電子表格數(shù)據(jù)處理中函數(shù)的運用技巧

馬宏圖

[摘 要]電子表格數(shù)據(jù)處理在日常的生產(chǎn)生活中運用比較廣泛，如何優(yōu)化其處理數(shù)據(jù)的功能，使之更大限度地服務于日常工作，需要的不僅僅是一定的專業(yè)知識，也需要人們在使用過程中善于思考、觀察、發(fā)現(xiàn)，運用相關知識進行數(shù)據(jù)處理。本文主要說明函數(shù)在數(shù)據(jù)處理中的運用價值和運用技巧。

[關鍵詞]電子表格；數(shù)據(jù)處理；函數(shù)運用；技巧

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.124

[中圖分類號]TP391.13 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）08-0-01

用電子表格處理數(shù)據(jù)，可進行十分復雜的計算。電子表格提供了200多個函數(shù)，可以滿足各種計算的需要，除了一些通用性強的常用函數(shù)外，不同的領域或行業(yè)慣用的函數(shù)也會有所不同。一般用的較多的有：求和函數(shù)SUM、平均值函數(shù)AVERAGE等。事實上，有許多函數(shù)，只要能夠熟練掌握并靈活運用，能夠幫助人們解決許多工作中的實際問題，使工作變得簡單、準確又高效，在這里筆者介紹幾個比較實用的函數(shù)功能和運用技巧。

1 SUM函數(shù)求和技巧

當人們在電子表格工作表中用SUM函數(shù)對某個連續(xù)單元格區(qū)域的數(shù)據(jù)進行求和計算時，有時可能會出現(xiàn)計算出的結果小于實際應得的合計數(shù)的情況，比如：某個學生期末考試的各科成績總和，分明是“語文85+數(shù)學95+外語90+物理100=370分”，而自動求和出來卻是270分。出現(xiàn)這一問題的原因往往是在錄入數(shù)據(jù)時，將數(shù)值型數(shù)字（數(shù)值）誤作文本型數(shù)字（文本）錄入了，雖然單元格內(nèi)也顯示出了人們所錄入的數(shù)字，但用SUM函數(shù)求和時，這樣的單元格被視為“空白單元格”處理了。

雖然Office 2000以上版本的Excel工作表對于文本型數(shù)字單元格，在左上角會有一個綠色的小三角符號作為提示性標記，但如果數(shù)據(jù)量大，通過人工方式來一一檢查更正是非常困難的，比如：像一些部門，常常要將多個下級部門報送來的基礎數(shù)據(jù)（Excel文檔）進行統(tǒng)計匯總，遇到這樣的問題也就在所難免。

事實上，在對數(shù)據(jù)進行其他操作之前，通常都應該首先對接收來的“原始數(shù)據(jù)”可能存在的這樣的問題進行處理，這時就可以利用VALUE函數(shù)來完成。VALUE函數(shù)表達式VALUE（text），功能是將一個代表數(shù)值的數(shù)字（無論其為文本還是數(shù)值）均轉換成數(shù)值型數(shù)字（數(shù)值），其中的text即為需要進行轉換的字符，可以是數(shù)字，也可以是單元格引用。

在這里為了便于敘述，筆者假設需要進行處理的“原始數(shù)據(jù)”是位于名稱為“原”的工作表D3單元格至G1000單元格的連續(xù)單元格區(qū)域。選擇一大小（行列數(shù)）與“原始數(shù)據(jù)”區(qū)域相同的空白單元格區(qū)域（可在另一張工作表中），在其左上角單元格內(nèi)鍵入“=VALUE（D3）”，若在另一張工作表中，則鍵入“=VALUE（原！D3）”，→用填充柄向右、向下填充復制公式到整個選定區(qū)域→高亮選擇整個單元格區(qū)域→點擊“復制”→選擇“原始數(shù)據(jù)”區(qū)域左上角單元格→點擊“選擇性粘貼”→在彈出的對話框中點選“數(shù)值”再點擊“確定”，至此，“原始數(shù)據(jù)”可確保不再有文本型數(shù)字存在。

2 對原始數(shù)據(jù)的處理技巧

對于前面所提到的問題，還可以這樣做，即先檢查一下“原始數(shù)據(jù)”區(qū)域中分別有多少個非空單元格和數(shù)值型數(shù)字（數(shù)值），若二者相等，則表明“原始數(shù)據(jù)”中沒有文本型數(shù)字，無需進行處理；若非空單元格個數(shù)多于數(shù)值型數(shù)字個數(shù)，說明“原始數(shù)據(jù)”中存在文本型數(shù)字，需要進行轉換。這里就可使用COUNTA函數(shù)和COUNT函數(shù)。

COUNTA函數(shù)表達式COUNTA（Value1，Value2，…），功能是計算最多30個連續(xù)的單元格區(qū)域內(nèi)非空單元格個數(shù)總和；COUNT函數(shù)表達式COUNT（Value1，Value2，…），功能是計算1到30個連續(xù)的單元格區(qū)域內(nèi)數(shù)值型數(shù)字（數(shù)值）個數(shù)總和，其中Value1，Value2，…可以是1到30個連續(xù)的單元格區(qū)域引用。假設需要進行檢查的“原始數(shù)據(jù)”在D3單元格至G1000單元格的連續(xù)單元格區(qū)域，人們只需在上述區(qū)域以外的任意一個空白單元格中鍵入公式“=COUNTA（D3：G1000）-COUNT（D3：G1000）”回車，所得結果即是該“原始數(shù)據(jù)”區(qū)域中所含有的文本型數(shù)字個數(shù)。

3 RANK函數(shù)運用技巧

有時人們需要對一組數(shù)據(jù)進行大小比較，并確定其中的每一個數(shù)值相對于其他數(shù)值的大小排位，例如：要按得分高低對某次競賽的所有參賽者排出名次，許多人采取的方法是先按得分高低進行排序，然后以人工方式錄入名次，這種方式固然可以，但如果參賽者多，數(shù)據(jù)量大，其中必然會有很多得分相同的，即所謂“并列名次”，所以如此操作其實也不是十分科學，最佳的方法莫過于運用RANK函數(shù)。

RANK函數(shù)，功能是計算一組數(shù)值中的某個數(shù)值相對于其他數(shù)值的大小排位，number是要計算其排位的數(shù)值或單元格引用，ref是一組數(shù)值或含有一組數(shù)值的單元格區(qū)域引用，order取值決定按升序排位還是降序排位，可為任意實數(shù)或單元格引用，僅當取值為0或忽略時，按降序排位。

上面的競賽得分假定在D3：D1000連續(xù)單元格區(qū)域，只需在E3單元格（其他單元格亦可）中鍵入“=RANK（D3，D$3：D$1000）”→用填充柄向下填充復制至E1000單元格，即得出所有參賽者得分對應的名次。

通過以上的一些實踐，筆者覺得在信息技術領域，只要能夠把自己所學到的相關知識進行有機整合，提高自己運用軟件的能力，即可在工作中游刃有余。