淺談高校檔案工作人員素質的提高

馬丹

摘 要：檔案作為學生在校的真實記錄，起著不可忽視的作用，在專業院校學生管理中檔案也是不可缺失的一部分。檔案管理是高校正常運行和健康發展中最基礎性的工作內容，高素質的檔案管理人員是學校檔案管理工作順利開展、高效實施的保障。新時期高校的管理工作逐漸向現代化、信息化靠攏，對于管理人員的素質也有了更高的要求，作為檔案管理人員只有不斷提升自身素質才能夠滿足學校發展的要求。

關鍵詞：高校；檔案人員；素質

中圖分類號： G275 文獻標識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）18-117-2

0 引言

檔案管理業務具有較強的專業性，因此在管理人員的選擇上首先要滿足專業性要求，其次是豐富的管理經驗，具備以上兩點能力的管理人才方能勝任日常工作。在職業院校中，學生的檔案管理工作是至關重要的，一旦出現失誤很有可能出現不可估量的損失，對學生的發展產生不利的影響。鑒于此，職業院校在學生檔案管理業務開展之初，就應該將管理人才素質培養作為第一要務，不斷提升學生檔案管理人員的工作效率、能力。

1 提高高校檔案工作人員素質的意義

高校檔案是學校歷史的真實記錄，自高校建立之時便誕生，其來源于學校發展過程中的方方面面，小到個人，大到學校的每個部門和單位，而且在學校發展過程中不斷積累、補充和完善的。檔案能夠完整、準確地反映一所高校的建設與發展歷程，在記錄學校真實面貌、維護學校形象等方具有不可替代的作用，因此檔案工作對于高校來說至關重要。檔案管理能力的提升可以促使學校教育教學活動更加規范化，滿足國家教育部對高?！耙婪ㄖ谓獭⒁婪ㄖ涡！钡囊?；于高校自身的發展而言能夠加速其科學發展的步伐，更好的響應高校教育教育改革的號召。

檔案工作是一門管理科學，基于檔案的重要性，高校必須要實行檔案的科學化、標準化、規范化管理。在任何一種工作中，人都是最基本、最重要的因素。在高校檔案管理業務開展的過程中檔案服務質量、管理水平等均受到管理人員素質的影響；換而言之，高素質的學校檔案管理人員是優質管理水準的前提，是能夠提供優質服務的先決條件。近年來，科學技術的發展、文明程度的提升賦予了檔案管理更多的內涵和特色，相應的增加了學校檔案管理的難度，在該種前提下提升管理人員的管理能力成為每個院校亟待解決的問題之一。

2 提高高校檔案工作人員素質的途徑

2.1 提升政治素養，樹立保密意識

政治素養即政治品質、政治態度和思想作風等，檔案管理工作具有較強的政治性，所以管理人員必須具備自主提升政治素養的意識。首先需要認真學習共產主義領導人的主要思想，諸如馬列、毛澤東和鄧小平等人的思想理論成果；同時需要及時了解共產黨制定的政策路線，不斷吸納科學的、正確的政治理念。保密意識是從事檔案管理工作的基本意識，因此高校檔案管理人員需謹記政治紀律性、敏感性特點，明確檔案資料合法使用和信息保密之間的聯系，深刻意識國家、學校等賦予的責任，任何時候都要嚴格保守學校檔案中的信息，在日常工作中就要養成良好的保密習慣，保持高度的警惕性，以高度的政治敏感性與責任心，從事檔案工作。

2.2 強化高校檔案工作人員的職業道德素養

檔案工作是一項默默無聞的工作，平時不顯山、不露水，其日常的工作內容主要是資料搜集、整理、信息真實性的鑒定，然后對這些資料排編目錄、存檔，之后即管理和使用等。工作量大，且枯燥繁瑣，但檔案部門在高校所有職能部門中屬于相對邊緣的部門，工作環境相對來說也比較封閉，所以工作成績容易被領導和其他部門的同事忽略或淡忘，時間長了，檔案工作人員難免會產生不良情緒。因此，要想搞好檔案工作，必須讓檔案人員認識到檔案工作的重要意義，意識到自己所從事的其實是一項既光榮又神圣的事業，能夠由衷地喜愛檔案工作，心甘情愿地在枯燥乏味的崗位上認真付出。檔案管理工作屬于服務性范疇，因此管理人員需要認清自身定位，逐漸樹立服務他人的意識，盡心盡力為使用者提供快捷、方便且優質服務。

