗類別等排列歸檔，使之形成一個完整的體系。筆者認為，在檔案歸類中，將重慶民族地區的文獻檔案除了分類編號之外，還應保持這些民族文獻之間的固有聯系，只有這樣處理才能反映出這些文獻鮮活的歷史原貌，而且為以后面對這類文獻時可以提供一個成功的案例。

2.民族文獻歸檔的裝訂問題

傳統文獻歸檔都是按照“三點一線”的裝訂方式，文件頁數一般都在30頁之內，但是民族文獻有的是已經成文的，有的是調查材料未發表的，有的由于條件成熟已經出版，因此，應該根據實際情況，檔案工作者要面對具體問題具體對待，一方面既要堅持傳統的良好方法，又要與時俱進，創新檔案管理工作的新方法。筆者認為，對檔案本身符合傳統裝訂的就按照傳統方法裝訂；對那些較厚的文獻，先用細線裝訂、分冊、裝套保存；對較為罕見的珍貴檔案，這一類檔案一般很薄，就采取粘貼的方式保管；對那些不薄不厚的民族文獻，用不銹鋼裝訂針來裝訂。在時間和人力充足的情況下，學校圖書館應組織專業人員將這些文獻編輯上網，做成電子檔案加以保管，這樣可以防止傳統保管方法的固有弊端(如防火、防盜、防蟲蛀等)。

3.民族文獻在后續保存中的問題

由于庫區少數民族既有聚居區，也有散雜居現象，這就為收集民族文獻提出了新的問題，就是少數民族文獻的收集不是一個畢其功于一役的完美收集，而是一個逐漸收集的過程。在歸檔過程中就需要不斷補充新的文擋，這是一個需要耐心與細致的檔案管理工作。

二、調查類材料的按“卷”歸檔

(一)調查類材料按“卷”歸檔的原因

由于重慶民族地區除了渝東南的四個民族自治縣與黔江區之外，還有分散在重慶各地的十四個民族鄉，這些地區的民族文獻資料收集需要我校師生利用假期下鄉深入調查，是一個漸進的過程。具體言之，對于收集的文獻，在收集的過程中就需要加以鑒別，重慶民族地區土家族、苗族由于復雜的歷史與現實原因，在家譜、宗教、民俗、社會組織等方面都有著非常豐富的資源，有的家譜由于年代久遠紙質已接近腐爛，調查者只能拍照保存，宗教文獻中有的明顯帶有三教合一特征，甚至深受外來宗教因素的影響，這些問題在重慶三峽學院公共管理學院與重慶市民族宗教事務委員會十二五重點文化建設項目——《重慶民族鄉概況叢書》中都有反映?？梢姡鎸@樣的民族文獻，檔案管理工作就需要面對實際，采取按“卷”歸檔的辦法應對。

(二)對民族文獻按“卷”歸檔的幾點建議

1.民族文獻按“卷”歸檔模式應相應改進

按照《分類法與規范》，高校檔案的檔號模式是“年度號+分類號+案卷號”，這種檔案編號方式能夠較好反映檔案實體的分類體系和結構層次，對于檔案類目較多的地方高校而言，是一種比較科學合理的檔案編號方式。但是實際操作中卻不利于民族文獻檔案的排架與庫房管理。前文已述，民族文獻是一個逐漸收集的過程，這就要求檔案管理人員要預留一部分排架或者有相應的預案，以避免后續文獻涌入時捉襟見肘、一籌莫展的現象出現。此外，我們還可以參照借鑒機關檔案中利用檔案目錄號組織檔案排架的方法，把檔案模式中的年度號與案卷號另欄標記，在分類號后面加上檔案目錄號的辦法辦理，這樣既能反映檔案實體的分類體系，也有組織檔案排架的存址代號。

2.民族文獻按“卷”應借鑒按“件”歸檔的辦法

按“件”歸檔最明顯的優點是檢索方便，研究者只需要在電腦里輸入所需材料的關鍵詞就可以找到相關檔案材料。面對民族文獻的收集整理，我們圖書管理者因借鑒這種辦法，為從事相關研究工作的學者提供方便，同時，為民族文獻檔案的歸檔管理也不失為一個好辦法。

地方高校為地方服務是辦學定位之本，重慶三峽學院位于三峽庫區，這里有世代聚居于此的苗族、土家族，還有散雜居民族四十余個，其民族文獻相當豐富，收集整理民族文獻檔案是重慶三峽學院圖書館檔案工作者本職工作，我們應盡心盡責，將這份寶貴的民族文獻檔案按照《歸檔文件整理規則》分門別類科學歸檔，以期為三峽庫區建設服務。(作者單位：重慶三峽學院圖書館)

參考文獻：

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[2]陳燕新.高校檔案中的歸檔改革模式探討[J].青海師專學報，2006(03).

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