對提升檔案管理人員的職業素質而言，職業道德的提升是十分重要的，主要包括三個方面：一是職業院校可以通過開展校內外培訓的方式，加強職業道德的宣傳教育，樹立檔案管理工作人員的責任意識；二是評選出工作典范，在全校范圍內進行大力宣傳，以榜樣的作用引導檔案管理工作人員樹立正確的職業道德觀念；三是在工作中制定有效的獎懲制度，及時表揚并獎勵優秀的檔案管理工作人員，對玩忽職守的工作人員給予必要的懲戒，以端正檔案管理人員的工作態度。

2.3 樹立實事求是的態度

高校檔案管理工作非常嚴謹，容不得有任何的弄虛作假，在搜集資料時務求其完整性，在信息鑒定過程中務求其準確性、真實性。所以在資料搜集、鑒定時必須以實際為出發點，嚴格遵循實事求是的基本原則，杜絕任何杜撰、臆斷的內容，要本著對歷史負責、對學校負責的態度來工作。

3 強化業務素質

業務素質即從事某項業務時工作人員在整個活動中綜合能力的體現，對于高校的檔案管理業務而言，其業務素質則包括豐富的檔案管理知識、管理經驗、政治素養、責任意識等，另外還包括不斷學習、鉆研的能力和精神等。

黨和國家的政策和法規是檔案管理人員首要熟悉的內容，其次則是需要明確自身的職責和工作內容；再者則應該熟練掌握和檔案管理相關的所有專業知識。高校檔案管理工作人員需要了解的理論內容主要包括6個方面，分別是搜集資料時的檔案價值理論；資料整理過程涉及的分類、整理理論；判斷資料可信度時涉及的鑒定理論；資料存檔后的保護技術理論和管理學知識；為了給使用者提供服務還應該具備文獻編纂的技巧和操作要領等。全面學習和掌握了相關知識后，應該在日常工作中不斷體悟快速將“死”知識“活”用到管理操作中，同時在實際操作中各環節的工作技巧也要不斷反思和總結。

此外，高校檔案管理人員應該豐富自己的知識結構。首先必須知曉和掌握各種管理方法和理論知識，融合其他管理和檔案管理的滲透和融合；其次，還應該多修習社會學、心理學知識；再者檔案管理人員應該以敏銳的洞察力了解社會發展、高校發展的動向，依據需求針對性的提升自

己各方面的能力，從而迎接新時期檔案管理工作帶來的挑戰。

4 掌握現代化技術，強化創新意識

隨著時代的發展，科學的進步，各行各業的工作模式都在發生著變革，檔案工作也不能例外。隨著文件的電子化、網絡化，人們對檔案的需求越來越多，要求也越來越高。因此信息化時代的高校檔案管理，作為從業者必須能夠運用各種現代化的管理手段，借助多媒體、互聯網等工具挖掘潛在的空間，讓檔案管理枯燥的工作方式向智能化、數字化、趣味化方面發展。在掌握技術的基礎上，檔案工作人員還要進行管理技術和方法的創新。檔案管理過程中科學手段的運用非常關鍵，從最初的資料搜集到最后的檢索平臺給使用者提供服務，都需要利用現代化的技術作為支持。

社會在發展、文明在進步、高校也在不斷前進，作為高校檔案管理人員要從思想上和發展步調保持一致；在工作中，要努力開拓新思路、尋求新方法，逐漸形成科學的、完善的、系統的、 規范有效的檔案資源管理利用體系。高校檔案工作人員時常對自己在工作中遇到的問題進行分析和總結，吸納先進的管理研究成果，并依據自己崗位的實際情況進行改進應用；同時需要敢于創新、勇于挑戰，借助科學技術為學校檔案管理工作打開更為廣闊的局面。

參 考 文 獻

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